Ajouter et gérer des clients dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment ajouter, modifier, supprimer ou fusionner des clients dans QuickBooks en ligne.

À mesure que votre entreprise se développe, il est important de rester organisé et de faire le suivi de vos clients. Dans QuickBooks en ligne, vous pouvez ajouter des profils de clients afin de les ajouter aux opérations ou aux factures. Voici comment ajouter des clients et garder votre liste de clients à jour.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Ajouter un nouveau client
• Ajouter un client rattaché
• Modifier un client
• Supprimer un client
• Rendre un client actif de nouveau
• Fusionner des clients en double

Ajouter un nouveau client

Ajoutez vos clients à la liste de clients afin de pouvoir faire le suivi de leurs opérations futures dans QuickBooks en ligne.

Voici comment faire :

1. Allez à Ventes et sélectionnez Clients (Aller à).
2. Sélectionnez Nouveau client.
3. Dans le champ Nom d’affichage du client , saisissez le nom d’affichage de votre client (champ obligatoire).
4. Ensuite, passez en revue chaque section et saisissez tout autre renseignement important sur le client.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Importer des clients à partir d’un fichier Excel

Si vous avez une feuille de calcul contenant les renseignements sur votre client, vous pouvez l’importer dans QuickBooks en ligne d’un seul coup.

Avant de commencer, préparez votre liste de clients dans Excel pour vous assurer que les titres des colonnes et l’ordre des colonnes dans votre feuille Excel sont dans le bon format.

Lorsque votre feuille Excel sera prête, suivez les étapes ci-dessous pour l’importer dans QuickBooks en ligne :

1. Allez à Ventes et sélectionnez Clients (Aller à).
2. Sélectionnez le menu déroulant ▼ à côté de Nouveau client, puis sélectionnez Importer des clients.
3. Sélectionnez Parcourir.
4. Suivez les étapes pour téléverser votre fichier Excel, puis sélectionnez Suivant.
5. Mappez les champs de votre fichier à ceux de QuickBooks en ligne, puis sélectionnez Suivant.
6. Sélectionnez les clients à importer, puis sélectionnez Importer.

Ajouter un client rattaché

Vous pouvez créer des clients rattachés sous vos clients de premier niveau (également appelés clients principaux). Cela est utile si vous voulez faire le suivi de clients individuels qui font également partie d’un groupe ou d’une grande organisation.

Bien que vous puissiez avoir un nombre illimité de clients rattachés, les comptes principaux ne peuvent avoir de clients rattachés que jusqu’à quatre niveaux différents.

Si vous n’avez pas encore ajouté le client principal, ajoutez-le d’abord en tant que nouveau client (voir les étapes ci-dessus). Ajoutez ensuite chaque client rattaché comme suit :

1. Allez à Ventes et sélectionnez Clients (Aller à).
2. Sélectionnez Nouveau client.
3. Saisissez le nom et les coordonnées du client rattaché.
4. Cochez la case Est un client rattaché. Cette action affichera une liste déroulante pour le client principal.
5. Dans la liste déroulante Client principal ▼, sélectionnez le compte principal.
6. Sélectionnez Facturer au client principal si vous voulez facturer les frais au client avec le compte principal. Ne cochez pas cette option si vous souhaitez que le client rattaché fasse la facturation lui-même.
7. Révisez chaque section et saisissez toute information dont vous avez besoin pour le client rattaché.
8. Sélectionnez Enregistrer.

Note : Si vous devez changer un client rattaché en client de premier niveau à l’avenir, modifiez simplement le profil du client rattaché et décochez la case Est un client rattaché.

Modifier un client

Lorsque vous modifiez les infos sur le client, vos modifications se répercuteront sur d’autres parties de votre fichier d’entreprise, y compris les factures envoyées auparavant. QuickBooks en ligne met également à jour tous les modèles récurrents qui utilisent des renseignements antérieurs, comme les adresses de facturation, d’expédition et de courriel, ainsi que le mode et les modalités de paiement privilégiés. 

Voici comment modifier les renseignements d’un client :

1. Allez à Ventes et sélectionnez Clients (Aller à).
2. Sélectionnez le client que vous voulez mettre à jour.
3. Sélectionnez l’onglet Détails du client.
4. Sélectionnez Modifier.
5. Apportez les modifications.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Supprimer un client

Pour supprimer un client, vous pouvez le rendre inactif, ce qui le masque des listes et des menus. Même si un client est inactif, toutes ses opérations seront toujours disponibles dans les rapports.

Important : Si vous supprimez un client principal, vous supprimez également les clients rattachés à ce dernier. Mais, s’il y a un projet associé au client, ce dernier ne peut pas être rendu inactif. Pour rendre le client inactif, supprimez tous les projets qui lui sont associés.

1. Allez à Ventes et sélectionnez Clients (Aller à).
2. Sélectionnez le nom du client pour ouvrir son profil.
3. Sélectionnez la liste déroulante ▼ à côté de Modifier.
4. Sélectionnez Rendre inactif, puis sélectionnezOui, désactiver pour confirmer.

Note : Si vous voyez une opération associée à un client inactif, elle sera affiché ainsi : « Nom (supprimé) ».

Rendre un client actif de nouveau

1. Allez à Ventes et sélectionnez Clients (Aller à).
2. Sélectionnez l’icône Paramètres ⚙ qui se trouve au-dessus de la colonne Action.
3. Cochez la case Inclure les inactifs.
4. Recherchez le client inactif dans la liste.
5. Dans la colonne Action, sélectionnez Rendre actif.

Fusionner des clients en double

Si vous avez des clients en double, vous pouvez fusionner leurs profils. Cette action supprime un des profils et transfert les données existantes qu’il contient dans le profil que vous voulez conserver.

Note : Assurez-vous qu’aucun des clients n’a de clients rattachés. Si c’est le cas, vous devez d’abord changer ses clients rattachés en clients réguliers.

1. Aller à ​Ventes et sélectionnez Clients (Aller à).
2. Sélectionnez et ouvrez le profil du client que vous ne voulez pas conserver.
3. Sélectionnez Modifier.
4. Dans le champ Nom d’affichage du client, saisissez le nom du profil de client en double que vous voulez conserver. Les noms doivent être parfaitement identiques.
   Note : S’il s’agit d’un client rattaché d’un client principal, assurez-vous de cocher la case Est un client rattaché. Saisissez ensuite le nom du client principal.
5. Sélectionnez Enregistrer.
6. Quand on vous demande si vous voulez fusionner les deux profils, sélectionnez Oui.