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Comment définir des règles bancaires pour les opérations importées ?

Cet article explique comment catégoriser automatiquement les opérations importées depuis votre banque à l'aide des règles bancaires.

Lorsque vous importez des opérations depuis votre banque, vous devez les catégoriser pour qu'elles aillent dans le bon compte. Pour accélérer ce processus, vous pouvez créer des règles bancaires afin d'attribuer automatiquement des catégories à vos opérations. Plus vous utilisez cette fonctionnalité, plus les suggestions de QuickBooks deviendront précises. Progressivement, d'autres infos, comme le bénéficiaire de l'opération, pourront être attribuées automatiquement.

Note : Si QuickBooks ne parvient pas à catégoriser une opération, elle sera placée temporairement sur un des comptes par défaut, c'est-à-dire : Revenu en attente d'imputation, Dépense en attente d'imputation et Actifs non catégorisés.

Vous ne pouvez pas utiliser ces comptes dans les règles bancaires.

Étape 1 : Créer une règle bancaire

  1. Dans le menu Banque, sélectionnez l'onglet Règles.
  2. Cliquez sur Nouvelle règle.
  3. Renseignez le nom de la règle.
  4. Dans le menu déroulant Pour, sélectionnez Débit ou Crédit.
  5. Dans le menu déroulant Dans, sélectionnez un compte bancaire ou de carte de paiement.
  6. Définissez les conditions de la règle. Juste au-dessus, sélectionnez la variable toutes ou une de dans la phrase pour déterminer comment les conditions s'appliquent. Vous pouvez en créer 5 au maximum.
    Conseil : Au lieu de créer plusieurs règles, vous pouvez utiliser plusieurs conditions dans une même règle. QuickBooks modifie les opérations qui répondent à n'importe quelle condition définie. Pour ce faire, sélectionnez la variable une de dans la phrase au-dessus des conditions, puis cliquez sur Ajouter une ligne.
  7. À chaque ligne, définissez si la condition s'applique aux écritures bancaires, descriptions ou montants. Sélectionnez ensuite Contient, Ne contient pas ou Correspond exactement à pour indiquer à QuickBooks comment appliquer les règles.
  8. Définissez ensuite le type d'opération, le fournisseur et la catégorie à appliquer.
  9. Cliquez sur Enregistrer.

QuickBooks applique automatiquement vos règles aux opérations dans l'onglet À valider. Vous devez vérifier qu'elles sont correctes avant de les créer.

Conseil : Vous pouvez facilement créer une règle à partir de l'onglet À valider. Sélectionnez une opération, puis cliquez sur le lien Créer une règle à partir de cette opération pour ouvrir la fenêtre Règle et en définir les conditions.

Si vous avez créé des règles bancaires dans une autre entreprise QuickBooks, vous pouvez les transférer dans votre compte :

  1. Connectez-vous au compte à partir duquel vous voulez exporter les règles.
  2. Dans le menu Banque, sélectionnez l'onglet Règles.
  3. Dans le menu déroulant Nouvelle règle, sélectionnez Exporter des règles.
  4. Enregistrez le fichier d'exportation au format Excel.
  5. Déconnectez-vous, puis connectez-vous au compte dans lequel vous voulez importer les règles.
  6. Dans le menu Banque, sélectionnez l'onglet Règles.
  7. Dans le menu déroulant Nouvelle règle, sélectionnez Importer des règles.
  8. Cliquez sur Parcourir, puis recherchez le fichier Excel exporté.
  9. Sélectionnez les règles et détails que vous souhaitez importer.
  10. Suivez les instructions pour terminer la procédure.

Étape 2 : Vérifier les opérations reconnues

Les opérations qui répondent aux conditions de vos règles sont placées dans les onglets À valider ou Reconnues. QuickBooks ajoute également une étiquette « Règle » à ces opérations.

Si tout vous semble correct, cliquez sur Créer pour placer l'opération dans un des comptes du plan comptable. Vous pouvez également cliquer sur l'opération pour la vérifier plus en détail.

Étapes suivantes : Essayer la fonctionnalité d'ajout automatique

Vous pouvez créer des règles ciblées pour que certaines opérations soient acceptées automatiquement dans vos comptes à partir de la page Banque.
Note importante : Nous vous recommandons de commencer par des opérations récurrentes et faciles à suivre comme le loyer ou les frais de carburant. Une fois que vous maîtrisez cette fonctionnalité, vous pouvez l'utiliser pour une plus grande variété d'opérations.

Pour activer cette option :

  1. Suivez les étapes de création d'une règle bancaire.
  2. Cochez la case en regard de Catégorisation automatique et ajout automatique au bas de la fenêtre.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Si vous créez une règle d'ajout automatique, les opérations dans l'onglet À valider qui respectent les conditions sont ajoutées automatiquement. Ces règles s'appliquent lorsque vous vous connectez, importez un fichier et créez ou modifiez une règle automatique.

Dans la plupart des cas, un message affiche le nombre d'opérations ajoutées automatiquement.

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