Les paiements mensuels d'1 facture de fournisseur ont été traités comme "achat comptant" la facture reste "impayée"; un moyen de raccrocher tous ces "achats" en 1 ?

yd_conseil · ‎février 09, 2021

Steve_68 · ‎février 09, 2021

je pense que vous avez un doublon dans votre comptabilité:

1 ) L'achat comptant est une écriture qui utilise une catégorie et comptabilise le montant comme charge sur ce compte.

2) La saisie de la facture a également créé une charge, même si la facture est encore impayée

Pour moi la solution est d'annuler une des deux opérations. J'annulerais l'achat comptant, car du coup cela "libère" aussi la ligne en Banque et vous pouvez ensuite rapprocher la facture du fournisseur avec cette ligne.

Astuce : QuickBooks a une manière particulière de traiter les factures fournisseurs. Si vous avez des connaissance en comptabilité vous pouvez être surpris car QuickBooks a créé une étape supplémentaire qui n'existe pas en compta: le paiement. Si vous regardez bien vous trouvez des "paiements" dans QuickBooks. Elles ont même une propre numérotation !

Par conséquent vous avez 3 étapes pour finaliser un achat :

1) Saisie de la facture fournisseur (dans dépenses/dépenses)

2) Marquer la facture comme payer et indiquer comment vous l'avez payé (dans + NOUVEAU / paiement sortant)

3) Rapprocher la ligne en Banque avec le paiement (!) pas avec la facture ! (en Banque)

Alors pour compliquer l'utilisation le raccourci "facture frs -> ligne en Banque existe. Vous pouvez trouver la correspondance dans la Banque et choisir la facture. Dans ce cas QuickBooks se charge automatiquement de créer en arrière plan quand même un paiement.

Je dis juste pour un expert-comptable c'est une façon déroutant de comptabiliser mais elle a son charme quand on l'a compris 👏👏

A très bientôt

Steve_68

tanuki · ‎février 10, 2021

Bonjour @yd_conseil,

Merci d’avoir contacté la Communauté QuickBooks France.

Je remercie aussi @Steve_68 pour son excellente contribution :)

Pour vous aider à comprendre, j'ai réuni des articles de la communauté qui peuvent être très utiles :

En résumée, si vous avez la facture fournisseur dans QuickBooks, il est plus simple de la payer à partir de la banque en cliquant sur Trouver une correspondance.

Les factures vont s'afficher et vous pouvez choisir la bonne facture. De cette façon, QuickBooks crée le paiement automatiquement, et vous évitez les doublons.

J'espère vous avoir aidé !

N’hésitez pas à revenir sur la communauté si vous avez d’autres questions à propos de QuickBooks.

Je vous remercie et vous souhaite une bonne journée !

Cordialement,

Tânia

Modératrice de la Communauté QuickBooks France

yd_conseil · ‎février 13, 2021

Merci pour toutes ces explications ; même si je connaissais déjà ces différents aspects , un petit rappel ne fait jamais de mal. Ma question était un peu plus banale : comme j'ai pu le dire, l'erreur a été faite et je me retrouve avec une facture de fournisseur ( par exemple pour la location d'un logiciel) qui est payée par mensualité constante ; ces paiements ont été enregistrés comme "achat comptant" . Je vais donc dans le compte du fournisseur , j'ouvre chaque "achat comptant" et je le lie à la facture en question. A la fin - et après douze répétition de la démarche décrite - ma facture est payée et les choses sont rentrées dans l'ordre; Ma question de faineant : est-ce que vous connaissez une astuce pour lier les douze achats comptants avec une seule opération ?

Steve_68 · ‎février 13, 2021

Bonjour @yd_conseil ,

est-ce que vous utilisez "Paiement entrant" ? Vous avez la possibilité de cocher la facture annuelle et à chaque paiement vous renseignez que le montant de la mensualité. De ce fait le reste de la facture est encore "non payé".

Il y a aussi la possibilité d'utiliser comme compte "Fonds non déposés"

cela a pour effet que ce paiement est "garé" en attente de l'arrivée de la somme en banque. C'est utilisé pour le cas où un client envoie un seul chèque pour 3 factures. Ainsi les 3 "paiements" sont proposés lors de la création d'un dépôt pour le chèque. Mais je pense ce n'est pas votre cas, vous avez l'argent tous les mois en banque.

Il faudrait le tester pour savoir si cette fonctionnalité est adapté à votre cas. Et éventuellement "jouer" avec cette solution.

Si vous trouvez une solution je serai curieux de la connaître. En effet mon cabinet comptable a aussi ce sujet : des abonnements. Pour ma part je travaille avec de acomptes chaque mois et une facture finale en fin des travaux où j'associe les acomptes que QB me propose.