Découvrez comment utiliser les projets pour effectuer le suivi de vos coûts de main-d'œuvre et de votre rentabilité dans QuickBooks Plus et Expert-Comptable.
Une fois que vous avez configurer votre projet, vous pouvez suivre les coûts de la main-d'œuvre de deux manières.
- Vous pouvez utiliser les dépenses de paie, qui apparaissent après l'exécution de la paie.
- Vous pouvez utiliser l'estimation des coûts horaires, qui s'affiche immédiatement. Mais ils risquent d'être moins précis.
Nous allons vous montrer comment configurer ces deux champs pour suivre les coûts de main-d'œuvre de votre projet.
- Étape 1 : En savoir plus sur les dépenses de paie et les estimations des coûts horaires
- Étape 2 : Configuration des dépenses de paie dans le plan comptable
- Étape 3 : Entrez le coût horaire pour chaque collaborateur
- Étape 4 : Ajoutez les feuilles de temps des projets
- Étape 5 : Consultez vos coûts de main-d'œuvre
- Étape 6 : Comprendre la rentabilité des projets
Étape 1 : En savoir plus sur les coûts salariaux et l'estimation de vos coûts de main d'œuvre
Les coûts salariaux correspondent aux coûts totaux issus de la paie. Ils incluent les salaires, primes et indemnités de vos collaborateurs et d'autres coûts directs comme les cotisations sociales ou les contributions à des régimes de retraite ou de prévoyance.
Les coûts de main d'œuvre estimés sont le résultat de la multiplication du coût horaire défini par collaborateur et du nombre d'heures travaillées, saisies dans les feuilles de temps. Ils vous permettent d'évaluer les coûts de main d'œuvre par projet. Ils se basent sur un coût horaire calculé par collaborateur, comprenant les coûts directs (rémunérations et cotisations) et les coûts indirects qui ne sont pas inclus dans la paie, comme les coûts de formation par exemple. Ils permettent d'avoir une bonne idée de la rentabilité de votre projet entre deux paies (les coûts salariaux ne sont enregistrés dans QuickBooks que par des écritures comptables, que vous passez une fois la paie effectuée).
Dans l'onglet Aperçu par projet, naviguez à votre guise entre les coûts salariaux issus de la paie et les coûts de main d'œuvre issus des feuilles de temps.
Bon à savoir : Le rapport Rentabilité du projet inclut uniquement les coûts salariaux comptabilisés (écritures de paie), tandis que l'onglet Opérations inclut également les coûts de main d'œuvre estimés non comptabilisés (sur la base des heures travaillées déclarées dans les feuilles de temps). Consultez le rapport Rentabilité du projet si vous souhaitez vous baser sur ce que vous avez réellement versé à vos collaborateurs.
Étape 2 : Configurer les coûts salariaux dans le plan comptable
Configurez votre plan comptable pour suivre vos coûts salariaux dans des comptes dédiés. Vous devrez passer des écritures manuelles pour enregistrer la paie dans QuickBooks ou les importer. Consultez la procédure à suivre pour importer des écritures de journal dans QuickBooks.
Étape 3 : Renseigner le coût horaire de chaque collaborateur
Pour suivre la rentabilité de vos projets, vous pouvez choisir de définir ou non un coût horaire par collaborateur. Si le coût horaire n'est pas défini, les coûts de main d'œuvre par projet proviendront uniquement des écritures de paie. S'il est défini, des coûts de main d'œuvre estimés seront calculés par projet sur la base des heures de travail saisies dans les feuilles de temps.
Le coût horaire complet d'un collaborateur inclut sa rémunération, les cotisations sociales et d'autres coûts indirects. Incluez tous les coûts pertinents pour bien estimer vos coûts de main-d'œuvre.
Voici comment définir les coûts horaires :
Important : Définissez le coût horaire de chacun de vos collaborateurs avant toute saisie de leurs heures travaillées dans QuickBooks. Les heures travaillées saisies avant la définition du coût horaire ne seront pas valorisées, elles ne pourront pas être incluses rétrospectivement dans les coûts de vos projets.
- Cliquez sur Projets (Accès direct).
- Sélectionner Coût horaire de l'employé. Cela ouvre la fenêtre Coût horaire de l'employé.
- Recherchez le collaborateur souhaité et cliquez sur Ajouter. Pour modifier le coût horaire d'un collaborateur, cliquez sur l'icône ✎.
- Cliquez sur la calculatrice pour accéder à l'outil de calcul du coût horaire.
- Renseignez la rémunération horaire de vos collaborateurs et les cotisations employeur. Note : Si votre collaborateur est rémunéré à l'heure, ces informations seront renseignées automatiquement par QuickBooks. Si votre collaborateur est salarié, son coût horaire correspond à sa rémunération annuelle estimée (cotisations comprises) divisée par le nombre moyen d'heures travaillées dans l'année.
- Entrez les cotisations patronales, les indemnisations des accidents du travail ou les coûts indirects supplémentaires pour des coûts horaires encore plus précis.
- Sélectionner Créer pour fermer le calculateur.
- Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le coût horaire du collaborateur.
- Répétez l'opération pour chaque collaborateur. Cliquez ensuite sur Terminer pour fermer la fenêtre.
Étape 4 : Rattacher des feuilles de temps aux projets
Maintenant que vous avez configuré les dépenses de paie et/ou les coûts horaires, vous pouvez ajouter les heures travaillées de vos collaborateurs à votre projet.
Si vous avez défini le coût horaire, QuickBooks calcule les coûts de main-d'œuvre par projet de vos collaborateurs à partir des informations saisies dans les feuilles de temps. Gardez à l'esprit que les coûts de main-d'œuvre ne sont calculés qu'à partir du moment où un coût horaire a été défini par collaborateur. Les feuilles de temps créées avant la saisie du coût horaire ne seront pas valorisées dans l'aperçu ou les rapports du projet.
Découvrez comment rattacher les feuilles de temps de vos collaborateurs à un projet.
Conseil : Si vous envisagez de facturer à votre client les heures travaillées, pensez à autoriser la facturation des dépenses dans les paramètres de votre entreprise afin de pouvoir créer des factures directement à partir de vos feuilles de temps.
Étape 5 : Afficher vos coûts de main-d'œuvre
Maintenant que vous avez configuré les dépenses de paie et/ou les coûts horaires et que vous avez ajouté les feuilles de temps des employés, vous pouvez afficher vos coûts de main-d'œuvre selon l'une ou l'autre méthode.
Basculer entre l'affichage des coûts salariaux et des coûts horaires :
- Cliquez sur Projets (Accès direct).
- Recherchez et sélectionnez le projet que vous voulez afficher.
- Cliquez sur le menu déroulant Coûts salariaux ou Coûts horaires pour obtenir l'affichage souhaité. À savoir : La modification de ce paramètre dans un projet s'appliquera à tous les projets.
Si les coûts de main d'œuvre affichés ne correspondent pas à ce que vous attendiez, vérifiez que vous avez sélectionné la bonne option (coûts estimés sur la base des feuilles de temps ou coûts salariaux issus de la paie).
Bon à savoir : Cette option modifie les coûts de main-d'œuvre affichés par votre projet mais elle n'affecte pas vos comptes.
Comprendre les données et les rapports du projet
Les affichages et rapports suivants calculeront les coûts de la main-d'œuvre en fonction de l'un ou de l'autre charges salariales ou coûts horaires (en fonction de la valeur du changement) :
- Graphique à barres des revenus et des coûts sur la liste de tous les projets
- Graphique à barres des revenus et coûts, au-dessus de chaque onglet d'un projet
- L'onglet Aperçu
- Le rapport Rentabilité du projet (dans l'onglet Projets) et tout rapport lié au projet en dehors de l'onglet Projets. Bon à savoir : Après avoir ouvert ces rapports, cliquez sur le bouton Personnaliser pour modifier l'option et sélectionnez Coûts horaires ou Coûts salariaux sous Mode de calcul du coût de la main-d'œuvre.
Les vues et rapports suivants se basent uniquement sur les coûts horaires estimés (même si l'option coûts salariaux est sélectionnée) :
- L'onglet Heures travaillées
- Le rapport Coût total des heures travaillées par collaborateur ou prestataire
Étape 6 : Comprendre la rentabilité d'un projet
Une fois que l'ensemble de vos revenus et coûts sont rattachés à votre projet, analysez sa rentabilité.
- Vos revenus, vos coûts et votre marge s'affichent en haut de vos projets. Cette photographie est basée sur les coûts horaires ou les dépenses de paie, en fonction de la valeur du changement.
- L'onglet Aperçu vous donne plus d'informations. Vous pouvez y voir les coûts de main-d'œuvre du projet séparés des autres coûts. Ces coûts de main-d'œuvre sont calculés en fonction des coûts horaires ou des dépenses salariales, en fonction de la valeur du changement.
- Si vous suivez vos coûts de main d'œuvre sur la base des coûts salariaux issus de la paie, exécutez le rapport Rentabilité du projet dans l'onglet Rapports sur le projet et obtenez des informations détaillées sur les comptes et les opérations de votre projet. Ce rapport utilise uniquement les données enregistrées en comptabilité, dont font partie les écritures de paie. Par conséquent, il ne contient aucune information provenant des feuilles de temps.