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Hello @JCOM-Raph and welcome to the Community, 🌍
Thank you for sharing your experience. 🙏
If I have understood your request correctly, you would like to add 2 invoices together, receive a deposit of 50% of the total amount and then receive the rest of the payment over 24 months.
At first, each invoice has a reference number so it is not possible to merge 2 invoices.
For the rest of your request, we can propose you (for each invoice) the following procedure :
- You can create a quote for each invoice.
- From each estimate, you can create a first invoice for a deposit of 50% of the base amount.
- Then, divide the amount by 24 (in order to have the price of each monthly installment) and create another 23 installment invoices.
- Finally, you will have to create the final invoice (which will include the previous installments) and which will represent the 24th and last monthly payment. (For your information, it is not possible to add down payments to an already finalized invoice. If it has already been created, you will have to cancel them.
Now let's go through the process together from the creation of the estimate to the final invoice.
Step 1 : Create an estimate : 👨🏫
- Click on + New.
- Click on Estimate.
- Select a Customer from the drop down menu.
- By default the status of the new quote is Pending. You can change it in the drop-down menu just below the client's name (e.g. if you have already started working for the client, select the status Accepted). This is optional.
- Enter the date of the Estimate and its Expiration Date.
- In the table, fill in the relevant products and services.
- Enter all necessary information in the corresponding columns (description, quantity, amount, etc.).
- When you are ready, select Save and close.
Step 2 : Create a down payment invoice from an estimate : 👨🏫
- Go to the Estimate.
- Click on the little arrow pointing down next to Create Invoice and select Request Down Payment.
- Enter the amount you want and click Continue.
- Choose the applicable VAT percentage. If you are creating a down payment invoice for a product, select No VAT FR (Sales). If you are creating a down payment invoice for a service, select the applicable VAT rate. Important : You cannot create a down payment invoice that includes both products and services. In this case, you must create two separate progress invoices that you will then deduct from the final invoice.
- Check the invoice and click on Finalize.
Creating an invoice or a progress invoice from an Estimate will change the status of your quote to Closed.
This invoice is now saved for your customer.
Step 3 : Create another progress invoice from an estimate : 👨🏫
- Go back to the Estimate.
- At the top left, on the status of your Estimate, click on the small arrow and change the status from Closed to Pending and click Save at the bottom right.
- Then click on the little arrow pointing down next to Create Invoice and click on Deposit invoice.
- Enter the desired amount and click Continue.
- Choose the applicable VAT percentage. If you are creating a down payment invoice for a product, select No VAT FR (Sales). If you are creating a down payment invoice for a service, select the applicable VAT rate. Important : You cannot create a down payment invoice that includes both products and services. In this case, you must create two separate progress invoices that you will then deduct from the final invoice.
- Check the invoice and click on Finalize.
Creating an invoice or a progress invoice from an Estimate will change the status of your quote to Closed.
The progress invoice is now saved for your customer.
Step 4: Create the final invoice from an estimate and apply down payments: 👨🏫
- Go to the Estimate.
- At the top left, on the status of your Estimate, click on the little arrow and change the status from Closed to Pending and click Save at the bottom right.
- Click on Create Invoice.
- Make your final invoice and apply the down payment(s) visible on the right of your screen by clicking on Add.
- Then click on Finalize at the bottom right.
Creating an invoice or a down payment invoice from an Estimate will change the status of your quote to Closed.
I hope those informations will be helpful to you.
If necessary, please feel free to describe the purpose of your request, so we can clarify our response.
I wish you a nice day and thank you for contacting the Community. ☀️
QuickBooksement yours
Florent
QuickBooks Moderator
Please feel free to click "👍 Bravo" if this answer helped you.
Bonjour @JCOM-Raph et bienvenu sur la Communauté, 🌍
Je vous remercie pour le partage de votre expérience. 🙏
Si j'ai bien compris votre demande, vous souhaiteriez additionner 2 factures, recevoir un acompte de 50% du montant total et ensuite recevoir le reste du paiement sur 24 mois.
Dans un premier temps, chaque facture possède un numéro de référence donc il n'est pas possible de fusionner 2 factures.
Pour le reste de votre demande, nous pouvons vous proposer (pour chaque facture) la procédure suivante :
- Vous pouvez créer un Devis pour chaque facture.
- A partir de chaque devis, vous pouvez créer une première facture d'acompte de 50% du montant de base.
- Ensuite, divisez le montant par 24 (afin d'avoir le prix de chaque mensualité) et de créer 23 autres factures d'acompte.
- Pour finir, il faudra créer la facture finale (qui reprendra les acomptes précédents) et qui représentera la 24ème et dernière mensualité. (Pour information, il n'est pas possible d'ajouter des acomptes à une facture déjà finalisée. Si celle-ci a déja été créée, vous devrez les annuler. )
Nous allons voir ensemble la procédure à suivre depuis la création du devis jusqu'à la facture finale. 👨🏫
Étape 1 : Créer un devis : 👨🏫
- Cliquez sur + Nouveau.
- Cliquez sur Devis.
- Sélectionnez un Client dans le menu déroulant.
- Par défaut l'état du nouveau devis est En attente. Vous pouvez le modifier dans le menu déroulant figurant juste en dessous du nom du client (par exemple si vous avez déjà commencé à travailler pour le client, sélectionnez l'état Accepté). Cela est facultatif.
- Saisissez la date du Devis et sa Date d'expiration.
- Dans le tableau, renseignez les produits et services concernés.
- Saisissez toutes les infos nécessaires dans les colonnes correspondantes (description, quantité, montant, etc.).
- Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Enregistrer et fermer.
Étape 2 : Créer une facture d'acompte à partir d'un devis : 👨🏫
- Rendez-vous sur le Devis.
- Cliquez sur la petite flèche pointant vers le bas à côté de Créer une facture et faite Demander un acompte.
- Renseigné le montant voulu et cliquez sur Continuer.
- Choisissez le pourcentage de TVA applicable.
- Si vous créez une facture d'acompte pour un produit, sélectionnez Pas de TVA FR (Ventes).
- Si vous créez une facture d'acompte pour un service, sélectionnez le taux de TVA applicable.
Important : Vous ne pouvez pas créer de facture d'acompte incluant à la fois des produits et des services. Vous devez dans ce cas créer deux factures d'acompte distinctes que vous déduirez ensuite de la facture finale.
- Contrôlez la facture d'acompte et cliquez sur Finaliser.
La création d'une facture ou d'une facture d'acompte à partir d'un devis va changer le statut de votre devis en Fermé.
La facture d'acompte est à présent enregistrée pour votre client.
Étape 3 : Créer une autre facture d'acompte à partir d'un devis : 👨🏫
- Rendez-vous à nouveau sur le Devis.
- En haut à gauche, sur le statut de votre devis, cliquez sur la petite flèche et changez le statut de Fermé à En attente et cliquez sur Enregistrer en bas à droite.
- Ensuite cliquez sur la petite flèche pointant vers le bas à côté de Créer une facture et cliquez sur Demander un acompte.
- Renseigné le montant voulu et cliquez sur Continuer.
- Choisissez le pourcentage de TVA applicable.
- Si vous créez une facture d'acompte pour un produit, sélectionnez Pas de TVA FR (Ventes).
- Si vous créez une facture d'acompte pour un service, sélectionnez le taux de TVA applicable.
Important : Vous ne pouvez pas créer de facture d'acompte incluant à la fois des produits et des services. Vous devez dans ce cas créer deux factures d'acompte distinctes que vous déduirez ensuite de la facture finale.
- Contrôlez la facture d'acompte et cliquez sur Finaliser.
La création d'une facture ou d'une facture d'acompte à partir d'un devis va changer le statut de votre devis en Fermé.
La facture d'acompte est à présent enregistrée pour votre client.
Étape 4 : Créer la facture finale à partir d'un devis et appliquer les acomptes : 👨🏫
- Rendez-vous sur le Devis.
- En haut à gauche, sur le statut de votre devis, cliquez sur la petite flèche et changez le statut de Fermé à En attente et cliquez sur Enregistrer en bas à droite.
- Cliquez sur Créez une facture.
- Réaliser votre facture finale et appliquer le ou les acomptes visibles à droite de votre écran en cliquant sur Ajouter.
- Puis cliquez sur Finaliser en bas à droite.
La création d'une facture ou d'une facture d'acompte à partir d'un devis va changer le statut de votre devis en Fermé.
J'espère que ces informations vous seront utiles.
Si nécessaire, n'hésitez pas à nous décrire l'objet de votre démarche, nous pourrons ainsi préciser notre réponse.
Je vous souhaite une belle journée et je vous remercie d’avoir contacté la Communauté. ☀️
QuickBooksement vôtre
Florent
Modérateur QuickBooks
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