Configurez votre logiciel de comptabilité légale pour gagner du temps et économiser de l’argent.

Un logiciel de comptabilité juridique est conçu pour permettre à votre petit cabinet d’avocats de faire le suivi des éléments essentiels du flux de trésorerie et des interactions avec les clients de nombreuses façons utiles.QuickBooks en ligne offre un logiciel comptable infonuagique complet qui facilite la gestion des clients et fait le suivi du temps consacré à chaque dossier. Mais ce n’est pas tout; elle vous permet également de faire le suivi des heures travaillées et des salaires des employés de votre cabinet, des assistants juridiques aux assistants administratifs, en passant par les coursiers et les commis de la salle du courrier, ainsi que de suivre de près les dépenses d’entreprise comme les fournitures de bureau, le transport ou l’embauche de témoins experts .

QuickBooks offre aux cabinets d’avocats comme le vôtre plusieurs outils utiles pour vous aider à mieux gérer votre temps. Lorsque le temps consacré aux affaires ordinaires est réduit et que vous pouvez automatiser les tâches quotidiennes qui permettent à votre cabinet d’aller de l’avant, il devient plus facile de se concentrer sur la victoire des dossiers et la satisfaction de vos clients. Les outils gratuits de QuickBooks permettent de faire le suivi des heures travaillées facturables, de mettre à jour les rendez-vous, d’envoyer des factures et des documents aux clients et de faire le suivi du temps cumulatif que vous avez consacré aux dossiers .

Apprenez comment configurer correctement le logiciel de comptabilité juridique de votre cabinet et il vous fera économiser temps et argent dans tous les aspects de votre cabinet, en particulier lorsque vous utilisez QuickBooks.

Établir votre compte QuickBooks

La configuration de plusieurs utilisateurs dans QuickBooks vous donne le contrôle complet de votre logiciel de comptabilité légale pour la paie, les impôts et d’autres fins. Ce qui est bien, c’est que vous n’avez qu’à attribuer à chaque employé le niveau d’accès aux fonctions de QuickBooks requis par son travail .

En tant qu’administrateur principal, vous avez toute autorité sur le logiciel comptable de votre petit cabinet d’avocats. Vos collègues et employés auront chacun besoin de différents niveaux d’accès, selon leur statut et leurs tâches. Les avocats peuvent facilement conserver des notes sur les clients dans le système QuickBooks, de manière entièrement confidentielle et privée. Bien que les adjoints administratifs puissent s’occuper de la facturation et des comptes clients – et même organiser les dossiers – ils n’ont jamais à surveiller des détails précis du dossier ou des renseignements sensibles comme les notes des conversations que les clients ont eues avec des avocats et des parajuristes .

Jetez un coup d’œil au processus étape par étape pour créer plusieurs comptes d’utilisateurs dans QuickBooks.

1. Cliquez sur la roue dentée dans le coin supérieur droit et sélectionnez Gérer les utilisateurs.
2. Cliquez sur Nouveau pour ouvrir la fenêtre du nouvel utilisateur.
3. Choisissez le type de nouvel utilisateur que vous ajoutez à partir de la sélection disponible de boutons radio. À ce stade, vous pouvez décider si vos employés doivent simplement faire le suivi de leurs heures travaillées ou s’ils doivent avoir accès aux clients, afficher les rapports et faire partie de l’équipe administrative de l’entreprise. Vous pouvez également créer un point d’accès personnalisé, qui vous permet de désigner les parties de votre système QuickBooks auxquelles chaque utilisateur peut accéder .
4. Pour les cabinets d’avocats, sélectionnez accès personnalisé est la meilleure solution. Cliquez sur le bouton radio pour Limité pour voir les différentes sections de QuickBooks disponibles dans votre système. Si vous avez des parajuristes qui travaillent beaucoup sur des dossiers, ils ont probablement besoin d’accéder aux renseignements sur vos clients en vertu de la Clients et ventes rubrique. Les employés de bureau auront probablement accès à Fournisseurs et achats afin qu’ils puissent commander des fournitures comme du papier pour photocopieur et du toner laser.
5. Choisissez les permissions d’accès aux fichiers pour chaque utilisateur.
6. Saisissez l’adresse courriel et le nom de l’utilisateur. Lorsque vous faites cela, le système envoie un courriel à votre nouvel utilisateur qui contient un message sur l’accès à QuickBooks. Ce message indique à l’employé de créer un nom d’utilisateur et un mot de passe pour ouvrir une session. Une fois qu’il l’a fait, l’administrateur reçoit une alerte confirmant que cette personne est maintenant un utilisateur actif .

Toujours sécurisé

Ne vous inquiétez pas : vous pouvez toujours modifier les autorisations plus tard si la situation devait changer, par exemple lorsqu’un adjoint administratif devient un technicien juridique ou qu’un technicien juridique devient un avocat. Vous pouvez également supprimer des utilisateurs lorsqu’ils quittent le cabinet pour une raison quelconque. À une époque où les violations de la cybersécurité et les fuites d’information sont monnaie courante, il est important d’exercer un contrôle interne sur vos utilisateurs. La protection des renseignements personnels des clients est une responsabilité essentielle de tout cabinet d’avocats. Vous devrez donc prendre toutes les mesures possibles pour empêcher tout accès non autorisé.

Suivi des heures travaillées

Le suivi des heures travaillées dans QuickBooks vous offre plusieurs possibilités d’économiser sur les coûts de main-d’œuvre, y compris sur vos propres factures et les salaires des employés horaires. Suivi des heures travaillées devrait être une priorité pour l’utilisation de votre logiciel d’avocat, d’autant plus que vous pouvez automatiser une grande partie de ce processus. Voici quelques-uns des nombreux avantages de le faire :

• Heures travaillées facturables plus précises TOUT le temps que vous passez sur un dossier représente un actif facturable. Si vous ne faites pas correctement le suivi de chaque minute du temps que vous avez passé sur un dossier, vous ne pouvez pas facturer correctement le client, donc votre cabinet perd de l’argent. De plus, l’exactitude de vos documents comptables est absolument essentielle lorsqu’il s’agit de produire une déclaration de revenus ou si vous faites l’objet d’une vérification.
• Révéler le temps manqué Peu importe comment vous avez choisi de facturer les clients pour vos services, le suivi des heures travaillées vous aide à être plus conscient de la façon dont vous planifiez et dépensez vos journées de travail. Le suivi des heures travaillées dans QuickBooks indique clairement le temps consacré à chaque dossier. Cela comprend les appels téléphoniques ou l’offre de consultations gratuites à des clients potentiels, la recherche de dossiers et les comparutions devant le tribunal pour votre clientèle existante. Savoir comment vos journées sont dépensées vous permet d’éliminer les inefficacités dans votre horaire .
• Tout s’additionne Heures travaillées facturables est-ce que s’accumulent, surtout lorsqu’ils sont affichés sur l’ensemble de l’exercice. Imaginez un scénario dans lequel vous manquez au hasard 20 minutes d’heures facturables ce jour-là, ou ce jour-là, alors que votre taux facturable était fixé à 150 $ l’heure. Cela signifie que vous n’avez pas pu récupérer 50 $ en heures travaillées facturables pour les 20 minutes perdues. Si cette situation se répète et se multiplie sur 20 jours ouvrables par mois ,1 000 $ chaque mois. À la fin d’une année complète, vous aurez manqué un énorme 12 000 $ en revenus que votre cabinet aurait autrement pu percevoir de vos clients.
• Facturation exacte pour les clients Le suivi des heures travaillées se traduit par une précision accrue de la facturation des clients. Il vous permet de fournir à chaque client une liste détaillée des tâches qui ont été exécutées en son nom, de la date à laquelle elles ont été effectuées et du temps qu’il a fallu pour chacune de ces tâches. Une tenue de livres plus précise vous permet également de modifier votre taux facturable si vous décidez que vos heures travaillées valent plus ou moins que ce que vous avez obtenu .

QuickBooks logiciel de suivi des heures travaillées offre plusieurs façons pratiques de gérer votre paie et de déterminer la meilleure façon de facturer vos clients. Chaque employé peut extraire son propre fichier et enregistrer ses heures travaillées manuellement, ou il peut le faire en cliquant simplement sur une horloge. QuickBooks peut se synchroniser avec Google Agenda pour faire le suivi des réunions avec les clients, des dates d’audience et des heures de dépôt, ainsi que du temps de déplacement pour se rendre au tribunal ou à d’autres lieux. Votre personnel peut même synchroniser les programmes GPS avec QuickBooks pour enregistrer exactement le temps qu’il faut pour se rendre à une réunion ou à un tribunal et le nombre de kilomètres parcourus pour se rendre à chaque lieu. Les téléchargements gratuits du logiciel de facturation juridique de QuickBooks permettent à vos employés de faire le suivi de chaque minute de leur journée de travail, de gérer leur temps judicieusement et de montrer aux clients de votre cabinet où va tout leur argent .

Pour faire le suivi des heures travaillées d’un employé :

1. Cliquez sur Employés puis sélectionnez le Saisir les heures travaillées option.
2. Choisissez le nom d’un employé dans la liste déroulante.
3. Si les heures travaillées sont facturables, choisissez le nom du client et le service avant de marquer les heures travaillées comme étant facturables. Sautez cette étape si les heures travaillées ne sont pas facturables, par exemple lorsque l’employé fait partie du personnel d’entretien qui nettoie votre bureau .
4. Choisissez un élément de paie pour la période, qui inclut le taux de rémunération.
5. Saisissez les heures travaillées ce jour-là sur une tâche spécifique.
6. Si vous faites cela sur une base hebdomadaire, vous pouvez répéter ces étapes pour créer une feuille de temps, mais il est plus efficace si les employés saisissent leurs propres heures travaillées sur chaque tâche. Cela rendra vos feuilles de temps beaucoup plus précises .
7. Cliquez sur Enregistrer et fermer pour passer à une autre tâche.

Les feuilles de temps et les rapports hebdomadaires sont utiles pour la paie ainsi que pour la surveillance et l’équilibre continus des niveaux de personnel et des charges de travail. Ils vous aident également à automatiser autant que possible les processus les plus banals de votre cabinet. Par exemple, des tâches comme répondre aux courriels et rédiger des documents juridiques deviennent beaucoup plus faciles grâce à la création de courriels automatisés et de modèles de documents juridiques personnalisés. Les feuilles de temps hebdomadaires dans QuickBooks facilitent également le traitement de la paie .

Facturer les clients à l’aide d’un logiciel de comptabilité juridique

En matière de comptabilité juridique, les cabinets d’avocats ont deux choix de base pour la facturation de leurs clients : ils utilisent généralement des taux horaires ou une facturation forfaitaire. La facturation à taux fixe pourrait être la stratégie la plus viable pour faire plus d’argent pour votre cabinet d’avocats au Canada parce que les clients peuvent se sentir plus détendus sachant qu’ils ont payé un taux fixe qui couvrira une certaine gamme spécifique de frais juridiques. Dans le contrat de votre cabinet avec le client, un montant fixe énonce précisément ce que le client obtiendra pour un montant d’argent donné. Une stratégie de facturation forfaitaire élimine également le besoin d’envoyer des factures mensuelles à tous vos clients, ce qui permet d’économiser sur les coûts de main-d’œuvre à long terme. Toutefois, si votre cabinet utilise des plans de paiement par acomptes provisionnels, les factures doivent être envoyées sur une base mensuelle ou trimestrielle, même si chacune de ces factures indique le même montant d’argent .

Parlons un peu du suivi précis des heures travaillées et des heures facturables. Une fois que vous avez fait le suivi des heures travaillées facturables de votre cabinet et que vous avez calculé la moyenne de ces heures, vous avez une idée plus précise du montant que vous pouvez raisonnablement vous attendre à facturer aux clients .

Par exemple, vous avez déterminé que chaque dossier de fusion et d’acquisition sur lequel votre cabinet a travaillé a généré des heures facturables de 3 000 $ à 3 500 $. En gardant à l’esprit que ces heures travaillées facturables génèrent des profits pour votre cabinet, vous décidez qu’à l’avenir, vous facturerez aux clients environ 3 300 $ par dossier lorsqu’une entreprise de taille moyenne cherchera à acquérir une autre entreprise. Vous décidez en outre de double ces frais pour les grandes entreprises qui souhaitent faire de même.

Facturer les clients à l’heure est également une option viable à l’aide du logiciel de facturation QuickBooks pour cabinets d’avocats. Lorsque vous facturez des taux horaires, il est encore plus crucial de faire le suivi des heures travaillées de manière appropriée, et vous serez heureux de constater que QuickBooks en fait un jeu d’enfant .

Quelles que soient les méthodes que vous choisissez aux fins de facturation, vous pouvez choisir pour QuickBooks .factures que vous envoyez aux clients pour qu’ils soient tout à fait clairs et simples avec un minimum de renseignements, ou que vous puissiez inclure autant de détails pertinents que vous le voulez ou que vous en avez besoin.

Pour créer une facture QuickBooks personnalisée :

1. Commencez par le nom, les coordonnées et le logo de votre entreprise dans la partie supérieure QuickBooks vous permet de saisir ces renseignements rapidement, efficacement et automatiquement une fois que vous avez configuré votre compte.
2. Saisissez le nom et les coordonnées du client. Cette étape a peut-être déjà été effectuée par votre personnel, auquel cas vous n’avez qu’à sélectionner le nom d’un client dans le menu déroulant.
3. Créer une liste détaillée des services et des heures travaillées facturables Configurez votre logiciel de comptabilité juridique pour faire le suivi des scénarios d’heures facturables courants, tels que les soumissions au tribunal, les dépositions, les recherches juridiques, les consultations d’experts et la collecte de preuves ou de renseignements. Une fois que vous avez une liste de ces éléments, il vous suffit de sélectionner une activité chronométrée facturable dans le menu et les frais s’afficheront automatiquement.
4. Prévisualiser la facture Au bas de l’écran de création de facture, vous trouverez un bouton qui vous permet de prévisualiser et d’imprimer la facture. L’affichage sur cet écran est identique à celui de votre client.
5. Saisissez une date d’échéance Indiquez la date d’échéance dans un endroit bien en évidence et logique où votre client peut la voir facilement, soit jusqu’au total dans la partie supérieure, soit près du total dans le bas.
6. Envoyer une note Envoyez un courriel rapide à votre client avec sa facture. Indiquez le numéro de dossier, s’il y a lieu, et indiquez également dans le message la date d’échéance de la facture. Vous pouvez créer un message standard qui va avec chaque facture ou saisir quelques phrases personnalisées pour accompagner le verbiage passe-partout.

La facturation régulière ne sert pas qu’à rapporter de l’argent ou à expliquer votre travail dans le dossier d’un client; les factures mensuelles servent également à assurer que vous restez en contact permanent avec eux. En communiquant avec les clients de votre cabinet, même s’il s’agit uniquement d’une facture, vous pouvez communiquer avec vous. Cela démontre que vous n’avez pas oublié son dossier, que vous appréciez son entreprise et que vous le considérez comme un atout précieux. De cette façon, les factures peuvent servir de plateforme de gestion des clients pratique et puissante dans QuickBooks.

Gestion des clients

QuickBooks vous offre des outils essentiels pour vous aider à gérer vos relations avec vos clients de manière simple mais pertinente.Ajouter des clients à QuickBooks permet non seulement à votre cabinet de tenir des registres pour le suivi des heures travaillées facturables, mais votre personnel peut également prendre un nombre illimité de notes et gérer les documents judiciaires pour vos clients à l’aide de ce logiciel de comptabilité juridique .

À l’écran Info sur le client, vous trouverez plusieurs onglets contenant divers champs, y compris des champs pour remarques et pièces jointes. Le champ Notes offre un endroit pour enregistrer un aperçu de la progression du dossier de chaque client ainsi que des mémos sur les interactions avec ce client. Une note rapide sur le dessus peut indiquer la date à laquelle une affaire a été portée devant le tribunal ainsi que le numéro de dossier. En dessous, vous pouvez indiquer la date de la première consultation avec le client, le moment où cette personne a payé ses honoraires et les dates et heures auxquelles elle a appelé votre cabinet pour discuter d’un cas. Vous pouvez également noter la date de la prochaine comparution et la date à laquelle vous devriez envoyer des rappels .

Avec QuickBooks, vous pouvez également personnaliser les rappels de date d’audience à envoyer. Il suffit de réorganiser une facture pour afficher les dates et les heures des rendez-vous sur une page attrayante qui met l’accent sur les heures, les dates et les lieux. Vous devez vous assurer d’inclure des instructions qui expliquent en détail comment et quand répondre au message, afin que votre cabinet sache toujours si un client donné a accusé réception, ainsi que s’il y a des problèmes à résoudre ou des questions. une réponse .

La possibilité d’importer des renseignements sur les clients à partir d’Excel est une autre fonction fabuleuse qui permet d’économiser du temps et de l’argent lors de la gestion des clients. Cela s’avère particulièrement utile lorsque vous êtes consultant pour un cas d’un autre cabinet et que celui-ci vous envoie ses données dans une feuille de calcul Excel. Il suffit de formater la feuille de calcul selon vos spécifications en cliquant sur Parcourir pour saisir un nouveau fichier client, téléversez le fichier, puis mappez chaque champ que vous voulez importer dans QuickBooks. Au lieu de consacrer des heures facturables à la saisie de données à la main, vous pouvez importer rapidement le fichier dans son intégralité, après quoi il est facile d’apporter les modifications nécessaires .

Bases de données clients

Les bases de données de clients peuvent servir à bien plus que le simple suivi des personnes qui paient pour vos services. Une base de données de clients QuickBooks peut également vous aider à maintenir une liste de jurés potentiels pour un dossier. Par exemple, supposons que vous avez les noms des jurés potentiels d’une affaire antérieure. Vous et votre personnel avez pris des notes pendant le processus de sélection des jurés à ce moment-là et vous avez téléversé toute cette information dans votre base de données QuickBooks. Dans le spécial remarques, vous avez inscrit le nom et le numéro du juré, puis la perception qu’a votre personnel de cette personne et les objections que vous aviez, le cas échéant, à ce qu’elle fasse partie d’un juré en particulier.

Avance rapide jusqu’à cette année, et ce juré s’est présenté de nouveau dans une autre affaire. Votre personnel peut facilement accéder aux notes que vous avez enregistrées dans QuickBooks grâce aux capacités mobiles du logiciel. Cela vous permet de prendre une décision éclairée au sujet de la sélection des jurés .

Le champ Pièces jointes dans le logiciel de comptabilité juridique QuickBooks pour le Canada vous permet d’envoyer rapidement des documents judiciaires aux clients de votre cabinet pour qu’ils les consultent. C’est une autre raison pour laquelle la facturation mensuelle présente un avantage par rapport à la facturation forfaitaire. Lorsque vous envoyez une facture, vous pouvez ajouter des pièces jointes au message avec le trombone stylisé dans QuickBooks. Téléversez d’abord le fichier dans l’entrée du client dans QuickBooks, puis remplissez la facture ou le document que vous devez envoyer. Ensuite, il vous suffit de préparer le message électronique et de vous assurer d’ajouter la pièce jointe avant de cliquer .envoyer.

Lorsque vous transmettez des documents aux clients de votre cabinet à l’aide de cette méthode, assurez-vous de leur assurer que leurs renseignements demeurent confidentiels et sécurisés. Envisagez également d’indiquer clairement à votre client le type de format du document, qu’il s’agisse d’un document Word, PDF ou Google, car cela réduira la confusion lorsque votre client cherchera à consulter ses documents importants .

Toutes ces fonctions s’additionnent pour améliorer votre cabinet en matière de gestion du temps et de cas, ce qui vous donne un net avantage sur la concurrence. Votre cabinet gagnera beaucoup plus d’argent au fil du temps, car QuickBooks vous offre de nombreux moyens d’économiser et d’améliorer l’efficacité dans le traitement de votre charge de travail. Gagner et économiser plus d’argent vous permet de mettre à jour et de mettre à niveau pour garder une longueur d’avance. Cela est important, peu importe si votre objectif est d’obtenir plus de clients, de gagner des dossiers plus importants ou d’élargir le cabinet et d’embaucher plus de personnel .

5,6 millions de clients canadiens utilisent QuickBooks en ligne. Joignez-vous à eux gratuitement aujourd’hui pour aider votre entreprise à prospérer.