La liste de contrôle ultime pour la comptabilité des petites entreprises

La gestion des finances ne doit pas être le fléau de votre vie professionnelle. Elle ne doit pas non plus vous éloigner des raisons personnelles pour lesquelles vous avez lancé votre entreprise.

Au lieu de cela, les notions de base sur la comptabilité des petites entreprises se résument à une poignée de pratiques exemplaires et seulement trois rapports essentiels : votre bilan, votre état des résultats et votre état des flux de trésorerie. Vous pourriez penser qu’il faut un aide-comptable professionnel pour gérer tout ça, mais loin de là.

La liste de contrôle de comptabilité suivante présente un échéancier recommandé pour les fonctions de comptabilité qui permettront de faire le point sur l’état de votre entreprise et de simplifier la préparation de vos impôts.

Tâches quotidiennes de comptabilité d’entreprise

En matière de besoins comptables quotidiens, vos tâches sont légères. Vous devez réviser de nombreux états financiers chaque semaine, chaque mois, chaque trimestre, etc., mais vos responsabilités quotidiennes en matière de comptabilité sont les suivantes :

1.  Vérifier la situation de trésorerie

Puisque l’argent est le carburant de votre entreprise, vous ne voulez jamais fonctionner à vide ou presque. Commencez votre journée en vérifiant combien d’argent vous avez. Il est également important de savoir combien vous vous attendez à recevoir et combien vous prévoyez payer au cours des semaines et des mois à venir.

Tâches comptables hebdomadaires

Les tâches comptables hebdomadaires sont un peu plus complexes. Bienvenue dans vos tâches comptables hebdomadaires, qui regroupent la facturation, la gestion des données financières et d’autres activités amusantes liées aux comptes bancaires d’entreprise.

C’est là qu’un bon système de comptabilité est vraiment rentable. Alors, mettez votre chapeau de comptable et préparez-vous à vous lancer dans la gestion financière sérieuse.

2. Enregistrer des opérations

Enregistrer chaque opération (facturer les clients, recevoir de l’argent comptant des clients, payer les fournisseurs, etc.) quotidienne ou hebdomadaire, selon le volume. Bien que l’enregistrement des opérations manuellement ou dans des feuilles Microsoft Excel soit acceptable, il est probablement plus facile d’utiliser des logiciels comptables pour petites entreprises comme QuickBooks. Les avantages et le contrôle l’emportent de loin sur le coût.

3.  Documenter et classer les reçus

Conservez des copies de toutes les factures envoyées, de tous les reçus en espèces (espèces, chèques et dépôts par carte de crédit) et de tous les paiements en espèces (espèces, chèques, relevés de carte de crédit, etc.).

Créez un fichier de fournisseurs trié par ordre alphabétique pour en faciliter l’accès. Créez un fichier paie trié par date de paie et un fichier de relevé bancaire trié par mois. Il est courant de mettre tous les reçus papier dans une boîte et d’essayer de les déchiffrer au moment des impôts, mais à moins d’avoir un très petit volume d’opérations, il est préférable d’organiser des fichiers distincts pour les reçus assortis au fur et à mesure qu’ils arrivent. De nombreux logiciels de comptabilité vous permettent de numériser des reçus sur papier et d’éviter complètement les fichiers physiques.

4.  Réviser les factures impayées des fournisseurs

Chaque entreprise devrait avoir un dossier « Fournisseurs impayés ». Conservez un registre de chacun de vos fournisseurs qui inclut les dates de facturation, les montants dus et les échéances de paiement. Si les fournisseurs offrent des rabais pour paiement anticipé, vous voudrez peut-être en profiter.

5. Payer les fournisseurs, signer les chèques

Faites le suivi de vos comptes fournisseurs et réservez des fonds pour payer vos fournisseurs à temps afin d’éviter les frais de retard et les associés mécontents. Si vous pouvez repousser les dates de paiement à 60 net ou 90 net, c’est encore mieux. Que vous effectuiez des paiements en ligne ou que vous envoyiez un chèque par la poste, conservez des copies des factures envoyées et reçues à l’aide d’un logiciel de comptabilité pour vous faciliter la tâche pendant la période des impôts.

6.  Préparer et envoyer des factures

Assurez-vous d’inclure les modalités de paiement. La plupart des factures doivent être payées dans les 30 jours, indiqué comme « Net 30 » au bas de votre facture. Sans date d’échéance, vous aurez plus de difficulté à prévoir vos revenus mensuels. Apprenez-en davantage sur la façon d’être payé plus rapidement dans notre guide du paiement de factures à temps.

7.  Réviser le flux de trésorerie projeté

La gestion de votre flux de trésorerie est essentielle, surtout la première année de votre entreprise. Prévoir le montant d’argent dont vous aurez besoin dans les semaines et les mois à venir vous aidera à réserver suffisamment d’argent pour payer vos factures, y compris vos employés et vos fournisseurs. De plus, vous pouvez prendre des décisions d’affaires plus éclairées sur la façon de dépenser votre argent.

Vous n’avez besoin que d’un simple relevé de compte indiquant votre position de trésorerie actuelle, les encaissements prévus à venir et les paiements prévus pour cette période. C’est ce qu’on appelle un état des flux de trésorerie.

Tâches comptables mensuelles

Peu importe l’âge de votre entreprise et si elle offre ses produits et services en personne ou en ligne, vous devez effectuer de nombreuses tâches comptables mensuelles.

8. Faire le rapprochement bancaire

Tout comme lorsque vous rapprochez votre compte chèques personnel, vous devez savoir que vos entrées d’opérations de trésorerie sont exactes et que vous travaillez avec la bonne position de trésorerie. Le rapprochement de votre trésorerie permet de découvrir et de corriger plus facilement les erreurs ou les omissions, que ce soit de votre part ou de la part de la banque, à temps pour les corriger.

9. Consulter les créances échues

Assurez-vous d’inclure une colonne « classement chronologique » pour séparer les « factures impayées » selon le nombre de jours de retard de paiement. Cela vous donne un aperçu des paiements de clients impayés. Le début du mois est le bon moment pour envoyer des relevés de compte en souffrance aux clients et à toute autre personne qui vous doit de l’argent.

À la fin de votre exercice, vous examinerez ce compte de nouveau pour déterminer les comptes clients que vous devrez envoyer aux recouvrements ou radier pour une déduction.

10. Analyser l’état des stocks

Si vous gérez des stocks, réservez du temps pour renouveler la commande des produits qui se vendent rapidement et pour identifier ceux qui évoluent lentement et qui pourraient devoir être réduits ou radiés. Si vous vérifiez régulièrement (et comparez avec les chiffres des mois précédents), il est plus facile de faire des rajustements afin de ne pas être à court ou surchargé.

11.  Traiter ou réviser la paie et approuver les paiements de retenues

Bien que vous ayez établi un échéancier pour payer vos employés (généralement deux fois par mois), vous devez respecter les exigences relatives aux cotisations sociales en fonction des lois fédérales, provinciales et locales à différents moments, alors assurez-vous de retenir, de déclarer et de déposer l’impôt sur le revenu et l’impôt pour personnes handicapées applicables aux organismes appropriés aux dates requises.

Passez en revue le sommaire de la paie avant que les paiements ne soient versés pour éviter d’apporter des corrections au cours de la prochaine période de paie. Un fournisseur de services de paie peut faire tout cela pour vous faire gagner du temps et assurer l’exactitude à un coût raisonnable.

12.  Passer en revue les profits et les pertes réels par rapport au budget et aux années précédentes

Votre état des résultats, à la fois pour le mois en cours et le cumul annuel, vous indique combien vous avez gagné et combien vous avez dépensé. Comparez-le à votre budget mensuel ou trimestriel. La comparaison de vos montants réels avec vos montants prévus met en évidence les dépenses excessives ou insuffisantes.

Si vous n’avez pas préparé de budget, comparez votre état des résultats du cumul annuel en cours avec le même état des résultats du cumul annuel de la période précédente pour cerner les écarts et faire des rajustements.

13.  Vérifier le bilan de fin de mois par rapport à la période précédente

En comparant votre bilan à une date donnée – le 30 juin 2022, par exemple – à un bilan d’une date antérieure – le 31 décembre 2021 – vous obtenez une idée de la façon dont vous gérez les actifs et les passifs. Il est important de rechercher ce qui est considérablement à la hausse ou à la baisse et de comprendre pourquoi. Par exemple, si vos comptes clients sont en hausse, est-ce en raison de l’augmentation des ventes récentes ou de paiements plus lents de la part des clients?

Tâches de comptabilité trimestrielles

Les tâches de comptabilité trimestrielles traitent en grande partie des éléments d’une vue d’ensemble de la gestion d’une petite entreprise ou du travail autonome : des devis fiscaux, des paiements trimestriels et un rappel constant que vous avez besoin d’une excellente solution comptable.

14.  Préparer l’estimation révisée de l’état des résultats annuel

Il est temps d’évaluer combien d’argent vous faites réellement, si votre actif net augmente ou diminue, la différence entre les revenus et les dépenses, ce qui a causé ces changements et comment vous dépensez vos profits. Pendant que vous y êtes, identifiez les points problématiques et effectuez des ajustements pour améliorer les ventes et les marges.

15.  Réviser la taxe de vente et effectuer des paiements trimestriels

L’ARC exige que toutes les petites entreprises qui gagnent plus de 30 000 $ versent des paiements de TVH/TPS. Les entreprises peuvent choisir la période de déclaration qu’elles préfèrent. Mais les règles de l’ARC stipulent que vous devez changer votre période de déclaration de TVH/TPS si vous constatez une augmentation des ventes et des fournitures taxables.

Si vos fournitures taxables dépassent 1,5 million de dollars, vous devez passer à la déclaration trimestrielle, et si elles dépassent 6 millions de dollars, vous devez passer à la déclaration mensuelle. En savoir plus sur la modification de votre période de déclaration ici.

Si vous êtes au Québec, il n’y a pas de TVH. Les taxes de vente du Québec sont la TPS et la TVQ.

16.  Calculer l’impôt sur le revenu estimé et effectuer les paiements

L’ARC perçoit de l’impôt sur le revenu, alors assurez-vous de passer en revue votre état des résultats depuis le début de l’année pour voir si vous devez des impôts prévus pour ce trimestre. Votre comptable peut vous aider au besoin.

Tâches annuelles de comptabilité d’entreprise

Il y a certains événements que vous célébrez chaque année : votre fête, des anniversaires importants et probablement des jours fériés. Vous ne voyez probablement pas des éléments comme la « revue de l’inventaire » ou la « production des déclarations de revenus » comme des choses à célébrer, mais elles sont quand même importantes, surtout lorsqu’il s’agit de tâches de comptabilité annuelles.

17.  Consulter les créances échues

Il est maintenant temps de vérifier les comptes clients en souffrance et de décider si vous pensez que les clients finiront par payer, s’il faut envoyer les factures échues à une agence de recouvrement ou s’il faut les radier pour obtenir une déduction.

18.  Vérifier votre stock

Passez en revue votre stock actuel pour déterminer la valeur des articles non vendus. Toute dépréciation des stocks se traduit par une déduction sur vos impôts de fin d’année. Si vous ne dépréciez pas les stocks invendables, vous surévaluez votre solde de stock et vous payez des taxes supplémentaires que vous ne devez pas.

19.  Réviser et approuver les rapports financiers annuels et les déclarations de revenus

Au moment des impôts, examinez attentivement les rapports financiers annuels de votre entreprise avant de les remettre à votre comptable. Avant de signer votre déclaration, assurez-vous de la vérifier pour en assurer l’exactitude en fonction de vos rapports financiers annuels. Si l’ARC vérifie votre entreprise et constate un paiement insuffisant d’impôt, c’est à vous, et non à votre comptable, qu’il incombera de payer les impôts supplémentaires, les pénalités et les intérêts.

Liste de contrôle de la comptabilité d’entreprise pour réussir

Si ces besoins en comptabilité semblent énormes, c’est parce qu’ils le sont. Mais, avec une bonne planification et quelques grandes inspirations, vous pouvez y arriver.

Un logiciel comptable comme QuickBooks peut vous aider à générer des rapports financiers, à gérer les impôts et à effectuer d’autres tâches comptables pour les petites entreprises. Ce type de logiciel peut vous faciliter la vie en tant que propriétaire d’entreprise. Si vous n’êtes toujours pas certain, n’hésitez pas à demander l’aide d’un comptable professionnel.