Termes pour les petites entreprises : que sont les charges à payer?

À titre de propriétaire de petite entreprise, vous souhaitez obtenir une image fidèle des ressources et des responsabilités financières de votre entreprise. Pour ce faire, vous devez comptabiliser les revenus dès que vous les gagnez et les dépenses dès que vous les engagez.

Si votre entreprise reçoit des biens ou des services de fournisseurs et qu’elle les paie au cours du mois suivant ou de la période comptable suivante, vous comptabilisez ces charges à payer avant d’en effectuer le paiement réel.

Que sont les charges à payer?

Les charges à payer sont les dépenses engagées par votre entreprise, mais qui n’ont pas encore été payées. En général, vous inscrivez ces dépenses en tant que passifs à court terme, mais vous les payez au cours de l’exercice suivant. Vous devez enregistrer ces dépenses dans les livres comptables de votre entreprise, par exemple dans son bilan, car vous devrez les payer plus tard.

Mais pourquoi faut-il consigner les charges à payer avant d’effectuer les paiements nécessaires? En tant que propriétaire d’entreprise responsable, vous voulez aligner vos dépenses le plus possible sur vos revenus afin d’améliorer l’exactitude des états financiers de votre entreprise.

Si vous ne créez pas les écritures de journal nécessaires, vos bénéfices pourraient être trop élevés et ne pas refléter votre revenu réel au cours d’un exercice donné. En outre, si vous utilisez la comptabilité d’exercice à des fins fiscales, le gouvernement vous oblige à divulguer ces types de charges à payer.

Exemples de charges à payer

Les exemples typiques de charges à payer sont les salaires à verser, les services publics et les impôts pour lesquels le gouvernement n’a pas encore émis de facture. Si vous dirigez une entreprise en démarrage ou une petite entreprise, vous aurez peut-être besoin de contracter un prêt pour financer vos activités quotidiennes. Vous devez rembourser le prêt et les intérêts accumulés à une date ultérieure.

Dans ce cas, les intérêts constituent la charge à payer, et vous les comptabilisez pendant la période comptable courante.

Voici un autre exemple de charge à payer : imaginons que votre entreprise reçoit des matières premières d’un fournisseur vers la fin du mois et que vous clôturez vos comptes avant de recevoir la facture du fournisseur. Dans ce cas, vous inscrivez un passif de charge à payer lorsque vous recevez les matières premières et une dépense liée aux matériaux lorsque vous effectuez le paiement.

Produits à recevoir et charges à payer

L’Agence du revenu du Canada exige de la plupart des propriétaires de petites entreprises et des entrepreneurs indépendants qu’ils déclarent les produits à recevoir et les charges à payer lorsqu’ils produisent leurs déclarations de revenus. Il est donc important de comprendre comment les traiter.

Comme vous consignez souvent les charges à payer ou le produit couru à un moment autre que celui où le paiement est fait, la comptabilité d’exercice exige que vous créiez deux écritures pour chaque événement.

Consigner les produits à recevoir et les charges à payer

Lorsque vous comptabilisez un revenu, vous inscrivez le produit à recevoir dans votre compte de revenus ainsi que dans un compte d’actif, comme un compte client. Lorsque vous comptabilisez une dépense, vous inscrivez la charge à payer dans votre compte de dépenses ainsi que dans un compte de passif, comme un compte fournisseur.

Ensuite, lorsque le paiement est fait, vous pouvez compenser le produit à recevoir dans votre compte d’actif ou la charge à payer dans votre compte de passif, puis débiter ou créditer votre compte de caisse.

Bien que cela nécessite des étapes supplémentaires par rapport à la comptabilité de caisse, il est beaucoup plus facile de consigner correctement chaque événement que d’attendre la fin de l’exercice pour convertir vos registres de caisse afin de respecter les exigences de la comptabilité d’exercice de l’ARC à des fins fiscales.

En comptabilisant les dépenses avant même de les payer, vous vous assurez que les ressources et les obligations financières actuelles de votre entreprise sont à jour dans vos documents financiers. QuickBooks en ligne vous permet d’organiser les finances de votre entreprise et de vous préparer pour la période des impôts. Faites-en l’essai gratuit pendant 30 jours.