Avantages et inconvénients de l’utilisation d’un logiciel d’impôt infonuagique

Les pratiques comptables traditionnelles sont confrontées à un certain nombre d’obstacles. Avec les mises à jour constantes de la législation et des règles de conformité, il peut être difficile et fastidieux pour les comptables de se tenir au courant des changements récents. Par ailleurs, comme tous les secteurs d’activité sont de plus en plus numérisés, la plupart des données sont maintenant stockées en ligne. Enfin, les dépenses variables sont plus nombreuses, ce qui alourdit la charge de travail du comptable.

Découvrez comment les logiciels comptables infonuagiques vous aident à surmonter ces problèmes et à être plus productif pendant la période des impôts. Ils pourraient même vous faire gagner assez de temps pour vous occuper de plus de clients.

Qu’est-ce qu’un logiciel d’impôt infonuagique?

Les logiciels d’impôt infonuagiques vous permettent de stocker, de connecter et de gérer toutes vos données fiscales à partir de plusieurs endroits. Ils vous permettent aussi de télécharger facilement vos documents, par exemple vos relevés bancaires, directement dans le logiciel pour les comparer rapidement avec les comptes de votre entreprise et vous assurer que vos livres sont exacts.

Le logiciel est stocké sur un serveur distant et non dans les locaux de votre entreprise, ce qui vous permet d’accéder aux comptes où que vous soyez et sur n’importe quel appareil disposant d’une connexion Internet. Il vous suffit d’avoir une application ou un navigateur Web, et le tour est joué!

Le logiciel fonctionne entièrement dans le nuage, ce qui signifie que vous n’avez pas besoin d’installer le logiciel sur plusieurs ordinateurs dans votre entreprise. Vos employés peuvent saisir des données dans la même version du logiciel pendant que vous vérifiez les comptes en temps réel.

Différences entre les logiciels d’impôt infonuagiques et les systèmes traditionnels

La principale différence entre un logiciel d’impôt infonuagique et un logiciel d’impôt de bureau traditionnel est la facilité avec laquelle vous pouvez accéder aux renseignements. Avec les systèmes traditionnels, le logiciel n’est installé que sur un seul ordinateur à la fois. Par conséquent, le seul moyen d’accéder aux renseignements est d’utiliser les ordinateurs sur lesquels le logiciel est installé. De plus, le programme ou les données des logiciels d’impôt traditionnels ne restent pas très longtemps à jour.

Avec les logiciels traditionnels, qui sont installés uniquement sur des appareils individuels, les données sont normalement partagées par le biais d’un courriel ou d’une clé USB, ce qui compromet la sécurité des données sensibles.

Contrairement aux logiciels d’impôt infonuagiques, vous devez saisir les factures et les relevés bancaires manuellement dans le système et le logiciel de comptabilité de bureau n’offre que peu ou pas d’intégration avec vos autres rapports de données sur l’entreprise.

Les avantages d’utiliser un logiciel d’impôt infonuagique

Comme toutes les données financières sont enregistrées sur le nuage dans une base de données unique, les membres de l’équipe ou les employés peuvent collaborer sans problème. Vous n’aurez plus besoin de gérer et de créer plusieurs versions d’un même fichier ou de copier des données sur des clés USB pour les partager avec d’autres personnes. Les employés peuvent travailler ensemble de n’importe où, à condition d’avoir un accès à Internet. Cela peut accélérer le processus et simplifier d’autres tâches, telles que les prévisions.

Voici certains des avantages d’utiliser des logiciels d’impôt infonuagiques.

Accessibilité

Ces logiciels permettent aux utilisateurs autorisés de se connecter de n’importe où et en tout temps, à l’aide d’un navigateur Web, afin qu’ils puissent travailler même lorsqu’ils ne sont pas au bureau. Vous pouvez donc préparer et soumettre des déclarations sans avoir à attendre d’être de retour au bureau le matin ou après la fin de semaine.

Les membres de l’équipe comptable sont toujours en mesure d’accéder aux renseignements financiers les plus récents et aux analyses en temps réel. Comme toutes les données sont stockées dans le même système infonuagique, il est plus facile de partager des documents électroniques entre les membres du personnel qui travaillent chez eux ou qui sont en déplacement. De plus, il n’est pas nécessaire d’acheter un logiciel supplémentaire pour accéder à un véritable logiciel infonuagique.

Vérificateur

Le vérificateur vous guidera dans le processus de soumission par la TED, vous indiquant les problèmes et les avertissements relatifs à vos fichiers. Les problèmes vous empêcheront de procéder à la soumission électronique. Les avertissements ne vous empêcheront pas de procéder à la soumission électronique. Par contre, ils vous montreront quels sont les champs qui pourraient nécessiter votre attention.

Et lorsque vous consulterez la déclaration de quelqu’un d’autre, vous pourrez voir la révision de son document dans le Vérificateur. Cela signifie que vous verrez si sa déclaration comporte des problèmes ou des avertissements qui doivent être traités.

Intégration

Les logiciels d’impôt infonuagiques, comme Quickbooks Comptable Pro Tax, offrent un large éventail de possibilités d’intégration. Cela inclut les applications commerciales qui utilisent la même base de données centrale. Comme tous les systèmes fonctionneront à partir de la même base de données, vous pourrez simplifier votre processus de déclaration.

À mesure que votre cabinet se développe, vous pouvez ajouter des fonctions grâce à l’intégration d’applications pour vous aider à simplifier votre flux de travail dans la plupart des domaines. Par exemple :

• Intégration des clients
• Paiements des clients
• Collaboration avec les clients et conseils
• Équilibrer les documents comptables des clients
• Créer des écritures de journal
• Gérer des employés

Automatisation

L’un des piliers de la productivité est l’efficacité, et c’est précisément là que l’automatisation entre en jeu. Les logiciels d’impôt infonuagiques automatisent de nombreuses tâches comptables et bancaires, éliminant ou réduisant la quantité de travail manuel. En voici quelques exemples :

• Ressaisie manuelle des données
• Importation/exportation des fichiers
• Basculement d’une application à une autre

Lorsque vous avez terminé votre balance de vérification et vos documents comptables pour les travailleurs autonomes ou les sociétés, Pro Tax reprend automatiquement ces données et les ajoute dans le bon formulaire, de sorte que vous n’avez pas à utiliser deux logiciels pour remplir vos déclarations d’impôts.

Une fois votre balance de vérification terminée, elle sera synchronisée directement avec votre formulaire T2125 pour vos clients travailleurs autonomes ou avec votre formulaire s100 ou s125 si vous produisez une déclaration de revenus des sociétés.

En outre, les logiciels d’impôt infonuagiques peuvent automatiser les calculs d’impôts nationaux et internationaux, ce qui contribuera à garantir la conformité avec tous les régimes fiscaux applicables. Certaines solutions de comptabilité infonuagiques de premier plan automatisent même la reconnaissance des revenus pour se conformer aux normes comptables reconnues.

Comme le logiciel est dans le nuage, vous disposerez toujours de la version la plus récente, puisqu’il se met à jour automatiquement

Coût

En évitant les installations et les processus de configuration qui prennent du temps, vous ne gagnez pas que du temps. Vous gagnez aussi de l’argent. Les comptables qui utilisent des logiciels traditionnels sur leurs ordinateurs doivent non seulement payer le produit initial, mais aussi la maintenance et les mises à jour nécessaires. Avec les programmes infonuagiques, le développement du logiciel est entièrement géré en interne par le fournisseur, qui en assume donc les coûts. Vous ne payez que l’accès au logiciel.

Conformité simplifiée

L’utilisation d’un logiciel d’impôt vous permet de disposer des outils nécessaires pour rester organisé, vous tenir au courant des changements de réglementation et respecter les exigences de l’ARC. Grâce au logiciel, vous pouvez vous concentrer sur la préparation de tous vos documents de fin d’année et garder un œil sur l’évolution constante des obligations fiscales au Canada.

Les inconvénients d’utiliser un logiciel d’impôt infonuagique

S’il est vrai que tout ne peut pas être parfait il est en revanche possible de frôler la perfection. Voici quelques-uns des inconvénients des logiciels d’impôt infonuagiques.

Connexion Internet

Le principal inconvénient du stockage sur le nuage par rapport au stockage sur le site est qu’il ne fonctionne qu’avec une connexion Internet. Votre logiciel de comptabilité infonuagique ne fonctionnera que dans la mesure où votre connexion Internet le permet. Par conséquent, si votre connexion n’est pas bonne, vous risquez de ne pas être en mesure d’effectuer vos tâches rapidement.

Même si l’accès à Internet est garanti dans la majorité des situations professionnelles et personnelles, ce n’est pas toujours le cas. Vous courez donc le risque que toutes les parties ne puissent pas travailler sur le même projet.

Sécurité

La comptabilité en nuage est bien plus sûre, mais seulement si vous mettez en place des pratiques pour éviter que vous et votre équipe ne laissiez vos systèmes dans un état de vulnérabilité. Toutes les entreprises et tous les employés doivent faire leur part pour assurer la sécurité de ces données cruciales. Vous devez notamment apprendre aux utilisateurs à sécuriser leurs mots de passe et à ne pas laisser leur poste de travail connecté et sans surveillance.

Ceux qui occupent des postes administratifs plus importants ont tout intérêt à utiliser les fonctions de contrôle d’accès afin de s’assurer que chaque employé ou équipe n’a accès qu’aux parties du système qui le concernent directement.

Formation des employés au nouveau logiciel

Si vous ou vos employés êtes habitués à des méthodes plus traditionnelles, il vous faudra un certain temps pour vous adapter au nouveau système. Par conséquent, une intégration lente dans le nouveau logiciel d’impôt infonuagique, impliquant une formation, devrait vous faciliter la tâche. Heureusement, il existe de nombreux didacticiels en ligne qui vous guideront tout au long du processus .

Lorsque vous choisissez QuickBooks Comptable comme logiciel d’impôt infonuagique, vous simplifiez votre flux de travail et vous avez l’esprit tranquille, car votre travail est enregistré automatiquement au fur et à mesure. Vous pourriez même le trouver utile pour remplir en ligne les déclarations  T1, T2 et T3. Essayez-le dès aujourd’hui et améliorez le rendement de votre cabinet pour la période des impôts.