Qu’est-ce qu’un rapport de dépenses?

Un rapport de dépenses est une liste de toutes les dépenses que votre entreprise a engagées pendant une période précise. Dans certains cas, il peut également renvoyer à une liste des dépenses engagées par un employé précis. L’Agence du revenu du Canada (ARC) vous permet de déduire presque toutes les dépenses d’entreprise sur votre déclaration de revenus, il est donc important de faire le suivi étroit des dépenses. Et qui n’aime pas recevoir une déduction fiscale?

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Quel est l’objectif d’un rapport de dépenses?

De nombreuses entreprises remboursent les dépenses de leurs employés. La plupart des employés paient de leur poche les dépenses d’entreprise, ce qui signifie qu’ils peuvent soumettre un rapport au service de comptabilité de leur entreprise. Lorsque vous soumettez un rapport détaillé, il doit comprendre tous les reçus appropriés.

Les rapports de dépenses peuvent être soumis sur une base hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle.

Qu’est-ce qui est inclus dans un rapport de dépenses?

Vous pouvez trouver les éléments suivants sur un rapport de dépenses typique :

• Date
• Fournisseur
• Client
• Projet
• Numéro de compte
• Montant total
• Auteur
• Notes

Pratiques exemplaires en matière de rapports de dépenses

Suivez ces conseils lors de la mise en œuvre de votre politique en matière de rapport de dépenses dans votre petite à moyenne entreprise.

Automatiser le processus

L’utilisation d’un logiciel pour garder le contrôle sur les dépenses de votre entreprise est la façon la plus facile et la plus précise de faire le suivi des dépenses. QuickBooks autorisera plusieurs utilisateurs pour un compte, ce qui signifie que vos employés peuvent soumettre leurs dépenses par l’entremise du logiciel, lequel gardera tous vos documents à un seul endroit. Les rapports remplis sont envoyés automatiquement au bon approbateur, tandis que les reçus sont appariés automatiquement au bon rapport de dépenses.

Créer une politique claire et concise

Il est important de définir des règles claires que tous vos employés doivent suivre. Vos employés doivent également savoir comment soumettre les dépenses correctement. Définissez des règles sur les limites de dépenses et créez une liste de ce que vos employés peuvent mettre dans les dépenses ou non. Faites en sorte que ces règles soient accessibles à tous les employés.

Traiter les remboursements rapidement

Personne n’aime attendre des semaines avant de se faire rembourser des dépenses d’entreprise. Faites en sorte d’avoir un système organisé en place pour vous assurer que vos employés sont payés rapidement.

Mettre en application vos politiques

Après avoir passé tout ce temps à créer votre politique en matière de rapport de dépenses, il est important de mettre ces règles en application. Les logiciels comptables auront des règles intégrées et toute violation sera immédiatement signalée. Si vos employés soumettent des rapports de dépenses manuellement, il incombera à votre équipe de comptabilité ou à vous de relever toute violation.

Rester à jour avec les rapports de dépenses de votre entreprise

Quels sont les avantages de faire le suivi de vos dépenses d’entreprise avec une application? Les applications peuvent vous aider à faire le suivi des dépenses. Lorsque vous importez ces renseignements dans des logiciels comptables, vous pouvez facilement créer des rapports de dépenses. En plus d’inclure les dépenses sur votre déclaration de revenus, vous voulez également en faire le suivi afin de savoir où les revenus vont. Avec les bonnes stratégies, ces renseignements peuvent vous aider à accroître les marges de profit, à réduire les dépenses et à atteindre d’autres objectifs commerciaux.

Du travail acharné et de l’organisation font de votre entreprise une réussite. Vous ne voulez pas dépenser plus d’argent que nécessaire sur votre facture fiscale. QuickBooks en ligne vous permet d’organiser les finances de votre entreprise et de tout préparer pour la période des impôts. Faites-en l’essai gratuit pendant 30 jours.

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