Guide stratégique pour vos comptes clients QuickBooks en ligne Comptable

Comprendre la consolidation de comptes

Qu’est-ce que la consolidation de comptes et pourquoi est-ce important?

Au fil du temps, les cabinets comptables ont tendance à accumuler plusieurs comptes QuickBooks en ligne Comptable, que ce soit à la suite d’acquisitions, de configurations utilisées par leurs employés ou d’autres circonstances. Une stratégie basée sur plusieurs comptes peut parfois être volontaire et servir un objectif précis pendant un certain temps. Le plus souvent, l’accumulation de comptes se fait de manière naturelle. Si elle n’est pas volontaire, cette fragmentation peut entraîner des inefficacités opérationnelles pour le cabinet et compliquer la gestion du personnel et des clients.

La consolidation de comptes consiste à restructurer de manière stratégique ces comptes QuickBooks en ligne Comptable afin de les intégrer dans un seul environnement unifié. Cet article vise à aider votre cabinet à suivre les étapes techniques de la consolidation tout en gérant le changement organisationnel pour votre personnel. La consolidation vous permet d’améliorer la visibilité, de simplifier la gestion administrative et de poser les bases d’une croissance durable.

Grâce à la Suite Intuit Comptable , vous pouvez centraliser les dossiers de vos clients et tirer parti d’outils pour une transition en douceur. C’est le moment idéal pour investir dans ce processus afin d’améliorer l’efficacité de votre cabinet.

Étape 1 : Planification de votre consolidation, phase la plus cruciale

La phase de planification est la plus importante de l’ensemble du processus. Une stratégie réfléchie permet de minimiser les perturbations, de réduire les risques et de vous faire gagner un temps précieux tout en ménageant les efforts nécessaires.

Choisissez votre compte cible

Votre première décision, et la plus importante, consiste à choisir vos comptes QuickBooks en ligne Comptable deviendra votre compte cible . L’utilisateur chargé de la consolidation doit être un administrateur principal sur tous les comptes sources, et au minimum un administrateur d’entreprise ou principal sur le compte cible.

Le compte idéal cible est celui qui contient déjà les documents comptables internes de votre cabinet, le cas échéant. Conserver ces fonctions essentielles dans leur compte d’origine est actuellement l’approche la plus sûre et la plus simple.

• Documents comptables du cabinet : si votre cabinet répartit ses documents comptables sur plusieurs comptes, la consolidation de comptes n’est pas plus recommandée pour le moment.
• Facturation : après le transfert de la facturation d’un client, il peut falloir jusqu’à deux cycles de facturation pour que le changement soit déjà pris dans le compte. Vous pourriez également voir des frais et des crédits calculés au prorata sur les relevés des comptes sources et cibles.

Si ces intégrations ne sont pas un facteur déterminant, l’option la plus judicieuse est de saisir le compte QuickBooks en ligne Comptable ayant le plus grand nombre de fichiers clients associés. Cela a réduit le nombre de clients à migrer, ce qui a diminué par les risques et les efforts de nettoyage.

Si vos documents comptables internes se trouvent dans un compte distinct de vos autres intégrations, la nouvelle solution est d’intégrer ce compte à la Suite Intuit Comptable.

Étape 2 : Préparation du compte cible

• Une fois que vous avez choisi votre compte cible, quelques étapes préparatoires sont nécessaires.
• Intégrez le compte à la suite Intuit Comptable : défini-vous que le compte cible que vous avez choisi a été transmis à la nouvelle plateforme.
• Confirmez que la facturation de votre cabinet est configurée correctement dans le compte cible.
• Recréez les rôles personnalisés : si vous utilisez les rôles d’utilisateur personnalisés dans vos comptes sources, vous devez les recréer manuellement dans le compte cible avant le transfert.
• Sauvegardez les données des clients : téléchargez les rapports des clients que vous transférez.
• Confirmez le type d’abonnement : l’outil de transfert libre-service ne peut pas déplacer les clients ayant certains types d’abonnements, y compris ceux qui utilisent QuickBooks Self-Employed et Paie seulement.
• Consultez notre guide pratique : référez-vous à ce guide et à la liste de contrôle qu’il contient pour bien comprendre le processus, l’échéancier et les attentes, afin d’assurer un transfert réussi.

Étape 3 : Migration à l’aide de l’outil de transfert de clients

Une fois votre compte cible prêt, vous pouvez commencer la migration. Vous devez utiliser un outil en libre-service qui automatise le transfert des clients, des utilisateurs associés, des documents et des affectations du comptable principal.

• Connectez-vous à votre compte cible en tant qu’administrateur principal ou administrateur de l’entreprise.
• Cliquez sur la roue dentée et sélectionnez Transférer le client .
• Choisissez le compte source à partir de maintenant que vous voulez transférer les clients.
• Sélectionnez les clients que vous voulez transférer. Leurs utilisateurs associés seront codés dans le compte cible.
• Passez en revue le journal de transfert pour confirmer que le transfert a bien été effectué.
• Si vous avez plusieurs comptes sources, il suffit de répéter ce processus pour chacun d’eux.

Les abonnements actifs à QuickBooks en ligne ne peuvent pas être transférés. Pour transférer ces comptes, vous devez d’abord les réactiver.

Gestion des clients en double

Si un client existe à la fois dans le compte source et dans le compte cible, vous devez conserver celui qui est lié à la relation de facturation. Si la facturation se fait dans le compte cible, supprimez le doublon du compte source. Si la facturation est effectuée dans le compte source, vous devez supprimer le client du compte cible avant de procéder au transfert.

Étape 4 : Nettoyage et communication après le transfert

Une fois la technique de migration terminée, concentrez-vous sur le nettoyage et la communication.

Dans le compte cible :

• Communiquez avec le personnel : annoncez-lui que le transfert est terminé.
• Reconnectez les applications : demandez à votre équipe de reconnecter manuellement toutes les applications tierces liées aux comptables . Les applications liées aux clients devaient être définies sans problème.
• Évaluez les utilisateurs : comme l’outil transférez les utilisateurs associés, examinez la liste des utilisateurs et supprimez les membres du personnel qui ont été importés.

Dans les comptes sources :

• Désactivez les utilisateurs : désactivez tous les utilisateurs du cabinet qui ne devaient plus avoir accès à l’ancien compte.
• Supprimez les comptes inutilisés : pour définir un compte source, créer une adresse courriel « cimetière » (p. ex. suppressionqbec@votreentreprise.com) et définir comme administrateur principal. Ensuite, connectez-vous à accounts.intuit.com à l’aide de nouveaux justificatifs d’identité, téléchargez une copie de vos données pour vos dossiers et soumettez une demande de suppression définitive des données anciennes de QuickBooks en ligne Comptable.

Étape 5 : Maintenance continue pour un compte en bonne santé

La consolidation est le premier pas vers une nouvelle gestion. Pour maintenir un environnement organisé et sécurisé, mettre en place un calendrier de maintenance régulier :

• Passez en revue l’accès du personnel : chaque trimestre, examinez les niveaux d’accès de tous les membres du personnel afin de vous assurer que les autorisations sont requises.
• Nettoyez votre liste de clients : chaque mois ou chaque trimestre, supprimez les clients qui ne font plus affaire avec votre cabinet afin de maintenir une liste à jour et facile à gérer.

Pour en savoir plus sur la Suite Intuit Comptable , consultez l’information sur les différences entre QuickBooks en ligne Comptable et la Suite Intuit Comptable .

Disclaimer

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