Conseils concernant l’envoi de factures : utiliser les champs « Cc » et « Cci »

Lorsque vous envoyez une facture à un client par courriel, vous voudrez peut-être en envoyer une copie à vous-même, à votre service des ventes, aux personnes que vos clients demandent et au personnel connexe. QuickBooks en ligne vous permet de faire ceci aussi facilement que si vous utilisiez les champs « Cc » et « Cci » de votre compte de messagerie dans son portail de facturation.

Les champs « Cc » et « Cci » des factures

Les deux champs ont le même objectif : ils vous permettent tous les deux d’envoyer une copie de la facture par courriel à d’autres personnes ou entreprises, en plus de celle à laquelle votre facture est destinée. La seule différence entre les deux champs est que l’un permet au destinataire de voir les adresses courriel ajoutées, alors que l’autre ne le permet pas. Le champ « Cc » signifie « copie conforme », en référence à la copie papier d’un document qui a été produite à partir d’un papier carbone. Lorsque vous vous servez de ce champ pour ajouter des destinataires secondaires, toutes les personnes qui reçoivent la facture peuvent voir toutes les adresses courriel auxquelles celle-ci a été envoyée. Le champ « Cci » signifie « copie conforme invisible ». Il vous permet d’ajouter des destinataires secondaires en masquant leurs adresses courriel. Les personnes auxquelles vous envoyez votre facture ne savent donc pas que celle-ci a été transmise à d’autres.

Si vous souhaitez envoyer toutes vos factures à une adresse courriel en particulier, ajoutez-la à partir de vos paramètres. Ainsi, cette adresse sera automatiquement ajoutée au champ de copie conforme invisible de toutes vos factures. Choisissez cette option seulement si vous souhaitez que toutes vos factures soient envoyées à cette personne. Pour ajouter plusieurs adresses, séparez-les par une virgule. Vous pouvez également ajouter d’autres adresses courriel à des factures en particulier si vous souhaitez leur transmettre uniquement ces dernières, et non toutes les factures que vous créez à partir de QuickBooks.

Pourquoi utiliser ces champs?

Certaines factures ne doivent être envoyées qu’à une seule personne, mais d’autres peuvent devoir être transmises à plusieurs. Si vous êtes le seul à gérer la facturation et que vous travaillez avec des clients individuels, vos factures seront probablement envoyées au client sans avoir besoin de ces champs. Il existe toutefois d’autres situations exigeant l’envoi à plusieurs destinataires. Voici des cas pour lesquels l’utilisation des champs de copie conforme et de copie conforme invisible est appropriée :

Un client qui exploite une entreprise veut que la facture soit transmise à plusieurs services en fonction de leurs processus de traitement des comptes fournisseurs.

• Votre façon de traiter la facturation dans votre entreprise exige que plusieurs personnes fassent des suivis, notamment votre commis responsable des comptes clients et la représentante qui s’est occupée de la vente.
• Vous voulez assurer la confidentialité des destinataires en évitant de divulguer leur identité et leur adresse courriel. Vous souhaitez, par exemple, envoyer une copie d’une facture à votre commis responsable des comptes clients, tout en protégeant son identité et son adresse courriel. Cela garantit également que les clients n’envoient pas de messages directement à des personnes qui ne sont pas les bonnes personnes-ressources. Le champ de copie conforme invisible est idéal dans les situations où vous devez transmettre des renseignements confidentiels.
• Vous devez envoyer une facture à plusieurs personnes, mais souhaitez que votre courriel ne soit pas trop chargé. Le champ de copie conforme invisible vous permet de masquer les adresses courriel de certaines personnes pour éviter d’encombrer votre message d’une longue liste de destinataires.

Les champs de copie conforme et de copie conforme invisible des factures envoyées par courriel peuvent vous aider à transmettre ces dernières à tous les destinataires qui en ont besoin. QuickBooks en ligne facilite la création et l’envoi de factures intelligentes pour que vous puissiez obtenir vos paiements deux fois plus vite. Essayez la version gratuite dès aujourd’hui.