Êtes-vous propriétaire d’une entreprise de construction? Vous créez probablement quelques devis chaque jour pour des clients potentiels. Qu’arrive-t-il lorsqu’un client potentiel décide de vous donner le feu vert pour construire sa maison de rêve? Vous célébrez. Ensuite, il faut se mettre au travail, et commencer en créant un devis. Continuez votre lecture pour maîtriser l’art de créer un devis.
Créer des devis dans QuickBooks
Des devis bien conçus sont essentiels à la réussite de votre entreprise; cependant, leur création peut amener son lot de défis. Si vos prix estimatifs sont trop élevés, les clients iront voir ailleurs. D’un autre côté, si vous estimez vos prix à la baisse, il se peut que les clients ne vous prennent pas au sérieux, et vous risquez de perdre beaucoup d’argent si l’un d’entre eux accepte votre proposition.
Pour préparer un devis, il faut estimer les données qui concernent le projet en question. L’un des aspects cruciaux du processus, appelé « analyse des coûts du projet », consiste à comparer vos coûts estimés pour la main-d’œuvre, les matériaux, etc. par rapport à vos dépenses actuelles. Au fil du temps, cette comparaison vous permettra de mieux déterminer quand vos prix estimatifs sont trop élevés et quand ils sont trop bas, et ainsi de corriger le tir dans vos devis futurs.
Il existe différentes façons de créer des devis : sur papier, dans une feuille de calcul, ou automatiquement en utilisant QuickBooks.
La création d’un devis dans QuickBooks offre de nombreux avantages par rapport aux méthodes manuelles, notamment :
Économie de temps – en utilisant QuickBooks, vous évitez de saisir deux ou même trois fois les données de votre devis. Et une fois que vous avez commencé les travaux, vous pouvez convertir votre devis en facture en quelques clics seulement. Un avantage supplémentaire est que tous ces renseignements sont à portée de main lorsque vient le temps d’exécuter un rapport des coûts du projet.
Exactitude – les calculs du devis et de la facture sont faits pour vous. Vous pouvez également utiliser la liste d’articles pour faire en sorte de n’oublier aucun article utilisé. Si les bardeaux de toiture ne sont pas ajoutés à un devis ou une facture, vous pourriez avoir de la difficulté à expliquer à votre nouveau client pourquoi son prix a bondi soudainement par la suite.
Professionnalisme – votre entreprise est professionnelle, et tout ce qui quitte votre bureau, en particulier les devis et les factures, doit être impeccable. Grâce à QuickBooks, vous pouvez créer vos documents à partir de centaines de modèles à personnaliser.
Pour créer un devis, saisissez les articles dans votre liste d’articles, puis le montant estimé. Si vous êtes nouveau dans le monde de la construction, sachez que QuickBooks offre quelques conseils pour vous aider à créer un devis.
- Essayez de créer plusieurs devis différents pour chaque projet pour voir les changements qui sont apportés aux chiffres lorsque vous manipulez des points de données.
- Enregistrez vos devis pour une utilisation ultérieure sur d’autres projets.
- Simplifiez le processus de création des devis en enregistrant les projets. Si vous réalisez les mêmes types de tâches plutôt fréquemment, vous pouvez tirer profit de la fonction Mémoriser le devis.
- Utilisez votre devis pour générer une facture efficacement. Chaque devis que vous créez peut être converti automatiquement en une facture dans l’éventualité où votre client potentiel accepte de devenir votre client.
Comment saisir un devis dans QuickBooks
En tant qu’entrepreneur, vous utilisez peut-être déjà un logiciel pour créer vos devis. Vous pouvez continuer d’utiliser ce logiciel s’il vous plaît, mais, si vous voulez profiter d’avantages supplémentaires comme des fonctions de création de devis, de factures et de rapports de coût de revient, en plus de pouvoir effectuer plusieurs autres tâches, vous devez créer vos devis dans QuickBooks.
Pourquoi? Parce que vos prix estimatifs serviront à calculer tous les autres chiffres. En d’autres mots, chaque projet que vous entreprenez commence avec un devis.
Les chiffres relatifs à votre flux de travaux dépendent des chiffres de votre devis, pour des aspects comme la comptabilité, le suivi des heures travaillées pour la paie et les coûts liés au projet. Si vous voulez être en mesure d’exécuter des rapports pour tous ces aspects, vous devez saisir vos chiffres dans QuickBooks. Vous n’avez rien de plus à saisir que ce que vous saisissez déjà dans votre système actuel!
De plus, en seulement quelques clics, vous pourrez transformer vos devis en factures. Si vous prévoyez utiliser la facturation proportionnelle, la fonction de QuickBooks vous sera d’une aide précieuse. Cette fonction vous permet d’envoyer des factures selon un échéancier établi, et le logiciel fait le suivi de tout ce qui a déjà été payé ou qui est toujours impayé. Lorsque vous voudrez exécuter les rapports susmentionnés, vous n’aurez pas à saisir les données à nouveau, puisqu’elles se trouvent déjà toutes dans le logiciel.
Qu’est-ce que la facturation proportionnelle, et comment l’utiliser?
Avant de commencer à travailler sur un nouveau projet, convertissez le devis du client en facture. Cela vous permettra de configurer la facturation proportionnelle, c’est-à-dire les factures à envoyer à chaque étape du projet selon les modalités établies dans votre contrat avec votre client. Par exemple, si vous avez convenu que le client doit payer la moitié du total maintenant et l’autre moitié à l’achèvement des travaux, alors vous convertirez le devis en facture pour le montant total, tout en précisant que le paiement de 50 % est tout ce qui est exigible à l’heure actuelle.
Si le projet a une grande portée et qu’il comprend de nombreux matériaux, vous pouvez le séparer en versements de 20 % – une première facture de 20 % est exigible avant le début des travaux, suivie de 3 factures de 20 %, suivies d’une dernière facture pour les 20 % restants, et qui détaille tous les versements et postes antérieurs. Le premier versement est dû avant que les travaux commencent, puis, selon la durée du projet, chaque facture subséquente peut être envoyée 45 jours après la précédente, en laissant au client une fenêtre de 30 jours à compter de la date de réception de chaque facture pour en régler le montant. La dernière facture est envoyée seulement une fois les travaux terminés. C’est ce que l’on appelle la facturation proportionnelle – les factures sont envoyées au fur et à mesure que les objectifs d’avancement du projet sont atteints. L’exemple ci-dessus n’est qu’une façon d’envoyer progressivement des factures à vos clients. Grâce à la facturation proportionnelle, vous pouvez utiliser le devis que vous avez créé dans QuickBooks pour ensuite créer plusieurs factures au fil du projet.
Si vos projets sont brefs et concis, une facture unique peut suffire. Pour les projets qui ont des échéanciers plus longs ou plus d’une phase, la facturation proportionnelle vous permet de maintenir votre flux de trésorerie pendant toute la durée du projet, et le fait d’avoir un logiciel de paie en nuage comme QuickBooks vous permet de continuer à bien rémunérer vos employés. Les frais généraux que vous engagez entre temps sont couverts, pendant que vous continuez à travailler.
Quels sont les avantages de la facturation proportionnelle?
La facturation proportionnelle offre beaucoup d’avantages dont votre entreprise en construction peut profiter immédiatement, notamment :
- Flux de trésorerie fiable
- Incitatif pour votre équipe
- Risque plus faible pour vous et vos clients (potentiels)
De plus, elle permet à votre compte bancaire de disposer d’une source de revenus fiable, ce qui est particulièrement utile si des fournitures sont nécessaires, si la paie est due, ou si vous avez besoin d’augmenter la main-d’œuvre sur un projet.
Comme votre équipe et vous le savez, la paie est le principal incitatif de tout employé. Pour assurer le bon déroulement de tous vos projets, ne manquez jamais une paie! N’oubliez pas que votre équipe est payée à l’heure, tandis que vous, en tant que propriétaire, gagnez le même montant peu importe le nombre d’heures nécessaire à l’achèvement d’un projet. Si votre équipe est motivée et effectue le travail en moins de temps que prévu, c’est encore plus d’argent dans le compte de votre entreprise. En revanche, si le projet prend plus de temps à réaliser que ce que vous aviez prévu, le retard pourrait gruger vos profits petit à petit. C’est une dure leçon, mais elle peut vous permettre et à votre équipe d’apprendre à gérer le temps. Saviez-vous que QuickBooks peut aussi faire le suivi du temps consacré à chaque projet? Il s’agit d’un outil pratique, en particulier pour vos rapports sur le coût de revient.
La facturation proportionnelle est aussi avantageuse pour vos clients. Cette méthode présente moins de risque que s’ils devaient payer même la moitié à l’avance. De plus, cette méthode de facturation permet à vos clients de savoir que leur projet continue d’avancer pourvu qu’ils effectuent leurs versements à temps, et les paiements plus petits sont beaucoup plus faciles à gérer.
Comment envoyer des factures proportionnelles avec QuickBooks?
Vous devriez convenir avec vos clients du nombre de versements, ou du pourcentage du coût total par facture, avant de commencer le projet. Il est essentiel que chacune de vos factures proportionnelles détaille le montant du projet convenu à l’origine, et que chaque facture subséquente mette en évidence les versements déjà reçus. Si le contrat pour le projet a changé depuis sa création, vous devriez le noter sur la facture suivante afin de préserver une bonne relation avec vos clients.
Comment active-t-on la facturation proportionnelle dans QuickBooks?
Selon le type de compte QuickBooks que vous avez, la facturation proportionnelle pourrait déjà être activée. Si ce n’est pas le cas, suivez ces étapes, en gardant à l’esprit que vous pourriez avoir déjà réalisé certaines d’entre elles :
- Dans votre barre d’outils QuickBooks, cliquez sur le signe plus (+).
- Cliquez sur Devis.
- Saisissez les renseignements nécessaires.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Cliquez sur Créer une facture.
- Déterminez le pourcentage du montant total que vous facturez. Vous pouvez choisir de facturer 100 % du montant, un pourcentage précis pour chaque poste, ou un montant personnalisé pour chaque poste.
- Cliquez sur Créer une facture.
- Une fois que vous avez reçu un paiement pour la facture, ouvrez la facture et sélectionnez le bouton Paiement reçu.
- Saisissez les renseignements sur le paiement.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Ventes, puis sur Facturation proportionnelle.
- À l’ouverture de cette section, cliquez sur l’icône de crayon.
- Cochez la case pour produire plusieurs factures à partir d’un seul devis.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Cliquez sur Terminer.
Il est important de souligner que tous les montants restants sur la facture ne comprennent pas les taxes, les rabais que vous pourriez appliquer, ou les frais d’expédition ou de transport. Les chiffres restant sur chaque poste correspondent au total moins tout montant qui a déjà été facturé. Vous pouvez ajouter d’autres postes, comme les taxes et d’autres frais, à votre facture au besoin.
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