Comment créer un modèle de facture dans Word

Pour demander le paiement des clients de façon efficace et professionnelle, vous devez produire une facture. Il existe une multitude de programmes qui peuvent vous aider avec ce processus, y compris Microsoft Word. Ignorez-vous comment créer un modèle de facture dans Microsoft Word pour les services rendus? Voici ce que vous devez savoir.

Avantages et inconvénients d’utiliser Word pour la facturation

Avantages d’utiliser Word pour la facturation

Word offre des modèles de facture standard, comme les factures de vente, les factures de service, les énoncés de travaux et plusieurs autres options.. Cette variété vous procure la souplesse et l’encadrement dont vous avez besoin pour commencer, et vous pouvez ensuite personnaliser ces factures pour ajouter les informations et l’image de marque de votre entreprise. De plus, le créateur de factures gratuit de Word vous permet d’enregistrer vos factures et de les remplir facilement plus tard, ce qui rend votre processus de facturation beaucoup plus efficace. 

Lorsque vous créez une facture à l’aide d’un modèle Word, vous vous assurez de ne jamais oublier une section. L’exploitation d’une entreprise implique de faire le suivi de nombreux petits détails, et il est courant d’oublier d’inclure des renseignements lorsque vous avez beaucoup de pain sur la planche. Donc, le fait d’utiliser un modèle déjà préparé qui met en évidence tous les détails importants à inclure peut vous éviter des erreurs coûteuses. 

Les modèles de factures gratuits de Word vous permettent d’envoyer vos factures par courriel en tant que pièces jointes, ou de les imprimer pour les poster. Les générateurs de factures en ligne et les créateurs de factures gratuits n’offrent généralement pas l’option d’enregistrer les factures pour les réutiliser aux personnes non abonnées.

Finalement, grâce aux modèles générés par Microsoft Word, vous pouvez vous sentir en sécurité en sachant que vous envoyez des factures professionnelles à vos clients. 

Inconvénients d’utiliser Word pour la facturation

Que vous envoyiez vos factures Word par courriel ou par la poste, le processus n’est pas automatisé, alors vous devez les envoyer manuellement. QuickBooks en ligne vous permet de créer des factures électroniques et envoyez-les rapidement en quelques clics de souris. Vos clients paient en ligne à partir des factures : la facture QuickBooks leur permet de choisir l’option de carte de crédit qu’ils préfèrent et de procéder au paiement tout de suite. La meilleure partie est que vous n’avez qu’à payer des frais de traitement minimes pour cette commodité.

Inversement, avec Word, vos clients doivent gérer le paiement manuellement et prendre des mesures supplémentaires après avoir reçu leurs factures. Qu’ils vous envoient des chèques par la poste, saisissent leurs informations de carte de crédit dans une page sur votre site Web ou se déplacent pour vous payer en espèces, le processus de paiement peut être fastidieux et contraignant. Les clients règlent leurs comptes plus rapidement lorsque vous simplifiez le processus et facilitez le paiement.

De plus, les modèles de factures Word ne vous permettent pas d’utiliser de formules, ce qui signifie que vous devez faire chaque calcul vous-même. En revanche, lorsque vous créez des factures avec Excel ou d’autres programmes, vous pouvez créer des formules et les enregistrer pour une utilisation ultérieure. Cela est pratique lorsque vous avez besoin d’effectuer les mêmes calculs pour plusieurs clients, ou d’une période de paie à une autre, et cela rend votre processus de facturation plus rapide, plus pratique et précis.

Comment créer votre propre modèle de facture à partir de Word

Vous pouvez créer une facture à partir de zéro en utilisant un modèle de facture Word existant. Choisissez simplement un modèle, téléchargez-le sur votre ordinateur et ajoutez les renseignements nécessaires. Vous n’avez pas besoin d’un abonnement à Microsoft Office pour utiliser le créateur de factures en ligne de Word, mais la modification de factures en ligne nécessite un abonnement.

Une fois que vous avez trouvé quelques modèles de factures de base que vous voulez essayer, il est temps de créer votre facture. Encore une fois, vous pouvez télécharger le modèle de facture sur votre ordinateur pour le personnaliser. Sinon, vous pouvez gérer tout le processus à partir de votre programme Microsoft Word.

1. Ouvrez Microsoft Word.
2. Cliquez sur Fichier et choisissez Nouveau.
3. Saisissez Facture dans le champ de recherche afin que Word vous présente tous les modèles de facture disponibles.
4. Si vous utilisez Office en ligne, vous trouverez une série de modèles sur la page d’accueil. Faites défiler la page au complet et choisissez Plus de modèles. Ensuite, choisissez Catégorie du côté gauche et cliquez sur Factures.
5. Choisissez le modèle à utiliser.
6. Double-cliquez sur le modèle pour l’ouvrir.
7. Si vous utilisez Office en ligne, vous devez choisir entre le téléchargement et la modification en ligne.
8. Personnalisez la facture en ajoutant les informations sur votre entreprise.
9. Pour ajouter du texte, cliquez simplement à l’endroit visé et commencez à taper. Supprimez le texte fictif.
10. Si la facture prévoit une place pour votre logo, cliquez sur l’encadré autour du texte qui indique Votre logo ici. Cliquez sur Insérer et choisissez Image, puis naviguez pour trouver votre logo d’entreprise, sélectionnez-le et choisissez Insérer. Les types de fichiers permis sont .jpg, .gif, et .bmp.
11. Si vous n’avez pas de logo, vous pouvez utiliser une image de la bibliothèque (clipart). Cliquez sur Insérer, sélectionnez Image de la bibliothèque et choisissez l’image que vous aimez le plus.
12. Supprimez les champs que vous ne voulez pas utiliser. Par exemple, si vous n’avez pas de slogan d’entreprise, supprimez simplement le champ prévu à cet effet.
13. Laissez les champs vides si vous voulez écrire l’information à la main. Par exemple, si vous voulez imprimer plusieurs factures et ajouter la date plus tard, vous devriez supprimer le texte fictif dans le champ de la date, mais laisser l’étiquette qui le précède (et qui indique Date).
14. Si vous planifiez d’écrire le nom de votre client à la main, supprimez le texte fictif et insérez un soulignement à cet endroit pour une utilisation ultérieure.
15. Utilisez les fonctions Formes et Lignes pour ajouter des lignes ou des formes où vous le souhaitez.
16. Pour modifier des lignes ou des formes existantes, choisissez la ligne ou la forme en question, puis sélectionnez l’onglet Format, et apportez les changements souhaités en utilisant les outils disponibles sous cet onglet. Vous pouvez ajouter des lignes pointillées ou continues, mettre de l’ombrage en arrière-plan, modifier la couleur de votre texte et apporter d’autres changements.
17. Passez le tout en revue, puis enregistrez la facture.

Comment enregistrer votre facture Word en format PDF

Lorsque vous avez préparé la facture, vous pouvez ajouter la touche finale, l’enregistrer sur votre ordinateur et ensuite l’envoyer par courriel à votre client en tant que pièce jointe. Si vous choisissez cette voie, n’oubliez pas que tout le monde n’a pas nécessairement Microsoft Word sur son ordinateur. Vous devriez donc enregistrer et envoyer la facture en format PDF pour vous assurer que vos clients peuvent l’ouvrir facilement. Pour ce faire, sélectionnez Enregistrer sous, et sous « Type d’enregistrement », choisissez PDF.

Si vous préférez envoyer la facture par la poste, imprimez-en une copie et postez-la. Pour faire le suivi de la facture, inscrivez une note à vos dossiers pour indiquer que vous l’avez envoyée. Envisagez d’inscrire un rappel à votre calendrier numérique de manière à ce que, si la facture n’a pas été payée à une certaine date, vous puissiez communiquer avec votre client pour lui rappeler le paiement exigible.

Modèles de factures gratuits de Microsoft Word

Le Centre de ressources QuickBooks comprend une multitude de modèles de factures Microsoft Word parmi lesquels choisir – et qui sont précisément conçus pour répondre à vos besoins d’entreprise. Chaque modèle est conçu pour un domaine de travail précis puisque chaque secteur nécessite des détails uniques sur la facture.

De surcroît, toutes les factures comprennent un article qui traite des particularités de ce qu’il faut inclure dans votre facture pour faire preuve de professionnalisme et vous assurer un paiement rapide. 

Tous les modèles peuvent être téléchargés en format Microsoft Word, PDF ou Excel. 

Peut-on faire encore plus facile que Word? Comment créer une facture avec QuickBooks

Les modèles de facture Word rendent la création de factures assez facile. Ouvrez simplement un modèle et personnalisez-le : une option géniale lorsque vous lancez votre entreprise, ou si vous envoyez seulement un très petit nombre de factures tout au long de l’année. Cependant, au fur et à mesure que vous devenez plus occupé et que vous servez plus de clients, vous avez besoin d’une solution robuste : c’est là que QuickBooks entre en jeu.

Le logiciel de facturation envoie les factures directement à vos clients, qui peuvent ensuite les payer de façon instantanée et sécurisée. De plus, toutes les factures sont synchronisées dans votre logiciel comptable de manière à ce que, lorsque les clients effectuent leurs paiements, l’information soit automatiquement mise à jour dans vos documents comptables. Une fois les paiements effectués par les clients, QuickBooks rend le tout facile en transférant leurs fonds dans le compte bancaire de votre entreprise pour vous. Plus besoin d’aller à la banque pour effectuer des dépôts!

Finalement, QuickBooks vous permet de faire le suivi sans effort de chaque facture, avec des alertes en temps réel lorsque les clients consultent et paient leurs factures. De plus, le système leur envoie des rappels s’ils n’ont pas payé d’ici leurs dates d’échéance. Tout cela aide à réduire les risques de manquer des paiements.

Vous avez un horaire chargé, et vous avez besoin des bons outils pour faire fonctionner votre entreprise.  QuickBooks en lignevous aide à facturer vos clients pour qu’ils soient payés plus rapidement. Achetez la solution maintenant et épargnez, ou essayez-la gratuitement pendant 30 jours. Apprenez-en davantage sur la façon de créer votre facture dans QuickBooks, ici.