Facturation

Comment créer une facture dans QuickBooks, Excel et Word

Les factures sont un élément essentiel de votre petite entreprise. Ils font le suivi de ce que les clients vous doivent quand l’argent est dû et du type de flux de trésorerie auquel vous pouvez vous attendre dans les semaines ou les mois à venir. Sans factures, votre petite ou moyenne entreprise n’a aucun moyen de percevoir de l’argent. Vous pourriez également avoir besoin d’une facture pour accumuler le montant exact de taxe de vente, comme l’exige le Agence du revenu du Canada.


Les modèles de facture offrent un moyen de simplifier votre processus de facturation, ce qui vous permet d’économiser du temps et de l’argent. Apprenez comment créer une facture qui correspond à votre entreprise à l’aide des options de base des modèles de facture disponibles dans trois excellents logiciels .

Déterminer quel modèle de facture vous convient

Les logiciels de création de factures varient en termes de complexité et d’automatisation. Une facture en ligne gratuite de base peut inclure des menus déroulants qui guident la construction d’un modèle, ajoutent plus de lignes et effectuent des calculs de base, mais la personnalisation est limitée.


Les modèles de facture spécialisés, souvent offerts dans le cadre de logiciels comptables payants, offrent généralement plus d’options, de la saisie de plusieurs champs à l’insertion de formules pour calculer les taxes, les frais et les services complémentaires. Ils offrent également des didacticiels sur la façon de créer une facture qui vous permet de saisir des calculs personnalisés en fonction des besoins uniques de votre entreprise.

La création d’un modèle vous permet de reproduire des factures sans avoir à les créer constamment à partir de zéro. Un système de facturation efficace permet à votre entreprise d’économiser du temps et de l’argent à long terme en intégrant automatiquement les calculs financiers dans votre logiciel de comptabilité.

Renseignements requis pour les modèles de facture canadiens

L’exactitude est la clé lorsqu’il s’agit de créer un exemple ou un modèle de facture, ainsi que des modèles de facture canadiens .exiger certains renseignements pour qu’ils soient légaux. Cette information vous sera utile si vous devez percevoir la taxe de vente sur vos achats et payer l’impôt des petites entreprises sur votre revenu.


  • En haut, identifiez votre entreprise avec le nom, le logo et les coordonnées.
  • En dessous, indiquez le nom et les coordonnées du client.
  • Mettez en surbrillance la date et le numéro de la facture pour faciliter le suivi, tant pour vous que pour le client.
  • Sur des lignes distinctes dans un modèle semblable à une grille, détaillez les produits ou services rendus et associez-les à une colonne à droite indiquant les frais pour chacun.
  • Totalisez les taxes de vente et incluez votre numéro d’entreprise pour toute commande de 30 $ ou plus, conformément à la loi canadienne.
  • Au bas de l’écran, faites le total des imputations et indiquez la date d’échéance.

Comment créer une facture dans QuickBooks

QuickBooks en ligne a un didacticiel vidéo étape par étape qui explique comment créer un modèle de facture en moins de trois minutes. Cette ressource vous permet de créer facilement autant de modèles personnalisés que nécessaire.


  1. Cliquez sur Facturation dans votre tableau de bord QuickBooks. Ensuite, cliquez sur le rectangle vert au milieu de la page qui indique « Envoyer votre première facture ».
  2. Saisissez le nom du client que vous facturez.. Si vous avez un client régulier, les coordonnées de cette personne s’inscrivent automatiquement dans le modèle. Si vous obtenez un nouveau client, ajoutez les détails de la personne à cette étape pour référence ultérieure en cliquant sur « Enregistrer » .
  3. Choisissez les modalités de paiement.. Cela permet au client de savoir quand le paiement est dû. La valeur par défaut du menu déroulant est 30 jours, ou Net 30.
  4. Saisissez ce que vous avez vendu au client.. Si vous avez déjà configuré certains de ces éléments, le menu déroulant filtre ces éléments. Sinon, vous pouvez créer un nouvel article à partir de ce modèle de facture en cliquant sur Ajouter. Remplissez les renseignements pour référence ultérieure .
  5. Saisissez l’adresse courriel du client à côté du nom. Songez à enregistrer la facture à ce stade en cliquant sur Enregistrer dans le coin inférieur droit.
  6. Prévisualisez ce que vous avez jusqu’à présent. Cliquez sur le bouton Imprimer ou Prévisualiser au bas de l’écran pour voir ce que le client voit lorsqu’il reçoit votre facture.
  7. Ajoutez le logo de votre entreprise. Allez au bas du créateur de la facture. Sélectionnez « Personnaliser » et « Modifier la facture actuelle » pour remplir le grand espace blanc en haut de la facture. Le modèle vous permet de choisir votre fichier de logo, puis de modifier les couleurs ou la taille de ce document .
  8. Modifiez votre modèle de facture. Choisissez parmi les modèles Agréable, Moderne, Frais, Audacieux ou Amical.
  9. Activez les paiements en ligne. À côté de l’adresse courriel du client, indiquez si vous acceptez ou non les paiements en ligne. QuickBooks intègre automatiquement ce système de paiement dans votre logiciel comptable pour des paiements faciles et sécurisés. Les clients peuvent cliquer sur les options de paiement en ligne pour payer votre facture immédiatement avec une carte de crédit .
  10. Enregistrez et envoyez votre facture. Cliquez sur le bouton vert « Enregistrer et envoyer » dans le coin inférieur droit. C’est ici que vous pouvez ajouter un message rapide au client ou créer une phrase standard ou deux pour gagner du temps plus tard. Cela vous permet également de prévisualiser votre facture mise à jour. Cliquez sur « Enregistrer et fermer » lorsque vous avez terminé .
  11. Commencez à gagner de l’argent. QuickBooks met à jour vos opérations de vente automatiquement et dépose les fonds dans votre compte bancaire lorsque le client paie la facture. Examinez les renseignements de vos opérations de vente pour voir quelles factures sont impayées et lesquelles sont payées .

Comment créer une facture dans Microsoft Word

Microsoft Word propose plusieurs modèles de factures que vous pouvez télécharger sur le Site Web du bureau. L’avantage de ces modèles est que vous pouvez prévisualiser ce à quoi ils ressemblent avant de les personnaliser avec vos renseignements. Word ajoute également automatiquement les lignes de produits et de services pour créer un total au bas de la facture, un peu comme le fait Excel .


Chaque facture s’ajuste facilement et s’imprime en format lettre, légal, exécutif ou carte de crédit, selon vos besoins. Il suffit de quelques clics de souris pour enregistrer le modèle de facture Microsoft Word mis à jour sur votre ordinateur ou dans le nuage, ce qui vous permet de récupérer facilement un modèle pour l’utiliser plus tard .


Toutefois, si vous utilisez Word pour la facturation, des étapes supplémentaires peuvent être nécessaires pour intégrer ces opérations de facturation dans votre logiciel comptable, à moins que votre logiciel comptable dédié utilise déjà Word comme programme de document par défaut. Word utilise également uniquement les ajouts de base dans ses factures; ce logiciel ne permet pas d’utiliser des formules plus complexes, comme celles d’Excel ou de QuickBooks .

Comment créer une facture dans Microsoft Excel

Microsoft Excel utilise des calculs et des formules puissants pour faciliter la comptabilité. Modèles téléchargeables dans Excel se ressemblent à ceux de Word, avec des couleurs et des espaces blancs déjà en place pour une meilleure lisibilité. Il n’est pas nécessaire de modifier plusieurs cellules pour obtenir un système de facturation de base, et la modification de la taille de chaque cellule Excel est rapide et efficace. Enregistrez votre modèle de facture mis à jour pour l’utiliser plus tard .


Excel permet de noter facilement les perceptions de taxe de vente, les rabais ou les pourcentages de réduction. Contrairement à Word, Excel offre la possibilité de personnaliser et d’utiliser des formules complexes. Si vous pouvez devenir un expert dans l’utilisation de la vaste gamme de formules Excel pour calculer les IRC, le RCI et les comptes clients, ce programme est peut-être le bon pour vous .


Excel peut être source de confusion si vous n’êtes pas aussi familier avec les méthodes du programme pour saisir des formules. C’est l’une des nombreuses raisons pour lesquelles un logiciel de comptabilité dédié est souvent l’option la plus simple et la plus rentable pour les modèles de facture. Un tel logiciel vous permet de consacrer plus de temps à votre modèle d’entreprise de base plutôt que d’essayer de devenir un expert dans l’utilisation des formules Excel .

Avantages de la facturation en ligne

La facturation en ligne signifie que vos clients reçoivent leurs factures plus rapidement et que vous percevez votre argent plus rapidement. QuickBooks en ligne offre plus de choix pour des modèles de facture gratuits parce que le logiciel combine des composants de Word et d’Excel avec ses fonctions de comptabilité robustes. Pour commencer, il vous suffit de saisir les coordonnées de votre entreprise, de changer la couleur, d’ajouter le logo de votre entreprise et de choisir un style .


QuickBooks en ligne facilite l’acceptation des paiements en ligne et le paiement de vos factures plus rapidement. Il suffit d’intégrer le bouton « Payer maintenant » à vos modèles de facture pour profiter des paiements en ligne, y compris les paiements par carte de crédit, par l’intermédiaire d’une connexion sécurisée .


Votre entreprise est unique et, à ce titre, vous seul pouvez déterminer le type de modèle de facture le mieux adapté aux besoins de votre entreprise. Que vous utilisiez QuickBooks pour votre facturation ou non ,QuickBooks en ligne a beaucoup de renseignements gratuits utiles pour vous aider à respecter la loi canadienne ainsi que d’excellents conseils et astuces pour améliorer votre résultat net.

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