Comment créer une facture dans QuickBooks, Excel et Word

Les factures sont un élément essentiel de votre petite entreprise. Ils permettent de faire le suivi de ce que vos clients vous doivent à l’échéance, et du type de flux de trésorerie auquel vous pouvez vous attendre dans les semaines ou les mois à venir. Sans factures, votre petite ou moyenne entreprise ne peut avoir aucun moyen de percevoir de l’argent. Vous pourriez aussi avoir besoin d’une facture pour accumuler le montant exact de taxe de vente, tel que requis par le Agence du revenu du Canada

Les modèles de facture vous permettent de simplifier votre processus de facturation, ce qui vous permet d’économiser du temps et de l’argent. Apprenez à créer une facture qui correspond à votre entreprise avec les modèles de facture de base offerts dans trois bons logiciels.

Déterminer le modèle de facture qui vous convient le mieux

Les logiciels de création de factures varient en fonction de leur complexité et de leur automatisation. Une facture en ligne gratuite de base peut comprendre des menus déroulants qui guident la construction d’un modèle, ajouter plus de lignes et effectuer des calculs de base, mais la personnalisation est limitée.

Les modèles de facture spécialisés, souvent offerts dans un logiciel comptable, offrent généralement plus d’options, allant de la saisie de plusieurs champs à l’insertion de formules pour calculer les taxes, les frais et les services supplémentaires. Vous fournirez également des didacticiels sur la façon de créer une facture, qui vous permet d’entrer des calculs personnalisés en fonction de vos besoins uniques.

La création d’un modèle vous permet de reproduire des factures sans avoir à les créer constamment à partir de zéro. un Un système de facturation efficace permet à votre entreprise d’économiser du temps et de l’argent à long terme en intégrant automatiquement les calculs financiers à votre logiciel comptable.

Renseignements requis pour les modèles de facture canadienne

Pour créer un exemple ou un modèle de facture, l’exactitude est la clé de la précision. Les modèles de facture canadienne exigent certains renseignements. afin qu’ils soient légaux. Ces renseignements seront utiles si vous devez percevoir la taxe de vente sur les achats et payer l’impôt de petite entreprise sur vos revenus.

• Dans le haut, présentez votre entreprise avec son nom, son logo et ses coordonnées.
• Ci-dessous, montrez le nom et les coordonnées du client.
• Mettez en surbrillance la date et le numéro de la facture pour faciliter le suivi, tant pour vous que pour le client.
• Sur des lignes distinctes configurées comme une grille, détaillez les produits ou services rendus et appariez-les avec une colonne à droite indiquant les frais pour chacun.
• Total des taxes de vente et indiquez votre numéro d’entreprise pour toute commande de 30 $ ou plus, conformément à la loi canadienne.
• Au bas de l’écran, calculez le total des imputations et indiquez l’échéance.

Comment créer une facture dans QuickBooks

QuickBooks en ligne a un didacticiel vidéo étape par étape qui explique comment créer un modèle de facture en moins de trois minutes. Cette ressource vous permet de créer facilement autant de modèles personnalisés que vous en avez besoin.

1. Cliquez sur Facturation dans votre tableau de bord QuickBooks. Ensuite, cliquez sur le rectangle vert au milieu de la page qui indique « Envoyez votre première facture ».
2. Saisissez le nom du client à qui vous envoyez la facture , Si vous avez un client régulier, les coordonnées de cette personne s’affichent automatiquement dans le modèle. Si vous devenez un nouveau client, ajoutez ses renseignements à cette étape pour référence ultérieure en cliquant sur Enregistrer.
3. Choisissez les modalités de paiement , Cela permet au client de savoir quand le paiement est dû. La valeur par défaut du menu déroulant est 30 jours, ou Net 30.
4. Saisissez ce que vous avez vendu au client , Si vous avez déjà configuré certains de ces éléments, le menu déroulant filtre ces éléments. Dans le cas contraire, vous pouvez créer un nouvel article à partir de ce modèle de facture en cliquant sur Ajouter. Saisissez les renseignements pour référence.
5. Saisissez l’adresse courriel du client à côté du nom. Vous pourriez enregistrer la facture à ce stade en cliquant sur Enregistrer dans le coin inférieur droit.
6. Affichez un aperçu de ce que vous avez jusqu’à présent. Cliquez sur le bouton Imprimer ou Prévisualiser dans le bas pour voir ce que le client voit lorsqu’il reçoit votre facture.
7. Ajoutez le logo de votre entreprise. Allez au bas du créateur de facture. Sélectionnez Personnaliser et Modifier courant pour remplir ce grand espace blanc en haut de la facture. Le modèle vous permet de choisir votre fichier de logo, puis de modifier les couleurs ou la taille de votre document.
8. Changez votre modèle de facture. Choisissez parmi les modèles Agréables, Modernes, Frais, Audacieux et sympathiques.
9. Activer les paiements en ligne. À côté du courriel du client, choisissez si vous acceptez ou non les paiements en ligne. QuickBooks intègre automatiquement ce système de paiement à votre logiciel comptable pour des paiements simples et sécurisés. Vos clients peuvent cliquer sur les options de paiement en ligne pour payer leur facture immédiatement avec une carte de crédit.
10. Enregistrez la facture et envoyez-la. Cliquez sur le bouton vert Enregistrer et envoyer dans le coin inférieur droit. Vous pouvez ajouter un message rapide au client ou créer une phrase standard ou deux pour gagner du temps plus tard. Cela vous permet également de prévisualiser votre facture mise à jour. Cliquez sur Enregistrer et fermer lorsque vous aurez terminé.
11. Commencez à rapporter de l’argent. QuickBooks met automatiquement à jour vos opérations de vente et dépose les fonds dans votre compte bancaire lorsque le client paie la facture. Consultez l’information de vos opérations de vente pour voir quelles sont les factures impayées et lesquelles sont payées.

Comment créer une facture dans Microsoft Word

Microsoft Word vous offre plusieurs modèles de facture qui peuvent être téléchargés sur le Site Web au bureau , L’avantage de ces modèles est que vous pouvez prévisualiser leur apparence avant de les personnaliser avec vos informations. Word ajoute également automatiquement les lignes de produits et services pour créer un total au bas de la facture, tout comme Excel le fait.

Chaque facture est facilement ajustée et imprimée pour être sous la forme de lettres, de documents légaux, de cadres ou de cartes, en fonction de vos besoins. Enregistrer le modèle de facture Microsoft Word mis à jour sur votre ordinateur de bureau ou votre système infonuagique ne prend que quelques clics de souris, et vous permet de récupérer facilement un modèle pour l’utiliser plus tard.

Toutefois, si vous utilisez Word pour la facturation, l’intégration de ces factures dans votre logiciel de comptabilité peut nécessiter des étapes supplémentaires, à moins que votre logiciel comptable dédié utilise déjà Word comme programme de documents par défaut. Word n’utilise que des ajouts de base dans ses factures; ce logiciel n’est pas en mesure d’utiliser des formules plus complexes, comme celles d’Excel ou de QuickBooks.

Comment créer une facture dans Microsoft Excel

Microsoft Excel utilise des formules et des calculs puissants pour faciliter la comptabilité. Modèles téléchargeables dans Excel ressembler à ceux de Word, avec des couleurs et des espaces blancs déjà en place pour une lisibilité facile. Il n’est pas nécessaire de modifier beaucoup de cellules pour obtenir un système de facturation de base, et la modification de la taille de chaque cellule Excel est rapide et efficace. Enregistrez votre modèle de facture mis à jour pour l’utiliser plus tard.

Dans Excel, il est facile de noter les perceptions de taxe de vente, les rabais ou les pourcentages de rabais. Contrairement à Word, Excel permet de personnaliser et d’utiliser des formules complexes. Si vous pouvez devenir un expert de l’utilisation de la vaste gamme de formules d’Excel pour calculer les IRC, les RCI et les comptes clients, ce programme pourrait vous convenir.

Excel peut être complexe si vous n’êtes pas aussi familier avec les méthodes du programme pour entrer des formules. C’est l’une des nombreuses raisons pour lesquelles un logiciel de comptabilité spécialisé est souvent l’option la plus simple et la plus rentable pour les modèles de facture. Ce type de logiciel vous permet de consacrer plus de temps à votre modèle d’entreprise de base au lieu d’essayer de devenir un expert en utilisant les formules d’Excel.

Avantages de la facturation en ligne

La facturation en ligne signifie que vos clients reçoivent leurs factures plus rapidement et que vous recevez votre argent plus rapidement. QuickBooks en ligne offre un plus grand nombre de choix en matière de modèles de factures gratuits parce que le logiciel combine des composantes de Word et d’Excel pour les intégrer à ses fonctions de comptabilité robustes. Pour commencer, vous devez saisir les coordonnées de votre entreprise, changer les couleurs, ajouter votre logo et choisir un style.

Compte QuickBooks facilite l’acceptation des paiements en ligne et permet de recevoir des paiements de clients plus rapidement. Intégrez simplement le bouton « Payer maintenant » à vos modèles de facture pour profiter des paiements en ligne et des paiements par carte de crédit, le tout au moyen d’une connexion sécurisée.

Votre entreprise est unique, et vous êtes la seule personne qui peut déterminer quel est le meilleur type de modèle de facture à utiliser en fonction des besoins individuels de votre entreprise. Que vous utilisiez QuickBooks pour la facturation ou non, QuickBooks en ligne offre beaucoup de renseignements gratuits et utiles pour vous aider à respecter la loi canadienne, ainsi que des conseils et des astuces pour améliorer votre bénéfice net.