Comment créer une facture dans QuickBooks, Excel et Word

Les factures sont un élément essentiel de votre petite entreprise. Ils font le suivi de ce que les clients vous doivent quand l’argent est dû, et du type de flux de trésorerie auquel vous pouvez vous attendre dans les semaines ou les mois à venir. Sans factures, votre petite ou moyenne entreprise n’a pas la possibilité de percevoir de l’argent. Vous pouvez également avoir besoin d’une facture pour accumuler le bon montant de taxe de vente, comme l’exigent les Agence du revenu du Canada.

Les modèles de facture vous permettent de simplifier votre processus de facturation, ce qui vous fait gagner du temps et de l’argent. Apprenez comment créer une facture qui correspond à votre entreprise, grâce aux options de modèle de facture de base offertes dans trois excellents logiciels .

Déterminer quel modèle de facture vous convient le mieux

Les logiciels de création de facture varient en termes de complexité et d’automatisation. Une facture en ligne gratuite de base peut inclure des menus déroulants qui guident la création d’un modèle, ajoutent des lignes et effectuent des calculs de base, mais la personnalisation est limitée.

Les modèles de facture spécialisés, souvent offerts dans le cadre d’un logiciel de comptabilité payant, offrent généralement plus d’options, qu’il s’agisse de saisir plusieurs champs ou d’insérer des formules pour calculer les taxes, les frais et les services complémentaires. Ils fournissent également des didacticiels sur la façon de créer une facture qui vous permettent d’effectuer des calculs personnalisés en fonction des besoins uniques de votre entreprise.

La création d’un modèle vous permet de copier des factures sans avoir à les créer constamment à partir de zéro. Un système de facturation efficace permet à votre entreprise d’économiser du temps et de l’argent à long terme en intégrant automatiquement les calculs financiers dans votre logiciel de comptabilité.

Renseignements requis pour les modèles de facture pour le Canada

L’exactitude est la clé lorsqu’il s’agit de créer un exemple ou un modèle de facture, et les modèles de facture pour le Canada exiger certains renseignements pour qu’ils soient légaux. Ces renseignements vous seront utiles si vous devez percevoir la taxe de vente sur vos achats et payer l’impôt des petites entreprises sur votre revenu.

• En haut, identifiez votre entreprise avec le nom, le logo et les coordonnées.
• En dessous, affichez le nom et les coordonnées du client.
• Mettez en surbrillance la date et le numéro de la facture pour faciliter le suivi, tant pour vous que pour le client.
• Sur des lignes distinctes disposées en forme de grille, détaillez les biens ou les services rendus et associez-les à une colonne à droite indiquant les frais pour chacun.
• Faites le total des taxes de vente et incluez votre numéro d’entreprise pour toute commande de 30 $ ou plus, conformément à la loi canadienne.
• Au bas de l’écran, faites le total des frais et indiquez leur date d’échéance.

Comment créer une facture dans QuickBooks

QuickBooks en ligne propose un didacticiel vidéo étape par étape qui explique comment créer un modèle de facture en moins de trois minutes. Cette ressource vous permet de créer facilement autant de modèles personnalisés que nécessaire.

1. Cliquez sur Facturation dans votre tableau de bord QuickBooks. Cliquez ensuite sur le rectangle vert au milieu de la page qui indique « Envoyez votre première facture ».
2. Saisissez le nom du client à qui vous facturez. Si vous avez un client régulier, ses coordonnées sont automatiquement ajoutées au modèle. Si vous obtenez un nouveau client, ajoutez les détails de la personne à cette étape pour référence ultérieure en cliquant sur Enregistrer .
3. Choisissez les modalités de paiement. Cela permet au client de savoir quand le paiement est dû. La valeur par défaut du menu déroulant est 30 jours, ou Net 30.
4. Saisissez ce que vous avez vendu au client. Si vous avez déjà configuré certains de ces éléments, le menu déroulant filtre ces éléments. Sinon, vous pouvez créer un nouvel article à partir de ce modèle de facture en cliquant sur Ajouter. Saisissez les renseignements pour référence ultérieure .
5. Saisissez l’adresse courriel du client à côté du nom. Envisagez d’enregistrer la facture à ce stade en cliquant sur Enregistrer dans le coin inférieur droit.
6. Prévisualisez ce que vous avez jusqu’à présent. Cliquez sur le bouton « Imprimer » ou « Prévisualiser » au bas de l’écran pour voir ce que le client verra lorsqu’il recevra votre facture.
7. Ajoutez le logo de votre entreprise. Allez au bas du créateur de facture. Sélectionnez « Personnaliser » et « Modifier le courant » pour remplir le grand espace blanc en haut de la facture. Le modèle vous permet de choisir votre fichier de logo, puis de modifier les couleurs ou la taille selon vos besoins pour ce document .
8. Changez votre modèle de facture. Choisissez parmi les modèles Agréable, Moderne, Frais, Audacieux ou Convivial.
9. Activez les paiements en ligne. À côté de l’adresse courriel du client, indiquez si vous acceptez ou non les paiements en ligne. QuickBooks intègre automatiquement ce système de paiement dans votre logiciel de comptabilité pour des paiements faciles et sécurisés. Les clients peuvent cliquer sur les options de paiement en ligne pour payer votre facture immédiatement par carte de crédit .
10. Enregistrez et envoyez votre facture. Cliquez sur le bouton vert « Enregistrer et envoyer » dans le coin inférieur droit. C’est ici que vous pouvez ajouter un message rapide au client ou créer une ou deux phrases standard pour gagner du temps plus tard. Cela vous permet également de prévisualiser votre facture mise à jour. Cliquez sur Enregistrer et fermer lorsque vous avez terminé .
11. Commencez à importer de l’argent. QuickBooks met automatiquement à jour vos opérations de vente et dépose les fonds dans votre compte bancaire lorsque le client paie la facture. Consultez les renseignements sur vos opérations de vente pour voir quelles sont les factures impayées et lesquelles sont payées .

Comment créer une facture dans Microsoft Word

Microsoft Word propose plusieurs modèles de facture à télécharger à partir du Site Web du bureau. L’avantage de ces modèles est que vous pouvez prévisualiser leur apparence avant de les personnaliser avec vos renseignements. Word ajoute également automatiquement les lignes de produits et de services pour créer un total au bas de la facture, un peu comme le fait Excel .

Chaque facture s’ajuste et s’imprime facilement au format lettre, légal, exécutif ou carte, selon vos besoins. Enregistrer le modèle de facture Microsoft Word mis à jour sur votre ordinateur de bureau ou dans votre système infonuagique ne prend que quelques clics de souris, et vous permet de récupérer facilement un modèle pour une utilisation ultérieure .

Toutefois, si vous utilisez Word pour la facturation, des étapes supplémentaires peuvent être nécessaires pour intégrer ces opérations de facturation dans votre logiciel de comptabilité, à moins que votre logiciel de comptabilité dédié utilise déjà Word comme programme de document par défaut. Word n’utilise également que les ajouts de base dans ses factures; ce logiciel n’a pas la capacité d’utiliser des formules plus compliquées, comme celles dans Excel ou QuickBooks .

Comment créer une facture dans Microsoft Excel

Microsoft Excel utilise des calculs et des formules puissants pour faciliter la comptabilité. Modèles téléchargeables dans Excel se ressembler à ceux de Word, avec des couleurs et des espaces blancs déjà en place pour une meilleure lisibilité. Il n’est pas nécessaire de modifier plusieurs cellules pour obtenir un système de facturation de base, et la modification de la taille de chaque cellule Excel est rapide et efficace. Enregistrez votre modèle de facture mis à jour pour le réutiliser plus tard .

Excel permet de noter facilement les recouvrements de taxes de vente, les rabais ou les pourcentages de rabais. Contrairement à Word, Excel offre la possibilité de personnaliser et d’utiliser des formules complexes. Si vous pouvez devenir un expert dans l’utilisation de la vaste gamme de formules d’Excel pour calculer les ICP, les RCI et les comptes clients, ce logiciel peut être le bon pour vous .

Excel peut être déroutant si vous n’êtes pas aussi familier avec les méthodes de saisie des formules du logiciel. C’est l’une des nombreuses raisons pour lesquelles les logiciels de comptabilité spécialisés sont souvent l’option la plus simple et la plus rentable pour les modèles de facture. Ces logiciels vous permettent de consacrer plus de temps à votre modèle d’entreprise de base plutôt que d’essayer de devenir un expert dans l’utilisation des formules d’Excel .

Avantages de la facturation en ligne

La facturation en ligne signifie que vos clients reçoivent leurs factures plus rapidement et que vous recevez votre argent plus rapidement. QuickBooks en ligne offre plus de choix pour les modèles de facture gratuits, car le logiciel combine des composants de Word et d’Excel pour s’intégrer à ses fonctions de comptabilité robustes. Il vous suffit de saisir les coordonnées de votre entreprise, de changer la couleur, d’ajouter le logo de votre entreprise et de choisir un style .

QuickBooks permet d’accepter facilement les paiements en ligne et de faire payer vos factures plus rapidement. Il suffit d’intégrer le bouton « Payer maintenant » dans vos modèles de facture pour profiter des paiements en ligne, y compris les paiements par carte de crédit, au moyen d’une connexion protégée .

Votre entreprise est unique et, à ce titre, vous seul pouvez déterminer quel est le meilleur type de modèle de facture à utiliser en fonction des besoins de votre entreprise. Que vous utilisiez QuickBooks pour la facturation ou non ,QuickBooks en ligne contient de nombreux renseignements gratuits utiles pour vous aider à respecter la loi canadienne ainsi que d’excellents conseils et astuces pour améliorer votre résultat net.