Qu’est-ce qui figure sur une facture?

Une facture de vente est un document envoyé par une entreprise à un acheteur ou à un client, qui illustre une liste détaillée des articles ou des services qu’ils ont reçus, et le paiement qu’ils doivent. La facture permet d’établir une obligation de paiement pesant sur l’acheteur. Les factures sont un élément essentiel de toute entreprise, en particulier pour la comptabilité et la tenue de comptes.

Découvrez ci-dessous les dix renseignements qui doivent figurer sur les factures de votre petite entreprise et comment bien facturer un client.

Que se passe-t-il sur une facture?

Une facture d’entreprise doit toujours comprendre dix détails essentiels. Entre autres :

1. ID de la facture
2. Info sur votre entreprise
3. Coordonnées du client
4. Liste détaillée des produits ou services
5. Taux horaire et heures travaillées
6. Taxe de vente
7. Montant total dû
8. Délai de paiement
9. Modalités de paiement
10. Bouton de paiement

Consultez ce guide pratique sur la création de factures dans QuickBooks, Excel et Word pour vous assurer que vos factures d’entreprise sont professionnelles et bien détaillées.

ID de la facture

Le Nº d’identification est un numéro unique attribué à chaque facture pour une identification claire. Il est préférable d’attribuer à chaque facture un numéro individuel et séquentiel par client ou acheteur au début de chaque année civile ou d’imposition. Ce numéro vous aidera à rester organisé et facilitera votre tenue de comptes au moment de produire votre déclaration de revenus.

Renseignements sur l’entreprise

Le nom et l’adresse de l’entreprise sont parmi les renseignements les plus importants à inclure sur votre facture. Les informations relatives à l’entreprise vous identifient et permettent à votre clientèle de savoir comment vous joindre s’ils ont des questions ou des préoccupations concernant la facture. Voici les coordonnées qui devraient être indiquées sur votre facture :

• Nom de l’entreprise/logo
• Nom
• Numéro de téléphone
• Adresse courriel
• Adresse postale de l’entreprise

Coordonnées du client

Comme pour vos coordonnées, votre facture doit inclure tous les mêmes renseignements sur les destinataires. L’adresse de facturation désigne le domicile physique ou l’entreprise où le vendeur envoie la facture, la facture ou le reçu.

L’adresse est généralement identique à celle qui apparaît sur la carte de crédit ou le compte chèque du client. Il s’agit de l’adresse de livraison à laquelle les biens sont livrés. La facture indique également l’adresse et le nom du vendeur.

Liste détaillée des produits ou services offerts

Les clients veulent toujours savoir ce pour quoi ils paient. C’est pourquoi vous devez vous efforcer de rédiger des descriptions aussi précises que possible. Informez votre client précisément de ce qu’il a reçu de vous. Il est essentiel d’être le plus précis possible dans cette section.

Donnez une ventilation des produits ou services que vous avez fournis et des frais correspondants. Si un client doit communiquer avec vous pour obtenir des précisions parce que Dans ce cas, elle pourrait avoir une mauvaise incidence sur votre entreprise.

Taux horaire avec heures travaillées

Après la description de chaque poste, assurez-vous d’inclure la quantité (le nombre de pièces ou le nombre d’heures travaillées pour chaque produit ou service) et le coût correspondant (par unité ou par heure). Enfin, indiquez le montant total de chaque poste.

Taxe de vente

En général, toutes les factures canadiennes doivent informer les clients du prix des produits ou services qu’ils achètent et des taxes applicables qu’ils paient pour ces articles. Le montant de taxe de vente harmonisée (TVH), de taxe sur les produits et services (TPS) et de taxe de vente du Québec (TVQ) joint à la facture de votre entreprise dépendra de l’endroit où vous exercez votre activité. 

Lorsque vous facturez la TPS/TVH et la TVQ sur vos produits ou services, suivez les exigences de Revenu Québec pour les renseignements qui doivent être inclus dans vos factures.

Montant total dû

Si vous avez une liste détaillée des articles pour chaque produit ou service que vous avez offert, chacun d’eux doit être marqué avec un coût individuel. Le montant dû sera le total de tous les produits et services indiqués sur la facture que votre client vous doit.

Net D (généralement Net 30)

Ce sont l’une des modalités de paiement les plus courantes sur les factures des petites entreprises et des pigistes. « Net D » désigne la date où le paiement est dû à partir de la date de la facture que le client reçoit.

La plupart du temps, les entreprises utilisent une longueur de 30 jours pour le paiement afin de s’assurer que les clients paient leur facture dans les 30 jours suivant la réception de leur facture. Toutefois, vous pouvez choisir le délai de paiement que votre entreprise accordera à vos clients. Diverses entreprises offrent à leurs clients 10, 15, 20, 30, 60 ou 90 jours nets pour régler leurs factures.

Il est essentiel d’inclure le net D à une facture, car il est très clair quand vous devez être payé. Le fait d’indiquer clairement le montant 30 net 30 empêche également toute confusion pouvant créer des paiements tardifs.

Modalités de paiement

Les modalités de paiement doivent traduire clairement une description des lignes directrices à suivre par vos clients pour effectuer la transaction de service ou de produit. Il est essentiel que vous incluiez le la date d’échéance du paiement des factures , les incitatifs à payer plus tôt, comme une réduction de 2 % sur le coût total à payer si vous le souhaitez, et les modalités des paiements tardifs, y compris les frais applicables pour le report de la date d’échéance nette.

Ces détails vous aideront à faire le nécessaire pour faire des suivis ou des avis de retard à vos clients s’ils n’effectuent pas leurs paiements. Selon le montant, vous pouvez également proposer de fractionner les paiements en plusieurs versements pour vos clients.

Bouton Paiement

Pour simplifier le processus de paiement, ajoutez un bouton Payer maintenant directement dans chaque facture (qui peut inclure les modalités de vente et les modes de paiement), lui permettant de payer par carte de crédit ou d’appliquer le paiement à partir du document. Ainsi, l’envoi et la réception des paiements sont aussi fluides que possible, et vous vous assurez que vous êtes payé à temps. De plus, votre client obtient un mode de paiement facile à utiliser pour une opération réussie. 

N’oubliez pas qu’il vous incombe de décider dans quel délai vous souhaitez être payé. Fixez vos conditions et assurez-vous que vos clients les respectent! Votre but est de rendre la vie de vos clients aussi facile que possible, en veillant à ce qu’ils reviennent et fassent affaire avec vous. 

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