Une facture est un relevé d’opération pour des services ou produits qu’une entreprise fournit à ses clients, avec le montant dû correspondant. Ce document source indique le coût et les modalités d’une vente en utilisant ce qu’on appelle les modalités de paiement. Ces modalités présentent le processus de paiement qu’un acheteur doit suivre pour payer le vendeur.
Alors, que devriez-vous inclure exactement dans les modalités de paiement des factures de votre entreprise?
Les modalités de paiement sur vos factures influencent la rapidité de réception des paiements. Il est donc important de décider exactement ce que vous voulez y inclure et la façon dont vous les écrivez. Elles doivent être énoncées de façon claire et concise afin que vos clients sachent exactement ce qu’ils doivent faire et le délai qu’ils ont pour le faire.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur la création de factures, consultez les modèles de facture de QuickBooks à titre de référence. Vous devriez inclure les renseignements ci-dessous dans votre facture de petite entreprise ou de travailleur autonome.
« Net dans 30 jours » est la modalité de paiement de facture la plus courante. Elle signifie qu’un client doit payer le montant total de la facture dans les 30 jours suivant la date d’envoi de la facture. Parfois, les entreprises offrent aux clients une période de paiement de 10, 20 ou 60 jours en fonction du délai de paiement souhaité. Il est plus courant d’utiliser une période de paiement plus courte, car elle garantit un processus de paiement plus rapide pour votre entreprise.
Ces modalités de paiement permettent de bien indiquer quand une facture doit être payée et aident à éviter toute confusion ainsi que les paiements tardifs. Certaines entreprises accordent aux clients un délai de grâce de quelques jours après la date d’échéance. Un délai de grâce est la quantité de temps après l’échéance que vous accordez aux clients pour payer sans engager de frais de retard ou d’intérêts. Cette période est entièrement à votre discrétion, selon ce qui est mieux pour votre entreprise.
La date d’échéance de la facture est un autre terme utilisé pour désigner la date à laquelle le paiement est dû. Dans les modalités de paiement de vos factures, vous pouvez indiquer la date d’échéance ou la période de paiement pour faire en sorte que le client vous envoie le montant exact dû au bon moment.
C’est vous qui choisissez la façon de présenter cette date. Certains clients préfèrent voir la date d’échéance, car elle indique clairement la date de paiement. En revanche, une période de paiement vous indiquera dans combien de jours le paiement doit être effectué, mais le client doit calculer cette date à partir de la date de réception de la facture.
Les modalités de vente sont les conditions convenues entre l’acheteur et le vendeur. En règle générale, il s’agit des attentes de l’acheteur et du vendeur. Ces modalités de vente devraient habituellement inclure ce qui suit :
Ces taxes sont perçues sur les services et les biens achetés auprès d’une entreprise au Canada. Différents types de taxes de vente sont appliqués au pays en fonction du lieu de fourniture :
La taxe sur les produits et services (TPS) fédérale est perçue sur tous les biens et services taxables dans chaque province et territoire.
Pour en apprendre davantage sur les taxes de vente applicables au Québec, consultez le guide sur la taxe de vente de Revenu Québec.
La devise qui apparaît sur la facture est celle que l’entreprise utilise pour facturer ses produits et services à ses clients. Un acheteur accepte la devise lorsqu’il passe une commande ou signe une entente de bon de commande. La devise et le montant de la facture sont fixés au moment où l’entreprise émet la facture, que ce soit avant, pendant ou après l’expédition des marchandises ou la prestation des services.
Les opérations locales (comme les ventes au Canada) incluent normalement la devise de facturation. Cependant, puisque l’acheteur et le vendeur utilisent la même devise, elle est présumée être la devise commune des deux parties. Si votre entreprise fait des affaires dans d’autres pays, sachez que QuickBooks en ligne offre la prise en charge de la fonction multidevises qui tient compte des différentes devises et des différents taux de change et effectue automatiquement des rajustements en fonction de ceux-ci.
Les factures de paiements récurrents concernent des services continus et sont généralement identiques d’un mois à l’autre. Les cotisations de membre ou les services offerts par abonnement en sont de bons exemples, car les services sont fournis chaque mois et le montant est identique chaque mois. Les factures récurrentes veillent à la stabilité de votre flux de trésorerie et vous permettent d’en faire le suivi chaque mois.
Voici quelques termes qui peuvent être inclus dans les modalités de paiement :
Voici quelques conseils à prendre en compte lorsque vous rédigez vos modalités de paiement pour vos services de petite entreprise ou de travailleur autonome.
Avant de commencer à travailler avec un client ou de lui vendre des produits, mettez-vous d’accord sur les modalités de paiement. Lorsque vous créez les modalités, assurez-vous que les deux parties les comprennent et qu’elles ne sont pas ambiguës ni truffées de jargon. Elles doivent être faciles à comprendre pour le client afin de garantir que les deux parties sont satisfaites de la transaction.
Les factures indiquent généralement une période allant jusqu’à 30 jours. La date d’échéance du paiement que vous donnez à votre client dépend du moment où vous souhaitez recevoir le paiement, de l’état de votre flux de trésorerie actuel et de votre degré de confiance envers sa capacité à payer à temps. En tenant compte de ces facteurs, vous pouvez généralement utiliser des modalités de paiement qui indiquent une date d’échéance allant jusqu’à 30 jours après la réception d’une facture.
En général, si vous n’offrez aucun incitatif à payer à temps et que vous n’imposez aucune pénalité pour les paiements tardifs, vos clients n’auront pas avantage à payer selon le délai établi. Si vous choisissez de facturer des pénalités pour les paiements tardifs, vous devez indiquer sur les factures qu’il y aura des frais de retard en cas de paiement après la date d’échéance, ainsi que le délai de grâce, si vous en offrez un. Les pénalités et les intérêts facturés doivent être inclus dans les modalités de paiement afin d’être exécutoires.
En revanche, l’un des meilleurs incitatifs en matière de paiements consiste à offrir aux clients un rabais s’ils paient dans un délai plus court que celui convenu à l’origine et qui est indiqué sur la facture. Par exemple, certaines entreprises offrent une réduction de 2 % sur le coût total de la facture pour inciter les clients à payer dans la première semaine de la période de paiement. Pour découvrir si les incitatifs sont avantageux pour votre entreprise, vous devez tenir compte de votre période de paiement et des coûts annuels des rabais.
Un logiciel infonuagique comme QuickBooks permet à votre entreprise de faire le suivi de l’état des factures des clients et d’envoyer des rappels aux clients par courriel si leur paiement est en retard, pour que vous n’ayez pas à le faire. Lorsqu’un client fait un paiement, vos documents comptables correspondants sont automatiquement mis à jour.
Le suivi des paiements avec QuickBooks est une des nombreuses fonctions de qualité de ce logiciel qui aide les entreprises à fonctionner sans heurt et garantit des paiements rapides et dans les règles de l’art.
Une facture est un document écrit ou électronique que l’entreprise remet au client. Chaque facture est donc un document inestimable pour toute entreprise, et il est important de conserver une copie de chacune à des fins de tenue de dossier. Voici d’autres motifs pour faire le suivi de toutes vos factures :
Il est possible qu’un client ne sache pas ce que signifie le terme « Net dans 30 jours ». Vous pouvez plutôt écrire « Paiement dans les 30 jours » afin d’éviter toute confusion. Vous pouvez également rendre les choses claires et concises en indiquant la date exacte d’échéance du paiement de la facture.
Utilisez des termes simples et clairs. Si vous utilisez des doubles négations ou le jargon de votre secteur d’activité dans la facture, vous pourriez rendre vos modalités inutilement complexes et déroutantes pour le client, et causer des retards de paiement par inadvertance.
Même si cela signifie que la facture sera un peu plus longue à créer, vous devriez inclure une description détaillée des travaux effectués, des services fournis ou des produits vendus. Vous devriez également envisager de détailler votre facture afin de préciser ce qui y figure. Vous vous assurez ainsi que le client comprend chaque élément et le montant facturé.
Il peut arriver que le temps file, et que votre client ait tout simplement oublié de vous payer à temps. Si cela se produit, il est payant de rester poli. Rappelez-lui gentiment au moyen d’un courriel ou d’un appel téléphonique que ses comptes sont en souffrance. Les retards de paiement peuvent survenir pour différentes raisons. Il est donc important d’être compréhensif, mais ferme avec vos clients.
Ventes : 1 888 829-8589
