Que vous soyez propriétaire d’une petite entreprise ou travailleur autonome, vous êtes responsable de percevoir les paiements tardifs des clients. Il peut être fastidieux de faire le travail pour votre client, de lui facturer vos heures travaillées et de vous retrouver avec une facture impayée.
Alors, que pouvez-vous faire si vous n’êtes pas payé à temps?
La meilleure façon d’être payé est de s’assurer que vos clients sont dignes de confiance en premier lieu. Il est toujours recommandé de recueillir le plus de renseignements possible sur vos clients potentiels, par exemple en vérifiant leur rapport de solvabilité d’entreprise. De cette façon, vous avez une meilleure compréhension de la manière dont vos relations professionnelles futures pourraient se dérouler.
Incitez vos clients à payer à l’avance et vous pourriez contrebalancer le risque de factures impayées. Le fait d’offrir un rabais de 2 ou 3 % sur le total de la facture au cours des deux premières semaines suivant la modalité de paiement net peut inciter vos clients à agir. Indiquez ce montant dans vos modalités de paiement de facture pour que le client profite de cet avantage avant la date d’échéance de la transaction.
Toutefois, si un incitatif ne fonctionne pas, il se peut que des pénalités soient imposées. Informez le client dans les conditions de son contrat que, si la date de paie arrive à échéance et qu’il n’a toujours pas payé, des frais de retard seront facturés à son compte.
Toutes les transactions commerciales doivent être effectuées de manière amicale et respectueuse. Faites un suivi poli avec vos clients vers la fin de la période de paiement nette ou de la période de grâce pour recouvrer les factures impayées. Envoyez-leur un rappel amical par courriel ou même un appel téléphonique. Si vous le pouvez, vous pouvez aussi essayer de vous rencontrer en personne pour discuter de modalités de paiement. En faisant preuve de civilité et de compréhension au sujet des factures en retard, vous pouvez approfondir votre relation de travail avec votre client et solidifier des relations futures.
Rendez le transfert entre le client et vous aussi transparente que possible, envisagez d’accepter les chèques électroniques, les virements en ligne, ou même de configurer le paiement direct à partir de votre facture. La création d’un processus transactionnel sans aucun problème peut aider votre entreprise à obtenir ce qui lui est dû, car le nombre d’étapes à compléter par les clients est moins élevé. Avec la Fonction de facturation de QuickBooks, ce logiciel comptable vous permet d’ajouter un bouton Payer maintenant directement dans la facture afin que vos clients puissent payer en quelques clics seulement!
Si les stratégies ci-dessus ne fonctionnent pas, et que votre client semble peu disposé à régler ses factures impayées, il pourrait être temps de communiquer avec le ministère du Travail de votre province. Ces autorités peuvent vous aider à résoudre les litiges et à vous assurer que vous recevez les indemnités qui vous sont dues.
La Cour des petites créances est également une option, car cette branche de la Cour supérieure de la justice traite les cas de paiement des sommes dues. Selon la province où vous résidez, le tribunal limite la valeur monétaire qui peut être réclamée. En Ontario, c’est 35 000 $, à Terre-Neuve-et-Labrador, c’est 25 000 $. Pour utiliser ces tribunaux, assurez-vous que votre réclamation ne dépasse pas le montant maximal, puisqu’ils ne récupéreront pas des pertes supérieures à la valeur numérique indiquée.
Il n’est pas nécessaire d’effectuer constamment le suivi financier lorsque vous avez tant d’autres responsabilités. Les programmes de facturation électronique envoient automatiquement un courriel de rappel de paiement à vos clients et une notification à vous-même. Cette automatisation vous permet de vous concentrer sur votre charge de travail tout en vous assurant que vos factures sont bien gérées et tenues à jour.
Si la facture d’un client est échue et que ce dernier doit payer des intérêts sur l’opération non réglée, il existe un moyen simple de calculer les frais supplémentaires. Tout d’abord, prenez le nombre de jours de retard de la facture, en commençant par le jour suivant la date d’échéance et cessez de compter à la date du cachet de la poste. Vous pouvez calculer les intérêts en divisant le nombre de jours de retard par 365, puis en multipliant le résultat par votre taux d’intérêt applicable, puis par le montant total de la facture.
Vous devez toujours indiquer les frais d’intérêt à facturer à vos clients et vérifier les règlements relatifs aux taux d’intérêt dans votre province pour vous aider à respecter les limites maximales.
Si vous utilisez un logiciel de comptabilité comme QuickBooks, il y a une catégorie spécifique dans l’application qui permet de faire le suivi de toutes les transactions impayées. Tout d’abord, assurez-vous de documenter toutes les tentatives d’obtenir les montants en souffrance du client. Si vous n’avez pas déjà de compte de dépenses pour créances irrécouvrables dans votre plan comptable, il est maintenant temps d’en créer un.
Ensuite, dans la liste Produits et services, créez un article hors stock appelé Créance irrécouvrable et sélectionnez le compte de dépenses pour créances irrécouvrables à l’écran. Créez une note de crédit pour le client, qui indique le montant dû, puis enregistrez la créance irrécouvrable. Ouvrez la réception des paiements et appliquez le mémo à la facture.
QuickBooks en ligne aide les entreprises à simplifier le processus de facturation afin de faciliter vos transactions autant pour vous que pour vos clients. Arrêtez de recevoir des paiements en retard. Essayez notre logiciel de comptabilité gratuitement dès aujourd’hui.
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