Utiliser le traitement par boîte postale scellée pour simplifier les comptes clients

Vos clients préfèrent-ils vous payer par chèque? Si c’est le cas, votre flux de trésorerie pourrait être retardé. Après tout, vous devez attendre que les chèques arrivent par la poste, les déposer et attendre que votre banque traite les paiements. Le traitement par boîte postale scellée pourrait être une bonne option pour accélérer ce processus et faire en sorte que les paiements des clients soient déposés plus rapidement dans votre compte bancaire.

Qu’est-ce qu’une boîte postale scellée?

Avec le traitement par boîte postale scellée, vos clients ne vous envoient pas directement leurs chèques. Ils envoient plutôt les paiements à une boîte postale scellée, à laquelle seule votre banque a accès. Chaque jour, les employés de la banque recueillent vos chèques, les traitent et les déposent dans le compte bancaire de votre entreprise. La banque vous envoie un rapport sur les paiements, de sorte que vous êtes toujours au fait des paiements des clients. Diverses banques, dont la Banque Royale du Canada et la Banque Canadienne Impériale de Commerce, offrent ce service.

Comment une boîte postale scellée simplifie-t-elle le traitement?

Lorsque vos clients envoient des chèques directement à votre bureau, vos employés doivent ouvrir les enveloppes, saisir les montants des chèques dans votre logiciel de comptabilité et effectuer les dépôts à la banque. Une boîte postale scellée peut simplifier le traitement et éliminer toutes ces étapes. Les employés de la banque se chargent de toutes ces tâches pour vous. Si votre banque propose un rapprochement bancaire automatique ou numérique, vous n’avez même pas à vous soucier de saisir les chiffres dans votre logiciel de comptabilité — ce processus démarre automatiquement. Si vous disposez d’un personnel réduit ou si votre entreprise reçoit un volume important de chèques, les services bancaires par boîte postale scellée peuvent représenter une économie importante en termes de temps et de coûts de main-d’œuvre.

En tant que petite entreprise, vous travaillez peut-être avec un flux de trésorerie étroitement contrôlé. Le traitement par boîte postale scellée accélère généralement les délais de dépôt, de sorte que vous avez accès à votre argent plus rapidement. C’est particulièrement utile si vous êtes situé à bonne distance de vos acheteurs. Votre banque peut installer une boîte postale scellée à proximité de vos clients. Ainsi, leurs chèques arrivent plus vite, et votre banque peut les déposer rapidement. Si votre entreprise est située à Vancouver, mais que la plupart de vos clients se trouvent à Toronto, vous pouvez demander à votre banque de créer une boîte postale scellée à Toronto.

Les services bancaires par boîte postale scellée conviennent-ils à votre entreprise?

Avant de passer au traitement par boîte postale scellée, il est bon de prendre en compte les coûts. De nombreuses banques exigent des frais pour ce service, souvent à la pièce. Cela peut être acceptable si vous traitez de nombreux paiements de grande valeur chaque mois. Le coût peut également en valoir la peine si vos clients se trouvent dans des endroits éloignés et que vous avez souvent des problèmes avec des chèques perdus par la poste. En revanche, si vous recevez beaucoup de chèques de petits montants, une boîte postale scellée peut ne pas être une solution rentable. Dans ce cas, vous pouvez vous tourner vers les options de paiement en ligne proposées par votre logiciel de comptabilité. QuickBooks en ligne, par exemple, vous permet d’envoyer des factures et d’accepter des paiements en ligne.

Lorsque vous dépendez de paiements par chèque, le traitement par boîte postale scellée peut vous aider à réduire les délais de dépôt. De cette façon, vous pouvez simplifier le processus et garder plus de fonds à portée de main. Besoin d’aide pour faire le suivi de vos comptes clients? Améliorez votre flux de trésorerie grâce au suivi des factures, des paiements et des dépenses. Voyez combien d’argent vous avez à votre disposition grâce à QuickBooks.