Construire la structure organisationnelle de votre nouvelle entreprise

Apprenez comment créer votre propre structure de répartition organisationnelle pour votre nouvelle entreprise. Découvrez ce qu’ils sont, pourquoi ils sont importants, ainsi que les différentes structures de répartition organisationnelle et un modèle téléchargeable pour vous aider à construire la hiérarchie visuelle de votre entreprise.

Qu’est-ce qu’une structure de répartition organisationnelle?

Une structure de répartition organisationnelle, ou SRO, est un outil visuel qui affiche tous les postes au sein d’une entreprise, présentés de haut en bas. Cette structure illustre le flux de travaux d’une entreprise et sa hiérarchie d’employés, c’est-à-dire qui se reporte à qui et qui est responsable de quel service.

La SRO d’une entreprise est adaptée à l’aide de la structure de répartition du travail en gestion de projets. Alors que les structures de répartition du travail établissent les tâches et les objectifs nécessaires d’un projet ou d’un engagement, la structure de répartition organisationnelle couvre les nombreux postes des employés d’une petite entreprise.

Commençant par la direction (PDG ou fondateur de l’entreprise), puis couvrant les gestionnaires et associés, la SRO met en valeur la structure organisationnelle de votre entreprise.

Comment utiliser une structure de répartition organisationnelle

Une SRO peut aider les entreprises en démarrage et les nouvelles entreprises à visualiser et à planifier leur structure commerciale. Ces structures organisationnelles peuvent aider les petites entreprises à gérer leurs effectifs et leurs projets. Une SRO affiche le tableau de hiérarchie des employés.

La première étape pour créer une structure organisationnelle consiste à déterminer la hiérarchie des employés de l’entreprise. Le diagramme commence par le propriétaire de la petite entreprise ou le PDG en haut, puis se sectionne selon les différents services de l’entreprise. La hiérarchie de chaque service est affichée, en commençant par le gestionnaire, puis les associés, et ainsi de suite.

Comme la SRO est un simple modèle hiérarchique de la structure des employés de l’entreprise, il est préférable d’y inclure une description détaillée de chaque poste et de ses responsabilités.

Comment créer une structure de répartition organisationnelle

Étape 1 Définissez l’ensemble de la petite entreprise comme une structure hiérarchique

Étape 2 Définissez tous les services, les équipes et les employés

Étape 3 Liez-la à votre structure de répartition du travail

Exemple de structure de répartition organisationnelle

Facteurs d’une SRO

Voici certains facteurs dont vous devez tenir compte :

Spécialisation et secteur d’activité

Chaque secteur d’activité a des services et des objectifs différents pour chaque équipe. Un détaillant peut avoir une équipe de marketing beaucoup plus importante qu’un petit magasin de fleurs. Vous pouvez externaliser votre comptabilité ou votre paie, ces services peuvent donc ne pas figurer dans votre SRO.

Il est normal que chaque graphique soit différent selon votre entreprise. La SRO sera unique à votre organisation.

Chaîne de commande

La chaîne de commandes sur une structure de répartition organisationnelle indique valeur répond de qui. Le PDG serait en haut, et les employés sous sa direction seraient directement en dessous. Ce processus continu jusqu’à ce que tous les services et tous les niveaux d’emploi de l’entreprise soient inclus.

Étendu du contrôle

L’étendue du contrôle est liée à la chaîne de commandement. Après la chaîne de commandement, les propriétaires d’entreprise doivent comprendre ce qu’est l’étendue du contrôle. L’étendue du contrôle désigne les tâches et les objectifs dont les employés sont responsables.

 Il est important que vos employés comprennent exactement leurs responsabilités, afin qu’ils puissent accomplir leurs tâches quotidiennes sans confusion.

Quels sont les types de structures organisationnelles?

Il existe quatre principaux types de structures organisationnelles que les entreprises utilisent pour décomposer leur chaîne de commande.

1. Structure organisationnelle fonctionnelle

Le diagramme organisationnel fonctionnel regroupe les employés par spécialité, compétences ou rôles connexes. Il s’agit probablement de la structure organisationnelle la plus courante. Les petites entreprises ont tendance à l’utiliser parce qu’elles regroupent des personnes qui ont des connaissances similaires, ce qui aide les équipes et les organisations à atteindre leurs objectifs.

2. Structure organisationnelle divisionnaire

Les diagrammes organisationnels divisionnaires regroupent chaque fonction organisationnelle en une division géographique ou de produit. Chaque vision est délimitée par les ressources et les fonctions nécessaires pour soutenir l’emplacement géographique ou la gamme de produits. Ce diagramme est courant pour les grands conglomérats.

3. Structure organisationnelle matricielle

Une structure organisationnelle matricielle est idéale pour les entreprises dont les employés sont dirigés par deux gestionnaires ou plus, plutôt que par un seul gestionnaire qui supervise tous les projets. Cette structure est utilisée lorsque les compétences sont partagées entre les services pour accomplir une tâche, de cette manière les entreprises peuvent utiliser tous les talents de leurs employés.

4. Structure organisationnelle horizontale

La structure organisationnelle horizontale est destinée aux lieux de travail avec peu ou pas de cadres intermédiaires. Habituellement, les structures organisationnelles horizontales sont utilisées dans les petites entreprises et les entreprises en démarrage pour accroître la collaboration et l’intégration, de manière à ce que chacun puisse contribuer à parts égales. Les employés ont tendance à avoir plus de responsabilités et à participer davantage aux décisions importantes.

Modèle de structure organisationnelle

Téléchargez ce modèle de SRO gratuit et créez la structure organisationnelle de votre petite entreprise dès aujourd’hui.

Avantages d’utiliser une SRO

L’établissement de la structure hiérarchique de votre organisation peut être bénéfique pour vous et votre entreprise de plusieurs façons.

Réduit les erreurs de communication : Si tout le monde comprend qui fait quoi et qui réponds de qui, il sera plus facile pour les employés de communiquer entre eux. Les travailleurs peuvent comprendre avec qui discuter de tout projet interéquipe. Les employés peuvent consulter le diagramme organisationnel lorsqu’ils souhaitent discuter d’un problème ou faire une demande avec un employé de leur entreprise. Le président s’assurera de communiquer avec le bon membre de l’équipe.    

Assure la couverture de toutes les responsabilités de l’entreprise : En notant le tout et en ayant un document qui décrit la structure hiérarchique de votre effectif, vous vous assurez de n’oublier aucune responsabilité. De plus, la nature dynamique des diagrammes d’organisation vous permettra d’ajouter facilement d’autres équipes à mesure que votre entreprise se développe.

Aide les employés à rester concentrés sur leurs objectifs individuels : Lorsque les entreprises sont en mesure de communiquer efficacement et de comprendre leurs responsabilités particulières, ainsi que les objectifs globaux de l’entreprise, elles sont en mesure d’atteindre leurs objectifs plus rapidement. En ayant conscience de la situation globale de l’entreprise, ils sont en mesure de se concentrer sur leurs objectifs individuels.

L’utilisation d’une structure organisationnelle dès le départ peut vous aider, vous et vos nouveaux employés, à être informés des objectifs de votre petite entreprise. Cela permet également de savoir qui est responsable de quoi. Pour en savoir davantage sur le suivi et les horaires des employés, envisagez d’utiliser le logiciel comptable QuickBooks.

Une fois que vous avez déterminé la structure de votre entreprise et la hiérarchie des employés, vous aurez besoin des outils pour gérer votre main-d’œuvre. Avec QuickBooks Time, vous pouvez facilement programmer des employés et faire le suivi des heures de travail pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.