Qu’est-ce que l’externalisation?

Au cours de la dernière décennie, les entreprises canadiennes dans leur ensemble ont augmenté leur tendances à externaliser leurs processus et fonctions internes plutôt que d’embaucher du personnel pour s’occuper de ces tâches.

L’externalisation des services opérationnels consiste essentiellement à obtenir des services de fournisseurs externes afin de réduire les coûts et d’accroître l’efficacité et les profits. Mais à quoi sert l’externalisation et pourquoi les entreprises choisissent-elles cette option?

Ces rubriques vous permettront d’en apprendre davantage sur l’externalisation et sur son rôle dans la gestion d’une petite entreprise :

• Avantages de l’externalisation des RH
• Avantages de l’externalisation des TI pour les petites entreprises

Qu’est-ce que l'externalisation des processus d’affaires?

L’externalisation des processus d’affaires fait référence aux cas où les entreprises choisissent d’embaucher des sources tierces pour l’ensemble des opérations internes et des fonctions commerciales.

Dans de nombreux cas, les entreprises choisissent d’embaucher des services à l’extérieur de leur entreprise afin de recevoir une expertise professionnelle qu’elles n’ont peut-être pas à l’interne. C’est ce qu’on appelle l’externalisation des processus du savoir, car les entreprises obtiennent des services spécialisés pour des tâches spécifiques.

Dans d’autres cas, les services tiers ne sont même pas humains, car les entreprises choisissent de confier les tâches administratives à un assistant virtuel pour sauver du temps et de l’argent. Maintenant, les entreprises se tournent lentement vers l’automatisation des processus pour leurs besoins d’externalisation.

Dans tous les cas, qu’il s’agisse d’externaliser des processus d’affaires ou des processus de connaissance à une organisation, à une personne ou à un robot, le résultat final est le même : les entreprises embauchent des services externes qui exécuteront des fonctions internes spécifiques.

Externalisation ou délocalisation

L’externalisation se produit lorsqu’une entreprise confie à un tiers l’exécution de fonctions internes précises. Dans ce cas, l’entreprise embauchera des professionnels pour ces tâches spécialisées. En revanche, la délocalisation fait référence au processus d’exportation de leurs services internes pour qu’ils soient fournis par des particuliers dans un autre pays.

En général, les entreprises d’externalisation couvrent les tâches que les employés de niveau inférieur peuvent gérer, tandis que les services externalisés nécessitent un professionnel qualifié. De nombreuses entreprises se tournent vers la délocalisation, car les coûts de main-d’œuvre sont beaucoup plus bas dans d’autres pays qu’en Amérique du Nord.

Exemples d’externalisation

Les entreprises de toutes tailles choisiront d’externaliser une variété de services et de fonctions internes. Les activités d’externalisation les plus courantes comprennent la comptabilité, la paie, les services de technologie de l’information ou de TI, les services juridiques, le service à la clientèle, le soutien, les centres d’appels, la gestion des installations et la gestion des ressources humaines.

Pourquoi les entreprises choisissent-elles l’externalisation?

Alors, qu’est-ce qui pousse les entreprises à externaliser leurs services? Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les entreprises choisissent d’embaucher des services tiers en dehors de leur personnel régulier pour certaines fonctions. Pour la majorité des entreprises, leur raisonnement en faveur de l’externalisation comprend :

• Économies de coûts : Les entreprises peuvent trouver qu’il est moins coûteux en termes de coûts de main-d’œuvre d’utiliser des services externes pour diverses fonctions que d’embaucher et de payer un employé à temps plein pour couvrir les responsabilités en question. Ces économies peuvent réduire les dépenses globales de l’entreprise.
• Économies de temps : Les fournisseurs d’externalisation peuvent aider l’entreprise à gagner du temps, car un professionnel expérimenté prendra moins de temps pour effectuer des tâches spécifiques que des employés qui n’ont peut-être pas le même niveau de compétence et d’expérience.
• Efficacité accrue : Une entreprise qui externalise ses services peut améliorer son efficacité de deux manières. Le personnel interne a plus de temps et d’énergie à consacrer à ses tâches spécifiques, tandis que les travailleurs externes sont des experts dans leur domaine, ce qui signifie qu’ils peuvent accomplir plus de travail que le personnel interne.
• Expertise professionnelle : Les entreprises embauchent généralement des sources externes pour leurs connaissances spécialisées et leur expertise de créneaux. Parfois, les entreprises externalisent des fonctions à des cabinets professionnels afin d’avoir à leur disposition des équipes entières de personnes hautement qualifiées. Certains services professionnels, comme les honoraires d’experts-conseils et les honoraires d’avocat, sont même déductibles d’impôt.
• Aperçu du secteur d’activité : Les professionnels à contrat ont l’avantage de pouvoir examiner l’entreprise de l’extérieur et de voir la situation dans son ensemble dans leur secteur d’activité. Cela peut fournir aux entreprises des perspectives commerciales précieuses qu’elles ne perçoivent pas autrement de leur position interne.

Quelles que soient les raisons de l’externalisation, il est essentiel que les entreprises évaluent les avantages et les inconvénients de leurs options. Que ce soit l’externalisation de leurs besoins en comptabilité, de leurs fonctions informatiques ou d’autres tâches administratives, les entreprises devront trouver la solution qui répond le mieux à leurs besoins.

Comment externaliser

La première partie de l’externalisation consiste à décider d’externaliser ou non des services spécifiques. Les entreprises devront déterminer si certaines fonctions internes sont mieux servies à l’extérieur de leurs opérations et si l’externalisation améliorera l’ensemble de l’entreprise.

Après avoir pesé le pour et le contre de l’embauche de tiers pour les besoins internes, il est important de faire des recherches et d’élaborer une stratégie d’externalisation. Comprendre toutes les exigences légales et les risques possibles associés à l’embauche de services externes peut aider votre entreprise à long terme. La sécurité des données financières et de l’information sur les clients peut être compromise si vous embauchez les mauvaises personnes.

Dans cette optique, votre entreprise doit faire preuve de diligence raisonnable lorsqu’elle embauche une entreprise d’externalisation. Les entreprises doivent éviter de tomber dans le piège d’embaucher la première personne ou la première organisation qui pose sa candidature ou d’embaucher des services uniquement en fonction du prix. N’oubliez pas, qu’il s’agisse d’expertise financière, technique ou en ressources humaines, la qualité a un prix.

De nombreuses entreprises optent pour l’externalisation des rôles, car cela peut leur faire économiser plus d’argent au départ. Cependant, il est parfois avantageux de payer plus pour des services professionnels associés à des compétences de base, car cela peut améliorer le succès de l’entreprise à long terme. Des services de qualité créent de plus grandes possibilités et rationalisent les opérations pour améliorer l’efficacité et les profits.

Une fois toutes que toutes ces étapes ont été effectuées et que les entreprises ont choisi le tiers qui leur convient le mieux, le moment est venu de rédiger un contrat. Les entreprises doivent toujours exposer en termes clairs ce qui est attendu des fournisseurs de services externes et toutes les tâches dont ils devront être responsables lors de la création d’un contrat d’externalisation.

Si votre entreprise cherche à embaucher à l’externe pour des besoins internes, tenez compte de cette liste des meilleures entreprises d’externalisation des processus d’affaires.

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