6 étapes pour terminer un projet avec succès

Comment savez-vous qu’un projet a été terminé et qu’il est arrivé à son terme? Sans processus en place pour assurer le déroulement ordonné d’un projet important et complexe, les tâches peuvent continuer de s’éterniser. Les détails et les rapports non rédigés peuvent causer des problèmes, et les membres de l’équipe sont entraînés d’une manière ou d’une autre sur d’anciennes et de nouvelles tâches.

La phase de clôture de la gestion de projet fait partie intégrante de tout cycle de vie de projet. Voici ce que vous devez faire à la fin d’un projet pour vous assurer que votre prochaine entreprise se termine avec succès.

Qu’est-ce que la fermeture de projet?

La clôture du projet est la phase de clôture de la gestion de projet. En fermant un projet à l’aide de méthodologies et de processus de gestion de projet, vous le terminez définitivement, au lieu de s’éterniser pendant des semaines ou des mois.

Les professionnels de la gestion de projetsont des gestionnaires de projet formés et certifiés qui ont appris lescinq phases de la gestion de projet.pour les aider à guider les projets et à gérer les équipes de projet. Ces phases ont dicté le cycle de vie du projet, à commencer par le lancement du projet, la planification, l’exécution du projet, le contrôle du projet et, finalement, la clôture du projet.

Les projets auront toujours une date de début et une date de fin, car il s’agit de tâches temporaires qui doivent prendre fin. Une fois le projet terminé, un arrêt ordonné est utilisé pour résumer les résultats du projet et mener le tout à une conclusion contrôlée. Pour ce faire, les PGR suivent un processus défini pour s’assurer que tous les documents, les ressources, les membres de l’équipe de gestion de projet et les produits finaux sont comptabilisés, soumis à des rapports et archivés pour référence future.

Pourquoi le processus de clôture de projet est-il important?

Sans la phase de clôture des processus de gestion de projet, les projets peuvent continuer à coûter inutilement de l’argent et des ressources à l’entreprise. Il est essentiel pour l’entreprise et l’équipe du projet que chaque projet lancé soit mené à bien, même si le projet n’est pas un succès.

Une fermeture ordonnée du projet est importante, car :

• Résume les résultats pour l’entreprise
• Met définitivement fin aux dépenses de projet et à l’affectation des ressources
• Rassemble tous les renseignements pertinents au même endroit
• Archiver des renseignements pour référence et apprentissage futurs
• Crée des mesures pour la planification et les prévisions futures

Que comprend la phase de clôture de la gestion de projet?

Pour devenir un professionnel de la gestion de projet, les gestionnaires doivent comprendre ce qui est attendu d’eux pendant le processus de clôture du projet. Les guides de pratique du PGRpeuvent également aider les propriétaires et les gestionnaires d’entreprise à s’assurer que leurs projets et leurs clôtures sont tout aussi réussis.

Il y a généralement 6 étapes dans la phase de clôture du projet qui doivent être suivies pour terminer avec succès un projet. Par conséquent, le processus de clôture de la gestion de projet devrait couvrir toutes ces étapes.

Vérifier les entrées

Selon lesneuf domaines de connaissances en gestion de projet, il y a certains intrants, ou documents, dont un gestionnaire de projet doit tenir compte au cours de cette phase spécifique, notamment :

• Critères de réussite du projet
• Tous les documents du projet, y compris la charte du projet, le plan de gestion du projet, l’énoncé de délimitation, les échéanciers, les budgets et les demandes de changement
• Contrats de l’équipe du projet et autres ententes pertinentes

Les critères désignent les grandes lignes ou les objectifs du projet créés au cours des première et deuxième phases du cycle de vie du projet, c’est-à-dire le lancement et la planification du projet. Ces documents décrivent les livrables finaux et les ressources nécessaires pour y arriver. La collecte de tous les intrants du projet et de toutes les données pertinentes contribuera aux prochaines étapes de la phase de clôture de la gestion de projet.

Mesurer la satisfaction des intervenants

Un projet d’entreprise terminé doit tenter d’assurer la satisfaction des actionnaires, qu’il s’agisse du propriétaire ou des actionnaires de l’entreprise. Si l’entreprise possède des parties prenantes ou des actionnaires, le projet les aura également touchés, car ils détiennent des capitaux propres dans l’entreprise.

Par conséquent, les gestionnaires de projet doivent évaluer la réaction des parties prenantes et déterminer dans quelle mesure elles sont satisfaites des résultats du projet, des livrables, des leçons apprises et des résultats afin de déterminer si les objectifs ont été atteints. Consigner tous les commentaires des parties prenantes et inclure les renseignements dans les documents de clôture du projet, comme le rapport de clôture du projet.

Créer un rapport de fermeture de projet

Comme lecycle comptable, le cycle de vie du projet se termine avec la création de rapports. À la fin de la période couverte par le rapport, des états financiers et des rapports résumant l’activité de l’année et la situation actuelle sont présentés. Un rapport de clôture de projet fait à peu près la même chose pour un projet : il résume les résultats et les processus, et l’état général de l’entreprise en ce qui concerne le projet terminé.

Pour réussir votre rapport, vous devez inclure les éléments suivants :

• Rendement global du projet
• Échéancier réel du projet
• Coût réel du projet et budget
• Toutes les demandes de changement et les changements de portée ou de processus apportés tout au long de
• Toutes les ressources utilisées pour réaliser les livrables
• Déterminer les besoins en matière de stockage et d’archivage des données
• Enregistrer toutes les révisions du projet et les commentaires
• Déterminer les problèmes en cours

Ce rapport de clôture de projet répond également à la question de savoir si le projet a atteint ou non les critères ou objectifs initiaux définis dans la phase initiale du cycle de vie du projet. En utilisant les données de gestion du projet recueillies au cours de la première étape, ce rapport est considéré comme un produit de la phase de clôture du projet.

Débloquer des documents et archiver des données

Une fois le rapport de clôture du projet terminé, le gestionnaire de projet publie tous les documents qui étaient détenus à l’interne par l’entreprise. Si le projet a utilisé des données sensibles, il est possible qu’il y ait eu des rapports ou des renseignements classifiés qui peuvent maintenant être publiés à l’interne ou à l’externe.

Tous les documents doivent également être archivés dans la base de données principale de l’entreprise afin d’assurer la conservation des renseignements. Les documents et les rapports archivés facilitent également la tâche pour les besoins de référence et de prévision des projets.

Effectuer une revue de projet

Une fois que tous les intrants et documents du projet ont été recueillis et que le rapport de clôture est terminé, le moment est venu de passer en revue tous les processus, les leçons apprises, les procédures et les ressources utilisées dans le cadre du projet. Les résultats finaux doivent être soigneusement examinés par le gestionnaire de projet et les membres de l’équipe afin de s’assurer que tous les objectifs ont été atteints et que toutes les ressources ont été utilisées de manière optimale.

Uneévaluation du rendementdu projet et de ses membres devraient également avoir lieu à ce moment. L’équipe de projet peut passer en revue les indicateurs de rendement du projet, les problèmes qui sont survenus et les mesures correctives prises pour résoudre ces problèmes maintenant ou pour des projets futurs. L’analyse critique du projet afin de déceler toute amélioration est une étape nécessaire de la phase de clôture, car elle permet de se faire une idée de l’entreprise pour les projets et les initiatives futurs.

Célébrez le travail acharné

Une fois que les conclusions du projet, les rapports et les examens sont terminés, la dernière étape d’une clôture de projet réussie est la reconnaissance et la reconnaissance des membres de l’équipe du projet qui ont rendu tout cela possible. L’une des étapes les plus négligées du processus de clôture d’un projet est sans doute la création d’un rapport de clôture, qui devrait être tout aussi essentiel.

Prendre le temps de remercier tous les membres du projet pour leur travail acharné peut contribuer à stimuler le moral des employés et les résultats pour les projets futurs. Lorsque les employés se sentent valorisés, ils sont fiers de leur travail et continueront à produire un travail de qualité à l’avenir. Par conséquent, c’est toujours une bonne idée de marquer la clôture du projet par une petite célébration ou une démonstration de reconnaissance pour toutes les parties prenantes.

Liste de contrôle de fermeture de projet

Téléchargez cette liste de contrôle pratique pour la phase de fermeture pour s’assurer que vous et votre organisation avez couvert toutes les étapes de cette étape essentielle du processus de gestion de projet.

Les logiciels qui peuvent améliorer le processus de fermeture

Pour vous aider dans votre projet, essayez d’utiliserun logiciel de suivi des heures travaillées et d’établissement des horaires.tout au long du cycle de vie du projet. Avec convivialitésuivi des employés et des tâchesQuickBooks Time vous permet de suivre de près tous les aspects du projet afin de vous assurer que tous les objectifs sont atteints en cours de route. Une fois le projet terminé, les données d’heures recueillies constituent un complément idéal au rapport de fermeture du projet.

Voyez où vous pouvez mieux utiliser votre temps et vos ressources humaines avant d’entreprendre le prochain processus de clôture de projet lorsque vous vous inscrivez à unessai gratuit de QuickBooks Time.aujourd’hui. Pour améliorer le suivi des projets et la production de rapports, envisagez d’essayerQuickBooks Time Elitepour faire le suivi des progrès par rapport aux tâches, des heures estimées par rapport aux heures réelles pour obtenir de meilleurs renseignements sur l’entreprise.