En quoi consistent les comptes fournisseurs : guide pour les entrepreneurs canadiens

À mesure que votre entreprise croît, il est essentiel de faire le suivi des paiements versés aux fournisseurs, aux fournisseurs de services et aux employés. Le suivi des comptes fournisseurs contribue à maintenir le flux de trésorerie, les opérations sans heurt et les relations solides, et le bon logiciel de comptabilité peut simplifier le processus et éviter les erreurs coûteuses.

Aujourd’hui, les outils financiers numériques facilitent le suivi des comptes fournisseurs, mais un sondage QuickBooks de 2023 a révélé que 86 % des petites et moyennes entreprises canadiennes ont dépassé les applications financières qu’elles utilisent, y compris leur logiciel de comptabilité.

Si vous utilisez des outils financiers obsolètes, vous risquez de retarder votre processus de comptabilité des comptes sans vous en rendre compte. Voyons pourquoi les logiciels de comptabilité évolutifs sont importants, comment des outils comme QuickBooks en ligne aide les entreprises à gérer de manière experte les comptes fournisseurs. C’est pourquoi il vaut la peine de faire une mise à niveau avant que les goulots d’étranglement ne vous coûtent du temps et de l’argent.

Calcul du taux de rotation des comptes fournisseurs

Le taux de rotation des comptes fournisseurs vous aide à évaluer l’efficacité avec laquelle votre entreprise paie ses fournisseurs. Il est calculé comme suit :

Taux de rotation des comptes fournisseurs = total des achats à crédit nets/moyenne des comptes fournisseurs

Un ratio plus élevé indique un paiement plus rapide aux fournisseurs, tandis qu’un ratio plus faible peut suggérer un paiement plus lent ou des contraintes de flux de trésorerie. Le suivi de ce ratio vous aide à équilibrer les paiements opportuns tout en gardant suffisamment de liquidités à portée de main pour les opérations.

Exemples de comptes fournisseurs

Les comptes fournisseurs (CF) couvrent beaucoup plus que les factures que vous recevez de vos fournisseurs. Il représente toutes les obligations à court terme de votre entreprise, qu’il s’agisse de dépenses quotidiennes ou de coûts d’exploitation plus importants. Pour la plupart des entreprises, ces obligations peuvent s’accumuler rapidement, ce qui en fait un suivi important.

Voici quelques exemples typiques :

• Factures des fournisseurs pour les matières premières, les produits finis ou les services
• Frais de consultants ou d’entrepreneurs (pour le marketing ou le soutien informatique)
• Factures de services publics pour les téléphones, les services Internet, l’eau et l’électricité
• Frais d’abonnement aux services infonuagiques ou aux plateformes logicielles
• Honoraires pour services juridiques, de RH ou de comptabilité
• Paiements de location pour un bureau, un entrepôt ou un espace de vente au détail
• Frais d’entretien et de réparation de l’équipement

Jusqu’à ce que vous payiez ces montants, ils apparaîtront tous comme des passifs dans votre grand livre. Pour vous assurer que vous savez quand ces obligations arrivent à échéance, vous devez les comptabiliser rapidement et avec exactitude.

Comptes fournisseurs et comptes clients

La principale différence entre les comptes fournisseurs et les comptes clients est leur impact sur le flux de trésorerie de votre entreprise.

Alors que les comptes fournisseurs représentent le montant que votre entreprise doit, les comptes clients sont l’argent que les clients doivent à votre entreprise pour des biens ou des services. 

Contrairement aux comptes fournisseurs, qui signalent une sortie de fonds à venir, les comptes clients représentent une rentrée de fonds que l’entreprise s’attend à percevoir. 

Le rôle des comptes fournisseurs

Comme les comptes fournisseurs sont des passifs, ils ont une incidence sur le flux de trésorerie et la confiance des fournisseurs s’ils ne sont pas gérés avec soin. La conservation de ces registres est une façon proactive de gérer les obligations financières de votre entreprise.

Voyons comment les comptes fournisseurs jouent un rôle dans des domaines clés de votre entreprise, du flux de trésorerie aux dépenses et même aux impôts.

Gestion du flux de trésorerie

Le moment est essentiel pour gérer le flux de trésorerie lorsqu’il s’agit de comptes fournisseurs. Lorsque vous prolongez les modalités de paiement, vous pouvez libérer de l’argent pour d’autres projets. Toutefois, si vous retardez vos paiements pendant trop longtemps, vous pourriez devoir payer des pénalités de retard et nuire à vos relations avec les fournisseurs. 

Suivre les dépenses

En faisant le suivi de vos dépenses (et, par conséquent, de vos comptes fournisseurs) avec précision, vous pouvez déterminer combien il en coûte vraiment pour exploiter votre entreprise et éviter de surgonfler vos profits. 

Éviter les problèmes fiscaux

Si vos comptes fournisseurs sont incomplets ou inexacts, vous risquez d’avoir des problèmes fiscaux, notamment des litiges, des audits et même des problèmes juridiques. Si l’Agence du revenu du Canada (ARC) vérifie votre entreprise, l’exactitude de vos dossiers vous donne une piste de vérification que vous pouvez utiliser pour appuyer vos réclamations.

Il est également crucial de tenir des registres précis de vos dettes pour demander des déductions fiscales.. Si vous surestimez ou sous-estimez vos dépenses en raison de comptes fournisseurs inadéquats ou inexacts, cela pourrait nuire à vos demandes.

Entretenir des relations avec les fournisseurs

Si vous payez vos fournisseurs à temps, ils sont plus susceptibles de vous offrir un meilleur service, des modalités de paiement ou des rabais. Les paiements ponctuels montrent aux fournisseurs que vous êtes fiable, ce qui renforce votre relation et renforce leur confiance, ce qui peut conduire à des conditions de crédit plus favorables, à un traitement prioritaire pendant les périodes occupées ou à des rabais pour paiement anticipé qui améliorent votre résultat net. 

Gérez facilement l’argent à l’intérieur et à l’extérieur

Il est difficile de suivre de près les comptes fournisseurs, mais un bon logiciel de gestion financière peut simplifier le processus en organisant vos dossiers, en planifiant vos paiements et en faisant le suivi de vos dépenses. C’est exactement ce que QuickBooks est conçu pour faire.

QuickBooks peut vous aider à comptabiliser et à suivre avec précision toutes vos dettes et vos dépenses, ce qui facilite la demande de déductions lorsqu’il est temps de Produisez votre déclaration de revenus de petite entreprise.

Vous pouvez également utiliser les rapports financiers pertinents de QuickBooks pour prendre des décisions éclairées et élaborer des stratégies efficaces pour la planification financière future.

Commencez dès aujourd’hui et découvrez comment QuickBooks peut vous aider à faire le suivi de vos comptes fournisseurs, à enregistrer vos dépenses et à vous préparer pour la prochaine période des impôts.

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