Gestion du temps et productivité dans votre petite entreprise

En tant que propriétaire de petite entreprise, vous savez une chose avec certitude : la productivité est synonyme de profits. Plus vous en faites, plus vous gagnez d’argent. Mais comment voulez-vous augmenter la productivité quand votre temps est limité?

La réponse est simple : améliorez votre gestion du temps. Lorsque vous trouvez des moyens de travailler efficacement, la productivité augmente et les profits montent en flèche. Quels sont les clés pour améliorer la gestion du temps? Voici mes deux principales :

1.Traquez les inefficacités à tous les niveaux de l’entreprise et les éliminer (vous pourriez être surpris de ce que vous trouverez.) Chaque étape simplifie vos opérations et vous rapproche d’une entreprise efficace et sans déchets.

2.Créer un environnement axé sur la productivité qui aide vos employés à tirer le maximum de chaque heure de travail.

Utilisez la puissance du suivi des heures travaillées

Lorsque votre entreprise est jeune, vous devrez peut-être tout gérer vous-même, du développement au marketing. Lorsque vous commencez à prendre de l’expansion et à embaucher des employés, un nouveau problème survient .suivi des heures travaillées. Pourquoi devez-vous faire le suivi des heures travaillées? Lorsque vous savez où vont vos heures facturables, vous pouvez :

• Déléguez des tâches efficacement
• A éviter retards imprévus dans les projets
• Donner des devis plus précis
• Facturez vos clients rapidement et équitablement

L’utilisation d’un logiciel de suivi des heures travaillées par voie électronique est la meilleure solution, surtout si vos employés sont absents du bureau. Il permet aux employés d’enregistrer leurs heures à partir de leur téléphone intelligent. Vous pouvez même faire le suivi des heures travaillées directement dans QuickBooks, qui simplifie la paie. Voici les principaux avantages du suivi automatisé des heures travaillées :

• Fini les feuilles de temps illisibles ou perdues.
• Feuilles de temps automatisées pour une comptabilité simplifiée : l’application s’intègre facilement à QuickBooks en ligne Paie.
• Les employés peuvent pointer leur arrivée et leur départ sur leur téléphone cellulaire
• Coûts salariaux inférieurs; en moyenne, TSheets réduit les coûts salariaux de 6 %.

Un registre de suivi des heures travaillées est un excellent moyen de mesurer la productivité dans votre équipe. Il vous montre exactement comment chaque personne utilise son temps. Pour un gestionnaire, cette information est précieuse – elle vous aide à voir où les employés travaillent de manière inefficace, ce qui vous permet d’utiliser les courbe d’apprentissage pour les aider à améliorer et à accroître leur productivité.

N’oubliez pas que le suivi des heures travaillées n’est pas réservé qu’à vos employés. L’analyse de vos heures permet de trouver plus facilement des occasions de déléguer du travail. De cette façon, vous êtes libre de vous attaquer à des tâches globales et de surveiller indicateurs de rendement clés.Prêt à responsabiliser vos employés et à accroître leur productivité ?Essayez QuickBooks Time dès aujourd’hui. 

Êtes-vous travailleur autonome? Faire le suivi de ses heures peut s’avérer imprévu .gestion du temps problèmes. Vous pourriez trouver que les tâches faciles prennent beaucoup de temps ou que vous accordez plus d’heures aux clients qu’ils n’en paient. Ces signaux d’alarme peuvent vous aider à comprendre comment rester motivé et gérer plusieurs clients, tout en respectant les échéances.

Prenez le contrôle de votre journée avec des applis et des outils technologiques

Lorsque vous cherchez à en faire plus en moins de temps, vos armes secrètes peuvent être plus proches que vous ne le pensez. Vos applis et outils technologiques regorgent d’options pour vous aider à gérer une lourde charge de travail.

Commencez avec les gadgets qui sont toujours à portée de main : votre téléphone intelligent et votre montre connectée. Votre Apple Watch est un puissant outil professionnel. Utilisez-le pour lancer des présentations, rester en contact avec vos clients et surveiller votre horaire de n’importe où.

La prochaine arme de votre équipe technologique personnelle? Votre téléphone. Faites le plein d’applications pour les tâches courantes — faites le suivi des dépenses et enregistrez les heures facturables avec QuickBooks, et concentrez-vous sur vos tâches grâce au minuteur. Si vous travaillez sur des projets hors site ,applis de service sur le terrain peut vous aider à gérer vos projets en déplacement. Chargez des manuels d’instructions, créez des devis et envoyez des factures en touchant quelques touches de l’écran.

Jetez un coup d’œil aux logiciels et aux applications que vous utilisez déjà dans votre entreprise. Y a-t-il des fonctions et des capacités dont vous ne tirez pas parti? En tirant le maximum de vos programmes existants, vous pouvez augmenter votre productivité sans perdre de temps à apprendre un nouveau système. Votre logiciel de comptabilité est un candidat de choix — de nombreux programmes sont dotés de fonctions supplémentaires qui peuvent simplifier les finances de votre entreprise.

Utilisez-vous QuickBooks pour votre tenue de comptes? Vous pouvez également utiliser le logiciel pour faire le suivi des heures travaillées des employés, gérer la paie et faire le suivi des dépenses. Vous voulez rester organisé? Il s’intègre également à Google Agenda pour importer des données et créer des factures facilement.

Au fur et à mesure que vous trouvez des moyens de maximiser chaque plateforme, il est essentiel de comprendre l’objectif, la portée et les limites de la technologie. Par exemple, l’utilisation d’un logiciel spécifique aux ventes est préférable lorsqu’il s’agit de suivi des clients potentiels. Il est utile et efficace de rechercher et de trouver le logiciel le mieux adapté à vos besoins particuliers.

Vous voulez gagner encore plus de temps? Essayez d’optimiser la façon dont vous utilisez les solutions technologiques existantes—de cette façon, vous pouvez consacrer moins d’efforts à tâches chronophages. Le courriel est un bon exemple. Êtes-vous toujours en train de creuser dans d’anciens messages pour trouver des mesures à prendre? Utilisez-vous votre boîte de réception comme liste de choses à faire?

Si c’est le cas, il est temps de prendre le contrôle et de améliorer la productivité de votre courriel. De cette façon, vous passez moins de temps sur les courriels et les messages urgents ne sont jamais perdus dans la mêlée. Il en va de même pour les tâches administratives liées à la technologie, comme la recherche en ligne et la planification des déplacements. Si vous n’avez pas les moyens d’embaucher un assistant à temps plein, vous pouvez gagner beaucoup de temps en sous-traitant les tâches à un assistant virtuel. Ils travaillent à distance et à la demande, de sorte que vous ne payez que pour les heures dont vous avez besoin.

Lorsque vous cherchez des moyens d’accroître votre productivité, il peut être tentant de télécharger toutes les nouvelles applications et tous les nouveaux programmes que vous pouvez trouver. En tant qu’entrepreneur occupé, il est essentiel d’évaluer soigneusement chaque option. Il faut du temps pour apprendre un nouvel outil et l’intégrer à votre flux de travail. Dans certains cas, une nouvelle technologie peut faire des merveilles pour votre efficacité.

Un lecteur de reçus, par exemple, peut vous éviter de passer au crible des reçus et des factures sur papier en créant une archive numérique. Encore mieux? Utilisez l’appli QuickBooks pour numériser les reçus directement dans vos dossiers. L’utilisation judicieuse et judicieuse de la technologie peut automatiser et rationaliser les tâches chronophages afin que vous puissiez vous concentrer sur l’acquisition de clients et la construction de votre empire.

Améliorer la communication pour accroître l’efficacité

Un flux de travaux efficace peut transformer la productivité de votre entreprise — et pour y arriver, vous avez besoin d’une excellente communication à tous les niveaux. Lorsque vos employés sont sur la même longueur d’onde, vous n’avez pas à vous soucier des malentendus et des goulots d’étranglement qui entraînent des retards.

Si vous êtes comme de nombreux propriétaires d’entreprise, vous utilisez les réunions pour partager de l’information avec votre équipe. Si vous programmez trop de séances ou si la discussion a tendance à s’éloigner du sujet, les séances peuvent nuire à votre productivité. Pour résoudre le problème, essayez simplifier vos réunions. De cette façon, vous réduisez les pertes de temps et aidez tout le monde à comprendre les prochaines étapes.

Entre les réunions, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projet ou un réseau social interne pour communiquer en équipe. La clé est de partager les mises à jour, les progrès et les commentaires en temps réel. Cette pratique permet à chacun de s’adapter en conséquence afin d’éviter les retards.

Que se passe-t-il lorsque vos employés ont du mal à travailler ensemble ou lorsqu’ils ont affaire à des conflits interpersonnels? Vous pouvez mettre en place des stratégies de résolution des conflits ou essayer activités de consolidation d’équipe pour aider à créer un lien commun et un sentiment de camaraderie.

Les communications avec les clients jouent également un rôle important dans un flux de travaux efficace. Si vous voulez adopter une approche proactive, assurez-vous que tous vos canaux de communication offrent un message unifié. De cette façon, les clients arrivent avec une compréhension claire de votre marque. Une fois qu’un projet est en cours, évitez que la dérapage ne nuise à votre productivité en trouvant des moyens de refuser la demande d’un client tout en maintenant la relation.

Gérer les employés et vous-même

Les gens sont une grande partie de l’équation de la productivité. Pour tirer le meilleur parti de votre équipe, vous devez tenir compte de l’élément humain. Qu’est-ce que cela signifie dans la pratique? Par exemple, vous devrez peut-être utiliser différentes stratégies de gestion pour les employés ayant des Personnalités de type A et B. C’est aussi une bonne idée de rester en contact avec votre personnel par des conversations, la collaboration et l’observation. De cette façon, il est plus facile de repérer les signes de l’épuisement professionnel des employés ou absentéisme et présentéisme avant qu’ils ne commencent à affecter la productivité. Une fois que vous avez cerné un problème potentiel, vous pouvez utiliser des horaires flexibles ,options de travail à distance, ou congés illimités pour donner aux membres de votre personnel de l’espace pour s’occuper de leurs problèmes personnels.

Vos employés ne sont pas les seuls à avoir besoin d’un peu d’attention. Vos besoins aussi sont importants. Trouver une personne en bonne santé équilibre travail/vie personnelle vous aide à devenir un meilleur leader. Si vous êtes un mamanentrepreneur, vous pourriez devoir adapter le travail aux horaires de vos enfants. Si votre entreprise connaît une période des Fêtes occupée, vous devrez peut-être être proactif gérer le stress des Fêtes.

Vous sentez-vous dépassé par la responsabilité de gérer une entreprise? C’est normal, surtout si vous n’avez jamais été un gestionnaire de haut niveau. Dans certaines situations, un conseiller en affaires peut vous aider à comprendre les plans de l’entreprise. Une autre option consiste à trouver un mentor qui peut agir comme une caisse de résonnance.

Accroître la productivité des employés

La productivité de votre entreprise dépend des actions de chaque employé. Si vous avez besoin d’une augmentation immédiate de la production, il est utile de jeter un coup d’œil aux habitudes de vos employés.

Dans de nombreuses entreprises en démarrage, les employés jonglent avec une variété de responsabilités et sont en constante expansion .listes de tâches. Cela vous semble familier? Si vous avez toujours l’impression de rattraper votre retard, il est temps de mise au point et prioriser. Tout d’abord, dressez une liste principale de toutes les choses que vous devez faire. Ensuite, organisez vos tâches par ordre d’importance, en plaçant les éléments les plus importants en tête de liste.

Une fois vos priorités en ordre, vous êtes prêt à passer en revue votre liste. La façon dont vous abordez les tâches dépend de votre style. Si vous avez tendance à vous laisser distraire facilement ,Méthode Ivy Lee peut vous aider se mettre à la tâche et se concentrer sur un seul projet à la fois.

Une autre option est la Technique Pomodoro, qui organise votre journée en séances de travail intenses et en pauses fréquentes et rafraichissantes. Chacune de ces stratégies élimine les distractions et la fuite des cerveaux qui découlent du multitâche. Vous pourriez également trouver utile de occupez-vous d’abord des tâches difficiles— Ensuite, le reste de vos projets semble automatiquement moins intimidant.

Dans certains cas, votre stratégie de productivité dépend de votre profession et de votre secteur d’activité.Professionnels de la vente, par exemple, doivent souvent trouver un équilibre entre les tâches lucratives et la génération de clients potentiels. Toujours en déplacement? Trouvez des façons de peaufiner votre déplacements professionnels plans pour que vous puissiez rester productif en transit. Quel que soit votre secteur d’activité, il est avantageux d’examiner vos opérations et de trouver des occasions de rationalisez votre entreprise en 2019.

Concevoir un milieu de travail axé sur la productivité

La façon dont vous créez physiquement votre lieu de travail peut avoir un impact significatif sur la productivité. Vous vous demandez par où commencer? Essayez organiser votre bureau. Un système ordonné permet de gagner un temps considérable lorsque vous êtes à la recherche de fichiers et de fournitures. Ensuite, jetez un coup d’œil aux zones de travail individuelles. Avec quelques petites mises à niveau, vous pouvez concevoir des espaces de travail informatisés qui aident les employés à rester concentrés pendant les longues journées de travail. S’il vous reste de la place dans le budget, un rénovation de bureau est un excellent moyen de créer un espace spécialement conçu pour soutenir votre flux de travaux.

Dans de nombreuses entreprises, le stress est une préoccupation importante.Stratégies de santé au bureau peut faire en sorte que vos employés se sentent et donnent le meilleur d’eux-mêmes. Travaillez-vous avec des amis des animaux? Un «Amenez votre chien au travail» politique est une façon amusante d’alléger la pression.

Méthodes globales pour accroître la productivité à l’échelle de l’entreprise

Au fur et à mesure que vous faites croître votre entreprise, il peut être utile de choisir une méthode ou une méthode particulière pour accroître la productivité à l’échelle de l’entreprise. De cette façon, vous disposez d’un cadre pour guider vos décisions stratégiques et, plus important encore, vous avez toujours un point de référence vers lequel revenir lorsque les choses vous semblent insurmontables.

Si votre entreprise est un système complexe et interrelié, le Cadre de référence des 7-S de Mckinsey ou Loi de parkinson peut vous aider à comprendre et à aligner les pièces mobiles. Êtes-vous confronté à un problème insurmontable?

Diagrammes d’affinité faciliter la réflexion sur le problème, l’analyse de l’information et la création de solutions.

Une fois qu’un projet est en cours, un excellent gestion de projet peut vous aider à garder le contrôle de chaque étape et à prévenir fluage de fonction.

Faites-vous un produit physique ?Bâtir une entreprise plus efficace vous aide à réduire le gaspillage et à produire plus en moins de temps, ce qui signifie des profits plus importants. Vous pouvez utiliser le Règle des 80/20 pour trouver et éliminer les éléments qui ne valent pas votre temps et vos efforts.

Ensuite, vous pouvez créer un fabrication agile qui répond rapidement aux besoins changeants des clients. À long terme, des stratégies comme SixSigmas et plans d’amélioration continue peut vous aider à peaufiner votre système jusqu’à ce qu’il fonctionne comme une machine bien huilée.

En trouvant des moyens d’accroître l’efficacité et d’améliorer la gestion du temps à tous les niveaux de votre entreprise, vous pouvez donner un coup de pouce extraordinaire à la productivité. Avec des fonctions comme le suivi des heures travaillées, la paie et le suivi des dépenses ,QuickBooks Time peut vous aider —commencez votre essai gratuit de 30 jours aujourd’hui.