Automatisation pour les petites entreprises : 10 tâches que vous devez ou ne devez pas automatiser

Il y a plus de 10 ans, Gallup a découvert que les propriétaires de petites entreprises travaillaient en moyenne 52 heures par semaine, que 39 % d’entre eux dépassaient les 60 heures et que 86 % travaillaient la fin de semaine.

Ces chiffres n’ont fait que s’intensifier depuis.

C’est en grande partie un travail d’amour. Et pourtant, vous avez créé votre entreprise pour gagner en flexibilité et en liberté, et non pour être prisonnier d’un emploi du temps exigeant et de tâches sans fin.

Comment pouvez-vous gagner du temps pour vous concentrer sur ce qui compte? La réponse est l’automatisation. Autrefois considérée comme futuriste, l’automatisation gagne rapidement du terrain. 70 % des experts en informatique pensent que le passage à l’automatisation est obligatoire pour faire évoluer les entreprises. En outre, un tiers des propriétaires de petites entreprises prévoient de mettre en œuvre une certaine forme d’automatisation cette année.

Les avantages de l’automatisation pour les petites entreprises sont évidents. 78 % des chefs d’entreprise s’attendent à ce qu’elle libère trois heures de travail par jour.

Pourtant, l’automatisation peut être intimidante. Par où commencer? Comment savoir ce qu’il faut automatiser? Mais aussi, qu’est-ce qui nécessitera toujours une touche humaine?

Tâches à automatiser pour les petites entreprises

La journée du chef d’entreprise moyen est remplie de décisions et de conversations importantes, mais il y a aussi beaucoup de petites tâches ingrates. Les responsabilités que les propriétaires d’entreprises peuvent complètement automatiser ne manquent pas.

1. Suivi des entrées et sorties de fonds 

Le suivi des flux de trésorerie peut être l’un des éléments essentiels de la gestion d’une entreprise prospère. L’automatisation de cette tâche permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de s’assurer qu’il n’y aura pas d’erreur humaine. 

QuickBooks en ligne vous permet de connecter votre compte bancaire et vos cartes de crédit d’entreprise à votre tableau de bord. Toutes les opérations sortantes ou entrantes seront envoyées directement à votre logiciel de comptabilité et transformées en relevés de compte de trésorerie. Cette fonction vous permet de disposer de données à jour sur la santé financière de votre petite entreprise.

2. Factures récurrentes

La comptabilité peut être un fardeau. 40 % des entrepreneurs affirment qu’il s’agit du pire aspect de la gestion d’une entreprise.

Elle est aussi inévitable. Au total, 40 % des propriétaires de petites entreprises consacrent plus de 80 heures par an à la comptabilité. Bien que cette statistique ne soit pas ventilée par fonction spécifique, vous pouvez deviner qu’une grande partie de ce temps est consacrée à l’envoi et au suivi des factures. 

Se faire payer peut être un processus fastidieux et frustrant.

Heureusement, il existe toute une série de solutions pour alléger la facturation, notamment des factures récurrentes envoyées chaque mois et des rappels automatiques aux clients qui ont peut-être oublié de les payer.

3. Paie

Une autre partie fastidieuse de la comptabilité est la gestion de la paie.

Si vos employés reçoivent encore des chèques de paie, il est difficile de les automatiser.

En revanche, si vous utilisez le dépôt direct, il existe de nombreux outils qui peuvent vous aider à vous libérer complètement de la gestion de la paie.

Une fois que vous les aurez configurés, la planification, l’envoi et le suivi de la paie s’exécuteront automatiquement, et vous ne devrez intervenir qu’en cas de changement. 

4. Gestion des tâches

Vous avez déjà entendu l’expression « travailler sur son entreprise plutôt que dans son entreprise ». C’est un cliché pour une bonne raison.

L’entrepreneur moyen passe 68,1 % de son temps à travailler « dans » son entreprise.

L’automatisation de la gestion des tâches peut vous soulager d’une grande partie de votre travail, en particulier les tâches entre les applications et les outils.

Des solutions telles que Zapier permettent de coordonner les actions entre différentes applications afin de vous épargner des tâches répétitives telles que les ajouts à votre liste numérique de choses à faire et la gestion des dossiers ou des rappels.

Vous trouverez beaucoup d’inspiration pour la gestion des tâches dans cet article.

5. Rapports

Les chiffres sont importants pour votre entreprise. Vous voulez savoir combien de visiteurs ont consulté votre site Web ou quels sont vos chiffres de vente mensuels. 

La compilation et le partage constants de ces renseignements impliquent un investissement substantiel en temps et en attention. Mais ce n’est pas nécessaire.

En ce qui a trait aux indicateurs en ligne, Google Analytics vous permet de configurer facilement des rapports personnalisés et de vous les envoyer à vous-même, à vos employés ou à vos clients. De même, QuickBooks et de nombreuses autres plateformes offrent la possibilité de configurer des rapports qui vous seront automatiquement envoyés par courriel selon un calendrier récurrent.

Tâches à ne pas automatiser pour les petites entreprises

Vous êtes prêt à chanter les louanges de l’automatisation et à supprimer une tonne de tâches fastidieuses, mais n’allez pas trop vite. L’automatisation peut être formidable, mais pas pour tout.

Voici cinq tâches que vous ne devriez jamais envisager d’automatiser dans votre entreprise.

6. Problèmes délicats des clients

L’un de vos clients a un problème urgent ou une plainte grave. C’est une situation qui nécessite un contact personnel.

Pour les interactions plus complexes, 40 % des clients préfèrent parler à une personne au téléphone plutôt qu’échanger des courriels. Qui plus est, environ une personne sur trois affirme que l’aspect le plus crucial du service à la clientèle est de pouvoir parler avec un représentant bien informé et amical.

Les conversations avec les clients demandent du temps. Mais elles en valent la peine pour renforcer vos relations et rehausser votre réputation.

96 % des consommateurs affirment que le service à la clientèle est un facteur crucial dans leur choix d’être fidèles à une marque.

7. Intégration d’un client

Si votre entreprise accueille continuellement de nouveaux clients, sachez que certains éléments de ce processus, comme les rappels ou les courriels d’information, peuvent être automatisés.

Cependant, l’intégration est un moment délicat, et l’automatisation ne doit pas englober la totalité de ces premières interactions.

N’oubliez pas que vous n’avez qu’une seule chance de faire une première impression. Veillez donc à accorder aux nouveaux clients une attention personnelle avant d’automatiser quoi que ce soit.

8. Reconnaissance des employés

Vos employés sont importants pour vous. Vous voulez donc souligner leur contribution de façon constante, surtout lorsque 69 % des employés affirment qu’ils en feraient davantage s’ils avaient l’impression que leur travail est mieux apprécié.

Vous envisagez d’automatiser cette reconnaissance afin qu’elle ne disparaisse pas de votre radar.

Attention : La reconnaissance automatique ne pèse pas lourd. Elle doit être authentique et venir de vous.

Selon les données de Gallup, 28 % des employés déclarent que la reconnaissance la plus mémorable vient de leur supérieur, suivi de près par un dirigeant de haut niveau ou le PDG (24 %).

Une reconnaissance efficace est « honnête, authentique et adaptée à la façon dont chaque employé souhaite être reconnu ». Il est presque impossible d’offrir une telle reconnaissance au moyen d’un processus automatisé.

9. Travail créatif

Si l’automatisation accroît la productivité, la question de savoir si elle remplacera complètement les humains dans certains postes suscite des inquiétudes.

La bonne nouvelle, c’est que l’automatisation n’a pas encore trouvé le moyen de reproduire le cerveau humain, ce qui signifie que les tâches créatives – de la réflexion sur votre prochain produit à la conception des graphiques – ne peuvent pas être totalement automatisées. 

En effet, un rapport a conclu que les emplois créatifs sont les plus résistants à l’automatisation. Il est donc préférable de confier les tâches qui requièrent votre esprit critique et vos capacités d’innovation à vous, plutôt qu’à des robots.

10. Établissement de relations

L’automatisation peut grandement aider à créer et à maintenir des relations saines. Les tâches pouvant être automatisées à cette fin comprennent les rappels de dates importantes, les notifications de courriels à suivre, et même l’envoi de cadeaux et de notes de remerciement « manuscrites ».

Ce que l’automatisation ne peut pas faire, c’est reproduire l’intelligence émotionnelle.

Tout comme les problèmes et les plaintes des clients, les moments cruciaux et les conversations difficiles exigent une attention personnelle.

De même, à l’instar de la reconnaissance des employés, la célébration des grandes réussites et des réalisations importantes nécessite un temps de présence ou, du moins, l’équivalent numérique le plus proche.

En d’autres termes, malgré toute leur puissance, les robots ne doivent pas être utilisés dans les hauts et les bas des relations d’affaires les plus importantes.

Automatiser ou ne pas automatiser votre petite entreprise?

Le temps semble souvent être la ressource la plus limitée d’un propriétaire d’entreprise. L’automatisation peut être une arme puissante pour votre petite entreprise, à condition de choisir les meilleurs moments pour l’utiliser.

Voici quelques exemples de tâches qui peuvent être automatisées facilement :

• Les tâches que vous effectuez de manière répétitive ou fréquente
• Les tâches qui ne nécessitent pas de touche humaine ni d’intervention personnelle
• Les tâches secondaires qui ne nécessitent pas beaucoup d’énergie mentale

Indépendamment de ce que vous automatisez dans votre entreprise, sachez qu’aucune tâche ne doit être complètement loin des yeux et loin du cœur. Mettez en place un rappel pour vérifier de temps en temps que tout fonctionne bien. Vous ne voudriez pas que quelque chose déraille à votre insu.

En outre, si vous abordez l’automatisation avec la bonne stratégie, vous pourrez consacrer plus de temps à ce qui compte : aider votre entreprise à continuer de prospérer.