Simplifiez votre processus de paie avec ce guide pour les propriétaires d’entreprises canadiennes

Les cotisations sociales sont un sujet souvent mis de côté lors de la création d’une nouvelle entreprise. Pour la plupart des nouveaux propriétaires d’entreprise, le calcul des cotisations sociales est une tâche rebutante. Ce guide complet simplifie le processus et vous présente les étapes importantes à suivre pour calculer les cotisations sociales.

Comprendre les cotisations sociales au Canada

Au Canada, les cotisations sociales comprennent diverses retenues prélevées sur le chèque de paie de chaque employé à titre de cotisations aux programmes fédéraux, provinciaux et territoriaux comme le Régime de pensions du Canada (RPC), le Régime de rentes du Québec (RRQ), le régime d’assurance-emploi (AE) et le Régime québécois d’assurance parentale (RQAP).

Voici ce que vous devez savoir :

En quoi consistent les cotisations sociales?

Les cotisations sociales sont des retenues obligatoires effectuées par les employeurs sur les salaires de leurs employés. Ces retenues sont ensuite versées au gouvernement fédéral au nom des employés et sont comptabilisées comme des cotisations des employés à l’impôt sur le revenu, au RPC/RRQ et à l’AE/RQAP.

Pourquoi les cotisations sociales sont-elles importantes?

Outre le fait qu’il s’agit d’une obligation légale, la retenue de cotisations sociales exactes et en temps opportun permet de veiller à ce que les prestations et les services essentiels, comme le RPC/RRQ, l’AE et le RQAP, demeurent financés et disponibles pour tous.

Comment les cotisations sociales sont-elles calculées?

Il est essentiel de comprendre le calcul des cotisations sociales pour assurer l’exactitude de vos versements ainsi que votre conformité. L’Agence du revenu du Canada (ARC) fournit des directives détaillées sur la façon de calculer les retenues à la source.

Voici une explication simple étape par étape :

1. Déterminer la rémunération de chaque employé

Avant d’effectuer des retenues à la source, déterminez la rémunération brute totale de l’employé en question. Pour calculer la rémunération brute, vous devez connaître le taux de rémunération horaire ou le salaire annuel, le nombre d’heures travaillées et la fréquence de la période de paie.

2.  Calculer l’impôt fédéral et provincial sur le revenu

Il existe plusieurs outils de calcul en ligne qui peuvent vous aider à calculer les retenues à la source requises. Selon la province ou le territoire d’emploi, utilisez le calculateur en direct de retenues sur la paie de l’ARC pour déterminer les retenues appropriées, ou essayez le calculateur gratuit de retenues à la source de QuickBooks.

Le taux d’imposition sur le revenu varie d’un employé à l’autre selon les crédits et les déductions auxquels chacun est admissible en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu du Canada. Les employés doivent remplir un formulaire TD1 ou un formulaire TP-1015.3-V (au Québec) chaque année. Ce formulaire aide les employeurs à estimer le montant d’impôt fédéral et provincial à retenir sur la paie de chaque employé.

3.  Déterminer les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) ou au Régime de rentes du Québec (RRQ)

Calculez les cotisations au Régime de pensions du Canada de chaque employé en fonction de sa rémunération. À l’heure actuelle, les employés ont droit à une exemption de base du RPC et du RRQ de 3 500 $ par année, ce qui signifie que les employés qui gagnent 3 500 $ ou moins par année n’ont aucune retenue sur leur paie au titre du RPC ou du RRQ.

De plus, les employés qui ont 18 ans et moins ou 70 ans et plus, ainsi que ceux qui reçoivent des prestations du RPC ou du RRQ sont actuellement exonérés des cotisations au RPC et au RRQ. Le taux annuel et les cotisations maximales au RPC et au RRQ peuvent changer chaque année. Pour 2024, le taux de cotisation au RPC est de 5,95 %, avec une cotisation annuelle maximale de 3 867,50 $ par employé. Au Québec (en 2024), le taux de cotisation au RRQ est de 6,40 %, avec une cotisation annuelle maximale de 4 160 $ par employé.

En date de janvier 2024, les gains ouvrant droit à pension qui se situent entre 68 500 $ et 73 200 $ sont maintenant assujettis à la deuxième cotisation supplémentaire au RPC ou au RRQ (RPC2/RRQ2), annoncée par l’Agence du revenu du Canada. Dans le cas du RPC, ce taux de cotisation sera de 4 % en 2024 avec un maximum de 188 $ par employé.

4.  Calculer les cotisations d’assurance-emploi (AE) et les cotisations au Régime québécois d’assurance parentale (RQAP)

L’assurance-emploi fournit un revenu temporaire aux travailleurs qui se retrouvent sans emploi, mais aussi pour soutenir les personnes en congé de maternité ou de maladie. Les cotisations à l’assurance-emploi et au Régime québécois d’assurance parentale sont plus simples à calculer que celles du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec, puisque chaque dollar gagné est assujetti à des retenues au titre de l’AE et du RQAP. Prenez note que si un employé a un lien de parenté avec son employeur, sa rémunération n’est pas considérée comme assurable. Dans ce cas, l’employé est exonéré de l’AE et du RQAP, et l’employeur n’a pas à retenir ces cotisations sur sa rémunération. Le taux de cotisation d’assurance-emploi pour 2024 est de 1,66 % jusqu’à un maximum de 1 049,12 $ par employé pour l’année. Au Québec, le taux de cotisation au RQAP pour 2024 est de 1,32 % jusqu’à un maximum de 834,24 $ par employé pour l’année. Vous pouvez utiliser le calculateur gratuit de retenues à la source de QuickBooks pour calculer facilement les cotisations à l’AE et au RQAP.

5.  Ajouter des retenues supplémentaires, le cas échéant

Certains employés peuvent avoir des cotisations syndicales, des dons de bienfaisance ou d’autres retenues sur la paie, selon votre organisation. Certaines entreprises traitent également les retenues du régime de pension et d’épargne retraite pour leurs employés. Assurez-vous de tenir compte de ces retenues supplémentaires.

Comment le logiciel QuickBooks simplifie-t-il le calcul des cotisations sociales?

Fini le temps où vous deviez passer au crible manuellement les tables d’impôt et les formules. QuickBooks Paie peut vous aider à dire adieu au traitement manuel de la paie, de l’automatisation des calculs d’impôts à l’intégration transparente avec vos pratiques comptables et de RH actuelles. Offert avec les abonnements Paie de base, Premium et Elite, QuickBooks Paie propose plusieurs fonctions dont vous pouvez profiter, selon les besoins de votre entreprise.

Facilité d’utilisation

Faites facilement le suivi des heures travaillées par les employés, éliminant ainsi le besoin d’avoir un système d’horodatage distinct. Cette intégration garantit que les vacances, les heures supplémentaires et les jours fériés sont payés correctement.

QuickBooks Paie calcule automatiquement l’impôt provincial et l’impôt fédéral afin de garantir l’exactitude et de réduire le risque d’erreurs coûteuses. En payant les employés par dépôt direct, vous pouvez éliminer le coût des chèques papier et réduire le temps de traitement.

Qu’il s’agisse d’employés horaires, salariés ou contractuels, QuickBooks Paie permet de personnaliser facilement les taux et les horaires de paie. Les employés peuvent accéder à leurs fiches de paie, à leurs formulaires fiscaux et à toute autre donnée pertinente, ce qui réduit le fardeau administratif des RH.

Conformité précise

Des outils comme QuickBooks Paie sont mis à jour régulièrement pour refléter les changements apportés aux réglementations sur la paie et aux taux d’imposition, ce qui réduit le risque de pénalités pour non-conformité. Grâce à un accès infonuagique, vous pouvez gérer la paie à tout moment, où que vous soyez… vous n’êtes donc pas attaché à votre bureau.

QuickBooks Paie vous permet également de configurer la paie pour qu’elle soit exécutée automatiquement à des intervalles précis, ce qui vous fait gagner du temps à chaque période de paie.

Le système peut détecter les erreurs potentielles et avertir les utilisateurs avant le traitement de la paie, ce qui réduit les erreurs coûteuses. De plus, vous pouvez générer des rapports sur la paie en un seul clic, ce qui facilite la vérification des données financières et assure une prise de décisions éclairées.

Intégration transparente

Lorsque vous utilisez à la fois QuickBooks Paie et QuickBooks Comptable, les données financières sont synchronisées sans heurts. Ainsi, vous n’avez pas à saisir vos données en double et vous profitez de rapports financiers exacts. QuickBooks offre également du soutien à ses utilisateurs, ce qui leur permet d’économiser le coût d’embauche de consultants externes en matière de paie.

En tirant parti de ces fonctions, vous obtenez un processus de traitement de la paie à la fois efficace et rentable.

Conseils pour une gestion efficace des cotisations sociales

La gestion efficace de la paie nécessite une combinaison des bons outils et des bonnes pratiques. Voici quelques éléments à prendre en compte :

• Mises à jour régulières des lois fiscales : n’oubliez pas que les lois fiscales canadiennes peuvent changer. Restez au courant grâce à des ressources comme le Guide de l’employeur - Les retenues sur la paie et les versements de l’ARC.
• Tenue de livres efficace : tenez des registres clairs de tous les paiements, retenues à la source et documents pertinents relativement aux employés.
• Logiciel de paie : des outils comme le logiciel de paie QuickBooks simplifient le processus et contribuent à réduire le risque d’erreurs.

Le calcul des cotisations sociales ne devrait pas être un casse-tête de chiffres et de règlements. Des outils comme QuickBooks Paie simplifient la gestion de la paie au sein de votre entreprise. Apprenez-en plus sur l’utilisation de QuickBooks Paie dès aujourd’hui.