Il existe deux grandes catégories d’avantages : les avantages imposables et les avantages non imposables. Ce qui distingue ces deux types d’avantages, ce sont les obligations en matière de paie et d’impôt sur le revenu. Pour un propriétaire de petite entreprise, il est important de comprendre les avantages imposables dans le cadre du traitement de la paie.
Qu’est-ce qu’un avantage imposable?
Les avantages imposables peuvent être des biens ou des services qu’un employeur paie pour le compte de l’employé. L’employeur peut accorder l’avantage sous forme d’espèces, de quasi-espèces, comme une carte-cadeau, ou d’avantage non pécuniaire, comme une place de stationnement. L’avantage imposable est accordé en plus du salaire normal de l’employé. C’est comme un avantage supplémentaire que l’employé reçoit en plus de son salaire quotidien.
Tous les avantages imposables sont assujettis à l’impôt sur le revenu de l’employé. Cela signifie que, bien que l’employé ait reçu un avantage de son employeur, ce dernier n’est pas tenu de payer l’impôt applicable. Il incombe au salarié de déclarer ses avantages imposables et de payer l’impôt requis.
Les avantages imposables se distinguent principalement par leur nature personnelle, ce qui signifie que l’avantage n’est imposable que lorsque l’employé l’utilise à des fins personnelles, ce qui veut dire que l’avantage reçu par l’employé n’est pas lié à son travail.
Ces types d’avantages peuvent être accordés directement à l’employé ou aux membres de sa famille.
Voici quelques exemples d’avantages imposables :
- L’utilisation par un employé d’un véhicule de l’entreprise pour des motifs personnels ou pour son propre bénéfice.
- Lorsqu’un employeur fournit gratuitement le logement et la pension à un employé.
- Lorsqu’un employeur fournit gratuitement le logement et les services publics pour la résidence permanente d’un employé.
- Les services de conseil tels que les conseils financiers (les services de conseil ne sont pas des avantages imposables s’ils comprennent des conseils en matière de santé mentale ou de planification de la retraite).
- Primes d’assurance accident et d’assurance vie.
- Les régimes collectifs d’assurance maladie (sauf s’il s’agit d’un régime d’assurance-salaire qui est versé périodiquement aux employés et non d’une somme forfaitaire).
- Les cadeaux, récompenses et prix d’une valeur supérieure à 500 $ par année.
Un employeur peut choisir entre deux méthodes différentes pour accorder à son employé un avantage imposable : les allocations ou les remboursements.
Allocations
La première méthode que vous pouvez utiliser pour accorder un avantage imposable à votre employé est de lui fournir une allocation. Dans ce cas, vous fournissez à l’employé une somme forfaitaire qu’il peut utiliser en cas de besoin. Vous pouvez également verser les fonds sur une certaine période, par exemple en payant un montant fixe sur une base mensuelle ou annuelle.
Le montant accordé est déterminé en fonction de l’utilisation prévue. Supposons que vous mettez à la disposition d’un employé une voiture de l’entreprise pour une semaine et qu’il ait besoin d’une allocation pour l’essence. Vous pouvez déterminer le montant de l’allocation nécessaire en fonction du nombre de kilomètres que vous pensez que l’employé va parcourir au cours de cette semaine.
Remboursement
Les remboursements peuvent être considérés comme l’opposé des allocations : les allocations sont accordées à l’avance et les remboursements sont accordés après coup. Les remboursements sont des montants remis aux employés pour les dédommager des frais qu’ils ont engagés. Cette méthode exige que l’employé présente une preuve de paiement afin que l’employeur puisse rembourser le montant exact.
Qu’est-ce qu’un avantage non imposable?
Les avantages imposables et non imposables sont similaires en ce sens qu’ils fournissent une rémunération supplémentaire à un employé en plus de son salaire normal. Cependant, il existe quelques différences essentielles.
Les avantages non imposables sont des avantages qu’un employeur accorde à un employé et qui ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu de l’employé. Cela signifie que l’employé n’a pas à payer d’impôt sur ces avantages.
Nous avons déjà établi qu’un avantage imposable est de nature personnelle, alors qu’un avantage non imposable est tout simplement l’inverse. Les avantages non imposables sont liés au travail de l’employé.
Pour mieux comprendre, voici quelques exemples d’avantages non imposables :
- Téléphones cellulaires et ordinateurs : Si un employeur met à la disposition de son employé un téléphone cellulaire ou un ordinateur de l’entreprise pour effectuer des tâches liées au travail, cela est considéré comme un avantage non imposable. En revanche, si un employé utilise son cellulaire personnel pour effectuer une tâche liée à son travail et que l’entreprise lui rembourse ces frais, il s’agit d’un avantage imposable.
- Formation : Si un employeur paie un employé pour qu’il suive un cours directement lié à son emploi et à son développement professionnel, il s’agit d’un avantage non imposable. En revanche, si le cours n’est pas directement lié au travail de l’employé, il s’agit d’un avantage imposable.
- Véhicules : Si un employé utilise sa propre voiture pour effectuer une tâche liée à son travail et que l’employeur lui rembourse le coût de l’essence, cela est considéré comme un avantage non imposable.
- Soins médicaux privés : Les primes des services privés de santé et de soins dentaires qu’un employeur paie pour le compte de ses employés sont considérées comme des avantages non imposables.
Déterminer si un avantage est imposable
En règle générale, vous pouvez déterminer si un avantage est imposable selon l’usage que l’employé en fait. Il sera très probablement imposable s’il l’utilise pour des raisons personnelles en dehors du lieu de travail. Mais malheureusement, ce n’est pas toujours si simple. Il existe des zones d’ombre lorsqu’il s’agit de déterminer si un avantage est imposable ou non.
Par exemple, une allocation pour usage d’un véhicule n’est pas imposable si elle est basée sur un taux par kilomètre raisonnable. En revanche, l’avantage est imposable s’il est basé sur un taux par kilomètre considéré non raisonnable.
En ce qui concerne les frais de garde d’enfants, ils ne sont considérés comme un avantage non imposable que s’ils répondent aux critères suivants :
- le service est offert sur le lieu de travail;
- le service est géré directement par l’employeur;
- le service est offert à tous les employés à un coût minime ou gratuitement;
- le service n’est pas offert au public, seulement aux employés.
Il existe des règles propres à chaque situation. Pour obtenir de l’information plus précise selon votre votre situation, vous pouvez consulter la page Déterminer si un avantage est imposable de l’ARC.
Calculer la valeur d’un avantage imposable
Pour calculer la valeur d’un avantage imposable, vous devez évaluer ce que l’on appelle la juste valeur marchande. La juste valeur marchande représente le montant pour lequel un produit ou un service serait vendu sur le marché libre, en supposant que le vendeur et l’acheteur aient tous deux une connaissance adéquate du produit ou du service.
La valeur d’un avantage imposable peut donc être évaluée en fonction de sa juste valeur marchande. Il s’agit du montant qu’un employé aurait payé pour l’avantage si l’employeur l’avait mis à sa disposition.
Dans certains cas, vous devrez inclure la TPS et la TVH dans le calcul des avantages imposables. Vous pouvez consulter le tableau des avantages de l’ARC pour savoir si vous devez les inclure. Pour évaluer la valeur de l’avantage imposable, le montant de la TPS/TVH est calculé en fonction du montant brut de l’avantage.
Un avantage imposable est-il retenu sur la paie?
Les avantages imposables sont utilisés au moment de calculer les retenues salariales d’un employé. Une fois que la valeur de l’avantage a été calculée, y compris les différents impôts qui peuvent s’appliquer, vous devez ajouter ce montant au revenu régulier de votre employé pour la période de paie concernée. Cette nouvelle somme vous donnera le revenu total dont vous avez besoin pour effectuer les retenues salariales.
Le montant des retenues dépend de la nature de l’avantage que vous accordez à l’employé, soit sous forme d’espèces, de quasi-espèces ou d’avantage non pécuniaire.
Cela vaut-il la peine d’offrir des avantages imposables à vos employés?
Un régime d’avantages sociaux attirera les employés de qualité que vous souhaitez embaucher. Le marché de l’emploi tend à être compétitif, en particulier pour les candidats hautement qualifiés et talentueux qui reçoivent plusieurs offres d’entreprises différentes. Le régime d’avantages proposés par une entreprise est un facteur déterminant lorsque les candidats choisissent l’offre d’emploi qui leur convient. En offrant un régime complet d’avantages sociaux à ses employés, votre entreprise démontre qu’elle prend le bien-être de ses employés au sérieux. Et après tout, qui n’aime pas les avantages gratuits?
Cela dit, les avantages non imposables attirent plus de candidats que les avantages imposables. En effet, les travailleurs préfèrent recevoir une indemnisation complète plutôt que d’avoir à payer de l’impôt plus tard. Toutefois, il est toujours préférable de bénéficier d’avantages imposables que de ne pas obtenir d’avantages du tout.
Le régime idéal d’avantages sociaux comprendra une variété d’avantages imposables et non imposables. Assurez-vous de passer en revue le régime d’avantages avec vos nouveaux employés afin qu’ils sachent exactement quels sont les avantages imposables et non imposables. De cette façon, ils n’auront pas de mauvaises surprises au moment de l’impôt.
QuickBooks en ligne Paie facilite le suivi de tous les avantages sociaux de vos employés, ce qui simplifie grandement la période des impôts. Les avantages imposables font partie du processus de paie de votre entreprise, et la fonction de paie de QuickBooks en ligne facilitera grandement l’ensemble du processus. Par exemple, lorsque vient le temps d’ajouter les avantages imposables aux feuillets T4, QuickBooks vous fournit le formulaire déjà préparé, de sorte que vous n’avez qu’à entrer l’information pour que tous les calculs soient effectués automatiquement.
Vous pouvez également gagner du temps dans une multitude d’autres domaines lorsque vous automatisez des tâches comme les cotisations sociales et les versements d’impôt, le suivi des heures travaillées, la création d’horaires de travail et bien d’autres. Voyez comment QuickBooks peut simplifier votre processus de paie dès aujourd’hui.
Questions fréquentes sur les avantages imposables
Où faut-il inscrire les avantages imposables sur le feuillet T4?
Les employeurs doivent inscrire la valeur des avantages imposables accordés à leurs employés à la case 14 du feuillet T4. Pour plus d’information sur le feuillet T4, lisez cet article.
Dois-je payer des cotisations au RPC pour les avantages imposables?
Les avantages imposables en espèces, en quasi-espèces ou non pécuniaires donnent droit à pension, ce qui signifie que vous devez verser des cotisations au RPC. Les cotisations au RPC prélevées sur le revenu de l’employé sont basées sur sa rémunération totale. Par conséquent, lorsque les avantages imposables sont ajoutés à la rémunération totale de l’employé, la cotisation au RPC est plus élevée.
L’assurance maladie est-elle un avantage imposable?
L’assurance maladie comme les régimes de soins médicaux ou dentaires n’est pas un avantage imposable pour les employés si l’employeur verse des cotisations à un régime privé.
Quelle est l’incidence des avantages imposables sur la paie?
La valeur d’un avantage imposable est ajoutée au revenu de l’employé. À titre d’exemple, si la valeur de l’avantage est de 1 000 $ et que le revenu régulier de l’employé est de 50 000 $, le revenu à déclarer est de 51 000 $. Ce montant de revenu sera utilisé pour effectuer les retenues à la source appropriées.
