T4 et T4A : le guide complet pour les petites entreprises canadiennes

Veiller au respect des règlements sur les impôts est essentiel pour assurer la prospérité de l’entreprise. La paie et les impôts sont des éléments importants pour tout propriétaire d’entreprise qui cherche à développer ses activités. 

Que vous gériez personnellement la paie de votre entreprise ou non, il est important de bien comprendre les règles relatives à la paie et à l’impôt afin de rester au fait des obligations des propriétaires d’entreprise au Canada. Cela nous amène aux feuillets T4 et T4A. Leurs noms sont presque identiques, mais ils présentent quelques distinctions essentielles. Le présent article vous explique ces différences et comment les entreprises peuvent utiliser ces feuillets pour leurs employés. 

Qu’est-ce qu’un feuillet T4?

Le feuillet T4 est un État de la rémunération payée. Il s’agit en fait d’un document qui indique toutes les sommes qu’un employé a reçues de son employeur au cours de l’année. Cela comprend les déductions et les avantages suivants : 

• Assurance-emploi (AE)
• Régime de pensions du Canada (RPC)
• Impôt sur le revenu

Un T4 peut être remis en version papier ou électronique à un employé par son employeur avant la fin du mois de février. Il indique notamment le numéro d’assurance sociale de l’employé, le revenu brut avant les retenues et les versements effectués à l’ARC (AE, RPC et impôt sur le revenu). Il contient aussi des renseignements sur les cotisations syndicales, les avantages sociaux et bien d’autres, que nous aborderons un peu plus loin.

Qui reçoit un T4 au Canada? 

Que vous soyez résident ou non-résident, toute personne travaillant au Canada reçoit un T4 ou un T4A. Si un employé régulier (à temps plein ou à temps partiel) travaille au Canada, il recevra un feuillet T4 de son employeur.

Un T4A est remis aux entrepreneurs et aux travailleurs autonomes. En tant que propriétaire d’entreprise, vous devrez peut-être produire un feuillet T4 et un feuillet T4A, selon les types d’employés qui figurent sur votre liste de paie. C’est le cas, par exemple, si vous embauchez régulièrement des salariés et des entrepreneurs.

Exemple de T4 – Aperçu des T4, explication sommaire des cases

Examinons chaque section d’un T4 pour mieux comprendre comment il doit être rempli. Voici quelques cases utiles du formulaire auxquelles vous devrez prêter une attention particulière.

• Case 14 : Le revenu d’emploi total de l’année avant le prélèvement des retenues
• Case 16 : Toutes les cotisations versées au RPC (Régime de pensions du Canada)
• Case 18 : Les cotisations de l’employé à l’assurance-emploi (AE)
• Case 20 : La somme de toutes les cotisations au Régime enregistré d’épargne-retraite
• Case 22 : Toutes les déductions fiscales sur le revenu effectuées pour l’année 
• Case 44 : Les cotisations syndicales, le cas échéant
• Case 46 : Les dons de bienfaisance que vous avez effectués
• Case 42 : Le montant total des revenus provenant de commissions reçues en cours d’emploi
• Case 52 : Le facteur d’équivalence
• Case 55 : Les cotisations de votre employé au Régime provincial d’assurance parentale (RPAP)
• Case 56 : Les gains assurables de votre employé pour le calcul des cotisations au Régime provincial d’assurance parentale (RPAP) 

Comment trouver et calculer les montants pour les feuillets T4?

Si vous utilisez un outil de traitement de la paie comme celui de QuickBooks, il vous suffit de cocher la case « Formulaires de fin d’année » pour accéder aux renseignements sur les T4, qui sont préparés pour vous par l’équipe de QuickBooks. Cette section contient un résumé détaillé de toutes vos opérations relatives au cumul annuel. Il s’agit essentiellement de tous les revenus provenant des salaires, de l’assurance-emploi, du Régime de pensions du Canada (RRQ pour le Québec) et de l’impôt sur le revenu.

T4 pour les employés

Le feuillet T4 indique à l’employé combien il a gagné au cours d’une année civile, ainsi que le montant prélevé sur son salaire par le gouvernement. Ce formulaire est important pour vos employés, car ils l’utiliseront pour remplir leur déclaration de revenus pour l’année.   

Les feuillets T4 doivent être produits chaque année dans les cas suivants : 

• Vous avez versé à un employé un montant de 500 $ ou plus au cours de l’année civile. 
• Des cotisations ont été déduites du salaire de l’employé pour le Régime de pensions du Canada, le Régime des rentes du Québec, l’assurance-emploi, l’impôt sur le revenu ou le Régime provincial d’assurance parentale. 
• Un feuillet est requis même si l’employé est inactif ou licencié. 

Certaines entreprises envoient leur T4 par la poste, mais il existe une solution bien plus simple. Si vous souhaitez éviter ces tracas, vous pouvez les envoyer par voie électronique. Certains outils de traitement de la paie facilitent l’accès aux feuillets T4 à l’aide d’un portail sécurisé. 

Soumettre un T4 auprès de l’ARC

Il est recommandé de soumettre vos T4 à l’ARC par voie électronique. Si vous avez plus de 50 feuillets à transmettre, la soumission par voie électronique est obligatoire. Cela dit, vous pouvez également choisir de soumettre la version papier si vous avez moins de 50 feuillets. Vous trouverez les formulaires nécessaires dans la section Formulaires et publications. Vous pouvez également les obtenir en appelant le 1 800 959-5525. Vous devez remplir un formulaire pour chacun de vos employés et le joindre au T4 Sommaire lorsque vous transmettez vos documents fiscaux. Par la suite, une déclaration T4 est envoyée par la poste à l’adresse que vous avez indiquée sur le T4 Sommaire. Gardez à l’esprit qu’il est préférable de conserver une copie des feuillets T4 et du sommaire pour vos dossiers.

Corriger ou modifier un T4

Que se passe-t-il si vous vous rendez compte soudainement que vous avez fait une erreur dans les feuillets T4 après les avoir soumis pour production? Vous avez peut-être oublié d’inclure une prime ou une commission gagnée par l’un de vos employés. Vous avez peut-être commis une erreur dans le numéro d’assurance sociale d’un employé, ce qui aura une incidence sur ses prestations au titre du Régime de pensions du Canada. Heureusement, vous pouvez apporter des modifications à votre T4 assez facilement et rapidement. Vous pouvez modifier et mettre à jour les cases nécessaires par voie électronique et utiliser le code du type de sommaire et de feuillet « A ». Pour les versions papier, veillez à écrire « modifié » en haut du formulaire pour désigner clairement la version (il est préférable de l’écrire en majuscules pour faciliter la lecture). En outre, pour les versions papier, une lettre expliquant la raison du changement est nécessaire.

Revue des gains assurables et ouvrant droit à pension (RGAP) par l’ARC

La correspondance avec l’ARC se fait dans les deux sens. Une fois que vous avez envoyé vos documents, l’ARC examine les montants indiqués et les compare aux montants que votre entreprise a retenus et versés. En cas d’écarts dans les formulaires (par exemple dans les cases du RPC ou de l’AE), la RGAP indiquera où l’erreur s’est produite. Une RGAP est également envoyée s’il reste des cotisations à payer. 

Pénalités liées au T4

En règle générale, il est préférable de ne pas manquer la date limite de production, à savoir le 28 février. Le non-respect de la date peut entraîner une pénalité, tandis que le dépassement du nombre de T4 soumis en format papier peut entraîner une amende. Pour vous assurer d’éviter ces pénalités, voici comment l’ARC calcule les amendes relatives aux T4 pour les employeurs : 

Si vous avez produit plus de 50 feuillets T4 sur papier plutôt que par voie électronique, les amendes sont les suivantes :

En cas de retard sur un solde supérieur à 500 $, les intérêts commencent à s’accumuler à partir du premier jour.

Qu’est-ce qu’un T4A? 

Maintenant que nous avons parlé du feuillet T4, passons au feuillet T4A. Le T4A s’appelle État du revenu de pension, de retraite, de rente ou d’autres sources. Comme mentionné précédemment, ce feuillet s’applique en règle générale aux travailleurs autonomes ou aux entrepreneurs, ce qui signifie que l’impôt est rarement prélevé à la source. L’entrepreneur ou le travailleur autonome doit verser le montant requis au titre de l’impôt sur le revenu. Un T4A n’inclut pas les revenus provenant d’investissements, de redevances ou de tout emploi s'inscrivant dans la masse salariale imposable.

Raisons de l’émission d’un T4A

Le T4A est principalement émis par les entreprises pour leurs employés contractuels, mais pas seulement. Il peut aussi être émis dans le cadre des rémunérations suivantes :  

• Prestations de retraite ou autres pensions
• Honoraires ou autres sommes pour services rendus
• Commissions d’un travail indépendant
• Répartitions selon l’apport commercial
• Paiements forfaitaires
• Paiements d’aide aux études (PAE), comme le montant payé à un étudiant à partir d’un REEE
• Rentes
• Paiements de revenu accumulé (PRA), comme des transferts vers un autre REEE
• Les autres revenus, y compris les subventions de recherche, les prestations consécutives au décès, les prestations versées à des sociétés de personnes ou à des actionnaires et les paiements reçus d’un régime d’assurance-salaire, si vous n’étiez pas tenu de retenir les cotisations au RPC/RRQ et les cotisations à l’assurance-emploi.

Exemple de T4A

Examinons de plus près un exemple de T4A pour bien le comprendre. Vous devez remplir correctement le feuillet T4A dans son intégralité, mais nous avons identifié quelques cases importantes pour vous simplifier la tâche. N’oubliez pas que, dans ce cas, vous êtes le payeur et que l’entrepreneur est le destinataire.

Voici quelques cases utiles à connaître : 

• Case 20 : Les commissions liées à un travail indépendant. Un formulaire T2125 doit également être joint à la déclaration de revenus personnelle.
• Case 22 : L’impôt sur le revenu retenu sur le feuillet T4A
• Case 34 : Facteur d’équivalence seulement. Pas un revenu ou une retenue
• Case 42 : Les paiements liés à l’aide aux études d’un REEE
• Case 48 : Les honoraires éventuels pour les services fournis. Il s’agit uniquement du montant net, excluant la TPS ou la TVH.
• Case 105 : Les subventions concernant des bourses d’études, de perfectionnement et d’entretien; subventions reçues par un artiste pour un projet et récompenses. Les étudiants locaux et internationaux peuvent recevoir des feuillets T4A s’ils bénéficient de ces subventions.
• Case 117 : Les avantages liés à un prêt
• Case 118 : Tout avantage pour primes de soins médicaux
• Case 131 : Tout montant du Régime enregistré d’épargne-invalidité 

T4A pour les entrepreneurs 

Puisque les entrepreneurs ou les travailleurs autonomes ne font pas partie de votre personnel, leurs revenus ne sont pas imposés comme ceux de vos employés réguliers. Par conséquent, vous devez utiliser un feuillet T4A pour vous assurer que les entrepreneurs sont imposés correctement. 

En tant que propriétaire de l’entreprise, c’est à vous qu’il incombe d’envoyer un T4A à tous les entrepreneurs que vous avez embauchés afin de leur fournir la documentation de fin d’année relative à leurs revenus. Le T4A permet aux entrepreneurs et aux travailleurs autonomes de payer leurs cotisations au titre de l’impôt sur le revenu, qui seront utilisées pour payer l’impôt des travailleurs autonomes.   

Transmettre un T4A à l’ARC

Lorsqu’il s’agit de transmettre un T4A, le processus est le même que celui d’un T4. En général, l’ARC peut accepter jusqu’à 50 T4A sur papier. Vous devrez accéder à la version papier ici ou appeler le 1 800 959-5525. Vous pouvez aussi les transmettre en ligne à l’aide d’un Transfert de fichiers par Internet ou de formulaires Web, et, si vous avez plus de 50 feuillets T4A, la soumission en ligne est obligatoire et peut vous aider à modifier facilement les T4A si nécessaire. Vous pouvez obtenir un aperçu du processus ici. 

Pénalités liées au T4A

Si vous employez des entrepreneurs, il est essentiel de veiller à ce qu’ils obtiennent leur T4A au plus tard le dernier jour de février. Si vous ne respectez pas la date limite, vous êtes passible d’une pénalité de 25 $ par jour pour chaque feuillet oublié. L’amende peut aller de 100 $ à 2 500 $.

Bien qu’elles puissent sembler compliquées, les procédures de traitement de la paie et de production de déclaration peuvent être simplifiées grâce à une assistance appropriée, ce qui réduit les risques de pénalités ou d’erreurs. QuickBooks vous aide non seulement à faire le suivi de vos finances, comme la paie et vos autres dépenses, mais aussi à gérer vos livres comptables et à simplifier votre comptabilité pour vous aider à vous préparer à la période des impôts lorsque la fin de l’année de la paie approche. 

Questions courantes sur les T4 et les T4A 

Qui reçoit un T4A au Canada?

En tant que propriétaire d’une entreprise canadienne, vous ne devez remettre un feuillet T4A qu’aux entrepreneurs et aux travailleurs autonomes que vous embauchez. Le T4A n’est pas destiné à vos employés permanents. 

Quel est le nom officiel du feuillet T4 au Canada?

Vous avez sans doute entendu parler du « feuillet T4 », mais officiellement, il s’agit d’un État de la rémunération payée. 

Quels sont les revenus déclarés sur un T4A?

Si vous consultez la version officielle, le T4A est un État du revenu de pension, de retraite, de rente ou d’autres sources. Mais cela signifie que les personnes qui gagnent un revenu grâce à une activité autonome, une pension ou une retraite reçoivent également un T4A. 

Pourquoi ai-je reçu un T4A au lieu d’un T4?

Si votre employeur n’impose pas vos revenus professionnels, on peut supposer que vous êtes un entrepreneur ou un expert autonome. Que vous soyez pigiste ou contractuel, si l’employeur ne retient pas vos cotisations à l’AE ou au RPC, vous pourriez recevoir un T4A au lieu d’un T4. 

Le T4 rapporte-t-il le revenu brut ou le revenu net?

Le T4 nécessite que l’on inscrive le revenu total avant les déductions, c’est-à-dire le revenu brut.