La paie manuelle nécessite un engagement important en termes de temps pour chaque période de paie. Passer en revue des feuilles de calcul, calculer divers types de paiements, puis rédiger des chèques à la main n’est pas une bonne idée. Pire encore, que se passe-t-il si quelqu’un a besoin d’un congé prolongé du bureau ou s’il y a une erreur dans les calculs ou les enregistrements?

Une fois qu’une entreprise atteint le point où le traitement dela paiemanuel devient trop coûteux et chronophage – c’est alors que vous savez qu’il est temps de faire le changement. L’automatisation de la paie est une solution rentable pour accélérer et perfectionner le processus de paie de votre entreprise.

Qu’est-ce que l’automatisation de la paie?

L’automatisation de la paie fait référence à l’utilisation de la technologie pour exécuter et gérer rapidement tous les types de tâches de paie. Essentiellement, au lieu d’exécuter le travail manuellement, le système termine automatiquement les tâches pour vous. Les types de tâches qu’il peut effectuer comprennent le calcul du salaire de base et des salaires horaires, ainsi que des tâches plus complexes telles que les heures supplémentaires, les heures doubles, les commissions, les primes, les augmentations, les salaires rétroactifs, les déductions salariales, les calculs d’impôt et le remboursement des frais de scolarité.

Habituellement, une paie automatisée est intégrée au système de planification des ressources de l’entreprise qui fournit une vue d’ensemble des finances de l’entreprise.

Comment automatiser la paie

Avant de commencer à automatiser votre paie, assurez-vous que toutes vos données sont correctes et à jour. Commencez par dresser une liste des tâches que vous devez effectuer pour assurer l’exactitude de votre paie. Votre liste peut vous aider à garder tous vos canards de la paie dans une rangée et vous éviter de manquer une étape importante dans votre processus.

• Saisir des feuilles de temps dans unlogiciel infonuagique de suivi des heures travaillées. Cela permettra d’automatiser votre processus de paie, car les calculs n’auront pas besoin d’être effectués manuellement. L’autre avantage est que toute personne ayant accès au logiciel peut l’utiliser pour faire le suivi des heures de travail et les soumettre.
• Exportez les données vers un logiciel de paie infonuagique. Lorsque vous exportez des données vers un logiciel infonuagique, comme QuickBooks en ligne, des fonctions telles que la génération des feuillets T4, des relevés d’emploi et des cotisations sociales sont automatiquement effectuées.
• Créez des écritures de journal dans un logiciel de comptabilité infonuagique. Une fois que la paie pour une période de paie spécifique est terminée, vous pouvez utiliser votre logiciel de paie pour créer et exporter des écritures de journal directement vers un logiciel de comptabilité infonuagique. L’automatisation de cette étape importante de saisie des données dans le processus de paie permet non seulement d’économiser du temps, mais aussi d’assurer l’exactitude de vos documents comptables.

Tâches de la paie qui peuvent être automatisées

L’automatisation a pour but de simplifier le processus de paie. Un système de paie infonuagique peut accomplir une multitude de tâches, notamment :

• Enregistrer l’information bancaire
• Créer des échéanciers de paie
• Retenues d’avantages sociaux
• Calculer les heures
• Rajuster les heures chômées et rémunérées
• Rajuster la paie des heures supplémentaires
• Soumettez la paie
• Fournir aux employés des fiches de paie et des chèques
• Effectuer les corrections de la paie à mi-cycle
• Changements apportés aux avantages liés à l’inscription en cours
• Indemnisation des accidentés du travail
• Déclaration d’impôt fédéral, provincial et local
• Soumission et distribution des formulaires d’impôt de l’employé

8 avantages de l’automatisation de la paie

L’automatisation de la paie sera avantageuse pour votre petite entreprise à bien des égards. Consultez cette liste pour savoir comment l’automatisation de la paie peut vous aider :

1.  Calcul plus rapide de la paie

Le calcul manuel de la paie prend un temps fou. Une entreprise a besoin de gens qui examinent diverses feuilles de calcul Excel, comparent des renseignements provenant de différentes sources et calculent tout « à la main ».

Avec un système de paie automatisé, tout ce qu’un employé des ressources humaines doit faire est de saisir tous les renseignements une seule fois, et le système les récupère à partir de là. Le résultat final sera une paie calculée correctement pour chaque employé.

2.  Diminution du risque d’erreur humaine

L’avantage d’un système de paie infonuagique est qu’il n’y a pas de mauvais jours qui affecteront son fonctionnement. L’automatisation réduit les risques que le calcul du salaire d’un employé ou une partie des données de l’employé soient perdus ou saisis incorrectement. Lorsque des données sont imputées incorrectement, cela peut prendre du temps à corriger et entraîner des problèmes pour l’employé et l’entreprise, tels que des remboursements ou des contestations juridiques. L’automatisation de la paie vous aidera à vous protéger contre ces types de situations.

3.  Économiser de l’argent

Les entreprises qui ont un système de paie automatisé n’ont pas besoin d’avoir beaucoup de personnel des RH et des finances. En limitant le nombre d’employés que vous devez embaucher, vous réduisez les coûts d’exploitation de votre entreprise et, par conséquent, vous améliorez votre résultat net.

L’externalisation de votre paie peut être assez coûteuse, mais vous pouvez réduire les coûts en mettant en œuvre un système d’automatisation de la paie.

4.  Le suivi des heures travaillées devient moins stressant

Suivi manueldes heures de travailpour les employés est inutilement chronophage et stressant. Cela est dû au fait que le personnel des RH doit prêter attention à l’horloge pointeuse et au salaire horaire de chaque employé de l’entreprise, en plus de toutes ses autres tâches quotidiennes. Par conséquent, les entreprises qui mettent en œuvre un système de paie automatisé réduiront considérablement le niveau de stress des services des ressources humaines et créeront des employés plus efficaces.

L’automatisation de la paie profitera également aux employés, car ils bénéficieront d’un moyen plus simple de faire le suivi de leurs heures de travail. De plus, il recevra une fiche de paie qui correspond parfaitement à ses heures de travail et à son salaire horaire, pour chaque période de paie.

5. Plus de sécurité

L’utilisation d’un système de paie automatisé vous donne l’assurance que vous vous conformez aux règlements sur la paie. Logiciel de paie automatisé s’accompagne normalement des lignes directrices appropriées de la procédure codée dans le système. Cela signifie que vous évitez le risque de ne pas respecter le code de conduite en ce qui concerne, par exemple, les cotisations sociales.

Une retenue sur la paie est un montant que vous devez envoyer à l’Agence du revenu du Canada (ARC) après avoir payé les rémunérations (les rémunérations font référence aux différentes formes de rémunération et d’avantages que vous êtes tenu par la loi d’offrir à vos employés). Il s’agit notamment des salaires, des rémunérations, des commissions, des avantages imposables et des revenus de pension) ou de l’octroi d’un avantage imposable à un employé sur votre paie. Lorsque vous avez un système de paie automatisé, vous omettez complètement le risque de manquer ces paiements, car ils peuvent être effectués automatiquement.

Lorsque vous automatisez votre paie, vous pouvez vous sentir en sécurité en sachant que tous les renseignements sensibles sont chiffrés, sauvegardés et protégés par un mot de passe. De cette façon, seules les personnes à qui vous attribuez l’accès pourront le consulter.

6. Calcul plus facile des cotisations sociales

À moins que vous soyez comptable, faire des impôts n’est probablement pas votre fort. Malheureusement, les impôts font partie de toutes les entreprises et il n’y a pas d’exception pour les services de paie. Les exemples de tâches comprennent la détermination des cotisations sociales etmontants d’impôtà la source surle revenu des employés.

L’un des grands avantages d’un système de paie automatisé est que le logiciel de paie intègre déjà des taux d’imposition et des règles intégrés dans son code. Par conséquent, les déductions salariales telles que l’impôt à l’emploi et les avantages sociaux des employés sont calculés automatiquement.

7. Traitement plus rapide

L’automatisation de la paie constitue une méthode libre-service pour les employés qui reçoivent leur chèque de paie. Ils pourront saisir leurs propres renseignements dans le logiciel de RH, et une fois que les données auront été vérifiées et approuvées par l’entreprise, l’employé recevra automatiquement son chèque de paie à chaque période de paie.

Cela réduit considérablement le temps nécessaire pour que chaque fiche de paie soit traitée et versée dans le compte de l’employé, quel que soit le mode de paiement utilisé par l’employé.

8.  Suivi plus facile des dossiers

Les systèmes de paie automatisés facilitent grandement la production des déclarations de revenus et la tenue des dossiers fiscaux, car tous les renseignements sont regroupés au même endroit et il n’y a pas de copies papier qui pourraient être égarées ou endommagées.

L’automatisation facilite également la création d’autres types de rapports ainsi que la collecte de données statistiques à des fins de recherche et d’amélioration.

AvecQuickBooks en lignevous avez accès à de nombreuses fonctions qui simplifieront votre processus de paie tout en vous faisant gagner du temps et de l’argent. Par exemple, le portail destiné aux employés leur permet de faire le suivi de leurs jours de vacances, de consulter leurs fiches de paie et d’accéder à leur feuillet T4 et relevé 1. QuickBooks vous aide aussi en préparant automatiquement vos formulaires de fin d’année, en vous fournissant les taux d’imposition en vigueur, et plus encore. Essayez QuickBooks en ligne dès aujourd’hui.

Ce qu’il faut considérer lorsque vous choisissez un système de paie automatisé

Il est crucial de choisir le bon système de paie automatisé pour votre entreprise. Parmi les facteurs clés à prendre en compte, notons la facilité d’utilisation du système, son coût, la disponibilité du soutien à la clientèle, les capacités d’intégration avec d’autres logiciels d’entreprise et son adaptation à la croissance de votre entreprise.

Vous devez vous assurer que le système peut gérer vos besoins spécifiques en matière de paie, tels que les différents taux de rémunération, les primes et les avantages.

Adopter l’automatisation de la paie

Adopter l’automatisation de la paie n’est pas seulement une question d’efficacité : c’est une étape vers une meilleure gestion globale de l’entreprise. Cela permet d’améliorer la gestion du flux de trésorerie, la sécurité des données et l’exactitude des prévisions financières.

L’automatisation de la paie permet également une gestion plus efficace du capital humain en vous permettant de consacrer du temps à votre plus grand atout : vos employés.

La paie ne doit pas être un processus stressant. AvecQuickBooks en ligne vous pouvez en faire un système efficace, sans erreur et qui offre la tranquillité d’esprit. Par exemple, le portail destiné aux employés leur permet de faire le suivi de leurs jours de vacances, de consulter leurs fiches de paie et d’accéder à leur feuillet T4 et relevé 1. QuickBooks vous aide aussi en préparant automatiquement vos formulaires de fin d’année, en vous fournissant les taux d’imposition en vigueur, et plus encore. Essayer QuickBooks en ligne dès aujourd’hui.

Disclaimer

Money movement services are provided by Intuit Canada Payments Inc.

This content is for information purposes only and should not be considered legal, accounting or tax advice, or a substitute for obtaining such advice specific to your business. Additional information and exceptions may apply. Applicable laws may vary by region, province, state or locality. No assurance is given that the information is comprehensive in its coverage or that it is suitable in dealing with a customer’s particular situation. Intuit does not have any responsibility for updating or revising any information presented herein. Accordingly, the information provided should not be relied upon as a substitute for independent research. Intuit does not warrant that the material contained herein will continue to be accurate nor that it is completely free of errors when published. Readers should verify statements before relying on them.

We provide third-party links as a convenience and for informational purposes only. Intuit does not endorse or approve these products and services, or the opinions of these corporations or organizations or individuals. Intuit accepts no responsibility for the accuracy, legality, or content on these sites.