Guide d’automatisation de la paie

La paie manuelle nécessite un engagement important en termes de temps à chaque période de paie. Parcourez des feuilles de calcul, calculez les différents types de paiements, puis rédigez des chèques à la main. Pire encore, que se passe-t-il si quelqu’un a besoin d’un congé prolongé du bureau ou s’il y a eu une erreur dans les calculs ou les enregistrements ?

Lorsqu’une entreprise atteint un seuil de traitement paie devient manuellement trop coûteux et chronophage – vous savez alors qu’il est temps de faire le changement. L’automatisation de la paie est une solution rentable pour accélérer et perfectionner le processus de paie de votre entreprise .

Qu’est-ce que l’automatisation de la paie?

Le terme « automatisation de la paie » désigne l’utilisation de la technologie pour exécuter et gérer rapidement tous les types de tâches liées à la paie. Au lieu d’exécuter le travail manuellement, le système exécutera automatiquement les tâches pour vous. Les types de tâches qu’il peut effectuer comprennent le calcul du salaire de base et des salaires horaires, à des fonctions plus complexes comme les heures supplémentaires, le taux double, les commissions, les primes, les augmentations, les paiements rétroactifs, les retenues salariales, les calculs d’impôt et les remboursements de frais de scolarité.

Habituellement, la paie automatisée est intégrée au système de planification des ressources de l’entreprise qui fournit une vue d’ensemble des finances de l’entreprise.

Comment automatiser la paie

Avant d’automatiser votre paie, assurez-vous que toutes vos données sont exactes et à jour. Commencez par établir une liste des tâches que vous devez effectuer pour que votre paie soit exacte. Votre liste peut vous aider à garder tous vos canaux de paie dans une rangée et à vous éviter de manquer une étape importante dans votre processus .

• Saisir les feuilles de temps dans un logiciel de suivi des heures travaillées, Cela permettra d’automatiser votre processus de paie, car les calculs n’auront pas besoin d’être effectués à la main. L’avantage supplémentaire est que toute personne ayant accès au logiciel peut l’utiliser pour soumettre des heures de travail et en faire le suivi .
• Exportez les données dans le logiciel de paie infonuagique. Lorsque vous saisissez vos données dans un logiciel infonuagique comme QuickBooks en ligne, des fonctions comme la génération des feuillets T4 et des RE, et l’exportation des cotisations sociales sont automatiquement effectuées.
• Créez des écritures de journal dans un logiciel comptable infonuagique. Une fois que la paie pour une période de paie spécifique est terminée, vous pouvez utiliser votre logiciel de paie pour créer et exporter des écritures de journal directement à un programme de comptabilité infonuagique. L’automatisation de cette étape importante de la saisie des données dans le processus de paie permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de garantir l’exactitude de vos documents comptables .

Tâches de paie qui peuvent être automatisées

L’automatisation a pour but de simplifier le processus de paie. Un système de paie infonuagique peut accomplir une multitude de tâches, y compris :

• Enregistrer les renseignements bancaires
• Créer des échéanciers de paie
• Retenues sur les avantages
• Calculer les heures
• Rajuster les heures pour les HCR et les jours fériés
• Rajustez la rémunération des heures supplémentaires
• Soumettre la paie
• Remettez les fiches de paie et les chèques aux employés
• Exécuter les corrections de paie de milieu de cycle
• Modifications des avantages de l’inscription ouverte
• Indemnisation des travailleurs
• Déclarations de revenus fédérales, provinciales et locales
• Production et distribution des formulaires d’impôt de l’employé

Huit avantages de l’automatisation de la paie

L’automatisation de votre paie sera avantageuse pour votre petite entreprise de plusieurs façons. Consultez cette liste pour découvrir 8 façons d’automatiser la paie :

1.  Calcul plus rapide de la paie

Le calcul manuel de la paie prend un temps fou. Une entreprise a besoin de gens qui examinent diverses feuilles de calcul Excel, comparent des informations provenant de différentes sources et calculent tout « à la main ».

Avec un système de paie automatisé, tout ce qu’un employé des ressources humaines doit faire est de saisir tous les renseignements une seule fois, et le système s’en occupe. Le résultat final sera la paie correctement calculée pour chaque employé.

2.  Moins de possibilités d’erreurs humaines

La bonne chose avec un système de paie infonuagique, c’est qu’il n’y a pas de mauvaises journées qui affecteront son fonctionnement. L’automatisation réduit les risques de perte ou de saisie incorrecte du calcul du salaire d’un employé ou d’une partie des données de l’employé. Lorsque les données sont mal saisies, leur correction peut prendre du temps et causer des problèmes pour l’employé et l’entreprise, comme des remboursements ou des litiges juridiques. L’automatisation de la paie vous aidera à vous protéger contre ces types de situations.

3.  Épargner de l’argent

Les entreprises qui disposent d’un système de paie automatisé n’ont pas besoin d’embaucher beaucoup de spécialistes des ressources humaines et des finances. En réduisant le nombre de personnes que vous devez embaucher, vous réduisez les coûts d’exploitation de votre entreprise et, par conséquent, vous améliorez vos résultats.

L'externalisation de votre paie peut être très coûteuse, mais vous pouvez réduire les coûts en mettant en œuvre un système d’automatisation de la paie.

4. Le suivi des heures travaillées devient moins stressant

Manuellement faire le suivi des heures de travail pour les employés prend inutilement du temps et est stressant. En effet, le service des ressources humaines doit prêter attention à l’horloge pointeuse et aux salaires horaires de chaque employé de l’entreprise, en plus de toutes leurs tâches quotidiennes. Par conséquent, les entreprises qui mettent en œuvre un système de paie automatisé réduiront considérablement les niveaux de stress des services de ressources humaines et créeront des travailleurs plus efficaces .

L’automatisation de la paie profitera également aux employés, car ils bénéficieront d’une manière plus simple de tenir des heures, ce qui facilitera le suivi de leurs heures de travail. De plus, il recevra une fiche de paie qui correspond parfaitement à ses heures de travail et à son salaire horaire à chaque période de paie .

5. Plus de sécurité

Un système de paie automatisé vous donne l’assurance de respecter les réglementations en matière de paie. Logiciel de paie automatisée est normalement accompagnée des directives appropriées de procédure codées dans le système. Cela signifie que vous évitez de ne pas respecter le code de conduite concernant, par exemple, les cotisations sociales.

Un versement de retenues sur la paie est le montant que vous devez verser à l’Agence du revenu du Canada (ARC) après avoir payé les rémunérations. Les rémunérations désignent les diverses formes de rémunération et d’avantages sociaux que vous êtes tenus d’offrir à vos employés. Elles comprennent les salaires, les traitements, les commissions, les avantages imposables et le revenu de pension) ou donner un avantage imposable à un employé sur votre paie. Lorsque vous avez mis en place un système de paie automatisé, vous réduisez complètement le risque de manquer ces paiements, car ils peuvent être effectués automatiquement.

Lorsque vous automatisez votre paie, vous pouvez vous sentir en sécurité en sachant que tous les renseignements sensibles sont chiffrés, sauvegardés et protégés par un mot de passe. De cette façon, seules les personnes auxquelles vous autorisez l’accès pourront le consulter.

6. Calcul plus facile des cotisations sociales

Sauf si vous êtes comptable, faire des impôts n’est probablement pas votre force. Malheureusement, les impôts font partie de chaque entreprise et il n’y a aucune exception pour les services de paie. par exemple : déterminer les cotisations sociales et retenues d’impôt à la source montants pour les revenus des employés.

Un grand avantage d’un système de paie automatisé est que le logiciel de paie intègre déjà les taux d’imposition et les règles dans son code. Par conséquent, les retenues sur la paie, comme les cotisations sociales et les avantages sociaux des employés, sont calculées automatiquement .

7. Traitement plus rapide

L’automatisation de la paie établit une méthode libre-service pour les employés qui perçoivent leur chèque de paie. Il sera en mesure de saisir ses propres renseignements dans le logiciel de RH et, une fois les données vérifiées et approuvées par l’entreprise, l’employé recevra automatiquement son chèque de paie à chaque période de paie.

Cela permet de réduire considérablement le temps nécessaire pour que chaque fiche de paie soit traitée et versée dans le compte de l’employé, quel que soit le type de paiement utilisé par l’employé.

8.  Suivi des dossiers plus facile

Les systèmes de paie automatisés facilitent la déclaration et la tenue des dossiers d’impôt, car tous les renseignements sont regroupés au même endroit et il n’y a pas de copies papier qui pourraient être égarées ou endommagées.

L’automatisation facilite également la création d’autres types de rapports ainsi que la collecte de données statistiques à des fins de recherche et d’amélioration.

Avec QuickBooks en ligne Vous avez accès à plusieurs fonctions qui simplifient votre processus de paie tout en vous permettant d’économiser temps et argent. Par exemple, le portail destiné aux employés leur permet de faire le suivi de leurs jours de vacances, de consulter leurs fiches de paie et d’accéder à leur feuillet T4 et relevé 1. QuickBooks vous aide aussi en préparant automatiquement vos formulaires de fin d’année, en vous fournissant les taux d’imposition en vigueur, et plus encore. Essayez QuickBooks en ligne aujourd’hui !

Ce qu’il faut prendre en compte lors du choix d’un système de paie automatisé

Choisir le bon système de paie automatisé pour votre entreprise est crucial. Certains facteurs clés à prendre en compte comprennent la facilité d’utilisation du système, le coût, la disponibilité du service à la clientèle, les capacités d’intégration avec d’autres logiciels d’entreprise et la capacité du système à s’adapter à la croissance de votre entreprise.

Vous devez vous assurer que le système peut gérer vos exigences particulières en matière de paie, comme les différents taux de rémunération, les primes et les avantages sociaux.

L’automatisation de la paie

L’automatisation de la paie n’est pas seulement une question d’efficacité, c’est une étape vers une meilleure gestion globale de l’entreprise. Elle permet d’améliorer la gestion du flux de trésorerie, de renforcer la sécurité des données et d’établir des prévisions financières plus précises.

L’automatisation de la paie permet également une gestion plus efficace du capital humain en vous permettant de vous concentrer sur votre meilleur actif : vos employés.

La paie ne doit pas être un processus stressant. Avec QuickBooks en ligne vous pouvez le changer en un système efficace et sans erreur qui offre la tranquillité d’esprit. Par exemple, le portail destiné aux employés leur permet de faire le suivi de leurs jours de vacances, de consulter leurs fiches de paie et d’accéder à leur feuillet T4 et relevé 1. QuickBooks vous aide aussi en préparant automatiquement vos formulaires de fin d’année, en vous fournissant les taux d’imposition en vigueur, et plus encore. Essayez QuickBooks en ligne aujourd’hui .