Votre petite entreprise devrait-elle accepter les chèques au Canada?

La prise de décisions financières judicieuses est toujours au cœur de vos préoccupations en tant que propriétaire de petite entreprise. Les paiements n’échappent pas à cette règle, car exception faite des paiements en espèces, des frais sont associés à tous les types de transactions provenant de vos clients.

Ces frais incitent de nombreuses petites entreprises à privilégier certaines méthodes de paiement et à en refuser d’autres. Par exemple, certaines petites entreprises refusent les cartes de crédit, d’autres types de cartes ou même les chèques pour éviter les frais élevés exigés pour ces modes de paiement par les institutions financières.

Cet article se penche sur les frais associés aux chèques et sur la question de savoir si votre entreprise devrait les accepter ou non.

Les avantages des chèques

Même de nos jours, beaucoup de clients préfèrent utiliser les chèques plutôt que les cartes de crédit ou de débit. Pour traiter les transactions de ces clients, il pourrait être important pour votre entreprise de continuer d’accepter les chèques. Voici quelques-uns des avantages liés aux chèques :

Augmenter les chances de conclure des ventes

Pour plusieurs raisons, certains clients peuvent choisir d’effectuer des paiements par chèque. Si votre entreprise a adopté une politique de refus des chèques, vous risquez de perdre des clients si votre marché cible est composé de clients qui utilisent ce mode de paiement. De plus, si la majorité de votre clientèle est composée d’entreprises, l’envoi d’une facture après la livraison et le paiement par chèque pourraient être une pratique courante pour eux. Pensez à exiger un paiement en espèces pour les commandes futures si l’un des chèques de ces clients est refusé.

Traiter les chèques par voie électronique

Le traitement électronique des chèques avant qu’un client quitte votre magasin ou effectue un achat sur votre site Web est une solution de rechange aux chèques papier. Bien que le coût de traitement soit moins élevé, les chèques électroniques sont traités de la même façon que les cartes de crédit. Les chèques sont glissés dans un appareil au magasin.

Lorsque le consommateur saisit les numéros d’acheminement et de compte bancaire figurant au bas de son chèque sur votre site Web, l’argent est immédiatement envoyé à votre compte et simultanément déduit du compte bancaire du client. Bien que le traitement puisse prendre quelques jours, la réception de chèques est une option plus fiable pour votre entreprise.

Les chèques sont faciles à traiter

Pour accepter les cartes de crédit et de débit, votre entreprise pourrait devoir investir dans un système de traitement des cartes de crédit et de débit, en plus de payer des frais de traitement. Supposons que votre entreprise accepte quelques transactions au cours d’un mois. Le cas échéant, il est préférable d’accepter les chèques et de les déposer à la banque, surtout si vous effectuez principalement des transactions entre entreprises. Cela élimine la nécessité d’investir dans des systèmes de traitement des cartes de crédit ou de débit.

Le coût caché des chèques

Les chèques peuvent être une excellente façon de recevoir des paiements importants en l’absence d’argent comptant. Cependant, ce type de paiement s’accompagne de divers frais dont votre petite entreprise doit tenir compte avant de l’accepter. En plus de ces frais, d’autres facteurs peuvent déterminer à quel moment vous recevrez le paiement par chèque d’un client et quel montant d’argent vous recevrez.

Traitement des chèques

Les frais de traitement des chèques figurent parmi les frais les plus élevés liés aux chèques au Canada. Ces frais peuvent être coûteux et encore plus lorsque vous encaissez des montants multiples .

Par exemple, les frais de service pour le traitement des paiements par chèque à la Banque Scotia varient entre 5 $ et plus de 48 $, selon la situation. En moyenne, le traitement des chèques coûte de 2,00 $ à 3,85 $ de plus que le traitement des paiements électroniques. En conséquence, le coût total d’un chèque peut se situer entre 15 $ et 25 $ et, dans certains cas, peut aller jusqu’à 50 $ pour un seul chèque!

Délais

Nous savons tous que, de nos jours, le temps, c’est de l’argent, et les chèques peuvent vous faire perdre beaucoup de temps. Ce délai de réception de votre paiement représente un coût supplémentaire dont il faut tenir compte dans toute discussion concernant le processus de paiement par chèque.

Puisque nous vivons à l’ère de la technologie, l’utilisation de tout type de paiement électronique, comme les virements électroniques et les paiements mobiles, est une option plus pratique, car elle permet d’économiser du temps, de l’argent et même de protéger l’environnement .

Devises étrangères

Si votre entreprise travaille avec d’autres entreprises ou clients à l’extérieur du Canada, vous devrez payer des frais de change additionnels lors du dépôt de leurs chèques en devises étrangères.

Ces frais dépendent du montant du chèque libellé en devise étrangère. Les frais de traitement des chèques libellés en devises étrangères dont le montant est inférieur à 1 000 $ s’élèvent généralement à 10 $, tandis que ceux des chèques de plus de 1 000 $ s’élèvent à 15 $. Cela dit, ces frais peuvent varier selon votre compte bancaire d’entreprise.

Frais d’encaissement

Les frais d’encaissement figurent parmi les frais les moins élevés associés aux chèques canadiens. Si vous devez encaisser le chèque d’un client et recevoir les fonds immédiatement, vous devrez généralement payer 5 $. Cela peut paraître peu élevé, surtout si le montant du client est plutôt important. Toutefois, ces dépenses s’accumulent avec le temps et finissent par représenter de grosses sommes d’argent globalement pour votre entreprise.

FAQ sur les paiements par chèque

Les chèques ont-ils une durée de validité? Quelle est la période de validité d’un chèque?

Si vous faites ou recevez un chèque et qu’il n’est pas déposé ni encaissé dans les six mois suivant sa date d’émission, il est considéré comme périmé. Cependant, cela ne veut pas dire qu’il n’est plus du tout valide. La banque ou l’institution financière peut toujours accepter ce paiement, mais elle n’est pas légalement tenue de le faire.

Il revient à la banque de décider dans quelles circonstances elle peut accepter un chèque périmé. Les chèques certifiés constituent la seule exception à cette règle. Les chèques du gouvernement du Canada entrent dans cette catégorie. Toutefois, pour faire certifier un chèque, vous devrez payer des frais allant de 10 $ à 15 $, selon la banque.

Devriez-vous utiliser des chèques personnels ou des chèques d’entreprise?

Si vous venez de démarrer votre propre entreprise, vous vous demandez peut-être s’il vaut la peine d’obtenir des chèques d’entreprise au lieu de simplement utiliser vos chèques personnels. Vous n’êtes pas tenu d’utiliser des chèques d’entreprise pour vos comptes d’entreprise. Cela dépend entièrement de vous et de vos préférences en matière de paiement.

Certaines personnes peuvent utiliser une méthode distincte pour faciliter le suivi de leurs finances, mais il n’est pas nécessaire de procéder ainsi. Si vous utilisez des chèques d’entreprise, vous devrez probablement payer des frais supplémentaires. Il s’agit d’un facteur que vous pourriez prendre en considération en tant que propriétaire de petite entreprise.

Qu’est-ce qu’un chèque postdaté?

Un chèque postdaté est simplement un chèque portant une date future plutôt que la date du jour où il a été rempli. Si vous recevez un chèque postdaté, vous devez comprendre le fonctionnement de ce mode de paiement.

Dans la plupart des cas, lorsqu’on vous remet un chèque postdaté, vous pouvez le déposer en tout temps. Cela dit, le montant ne sera pas disponible avant la date indiquée sur le chèque. Il est en fait plus simple d’attendre jusqu’à la date indiquée pour encaisser le chèque. Comme les fonds ne seront pas disponibles avant cette date, il vous sera plus facile de faire le suivi du solde de votre compte et de votre flux de trésorerie global.

Vous pourriez vouloir payer une personne à l’aide d’un chèque postdaté si elle est censée terminer des travaux pour vous à une date ultérieure, mais qu’elle exige une preuve de paiement à l’avance. Vous pourriez aussi procéder de la même manière avec un client qui a commandé vos produits ou services.

Les institutions financières acceptent-elles les chèques annulés?

Pour comprendre ce qu’il advient d’un chèque annulé, vous devez d’abord comprendre ce qu’est un chèque annulé. Premièrement, un chèque annulé désigne un chèque déposé, puis compensé par la banque de sorte qu’il ne peut plus être utilisé.

Deuxièmement, et dans la plupart des cas, il s’agit d’un chèque dont le paiement a été annulé par le signataire avant son dépôt dans le compte du destinataire. Dans ce cas, la personne à qui le chèque a été remis ne recevra pas le paiement.

Dans un cas comme dans l’autre, le chèque n’est plus utilisable et n’a aucune valeur. Il est rare qu’une personne annule son chèque, sauf si ce qu’elle a payé n’a pas été livré. Cela dit, les chèques annulés peuvent parfois être liés à des activités frauduleuses. Il est donc crucial de protéger votre entreprise contre de telles attaques.

Les chèques en tant que paiements au Canada

Dans l’ensemble, les chèques ne constituent pas le meilleur mode de paiement à notre époque. Dans le monde moderne dans lequel nous vivons, nous disposons d’une variété d’autres options de paiement qui sont plus efficaces, plus abordables et plus fiables. C’est donc à vous de décider si votre petite entreprise acceptera ou non ce mode de paiement, ou même si vous l’utiliserez pour vos propres dépenses d’entreprise.

Peu importe le mode de paiement que vous acceptez, qu’il soit sur papier ou par voie électronique, QuickBooks en ligne peut vous aider à gérer vos finances. Vous pouvez organiser vos paiements, faire le suivi de votre flux de trésorerie, conserver vos reçus, créer des factures et plus encore à l’aide du logiciel comptable QuickBooks.  Essayez-le gratuitement dès aujourd’hui et simplifiez votre processus de paiement.