Comment faire le suivi des stocks

Il est tout aussi important de connaître la quantité de produits que vous avez en stock que de vendre ces produits. Sans cette information précieuse, vous pourriez rapidement vous retrouver en situation de survente ou de sous-vente de vos stocks, ce qui entraînerait divers problèmes liés à un mauvais contrôle des stocks. Vous devriez envisager de faire le suivi de vos stocks afin d’améliorer la gestion de votre entreprise, ainsi que le traitement, la comptabilité et la vente de vos marchandises.

Pourquoi le suivi des stocks est-il si important?

En général, les entreprises mettent en place un système de contrôle des stocks qui indique les méthodes et les procédures à suivre pour trier et vendre les stocks. Elles peuvent ainsi s’appuyer sur des renseignements précis et à jour concernant l’état de leurs stocks pour prendre de bonnes décisions d’affaires et générer des revenus. Pour ce faire, elles doivent mettre en œuvre de nombreuses techniques de gestion des stocks.

L’exploitation d’une entreprise repose grandement sur la compréhension de tous les aspects de ses stocks et sur l’utilisation de ces renseignements pour mener ses activités. Si vous parvenez à bien jongler avec tout cela, votre flux de trésorerie et vos revenus augmenteront. Si, au contraire, vous avez de la difficulté à faire le suivi des stocks, votre entreprise pourrait perdre ou gaspiller des stocks, être aux prises avec des stocks endommagés ou excédentaires et engager des dépenses supplémentaires.

Le suivi des stocks fournit également de précieux renseignements financiers pour la comptabilité et la tenue des livres de l’entreprise, puisque les stocks ont une incidence directe sur le bilan et sur d’autres rapports financiers.

Notions de base sur le suivi des stocks

À la phase de démarrage d’une entreprise, le suivi des stocks peut sembler être une tâche insurmontable. Toutefois, en utilisant certaines méthodes et en suivant les étapes ci-dessous, vous pouvez partir du bon pied.

1. D’abord, déterminez la méthode de gestion des stocks à utiliser, ce qui vous aidera à établir la fréquence de l’inventaire et la procédure à suivre.
2. Repérez les stocks à faible rotation. Si vous avez des stocks qui ne se vendent pas bien, pensez à les éliminer. Les stocks excédentaires occupent de l’espace pour rien et vous font perdre de l’argent.
3. Vérifiez vos stocks. Bien que les logiciels de gestion des stocks fassent généralement un bon suivi des stocks, il est toujours bon de faire l’inventaire de temps à autre. Vous pouvez décider de le faire une fois par mois, par trimestre ou par année, selon votre secteur d’activité.
4. Veillez à la qualité de vos produits. N’oubliez pas le contrôle de la qualité de vos stocks. Vous devez vous assurer que tous vos produits ont une apparence soignée, qu’ils fonctionnent bien ou qu’ils sont encore comestibles. Demandez à vos employés d’effectuer des vérifications régulières de tous vos stocks.
5. Utilisez un logiciel infonuagique de gestion des stocks. En utilisant un logiciel infonuagique, vous pouvez faire le suivi de vos stocks en temps réel. De plus, vous pouvez effectuer des analyses de ventes.

Suivi manuel ou suivi automatisé?

Il existe de nombreuses façons pour une entreprise de gérer ses systèmes et processus de contrôle des stocks. Auparavant, les propriétaires de magasins devaient compter et traiter leurs stocks manuellement. De nos jours, les entreprises peuvent utiliser un logiciel pour automatiser le suivi des stocks. Quelle est la meilleure méthode de suivi et de comptabilisation?

Avantages du suivi manuel

Les entreprises peuvent dresser manuellement l’inventaire de leurs marchandises, et beaucoup le font encore en utilisant des feuilles de calcul Excel, qui représentent une façon très économe de faire le suivi et la gestion des stocks.

Cependant, cette technique manuelle entraîne des erreurs humaines inévitables et la prise en compte de renseignements obsolètes, ce qui peut rapidement créer un effet boule de neige dans le système, engendrant ainsi des erreurs pour l’entreprise et du mécontentement chez les clients. Le suivi manuel devrait donc uniquement être utilisé dans les entreprises qui ne tiennent en stock que de petites quantités et qui ont une connaissance approfondie de la gestion des stocks.

Avantages du suivi automatisé

Depuis quelques années, de plus en plus d’entreprises se tournent vers les logiciels pour les aider à gérer ces tâches complexes, à un point tel qu’en 2019, le marché des logiciels de gestion des stocks a atteint 3 milliards de dollars américains selon Global Market Insights.

Ce type de logiciel est un outil de gestion des stocks qui aide les entreprises à traiter, à comptabiliser et à suivre le volume des stocks grâce à des rapports en temps réel et à la mise à jour automatique des quantités après un achat ou une vente.

Un bon logiciel de gestion des stocks permet de simplifier le processus de prise d’inventaire, d’améliorer la gestion de la chaîne d’approvisionnement, d’exécuter des rapports sur les produits populaires ou non, et d’aider les entreprises à prendre de bonnes décisions. Pour en savoir plus sur les avantages d’un logiciel de gestion des stocks, cliquez ici.

Exemples de suivi automatique des stocks

Il existe divers logiciels, applications et plateformes de gestion des stocks qui peuvent aider les entreprises à gérer leurs stocks, notamment :

• QuickBooks en ligne
• SOS Inventory
• WooCommerce par OneSaas
• Connex
• Katana
• Inventory par erplain
• Shopify

Veuillez noter que certaines de ces applications ne sont disponibles qu’en anglais.

Avantages d’un logiciel de gestion des stocks

Pour connaître le pouls de votre entreprise, vous devez faire le suivi des stocks. En plus de rassembler tous les renseignements importants sur vos stocks au même endroit, un logiciel de gestion des stocks vous fournira de précieuses données qui vous aideront à prendre des décisions responsables d’un point de vue fiscal afin d’assurer la réussite de votre entreprise. Ce type d’outil de gestion des stocks vous fournit une liste de vos stocks indiquant les niveaux, la quantité et le stock tampon, le tout, au même endroit, ce qui vous permet de repérer l’information voulue facilement.

Un tel logiciel vous donne également accès à des mises à jour en temps réel et à des rapports détaillés affichant vos articles les plus vendus, le total de vos ventes et le total des taxes perçues, ce qui vous permet de savoir où en sont vos stocks à tout moment. Par exemple, la fonction de gestion des stocks de QuickBooks intègre vos quantités en stock à vos finances pour ajuster votre bilan en fonction de vos opérations quotidiennes afin que vous puissiez vérifier la valeur de vos stocks instantanément.

Avec un outil de suivi des stocks, vous pouvez repérer plus facilement les articles les plus populaires auprès de vos clients et les articles qui ne connaissent pas le succès escompté. Vous pouvez ainsi vous débarrasser des stocks excédentaires et commander uniquement les stocks que pouvez vendre facilement pour améliorer vos flux de trésorerie.