Comment le suivi des heures travaillées influence les dépenses des projets

Comme le savent tous les chefs de projet et les propriétaires de petites entreprises bien avisés, la rentabilité à long terme passe par un calcul correct du budget de chaque projet. Un calcul précis des coûts peut faire la différence entre un projet qui rapporte de l’argent et un projet qui coûte à votre entreprise plus de temps, d’argent et de stress que vous l’aviez anticipé.

C’est pourquoi le suivi des heures travaillées du projet est si important. Voici pourquoi la gestion des heures travaillées du projet est un outil essentiel pour les entreprises.

Une mauvaise gestion des heures travaillées du projet entraîne des dépenses excessives

Comme on le dit souvent, le temps c’est de l’argent. C’est particulièrement vrai lorsqu’un projet prend du retard et que votre équipe doit travailler sur des tâches plus longtemps que prévu. Chaque jour de retard est une journée de revenus perdus pour l’entreprise qui aurait pu consacrer ce temps à des projets ou à des clients rentables. C’est l’une des raisons pour lesquelles la gestion efficace des heures travaillées est si importante.

• Voici ce que vous pouvez faire avec un logiciel de gestion de projet doté d’une fonction de suivi du temps pour éviter de trop dépenser :
• Donner aux gestionnaires un aperçu du temps qui est consacré à chaque chose;
• Utiliser les données sur l’emploi du temps pour pouvoir préparer une planification et un devis précis avant que le projet ne commence;
• Permettre aux membres de l’équipe de mieux comprendre comment les heures travaillées du projet sont attribuées et quel est le temps nécessaire pour accomplir chaque tâche;
• Illustrer comment les projets progressent et où des gains d’efficacité peuvent être réalisés;
• Empêcher les membres de l’équipe de travailler sur des projets pendant plus longtemps qu’ils ne le devraient;
• Permettre aux gestionnaires de mieux affecter les ressources où elles sont requises.

Par conséquent, en utilisant un logiciel de suivi des heures travaillées, votre entreprise peut éviter les dépenses de gestion projets excessives et faire le suivi des heures travaillées à la seconde prêt.

Les données du suivi des heures travaillées aident à la prévision de projets

Pour certaines petites entreprises, la prévision de projets est extrêmement difficile et il y a souvent un élément d’incertitude. Si votre devis est trop élevé, une autre organisation dont la soumission est plus basse pourrait remporter le contrat, mais s’il est trop bas, vous risquez de perdre de l’argent. Avec la bonne application de suivi du temps, les gestionnaires et les chefs d’entreprise ont accès à des données qui peuvent les aider à établir des prévisions pour leurs projets et de produire des devis beaucoup plus précis.

Les données sur l’utilisation du temps vous permettent de voir la façon dont chaque membre de votre équipe a passé son temps afin d’obtenir des prévisions plus précises pour chaque projet. Vous pouvez analyser les données portant sur les membres de l’équipe, le temps passé sur les projets, les clients, les tâches spécifiques et les employés individuels pour avoir une véritable vue d’ensemble de la gestion quotidienne de votre entreprise.

Vous pourrez ainsi non seulement améliorer l’efficacité des projets existants, mais aussi appliquer ces enseignements aux futurs appels d’offres, travaux et prévisions pour en tirer les bénéfices.

Le suivi des heures travaillées permet un calcul des coûts transparent

Des données précises de suivi des heures travaillées sont précieuses pour l’analyse interne, mais elles constituent également un atout important quand vient le temps de satisfaire vos clients. Les clients aiment savoir ce qu’ils obtiennent pour leur argent. Pouvoir leur montrer des données de feuille de temps comme preuve du travail acharné de votre équipe sur leurs projets est bon pour votre entreprise comme pour la leur.

N’oubliez pas que bon nombre de vos clients devront rendre des comptes à leur propre patron. Vous pouvez utiliser des données ou des rapports pour démontrer que votre entreprise est un bon investissement et conserver votre bonne réputation auprès d’eux. En faisant preuve de transparence et d’honnêteté lorsque vous traitez avec vos clients et faites le suivi de vos heures travaillées, vous nouerez des relations positives qui dureront de nombreuses années.

Le suivi de la gestion de projets fait économiser de l’argent

Peu importe secteur d’activité dans lequel vous travaillez Avec le suivi des heures travaillées, vous constaterez que la responsabilisation accrue se traduit par une amélioration de l’efficacité des membres de votre équipe, qui en font plus en moins de temps. Le résultat? Des équipes plus motivées, plus de temps à consacrer à d’autres projets, plus de profits pour votre entreprise et plus d’argent en banque à la fin de chaque mois.

Le suivi des heures travaillées à l’aide d’un logiciel automatisé permet aussi de libérer plus de temps pour les gestionnaires et les chefs d’équipe, car ils n’ont plus besoin de passer des heures à créer des horaires, des rotations ou des prévisions pour leurs équipes. Ils peuvent consacrer leur temps à des tâches plus rentables et offrir plus de soutien à leur équipe au besoin.

Supervision accrue du budget du projet

Même si votre équipe veut faire le meilleur travail possible, sa principale priorité n’est pas nécessairement de faire le suivi du budget du projet en même temps. Avec un outil de suivi du temps, les chefs de projet ont accès à une vue d’ensemble de chaque projet, qu’ils peuvent consulter d’un simple clic. Dès qu’ils s’aperçoivent qu’un projet risque de dépasser le budget attribué, ils peuvent intervenir et ajuster les heures de leur équipe pour éviter tout dépassement.

Le logiciel de suivi de la gestion de projet s’assure que tous les membres de l’équipe respectent les limites de leurs projets, même s’ils font des heures supplémentaires, en prévenant les dépenses excessives et en s’assurant que les projets sont finis à temps dans les limites du budget.

Les catégories de suivi permettent d’améliorer les processus et les indicateurs internes

Que vous soyez un propriétaire de petite entreprise cherchant à améliorer les processus internes ou un gestionnaire de projet au sein d’une grande entreprise qui doit surveiller les indicateurs d’un projet précis, un logiciel de gestion des heures travaillées vous apportera une aide précieuse. QuickBooks Time vous permet d’automatiser les processus internes, par exemple la production de rapports, la facturation et les fiches de paie, ce qui permet aux gestionnaires de consacrer leur temps à d’autres tâches.

Avec un outil de suivi du temps, vous pouvez également examiner de près le temps consacré à chaque projet. Les données sont présentées sous forme de visualisations simples qui vous aident à mieux comprendre vos objectifs et à repérer les domaines dans lesquels des gains d’efficacité et de productivité sont possibles.

Le logiciel de suivi des heures travaillées facilite le processus de paiement

Payer vos employés ne devrait pas être une corvée. Un logiciel de suivi du temps de travail permet de connaître le nombre d’heures travaillées, y compris les heures supplémentaires, ce qui facilite l’établissement des fiches de paie. En fait, avec QuickBooks Time et le logiciel de comptabilité en ligne QuickBooks, il est possible de jumeler les deux applications pour automatiser entièrement les fiches de paie.

Des millions d’entreprises se tournent vers QuickBooks pour faire le suivi de leurs dépenses de projet et de leurs devis, feuilles de temps, productivité, ressources et bien plus encore. QuickBooks Time vous permet de suivre facilement les heures de travail des employés, les tâches et les projets afin de vous assurer que le budget est à la hauteur des exigences du projet. Commencez à faire un suivi dès aujourd’hui grâce à un essai gratuit.