Quels sont les 9 domaines de connaissances en gestion de projet?

Les processus et les connaissances associés à la gestion de projet ne sont pas uniquement l’apanage des gestionnaires de projet. Les propriétaires et le personnel des petites entreprises peuvent également se servir de ces techniques et de ces méthodes pour améliorer leurs services internes.

Étant donné que la planification des projets tourne en grande partie autour de la préparation des budgets, de l’établissement des échéanciers, de la répartition des tâches et de l’achèvement des livrables, les propriétaires d’entreprises ont tout intérêt à connaître ces domaines de connaissances pour mieux gérer leur entreprise.

Qu’est-ce que le PMBOK?

PMBOK est l’abréviation de « Project Management Body of Knowledge » (corpus de connaissances en gestion de projet). Le « Project Management Institute », ou PMI, est l’organisme indépendant qui forme et certifie les individus en tant que professionnels en gestion de projet, ou PMP.

Une partie de cette formation consiste à comprendre ces domaines de connaissances en gestion de projet et les processus associés à chacun d’entre eux afin de planifier, de gérer et de mener à bien les projets, autant pour les entreprises que pour les parties prenantes.

Que veut-on dire par domaines de connaissances?

Les domaines de connaissances en gestion de projet font référence aux différents aspects d’un projet et couvrent tous les processus et toute la documentation nécessaires pour planifier, gérer et mener à bien un projet. Un professionnel en gestion de projet utilisera ces domaines de connaissances pour gérer tous les projets.

Ces processus sont regroupés en fonction des éléments communs qu’on trouve dans un projet et qui constituent les domaines de connaissances. Il est important de noter que certains processus se répètent d’un domaine de connaissances à l’autre, car leurs fonctions peuvent s’appliquer à plusieurs aspects du cycle de vie d’un projet.

Les processus correspondent aux tâches associées aux phases du projet qui contiennent les renseignements nécessaires à chaque catégorie de connaissances. Les processus de gestion de projet eux-mêmes peuvent être regroupés en cinq catégories qui définissent le cycle de vie du projet : lancement, planification, exécution, suivi et contrôle, et clôture.

Par exemple, le premier domaine de connaissances appelé gestion de l’intégration de projet comprend les processus utilisés tout au long du cycle de vie du projet, depuis son lancement jusqu’à sa clôture.

1. Gestion de l’intégration

Ce premier domaine de connaissances du PMI couvre les tâches nécessaires à l’ensemble du projet. Les processus qui y sont associés permettent aux gestionnaires de projet ou aux entreprises de coordonner tous les aspects d’un projet, depuis sa conception et son lancement jusqu’à son achèvement.

En ce qui concerne la gestion de l’intégration d’un projet, sept processus relèvent de ce domaine de connaissances :

• Élaboration d'une charte de projet : La charte de projet est un document officiel qui décrit la mission du projet, ses objectifs et les ressources qui lui sont affectées.
• Élaboration d'un énoncé de délimitation du projet préliminaire : Document énumérant tous les objectifs, les produits livrables et les exigences du projet servant de référence tout au long du cycle de vie du projet.
• Élaboration d'un plan de gestion de projet : Ce document précise la manière dont le projet sera mené à bien et comprend les processus et les méthodes de contrôle utilisés pour faire avancer le projet et en mesurer la réussite.
• Direction et gestion de l’exécution du projet : Lancement et gestion de la charge de travail du projet
• Suivi et contrôle du projet : Suivi et contrôle du projet, du début à la fin
• Contrôle des modifications intégré : Adoption des modifications nécessaires au bon déroulement du projet
• Fermeture du projet : Terminer le projet en rassemblant les documents utilisés tout au long du projet et en produisant un rapport sur le produit final.

Ces processus permettent de s’assurer que les ressources et les efforts de l’équipe sont alloués aux bonnes tâches et aux bonnes personnes afin de maintenir le projet sur la bonne voie tout au long de son cycle de vie. Pour planifier un projet, les gestionnaires doivent tenir compte de tous les aspects du projet en utilisant les processus décrits plus haut. Aucun projet ne devrait être lancé sans que les objectifs et les résultats attendus n’aient été définis au préalable.

2. Gestion de la portée

La planification et les processus relatifs à la portée d’un projet consistent à définir les objectifs du projet et à quantifier le travail nécessaire pour les atteindre. La planification de la portée d’un projet comprend tous les processus permettant de s’assurer que l’ensemble du travail requis pour un projet est défini et pris en compte. Ces groupes de processus sont les suivants :

• Planification de la portée : Rédaction de l’énoncé de délimitation et du plan du projet qui serviront de référence et qui orienteront le projet vers le résultat escompté.
• Définition de la portée : L’explication détaillée de la portée et des objectifs du projet.
• Structure de répartition du travail : La structure hiérarchique des objectifs, des membres de l’équipe et des phases du projet.
• Vérification de la portée : Officialiser le plan de la portée et le faire accepter par le gestionnaire de projet.
• Contrôle de la portée : Mesurer, documenter et contrôler l’évolution de la portée pendant toute la durée du projet.

Les projets évoluent tout au long de leur cycle de vie et il est normal que leur portée change en cours de route. La portée d’un projet doit être définie au cours de la phase d’intégration, mais doit également être mise à jour au fur et à mesure de l’avancement du projet, en tenant compte de tout changement, y compris des effets sur le budget et l’échéancier du projet.

Le domaine de connaissances de la gestion de la portée aide ainsi les équipes affectées au projet à définir la portée au début de la conception, et tout au long du projet afin de comparer et de contrôler les changements.

3. Gestion du temps

Le troisième domaine de connaissances, la gestion du temps, couvre les processus permettant de définir et de suivre l’échéancier d’un projet et la chronologie des tâches. Les gestionnaires de projet utilisent ces processus pour s’assurer que la réalisation des tâches du projet se déroule dans les délais prévus. Ces processus sont les suivants :

• Définition de l’activité : Lister toutes les activités nécessaires à l’avancement du projet, y compris la date à laquelle elles doivent être terminées.
• Séquencement des activités : Classer toutes les tâches et tous les objectifs en ordre chronologique et en fonction de la progression du projet, et prendre note des éventuelles dépendances.
• Activité – Estimation des ressources : Déterminer toutes les ressources nécessaires à la réalisation du projet, y compris les ressources financières, humaines et matérielles.
• Élaboration de l’échéancier : Établir l’échéancier du projet.
• Contrôle des horaires : S’assurer que le projet progresse comme il se doit.

Le suivi du projet est un élément important de ce domaine de connaissances du PMI, car il permet de s’assurer que le projet se déroule dans les temps impartis. Les éventuels problèmes d’échéancier ou de tâches peuvent être rapidement détectés et corrigés pour que le projet se déroule sans heurts.

Question 4 :  Gestion des coûts

La gestion des coûts d’un projet couvre tous les processus liés au budget d’un projet. Planification des coûtset les prévisions font partie intégrante de tout projet. Elles permettent aux gestionnaires de projet de déterminer les dépenses associées à chaque aspect du projet et son coût total à l’achèvement.

Les processus couverts par le quatrième domaine de connaissances en gestion de projet sont les suivants :

• Estimation des coûts : Approximation du coût total du projet dans toutes ses phases.
• Budgétisation des coûts : Calcul des coûts associés à chaque phase ou objectif du projet, à utiliser tout au long du cycle de vie du projet comme base de référence et outil de mesure.
• Contrôle des coûts : Le contrôle des coûts est utilisé pour surveiller et adapter les exigences budgétaires en fonction de l’évolution du projet.

Question 5 :  Gestion de la qualité

Tous les projets, et les entreprises par la même occasion, doivent respecter des normes précises, lesquelles sont définies par les processus internes et les mesures de la qualité de l’entreprise. Les gestionnaires de projet sont responsables de la qualité globale du projet pour l’organisation et pour les parties prenantes qui ont initialement approuvé les normes de qualité du projet.

Les processus associés à la gestion de la qualité des projets et qui mesurent et contrôlent la qualité d’un projet sont les suivants :

• Planification de la qualité : Définir les normes de qualité que le projet doit atteindre, telles qu’elles sont dictées par l’organisation ou les parties prenantes.
• Effectuer l’assurance-qualité : Les processus nécessaires pour atteindre les normes de qualité définies.
• Effectuer un contrôle de la qualité : Surveiller la qualité du projet au fur et à mesure que celui-ci progresse et contrôler le résultat final du projet pour s’assurer qu’il répond aux normes établies.

6.  Gestion des ressources humaines

Ce domaine de connaissances du PMI couvre tous les processus qui traitent de la gestion des personnes, y compris la communication entre les membres de l’équipe et les gestionnaires du projet. Ces processus traitent de tous les aspects des ressources humaines au cours du cycle de vie du projet.

Les groupes de processus de gestion des ressources humaines sont les suivants :

• Planification des ressources humaines : Produire les documents décrivant et définissant les rôles des membres du projet, ainsi que les tâches et les livrables dont ils sont responsables.
• Acquérir l’équipe de projet : Recruter les membres de l’équipe du projet, y compris le personnel recruté à l’interne et à l’externe.
• Développer l’équipe de projet : Le processus continu qui encourage les membres de l’équipe à progresser et à apprendre tout au long du cycle de vie du projet, ce qui inclut la création d’une unité d’équipe cohésive.
• Gérer l’équipe de projet : Le processus qui couvre la gestion des ressources humaines, ainsi que le suivi et la production de rapports sur le rendement des membres de l’équipe.

7.  Gestion des communications

Dans le septième domaine de connaissances en gestion de projet, les processus utilisés se concentrent sur la création d’une communication ouverte entre tous les membres du projet et le gestionnaire de projet. Au cours du cycle de vie du projet, le gestionnaire de projet est chargé de mettre en œuvre les techniques de communication nécessaires pour transmettre les informations relatives au projet de manière précise et concise.

Les processus de gestion des communications dans le cadre d’un projet sont les suivants :

• Planification des communications : Définir les voies de communication et la manière dont les membres de l’équipe s’adressent les uns aux autres et aux personnes extérieures au projet.
• Diffusion de l’information : Le processus de communication des informations depuis le gestionnaire du projet vers les parties prenantes, par le biais de réunions de projet, de rapports d’étape et de réunions d’évaluation.
• Rapports sur le rendement : Il s’agit du processus de collecte d’informations et de production de rapports sur le rendement du projet à l’intention des parties prenantes, des membres de l’équipe du projet et d’autres parties prenantes, à l’aide d’outils tels qu’un rapport sur le rendement opérationnel.
• Gérer les intervenants : S’assurer que les besoins et les exigences des parties prenantes sont satisfaits, maintenir une ligne de communication ouverte tout au long du projet, et mettre en œuvre les changements demandés par les parties prenantes.

8. Gestion des risques

La gestion des risques d’un projet consiste à tenir compte des possibilités et des menaces de risques associées à un projet. Lors du calcul des risques, les gestionnaires de projet et les entreprises doivent toujours tenir compte des forces positives et négatives en jeu.

Ce huitième domaine de connaissances du PMI comprend les processus suivants, et bien qu’ils soient généralement combinés en une seule étape au sein des entreprises, chacun apporte quelque chose de différent :

• Planification de la gestion des risques : Créer un plan de gestion de risque qui définit la variabilité des risques et qui détermine comment les risques seront gérés tout au long du projet. Ce plan est un prolongement du plan de gestion du projet.
• Identification des risques : Déterminer et définir tous les risques associés au projet.
• Analyse des risques qualitatifs : Déterminer comment les risques recensés peuvent avoir un impact sur le projet, la probabilité qu’ils se produisent et la hiérarchisation des risques en fonction de leur impact sur le projet.
• Analyse du risque quantitatif : Calculer la probabilité numérique des risques possibles.
• Planification des réponses aux risques : Déterminer de quelle manière les membres du projet prévoient atténuer les menaces et faire face aux possibilités de risques qui se présentent dans le cadre d’un projet, en chargeant les membres de l’équipe de créer des plans de réponse aux risques en fonction de chaque menace et de chaque possibilité.
• Surveillance et contrôle des risques : Utiliser le plan de gestion des risques et le plan de réponse aux risques pour réagir de manière appropriée aux risques au fur et à mesure qu’ils se présentent tout au long du projet.

9. Gestion des approvisionnements

Les domaines de connaissance relatifs aux approvisionnements comprennent les processus qui couvrent l’achat de biens ou de services auprès de fournisseurs et d’autres sources externes. La gestion des approvisionnements d’un projet englobe toutes les acquisitions dont le projet a besoin pour atteindre ses objectifs et parvenir à sa clôture.

Ces processus font en sorte que les gestionnaires de projet disposent de toutes les informations et de tous les documents associés aux achats liés au projet, notamment les bons de commande, les factures des vendeurs et les contrats des fournisseurs. Les processus du neuvième domaine de connaissances sont les suivants :

• Planifier les achats et acquisitions : Déterminer tous les achats et toutes les fournitures nécessaires au projet, avec indication des coûts, des quantités et des dates, le cas échéant.
• Planifier les contrats : Le processus de préparation des documents à utiliser dans les négociations et les contrats avec les fournisseurs.
• Demander des réponses au vendeur : Il s’agit du processus de recherche de fournisseurs et de recherche auprès des fournisseurs, notamment la préparation et la production des documents relatifs aux approvisionnements tels que les demandes de proposition, les demandes d’informations ou les demandes de devis.
• Sélectionner les vendeurs : Sélectionner des fournisseurs spécifiques et d’autres fournisseurs à utiliser en fonction des informations recueillies dans le cadre du processus de sollicitation de réponses de la part de vendeurs.
• Administration des contrats : Surveiller les fournisseurs choisis et les autres fournisseurs pour s’assurer qu’ils respectent toutes les modalités de service convenues.
• Clôture du contrat : Régler tous les contrats avec les fournisseurs et déterminer l’efficacité et la réussite de chaque contrat dans le cadre du projet.

Mieux gérer ses projets grâce aux bons outils

Les domaines de connaissances en gestion de projet et les processus qui y sont associés peuvent sembler difficiles à gérer, mais avec les bons outils, votre entreprise peut les intégrer et les utiliser à son avantage. Bon nombre de gestionnaires de projet professionnels utilisent un logiciel de gestion de projet pour faire le suivi des tâches et des coûts associés aux projets.

Un logiciel comme QuickBooks Time peut aider les petites entreprises à effectuer le suivi des tâches et des employés, et à accroître leur productivité et leur efficacité. Pour améliorer l’ensemble des activités de votre entreprise, pensez à utiliser le suivi de projet QuickBooks Time conjointement à ces processus.

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