Qu’est-ce qu’un bon de commande et comment en produire un?

Les bons de commande, appelés bons de commande, sont des documents commerciaux qui détaillent la demande d’un acheteur pour des produits ou des services auprès d’un fournisseur. Lorsqu’un acheteur envoie un bon de commande à un fournisseur, il lui demande de lui fournir un produit ou un service particulier, en précisant la quantité et le prix convenu, sans avoir à le payer au même moment.

En tant que propriétaire d’entreprise, vous devrez vous familiariser avec les bons de commande pour les envoyer aux fournisseurs de votre entreprise. Les bons de commande sont un excellent moyen de contrôler les dépenses tout en simplifiant le processus d’acquisition des marchandises.

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Comment fonctionnent les bons de commande?

Les bons de commande sont des contrats juridiquement contraignants émis par votre entreprise à une autre entreprise ou à un autre fournisseur pour l’achat et la vente de biens ou de services. Le document présente l’engagement pris par une partie envers l’autre d’acheter les produits mentionnés dans le BC à une date ultérieure.

Les bons de commande sont utilisés par les entreprises pour passer une commande sans avoir à payer les produits au moment où le bon de commande est émis. Le vendeur autorise l’acheteur à acheter à crédit, sans risquer de perdre de l’argent, car le document indique les modalités de paiement que l’acheteur est tenu de respecter.

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Bon de commande ou facture

Quelle est la différence entre un bon de commande et une facture?

L’acheteur émet un bon de commande pour les produits qu’il veut acquérir d’une autre partie, comme un fournisseur. En revanche, une facture est émise par l’entreprise ou le vendeur qui vend le produit à une autre partie, comme un client. Quand devriez-vous utiliser un bon de commande?

Les bons de commande sont le plus souvent utilisés par les entreprises lorsqu’elles doivent acheter des fournitures ou inventaire sur un compte pour répondre aux demandes de leurs clients. Ces documents sont un élément clé du processus d’achat.

Supposons que vous devez réapprovisionner votre stock avec des produits spécifiques que vous voulez vendre dans votre magasin. Vous devez émettre un bon de commande à l’intention du fournisseur qui vous vend ces articles à un prix fixé au préalable et selon une méthode de livraison convenue.

Une fois que le fournisseur vous a livré les articles et que le processus de commande a été exécuté, vous devez le payer pour ces biens. Le vendeur émettra une facture de vente, en utilisant le numéro du bon de commande correspondant dans un souci de clarté. À partir de cette facture, vous pouvez payer la commande et terminer l’opération.

Utiliser une commande ouverte

Une commande ouverte, ou un contrat d’achat général, est un bon de commande qui couvre un contrat en cours entre l’acheteur et le vendeur. Cette entente permet d’effectuer des livraisons d’achats multiples pendant une certaine période. La commande permanente est exécutée tant que le vendeur accorde un crédit à l’acheteur.

Par conséquent, votre entreprise devrait envisager d’utiliser des commandes générales lorsqu’il y a un besoin récurrent pour des biens ou des services que le vendeur en question vous fournit.

Pouvez-vous annuler un bon de commande?

Un bon de commande peut être annulé tant que la commande n’a pas encore été expédiée et traitée. Si la commande a déjà été traitée, le BC ne peut pas être annulé. Il s’agit d’un contrat contraignant entre les deux parties et il doit être respecté; dans le cas contraire, des poursuites judiciaires peuvent être engagées contre vous.

Ce qui est inclus dans un bon de commande

Les bons de commande doivent contenir des renseignements clairs et concis. Plus vous fournissez de détails au fournisseur, mieux c’est. Pour vous assurer que votre bon de commande comprend tout ce que vous souhaitez commander, assurez-vous d’inclure les éléments suivants :

• Numéro de bon de commande
• Produit ou service acheté
• Nom du fournisseur, coordonnées et adresse de facturation
• Nom, coordonnées et adresse d’expédition de l’acheteur
• La quantité de la commande, y compris l’unité de mesure.
• Le prix unitaire
• Total de la ligne
• Taxes de vente
• Prix total
• La date de livraison
• Mode d’expédition
• Conditions d’expédition
• Modalités de paiement

Exemple et modèle de bon de commande

Voici un exemple de conditions juridiques d’un bon de commande pour une entreprise de construction. Ce document présente l’ensemble des modalités relatives aux achats et aux autres services. Un vrai bon de commande ressemblera à ce qui suit :

Modèle de bon de commande

Téléchargez ce modèle de bon de commande pour créer votre propre bon de commande de petite entreprise.

Pourquoi utiliser les bons de commande?

Bien qu’un bon de commande puisse sembler être un autre document fastidieux, il est très avantageux pour la maintenance globale de votre entreprise. Voici un aperçu des avantages qu’ils peuvent apporter à votre entreprise en pleine croissance, au cas où vous ne seriez pas convaincu de leur utilité.

• Facilitez le suivi des commandes : Les bons de commande sont une partie importante de la tenue de livres. En créant un bon de commande, vous pourrez faire le suivi de vos commandes beaucoup plus rapidement. De plus, lorsque votre commande vous est livrée, vous pouvez facilement vérifier si vous avez reçu les bons articles et la bonne quantité.
• Assurez une communication claire : Étant donné que les bons de commande sont très détaillés, ils permettent de s’assurer que vous et le fournisseur êtes d’accord sur ce qui est attendu.
• Simplifiez la vie de vos fournisseurs : Un bon de commande aide les fournisseurs à générer votre commande et à la livrer avec succès à votre entreprise.
• Fournir une protection juridique : Les bons de commande offrent une protection légale et contractuelle à l’acheteur et au fournisseur. Sans accord d’achat, vous risquez de vous retrouver avec des commandes en double non désirées, mais que vous devrez tout de même payer. Cela permet également d’éviter que le vendeur n’augmente les prix des articles de votre commande de manière inattendue. En outre, les bons de commande peuvent laisser une trace écrite, ce qui vous permet de consulter les transactions en cas d’audit.

Les bons de commande présentent de nombreux avantages qui peuvent aider votre PME à prospérer. Il est aussi possible d’automatiser les bons de commande pour vous faciliter encore plus la tâche.

Comment envoyer des bons de commande

Une fois que vous avez créé un bon de commande pour un client ou un acheteur, vous devez décider comment vous voulez lui envoyer ce document. Autrefois, une entreprise pouvait envoyer la commande par la poste ou la remettre en mains propres, mais aujourd’hui, de nombreuses entreprises choisissent de les envoyer par courriel. Il est recommandé d’ajouter le bon de commande au format PDF et de le joindre au courriel, car il est ainsi plus facile de l’imprimer et de le conserver pour les deux parties.

La facturation électronique et les bons de commande offrent des avantages tant pour l’acheteur que pour le fournisseur. Ils permettent d’accélérer le traitement d’une transaction. Si le document contient une erreur, celle-ci peut être corrigée rapidement et une nouvelle commande peut être émise sans délai.

Un logiciel en ligne qui peut aider votre petite entreprise

Le processus de bon de commande pour les petites entreprises peut être facilité du début à la fin avec l’utilisation de QuickBooks en ligne. Le capacités de facturation vous permettent de créer divers documents de facturation, y compris des bons de commande qui sont personnalisables pour n’importe lequel de vos fournisseurs.

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