8 dépenses d’exploitation que vous pouvez déduire de vos impôts d’entreprise

Les dépenses d’exploitation sont une partie essentielle de la gestion de votre entreprise. Presque toutes les entreprises et tous les services en ont, et sans eux, il n’y aurait pas d’entreprise à exploiter! Comme les dépenses d’exploitation et la gestion d’une entreprise vont de pair, les Canadiens peuvent déduire un pourcentage de ces dépenses dans leur déclaration de revenus.

En quoi consistent les dépenses d’exploitation?

Les dépenses d’exploitation sont tous les coûts et frais associés à l’exploitation et à la gestion de votre entreprise. Heureusement, les coûts engagés pour gérer votre propre entreprise sont déductibles d’impôt. Une déduction est un incitatif fiscal selon lequel le gouvernement vous permet de déduire un pourcentage des dépenses nécessaires dans votre déclaration de revenus fédérale.

L’ARC et votre tranche d’imposition déterminent le pourcentage des déductions d’impôt admissibles pour votre entreprise.

Ratios des coûts d’exploitation

Le ratio des coûts d’exploitation (ou ratio des dépenses d’exploitation) est un indicateur couramment utilisé par les entreprises pour déterminer leur efficacité à maintenir leurs frais d’exploitation à un niveau bas tout en gagnant des revenus.

Ci-dessous sont les deux données les plus importantes que vous pouvez déterminer à partir de vos coûts d’exploitation :

Résultat d’exploitation

L’une des données les plus importantes que vous devez connaître est le résultat d’exploitation, c’est-à-dire le bénéfice total associé aux opérations de votre entreprise. Voir la formule du résultat d’exploitation ci-dessous :

Résultat d’exploitation = total des produits - charges (ou dépenses) d’exploitation

Par exemple, imaginez qu’une entreprise a gagné un revenu de 552 000 $ l’an dernier et qu’elle compte 100 000 $ en charges d’exploitation. Son résultat d’exploitation pour l’année est donc de 452 000$.

Ratio des charges d’exploitation

Le deuxième ratio important à connaître est le ratio des charges d’exploitation, qui vous permet de comparer directement vos dépenses et vos revenus. Le ratio des charges d’exploitation vous permet de faire le suivi de l’efficacité de votre entreprise.

À partir de l’exemple précédent, nous avons déterminé que le résultat d’exploitation de l’entreprise était de 452 000 $. Un bon résultat d’exploitation est relatif et n’est pas toujours un gage de santé financière. Toutefois, le ratio des charges d’exploitation est un reflet direct du rendement de votre entreprise. En mesurant l’efficacité en tant que pourcentage, il est plus facile de vous comparer aux autres entreprises de votre secteur d’activité.

La formule pour le ratio des charges d’exploitation est la suivante :

Ratio des charges d’exploitation = coûts d’exploitation ÷ produits d’exploitation

Selon l’exemple ci-dessus, le ratio des charges d’exploitation est :

Ratio des charges d’exploitation = 100 000 $ ÷ 552 000 $ = 1812 x 100 = 18,12 %

Les ratios de charges d’exploitation peuvent varier selon le secteur d’activité. Par exemple, les banques ont des ratios de charges d’exploitation bas, parfois aussi peu que 0 %. D’autres, comme le secteur des matériaux de construction, peuvent avoir des ratios aussi élevés que 73 %. Si vous trouvez des façons d’égaler ou de surpasser la moyenne du secteur d’activité, il y a de fortes chances que votre entreprise sera profitable.

Types de dépenses d’exploitation

Il existe deux principales catégories de dépenses d’exploitation que les entreprises doivent payer : les coûts fixes et les coûts variables. Les deux dépenses jouent un rôle important dans les opérations commerciales, mais il existe des différences majeures entre elles.

Dépenses fixes :

Les dépenses fixes sont des coûts qui demeurent constants, quelle que soit la production de l’entreprise. En général, beaucoup de ces dépenses n’ont rien à voir avec la production et varient rarement. L’assurance, la paie, les impôts fonciers et le loyer sont des exemples de coûts fixes.

Dépenses variables :

Les dépenses variables changent en fonction de la production de l’entreprise. Lorsqu’une entreprise produit plus de biens et de services, les coûts augmentent. C’est le contraire qui se produit lorsque la production diminue. Le coût des services publics est un exemple de dépenses variables.

8 exemples de charges d’exploitation que les entreprises peuvent déduire 

Voici les principales charges d’exploitation qui sont admissibles à des déductions et qui peuvent s’appliquer à votre entreprise :

1.  Fournitures de bureau, loyer et services publics

En ce qui concerne les fournitures de bureau, il y a quelques éléments à considérer. Les frais de bureau liés à votre lieu de travail peuvent être déduits de vos impôts d’entreprise s’ils se rapportent à des choses que vous utilisez pour le travail. Cela comprend les stylos, le papier, l’encre et le toner. Les fournitures comme les calculatrices, les bureaux, les chaises et les armoires ne sont pas admissibles, car elles sont considérées comme des immobilisations.

Si vous travaillez à domicile plus de 50 % du temps, vous pouvez potentiellement déduire les frais de bureau à domicile, les factures de téléphone cellulaire, les factures de services publics et les factures d’ordinateurs portables. Pour déduire ces coûts, ils doivent être utilisés directement pour le travail.

2. Assurance

Toutes les polices d’assurance commerciale courantes liées à votre entreprise sont déductibles. Cela comprend les primes que vous payez pour les bâtiments, la machinerie, l’équipement et même les polices d’assurance-vie (selon le montant).

3. Publicité

Les frais de publicité et de marketing peuvent constituer une grande partie du budget d’une entreprise. Heureusement, les coûts associés à la publicité peuvent être déduits. Cela comprend les cartes professionnelles, les cadeaux promotionnels, la radiodiffusion, la publicité en ligne et le marketing en personne.

4.  Taxes d’affaires, droits de licence et droits d’adhésion

Si votre entreprise exige que vous ayez des licences ou des abonnements particuliers, vous pouvez déduire ces coûts de vos impôts. Voici quelques exemples de frais de licence :

• Licences commerciales 
• Licences de boissons
• Certifications personnelles
• Permis d’immatriculation des véhicules à moteur

5.  Frais juridiques et comptables et autres honoraires

Les honoraires sont un type de dépense d’entreprise qui peut être déduit. En tant qu’entreprise, si vous avez besoin de l’expertise de professionnels d’un autre secteur d’activité, vous pouvez déduire les frais de consultation chaque année d’imposition .

6.  Salaires

Si votre entreprise emploie des travailleurs, alors vous pouvez tirer profit des déductions associées aux employés. Le traitement et le salaire que vous versez à vos employés sont considérés comme déductibles. Avec l’aide de feuilles de temps exactes, vous pouvez soumettre ces déductions fiscales pendant la période des impôts.

7. Coûts liés aux véhicules à moteur

Si vous utilisez votre véhicule personnel à des fins commerciales, vous pouvez le déduire chaque année d’imposition. Lorsque vous conduisez à des fins liées au travail ou pour un usage commercial (à l’exclusion de vos trajets entre votre domicile et votre lieu de travail), vous pouvez faire le suivi et déduire certains coûts de votre taux par kilomètre.

Si votre entreprise possède des véhicules utilisés uniquement pour le travail, vous pouvez déduire tous les frais associés à ces véhicules. Cela comprend les frais d’entretien, d’assurance, d’essence et de kilométrage. En savoir plus sur la façon de déduire les frais de véhicule à moteur pour un usage personnel et professionnel.

8. Frais de repas et de représentation

Les frais de nourriture et de divertissement liés à l’entreprise (que ce soit pour les déplacements professionnels, les réunions avec les clients ou les employés) sont déductibles. Toutefois, vous ne pouvez déduire qu’un maximum de 50 % du coût total de vos frais de repas et de représentation .

Comment déduire les dépenses d’exploitation de vos impôts

Pour demander les déductions dans vos déclarations de revenus, vous devrez remplir le formulaire T2125 (État des résultats des activités d’une entreprise ou d’une profession libérale). À la page 3, Partie 4 du formulaire d’impôt T2125, vous verrez la liste des dépenses d’entreprise où vous pouvez inscrire le montant total des déductions du côté droit.

Déductions et structure de l’entreprise

De nombreuses petites entreprises sont structurées en tant qu’entreprise individuelle ou société de personnes. Si c’est le cas, les propriétaires de petites entreprises peuvent radier les coûts d’exploitation de leur entreprise dans leurs déclarations de revenus. Les pigistes, les propriétaires uniques, les sociétés de personnes non constituées en société, les sociétés en nom collectif et les sociétés de personnes à responsabilité limitée doivent remplir et soumettre les formulaires d’impôt T2125 et T1.

Les entreprises constituées en société ou les entreprises qui sont exploitées comme des sociétés par actions doivent produire une déclaration de revenus de sociétés distincte de leurs déclarations de revenus de particuliers. La déduction des dépenses d’exploitation doit alors être demandée dans la déclaration de revenus de sociétés. Si vous possédez une entreprise constituée en société, apprenez-en davantage à propos des déductions possibles pour les sociétés.

Formule des charges d’exploitation

En comptabilité, la formule des dépenses d’exploitation est simple. Vous n’avez qu’à additionner tous les coûts pour obtenir le total des charges d’exploitation pour l’année d’imposition. Par exemple :

Total des charges d’exploitation = fournitures de bureau + loyer + services publics + assurance + publicité + marketing + taxes d’affaires + droits de permis + services comptables + frais juridiques + salaires des employés + kilométrage + frais de déplacement + frais de repas et de représentation

Utiliser QuickBooks pour les déductions fiscales

Pour tirer le maximum de la possibilité de déduire des frais engagés par votre entreprise lors de la période des impôts, vous devez d’abord faire le suivi de toutes les dépenses (et les consigner) engagées par votre entreprise tout au long de l’année. QuickBooks en ligne est un logiciel comptable qui peut vous aider à accomplir cette tâche. Grâce au suivi et à la catégorisation automatiques des dépenses, la demande de déductions peut devenir une tâche simple.

Soyez proactif et commencez à faire le suivi de vos dépenses de petite entreprise dès aujourd’hui.