Comment déduire vos frais de bureau à domicile

Si vous êtes travailleur autonome et que vous avez un bureau à domicile, vous payez chaque mois des frais pour entretenir cet espace. Certaines de ces dépenses sont déductibles d’impôt, c’est-à-dire que vous pouvez les soustraire de votre revenu net au moment de produire votre déclaration de revenus afin de réduire votre facture fiscale. L’Agence du revenu du Canada (ARC) a établi des critères pour déterminer les dépenses qui sont admissibles à ce type de déduction.

Les résidents de la plupart des provinces paient l’impôt provincial et fédéral par l’entremise de l’ARC. Toutefois, si vous vivez au Québec, vous devrez soumettre vos déductions fédérales à l’ARC et vos déductions provinciales à Revenu Québec. Pour en savoir plus sur les déductions fiscales au Québec, consultez le document IN-155-V : Les revenus d’entreprise ou de profession.

Qu’est-ce que la déduction pour frais d’utilisation de la résidence aux fins de l’entreprise?

Lorsque vous exploitez une entreprise à partir de votre résidence, votre bureau est soumis à certains frais : services publics, entretien de la maison, frais d’intérêts sur votre prêt hypothécaire, taxes foncières, etc. L’ARC tient compte de cette réalité et vous permet de déduire ces frais de votre revenu déclaré. La logique derrière cette déduction est que, si vous payiez un loyer et des services communs dans un immeuble commercial, vous pourriez évidemment déduire ces dépenses. Lorsque vous travaillez à partir de votre résidence, le même principe s’applique, mais les calculs sont un peu plus pointus.

N’oubliez pas que ces déductions s’appliquent uniquement sur la partie de votre résidence que vous utilisez à des fins professionnelles. Ainsi, vous ne pouvez pas déduire la totalité de votre facture d’électricité, mais seulement le pourcentage qui correspond à la superficie de votre bureau à domicile. Pour déterminer le pourcentage déductible, l’ARC recommande de diviser la superficie de votre bureau par la superficie totale de votre résidence. Vous pouvez déclarer ces dépenses comme déduction dans votre déclaration de revenus.

Qui peut déduire des frais d’utilisation de la résidence aux fins de l’entreprise?

L’ARC a établi des restrictions précises à l’égard des frais déductibles liés à l’utilisation professionnelle du domicile. Selon la Loi de l’impôt sur le revenu, vous devez répondre à deux critères fondamentaux pour profiter de la déduction. D’abord, votre bureau à domicile doit être votre principal espace de travail. En d’autres termes, vous devez y travailler plus de la moitié de votre temps. Ensuite, vous devez utiliser votre bureau ou votre atelier à domicile presque exclusivement pour gagner un revenu d’entreprise. Autrement dit, si vous travaillez sur un coin de table dans votre salle à manger, vous ne pouvez pas utiliser la superficie de cet espace pour déduire vos dépenses de votre déclaration de revenus.

Toutefois, si vous avez consacré une pièce de votre résidence à votre petite entreprise, alors la superficie de cette pièce est admissible. La déduction pour bureau à domicile est accessible à tous les domaines d’activité, que vous soyez médecin à domicile ou concepteur de sites Web.

Quelles sont les dépenses déductibles au titre des frais d’utilisation de la résidence aux fins de l’entreprise?

Lorsque vous exploitez une entreprise à partir de votre résidence, plusieurs de vos dépenses sont admissibles à la déduction fiscale pour frais d’utilisation de la résidence aux fins de l’entreprise. Qui plus est, vous pouvez déduire un certain pourcentage d’à peu près toutes vos dépenses liées à votre résidence. Toutefois, l’ARC indique que si vous déclarez une dépense ailleurs dans votre déclaration de revenus, vous ne pouvez pas la déclarer aussi au titre des frais d’utilisation de la résidence aux fins de l’entreprise.

Certaines dépenses admissibles sont évidentes :

• Intérêts sur les paiements de prêt hypothécaire
• Taxes foncières et scolaires
• Assurance habitation ou assurance locataire
• Services publics
• Électricité, gaz et mazout
• Téléphonie
• Internet

Vous pouvez aussi déduire certaines dépenses un peu moins évidentes :

• Dépenses de réparation et d’entretien général
• Services de nettoyage
• Produits de nettoyage

Vous êtes locataire? Alors vous devriez aussi déclarer le loyer que vous payez à titre de dépenses professionnelles. Si vous êtes propriétaire, vous devriez inclure vos taxes foncières et la déduction pour amortissement (DPA). Vous pouvez aussi déduire une partie du coût de votre résidence pour dépréciation. Toutefois, n’oubliez pas que l’ARC pourrait récupérer ce montant et l’imposer comme un revenu si vous vendez votre propriété.

Si vous avez demandé une DPA et que vous vendez ensuite votre propriété, la partie du produit de la vente utilisée dans le calcul de récupération de la DPA est réduite de moitié. De plus, elle tient compte du ratio entre le montant des dépenses en capital liées au bureau à domicile et au reste de la propriété, et le montant total des dépenses en capital.

Le produit de disposition qui est considéré comme lié au bureau à domicile se calcule comme suit : (C × 50 %) + D 

Comment calculer le pourcentage déductible au titre des frais d’utilisation de la résidence aux fins de l’entreprise?

Avant de demander la déduction pour frais d’utilisation de la résidence aux fins de l’entreprise, vous devez déterminer le pourcentage de vos factures que vous pouvez déduire. L’ARC n’a pas de règle stricte quant à la méthode à utiliser pour calculer ce pourcentage. Toutefois, votre méthode de calcul doit être raisonnable et tenir compte de votre type d’entreprise. De plus, une fois que vous aurez établi votre méthode de calcul, vous devez l’utiliser pour toutes vos déclarations de revenus subséquentes.

La méthode la plus courante consiste à déduire de vos frais de bureau à domicile un pourcentage égal au ratio entre la superficie de votre bureau et de votre résidence. Par exemple, si votre bureau occupe 10 % de la superficie totale de votre résidence, alors il est raisonnable de déduire 10 % de vos dépenses admissibles.

Cela signifie que si votre loyer mensuel s’élève à 1 800 $, alors vous pouvez déduire 180 $ de loyer par mois à titre de dépense professionnelle, en supposant que vous utilisiez l’espace uniquement comme bureau. L’ARC accepte presque toujours cette méthode de calcul, car elle est très simple.

Or, dans certaines situations, cette méthode ne fonctionne pas. Imaginez que vous dirigez votre entreprise à partir de votre garage détaché ou que votre cour arrière appartient à l’entreprise. Dans ce cas, vous devrez peut-être inclure la partie extérieure de votre propriété pour obtenir un pourcentage adéquat. Chaque situation est différente, mais si la méthode est raisonnable dans les circonstances, l’ARC l’accepte généralement.

Comment calculer la déduction pour frais d’utilisation de la résidence aux fins de l’entreprise pour les espaces partagés?

Si votre bureau à domicile fait aussi office de chambre d’invités, de salon ou de pièce à usage personnel, alors vous devez tenir compte du temps que vous passez à travailler dans cette pièce. Pour y arriver, comptez le nombre d’heures quotidiennes où vous travaillez dans la pièce, puis divisez ce chiffre par 24. Multipliez ensuite le résultat par le montant déductible établi en fonction de la superficie.

Supposons que votre bureau correspond à 25 % de la superficie de votre résidence. Si votre loyer mensuel s’élève à 1 000 $, alors vous pourriez déduire jusqu’à 250 $ à titre de dépense professionnelle. Puisque vous n’utilisez la pièce comme bureau que pendant 8 heures par jour, vous ne pouvez toutefois pas déduire la totalité de ce montant. Ainsi, vous devez diviser 8 heures par 24 heures, ce qui donne 33. Autrement dit, vous utilisez la pièce comme bureau uniquement 33 % du temps. Pour obtenir le montant final de la déduction à laquelle vous avez droit, multipliez 0,33 par 250 $. Vous obtenez alors 82,50 $. Voilà la partie de votre loyer mensuel que vous pouvez déduire à titre de dépense professionnelle.

Le formulaire T2125, État des résultats des activités d’une entreprise ou d’une profession libérale présente un tableau pour vous aider dans vos calculs.

Y a-t-il des exceptions applicables au pourcentage lié à la déduction pour bureau à domicile?

Il se pourrait que votre pourcentage de déduction général soit trop faible. Cela signifie que pour certaines dépenses, vous pouvez déduire un pourcentage plus élevé. Habituellement, cette situation se produit lorsque vous utilisez un produit ou un service principalement pour vos activités professionnelles. Les services de télécommunication comme l’Internet et la téléphonie en sont un bon exemple.

Si vous exploitez une entreprise dont les activités sont principalement sur le Web, il serait raisonnable de déduire un pourcentage plus élevé; après tout, vous utilisez ces services en grande partie pour votre entreprise. Si vous avez une ligne téléphonique réservée pour votre entreprise, vous pouvez en déduire les frais à 100 %. Il en va de même pour les achats de fournitures de bureau qui ne servent qu’aux activités de votre entreprise.

Comment demander la déduction pour frais d’utilisation de la résidence aux fins de l’entreprise?

Lorsque vous préparez votre déclaration de revenus, vous devez produire le formulaire T2125, État des résultats des activités d’une entreprise ou d’une profession libérale, afin de demander la déduction pour frais d’utilisation de la résidence aux fins de l’entreprise. Il s’agit du formulaire général destiné aux entreprises individuelles, qui comprend la déduction des frais de bureau à domicile. Vous devez déclarer vos dépenses à la partie 7 du formulaire et séparer vos dépenses par catégorie (chauffage, électricité, assurance, etc.). Pour vos « autres dépenses », donnez une courte description pour l’ARC.

N’oubliez pas : vous ne pouvez pas utiliser vos frais de bureau à domicile pour déclarer une perte ou ajouter à une perte existante. Cela signifie que vous ne pouvez pas déclarer plus que le montant total des revenus générés par votre entreprise. Par exemple, supposons que l’entreprise que vous exploitez à domicile a généré 10 000 $ par année, mais que vous avez 15 000 $ en dépenses déductibles. Votre déduction maximale serait alors de 10 000 $.

Si les revenus de votre entreprise ne sont pas assez élevés pour vous permettre de déduire la totalité de vos dépenses, vous pouvez reporter le solde à l’année suivante. Dans le scénario précédent, imaginez que les revenus de votre entreprise s’élèvent à 50 000 $ la deuxième année et que vos dépenses sont de 15 000 $. Vous pourriez déduire les 15 000 $ en plus des 5 000 $ de l’année précédente afin de réduire l’impôt à payer. En somme, votre revenu imposable serait de seulement 30 000 $.

Les employés peuvent-ils déduire des frais de bureau à domicile?

Si vous travaillez à domicile pour un employeur externe, vous êtes généralement responsable d’une grande partie des coûts de votre bureau à domicile. Il se peut que votre employeur couvre vos frais liés à Internet ou à votre téléphone, mais il ne paie probablement pas votre assurance locataire. Avant l’année d’imposition 2018, vous pouviez déduire ces frais dans votre déclaration de revenus, ce qui n’est plus le cas aujourd’hui. Si les employés de votre entreprise travaillent à domicile, vous pourriez devoir rembourser leurs dépenses puisqu’ils ne peuvent plus les déduire de leurs revenus.

Comment consigner les frais d’utilisation de la résidence aux fins de l’entreprise?

En tant que contribuable souhaitant bénéficier d’une déduction, vous devez conserver une trace de chaque dépense professionnelle. Cela signifie que vous devez garder les reçus, factures et documents qui justifient toute dépense que vous prévoyez déduire, comme les factures d’électricité, les reçus pour fournitures de bureau et les factures d’entretien ménager. Vous êtes à loyer? Demandez à votre propriétaire de vous fournir un reçu pour justifier vos dépenses auprès de l’ARC. Il en va de même pour toute dépense que vous souhaitez déduire.

Pour faciliter le processus de déclaration de revenus, pensez à faire le suivi de vos dépenses dans un programme comme QuickBooks en ligne. Ce suivi peut vous aider à calculer les déductions annuelles auxquelles vous avez droit. Si vous faites l’objet d’une vérification, un système organisé peut vous aider à justifier rapidement vos déductions auprès de l’ARC.

Comment l’ARC vérifie-t-elle les déductions pour frais de bureau à domicile?

Lorsque vous demandez des déductions pour vos frais de bureau à domicile, il est important d’être précis et honnête, particulièrement à l’égard de la superficie et de l’utilisation de votre aire de travail. Par exemple, si vos enfants utilisent votre bureau comme salle de jeux, il pourrait être tentant d’affirmer que la pièce sert uniquement de bureau.

Or, si l’ARC examine vos comptes de réseaux sociaux et voit plusieurs photos de vos enfants qui s’amusent sur votre ordinateur ou regardent la télé dans votre bureau, elle pourrait contester votre demande. Elle pourrait aussi vérifier vos reçus, vos revenus ou envoyer un agent à votre bureau pour effectuer une vérification. Si vous indiquez dans votre déclaration de revenus que votre bureau ne sert qu’à votre entreprise, il est préférable d’éviter d’y conserver des objets personnels.

En tant que propriétaire d’une petite entreprise, les déductions fiscales constituent un excellent moyen de réduire votre revenu net et ainsi votre facture fiscale. En suivant et en déduisant les dépenses engagées pour votre bureau à domicile, vous pouvez bénéficier d’une charge fiscale réduite lors de votre déclaration annuelle.  QuickBooks en ligne peut vous aider à maximiser vos déductions fiscales. Profitez davantage de vos revenus dès aujourd’hui.