Comment demander des déductions fiscales pour votre petite entreprise

Déduire vos dépenses d’entreprise dans votre déclaration de revenus fait partie du processus normal pour tout propriétaire de petite entreprise ou travailleur autonome au Canada. Ces déductions sont un incitatif fiscal qui vous aide à réduire votre revenu imposable chaque année.

Traitement des déductions

Si vous exploitez votre propre entreprise, sa structure dicte la façon de produire vos déclarations de revenus et de demander les déductions auxquelles vous avez droit. En général, les entreprises sont structurées comme une entreprise individuelle, une société de personnes ou une société par actions. 

Le terme « entreprise individuelle » désigne une entreprise ayant un propriétaire unique, tandis que la société de personnes signifie normalement que la propriété est divisée en deux parties ou plus. Dans un cas comme dans l’autre, le ou les propriétaires produiront leur déclaration de revenus d’entreprise avec leur déclaration de revenus des particuliers, et déduiront leurs dépenses d’entreprise dans la même déclaration.

Une entreprise constituée en société, ou société par actions, devra remplir une déclaration de revenus distincte de la déclaration de revenus personnelle du propriétaire et des actionnaires. Les gens choisissent de constituer leur entreprise en société pour se protéger de la responsabilité, car les sociétés par actions et leurs propriétaires ou actionnaires sont considérées comme des entités distinctes.

Agence du revenu du Canada

L’Agence du revenu du Canada (ARC) est l’organisme responsable des impôts au sein du gouvernement du Canada. C’est l’ARC qui administre l’impôt canadien et dicte les déductions, crédits d’impôt et autres stimulants fiscaux qui sont accordés. Vous trouverez tous les renseignements relatifs aux crédits et aux déductions ainsi qu’aux formulaires fiscaux et incitatifs fédéraux, y compris la liste des déductions fiscales de l’ARC, sur le site Web du gouvernement du Canada.

Vous vous demandez ce que vous pouvez déduire de votre revenu au Canada? Voici sept types de dépenses que vous pouvez déduire de vos revenus chaque année pour obtenir un remboursement d’impôt plus important.

Demander une déduction pour les frais d’exploitation

Les dépenses d’exploitation désignent l’ensemble des coûts engagés pour la gestion et l’exploitation de votre entreprise. Si vous incluez de telles dépenses et les déductions fiscales connexes dans votre déclaration de revenus personnelle, utilisez le formulaire T2125 État des résultats des activités d’une entreprise ou d’une profession libérale.

Toutes les dépenses indiquées à la partie 4 (Revenu net (perte nette) avant rajustements) du formulaire T2125 sont considérées comme des dépenses d’exploitation. Chaque ligne doit contenir le montant exact des dépenses d’entreprise connexes.

Pour chaque dépense déductible, vous devrez fournir à l’ARC des documents appuyant votre demande. Ces documents sont des preuves des opérations associées aux dépenses déductibles, c’est-à-dire les reçus, les factures, les relevés de facturation et d’autres documents papier ou électroniques qui montrent que vous avez véritablement effectué une opération liée à l’entreprise. 

Vous pouvez également déduire des dépenses non liées à l’entreprise, comme les intérêts sur les prêts étudiants et autres frais de scolarité, les frais de garde d’enfants, les frais médicaux, les intérêts sur le prêt hypothécaire et divers types de dépenses familiales.

Demander une déduction pour les frais de véhicule

Certains frais de véhicule à moteur peuvent être déduits dans votre déclaration de revenus personnelle s’ils ont été engagés dans le cadre de votre travail. Un particulier qui conduit son véhicule à moteur à des fins professionnelles et personnelles ne peut déduire que les dépenses engagées pendant l’utilisation de ce véhicule pour gagner un revenu. 

Un pourcentage du kilométrage parcouru et de l’essence utilisée pour les déplacements liés au travail sont des dépenses admissibles. Veuillez toutefois noter que les frais de transport quotidiens, ainsi que l’essence et le kilométrage pour se rendre en voiture au lieu de travail et en revenir ne sont pas déductibles d’impôt. Seuls les frais de kilométrage, d’essence et de stationnement associés aux tâches professionnelles seront approuvés par l’ARC. 

Pour déduire des frais de véhicule, vous aurez besoin du formulaire T2125. À la page 3, partie 4, remplissez la ligne 9281 (Dépenses relatives aux véhicules à moteur (sans la DPA)).

Chaque année, vous devez prendre l’habitude de consigner les kilomètres parcourus avec votre véhicule dans un journal de bord. Certains logiciels comptables, comme QuickBooks en ligne, offrent un outil de suivi du kilométrage qui permet de consigner la distance parcourue à des fins professionnelles. Les entrées du journal de bord sont requises par l’ARC pour approuver les déductions.

Consultez cet article pour en savoir plus sur la déduction de divers frais de véhicule à moteur.

Demander une déduction pour les repas et les frais de représentation

Les frais de repas et de représentation engagés dans le cadre de votre travail, comme les soupers avec des clients et les réunions du personnel, sont déductibles. Une partie des frais ne peut être réclamée que si le repas ou la représentation a été effectué dans le cadre de votre travail. Sachez que l’ARC ne vous permet de déduire que 50 % des frais associés aux repas et à la représentation.

Toujours dans le formulaire T2125, à la page 3, partie 4, ligne 8523, intitulée Repas et frais de représentation, vous inscrirez 50 % du coût total de ces dépenses.

Demander une déduction pour les frais de bureau à domicile

Si vous travaillez à domicile ou que vous avez récemment installé un bureau à domicile en raison de la pandémie, vos frais de bureau à domicile pourraient être déductibles d’impôt. Selon votre situation d’emploi, vous aurez besoin de pièces justificatives et de formulaires différents pour prouver le besoin et l’utilisation d’un espace de bureau à domicile.

Particuliers employés

Pour les salariés, les directives ont changé en ce qui concerne la demande de déduction de frais de bureau à domicile pendant la pandémie de COVID-19, puisque de plus en plus de personnes travaillent à domicile. En effet, les employés doivent conserver une copie du formulaire T2200, Déclaration des conditions de travail avec leurs dossiers fiscaux pour indiquer que leur employeur a approuvé le besoin de travailler à domicile.

Particuliers travailleurs autonomes

Les travailleurs autonomes peuvent facilement demander la déduction de leurs frais de bureau lorsqu’ils produisent leur déclaration de revenus de travailleur autonome. Ces frais comprennent une partie du coût des fournitures de bureau et des services publics, comme le loyer et l’électricité, si la majorité de l’entreprise se trouve à domicile.

L’ARC exige que le bureau à domicile soit l’endroit où plus de 50 % des heures de travail sont passées, et que cet espace de travail soit expressément utilisé pour gagner un revenu d’emploi et rencontrer des clients ou d’autres personnes dans le cadre des tâches professionnelles.

Vous pouvez déduire le coût des fournitures de bureau et des services publics à la page 4 du formulaire T2125. Vous pouvez entrer les frais connexes à droite dans la partie 7, intitulée Calcul des frais d’utilisation de la résidence aux fins de l’entreprise (sections A à O). Pour les dépenses autres que les services publics, comme les fournitures de bureau, utilisez la ligne 7G (Autres dépenses) en précisant les fournitures achetées.

Demander une déduction pour les frais de déplacement

Les frais de déplacement liés au travail, par exemple les billets d’avion et de train, la location de voiture, les frais de bagages, l’hébergement et les repas, font tous partie de cette catégorie de déductions. Un déplacement professionnel est considéré comme tel et déductible d’impôt uniquement si plus de 50 % du temps est consacré à des tâches liées à votre entreprise. Les frais engagés pour faire une présentation lors d’une conférence liée à votre secteur d’activité ou pour rencontrer un client sont des exemples de déplacement que vous pouvez déduire. 

Dans le cas des salariés, l’ARC indique également que les frais de déplacement ne sont déductibles que si la personne est tenue de travailler ailleurs que dans son bureau habituel et qu’elle a dû payer ses propres dépenses, comme indiqué dans son contrat d’emploi. De plus, son travail ne doit pas lui avoir offert d’indemnité non imposable pour couvrir les frais de déplacement. Si vous êtes un employé et que vous demandez une déduction, vous devez avoir une copie du formulaire T2200 Déclaration des conditions de travail rempli et signé par votre employeur, et conservé dans ses dossiers.

Si vous êtes un propriétaire d’entreprise ou un travailleur autonome, vous pouvez déduire ces dépenses en remplissant le formulaire T2125 État des résultats des activités d’une entreprise ou d’une profession libérale. À la partie 4 de la page 3, vous verrez la ligne 9200, intitulée Frais de déplacement. Inscrivez-y le coût total de toutes les dépenses liées à vos déplacements professionnels.

Demander une déduction pour les frais de publicité et de marketing

De nos jours, la publicité et le marketing sont essentiels pour que les entreprises atteignent leurs publics cibles et attirent plus de clients. C’est pourquoi le gouvernement canadien vous permet d’en déduire le coût. 

Toutefois, pour qu’une entreprise puisse déduire ses frais de publicité, la campagne de marketing doit avoir eu lieu au Canada ou avoir été créée par une entreprise canadienne. Le support publicitaire a également une incidence sur la possibilité de déduire les frais : s’agit-il d’une publicité en ligne, à la radio ou à la télévision, d’une campagne lors d’événements publics ou d’une annonce imprimée dans un magazine? Il existe également un certain nombre de crédits d’impôt provinciaux ou territoriaux pour les entreprises établies au Canada. 

Pour demander une déduction pour une partie de ces frais de publicité, utilisez la ligne 8521 du formulaire T2125, intitulée Publicité. Inscrivez le montant à droite et ajoutez-le au total des dépenses en bas de la liste.

Demander une déduction pour les frais divers

Les frais divers sont de petites dépenses non catégorisées. Les articles ou services utilisés à des fins commerciales qui n’appartiennent à aucune autre catégorie de dépenses peuvent être regroupés dans un compte de frais divers.

Les frais divers n’ont pas de ligne dans le formulaire T2125. Ces coûts peuvent quand même être inscrits à la ligne 9270 Autres dépenses (précisez), dans l’espace prévu à cette fin.

Suivi des dépenses et déductions fiscales

Tirez le maximum de ces avantages fiscaux en organisant bien vos dossiers et en conservant des données comptables exactes pour votre entreprise. L’utilisation d’un logiciel pour suivre et catégoriser automatiquement les dépenses facilite la gestion des déductions lors de la période des impôts. En enregistrant toutes vos dépenses connexes au même endroit, vous pouvez calculer et déduire le montant le plus élevé pour réduire votre revenu imposable. 

La fonction de suivi des dépenses de QuickBooks en ligne a aidé des millions de personnes à catégoriser leurs frais d’entreprise et à demander les déductions appropriées pour obtenir de meilleurs résultats. Inspirez-vous de leur réussite pour la prochaine période des impôts.