9 conseils pour remplir le T4

Si vous avez des employés, vous savez que vous devez leur remettre leurs feuillets T4 chaque année pour qu’ils puissent produire leur déclaration de revenus. Mais avez-vous toute l’information dont vous avez besoin pour vous assurer que leurs formulaires sont exacts et répondent aux exigences de l’ARC? Ces neuf conseils peuvent vous aider à produire ces formulaires annuels avec l’assurance que vos employés reçoivent les documents dont ils ont besoin et que vous respectez la loi.

Gestion des cotisations syndicales

Que vous soyez un employé ou un travailleur autonome, l’Agence du revenu du Canada (ARC) vous permet de déduire certaines cotisations syndicales sur votre déclaration de revenus. Si vous employez des personnes qui paient des cotisations syndicales, vous devez comprendre certaines règles fiscales. Si vos employés paient leurs propres cotisations syndicales et que vous retenez les cotisations de leur paie, détaillez cette information sur leurs talons de chèque de paie. À la fin de l’année, notez le montant des cotisations qu’ils ont payées à la case 44 de leurs feuillets T4.

Au moment des impôts, songez à rappeler aux employés qu’ils ne peuvent déduire que les cotisations syndicales. Ils ne devraient pas déduire les frais du régime de pension, les frais d’adhésion ou les permis. Si vous payez des cotisations syndicales pour vos employés, l’ARC peut vous demander de déclarer les cotisations comme un avantage imposable pour les employés. Essentiellement, l’ARC affirme que si les cotisations sont avantageuses pour vous, l’employeur, elles ne constituent pas un avantage imposable pour l’employé. Mais si les cotisations ne vous profitent pas directement, elles sont considérées comme un avantage imposable pour l’employé .

Si vous êtes un employeur qui paie ou rembourse des cotisations à ses employés et que cette adhésion est obligatoire, l’ARC vous considère comme le bénéficiaire de ces cotisations. Si les cotisations vous sont avantageuses en tant qu’employeur, ne déclarez pas les paiements comme un avantage sur les fiches de paie ou les feuillets T4 de vos employés. En revanche, si vos employés bénéficient du syndicat plutôt que vous, le montant des cotisations est un avantage imposable. Dans ce cas, vous devez retenir de l’impôt sur le revenu comme si l’avantage faisait partie de leur paie. Vous devez également verser des cotisations au Régime de pensions du Canada et verser le montant de contrepartie de l’employeur .

Dans la plupart des cas, les cotisations syndicales ne sont pas un avantage en espèces, ce qui signifie que vous n’avez pas à vous soucier de payer des cotisations d’assurance-emploi sur ce montant. En plus des cotisations syndicales, l’ARC offre également déductions spéciales pour l’assurance responsabilité, les cotisations d’adhésion à des organisations professionnelles et les cotisations à un conseil d’administration professionnel. En tant que particulier, vous devez savoir ce qui est déductible dans votre secteur d’activité, et en tant qu’employeur, vous devez savoir comment déclarer ces frais si vous payez ou facilitez le paiement au nom de vos employés .

Déclarer les prestations d’assurance

Si vous payez une assurance-vie, une couverture en cas de maladie grave ou d’autres prestations d’assurance au nom de vos employés, vous devez déclarer le montant que vous payez sur leurs feuillets T4. Vous devez déclarer ces montants à la case 14 avec le revenu que vous avez payé à votre employé.

Avantages pour le bien-être

De nombreux employeurs commencent à offrir des prestations de mieux-être à leurs employés. Cela comprend les indemnités pour les massages, les remboursements d’abonnement à un centre de conditionnement physique et les dépenses similaires. Encore une fois, l’ARC affirme que ce sont des avantages imposables vous devez déclarer à la case 14. En règle générale, vous ne devez déclarer les avantages sociaux comme revenu imposable que si l’employé est le principal bénéficiaire et que les avantages procurent un avantage économique direct. Par conséquent, si vous offrez des services tels que le yoga sur place à tous vos employés, vous n’avez généralement pas à déclarer cela comme un revenu sur leurs feuillets T4 .

Prestations de vacances

Envoyer un employé en vacances toutes dépenses payées est un avantage considérable, mais si vous offrez à votre employé ce type de prime, vous devez également déclarer la juste valeur marchande des vacances comme un revenu. Votre employé doit payer de l’impôt sur ce montant, mais c’est quand même moins cher que d’avoir à payer ses propres vacances.

Préparer les formulaires T2200

Si vous payez des commissions à vos employés ou couvrez certains frais de véhicule à moteur, vous devez également vous rappeler d’inclure ces montants comme revenu sur le T4, mais ce n’est que la première étape. Dans la plupart des cas, les employés qui gagnent une commission ou qui utilisent un véhicule pour le travail couvrent certaines de leurs propres dépenses, et ils peuvent déduire certaines de ces dépenses d’emploi dans leur déclaration de revenus. Mais ils ne peuvent déduire ces dépenses que si vous remplissez le formulaire T2200 (Déclarations des conditions de travail) à leur place.

Paiements de loyer pour les bûcherons

Dans bien des cas, les bûcherons professionnels fournissent leurs propres outils, et leurs employeurs paient souvent des frais de location mensuels ou hebdomadaires pour l’utilisation de ces outils. Si vous faites cela dans votre entreprise, l’ARC vous rappelle de déclarer ces paiements de loyer comme revenu. Dans ce cas, vous devez également remplir un formulaire T2200 pour vos employés. Si vous l’obligez à utiliser sa propre scie mécanique et son propre taille-haie pour le travail, il peut déduire une partie de ses coûts.

Remplir les feuillets T4 pour les coiffeurs et les chauffeurs autonomes

Si vous employez des barbiers, des coiffeurs ou des chauffeurs, vous devez remplir un feuillet T4 pour eux, tout comme vous le faites pour tous vos autres employés. Toutefois, l’Agence du revenu du Canada a des règles spéciales pour barbiers, coiffeurs et chauffeurs indépendants, et vous devez également remplir des feuillets T4 pour eux.

Comme vous ne payez pas ces professionnels directement, vous ne devez déclarer aucun revenu dans la case 14, mais vous devez verser des cotisations à l’assurance-emploi (AE) et au Régime provincial d’assurance parentale (RPAP) pour ces employés. Par conséquent, vous devez inscrire leurs gains assurables d’AE à la case 24 et leurs gains assurables du RPAP à la case 56. Vous devez également indiquer les cotisations à l’AE que vous avez payées en son nom à la case 18 et les cotisations au RPAP à la case 55. Enfin, pour les barbiers et les coiffeurs, vous devez noter le code 83 dans la section Autres renseignements, et vous devez noter le code 82 pour les chauffeurs .

Feuillets T4-A

Si vous versez des paiements de pension, de retraite ou de rente à d’anciens employés, vous devez leur remettre un feuillet T4-A. Vous devriez également utiliser ce feuillet pour la plupart des entrepreneurs indépendants. C’est à vous de fournir une comptabilité complète et précise de tous les revenus que vous avez payés à ces entrepreneurs. Étant donné que la nature du travail contractuel implique souvent des travailleurs qui peuvent aller et venir, assurez-vous de tenir des registres de leurs heures travaillées et de leur rémunération aussi complets et ponctuels que ceux de vos employés à temps plein et à temps partiel. Remplissez les documents des entrepreneurs le jour où vous les payez, alors que tout est frais dans votre mémoire et presque sur votre bureau.

Les feuillets T4-NR remplissent presque exactement les mêmes fonctions que les feuillets T4-A, mais vous devez les émettre aux non-résidents. Par exemple, si votre entreprise verse un revenu de pension à une personne qui a pris sa retraite dans un autre pays, cette personne n’est probablement plus résidente du Canada, même si elle en est citoyenne. Par conséquent, ils ont besoin d’un feuillet T4-NR. Le « NR » signifie non-résident.

Tournez-vous vers la technologie

Pour faciliter la préparation des feuillets T4, utilisez la technologie à votre disposition. Vous pouvez utiliser le rapport Sommaire des dépenses par fournisseur dans QuickBooks en ligne pour trouver toute l’information dont vous avez besoin pour remplir correctement les formulaires T4-A. Cette fonction vous permet d’accéder à la ventilation des profits et des pertes pour chaque opération de sous-traitant et d’afficher les totaux des comptes de dépenses.

Gérer une entreprise prospère n’est plus un rêve lointain réservé à quelques chanceux. En faisant attention aux chiffres, c’est d’autant plus possible, surtout pendant la période des impôts. QuickBooks en ligne peut vous aider à maximiser vos déductions fiscales. Profitez davantage de vos revenus dès aujourd’hui!