Guide fiscal de l’employeur : tout ce que vous devez savoir sur les répercussions fiscales relatives aux employés

En tant que propriétaire de petite entreprise, vous voulez offrir à vos employés une foule d’avantages afin de recruter les meilleurs talents, mais pour y arriver, vous devez d’abord gagner assez d’argent. La bonne nouvelle, c’est que bon nombre des avantages que vous offrez à vos employés sont déductibles d’impôt. Préférez-vous donner votre argent à vos employés ou à l’Agence du revenu du Canada (ARC)? Que vous décidiez de fournir des téléphones d’affaires à vos employés ou de les laisser utiliser leur propre équipement, vous devez connaître l’incidence fiscale et légale de vos choix.

Équipement et services fournis par l’entreprise

Si vous voulez que vos employés utilisent des applications de comptabilité en ligne, la solution la plus simple consiste peut-être à acheter l’équipement et les services dont ils ont besoin. Par exemple, si votre employé travaille à domicile, vous pouvez décider de lui acheter un ordinateur portable et de payer son service Internet. Par ailleurs, si vos employés travaillent à distance, vous pouvez fournir un téléphone cellulaire à chacun d’entre eux. Dans ce cas, vous pouvez déduire les coûts comme des dépenses d’entreprise, et vos employés n’ont rien à indiquer à cet effet dans leur déclaration de revenus.

Utilisation professionnelle et personnelle

Si votre employé utilise l’équipement ou les services à des fins personnelles, l’ARC peut vous demander de déclarer certains des coûts connexes à titre d’avantages imposables. L’avantage est la juste valeur marchande du produit ou du service multipliée par le pourcentage du temps d’utilisation personnelle. Par exemple, imaginons que vous payez 100 $ par mois pour le service Internet de votre employé à domicile. Votre employé utilise le service 40 % du temps pour le travail, et 60 % du temps pour ses besoins personnels. Par conséquent, vous devez déclarer 60 $ par mois à titre d’avantage imposable sur la paie de votre employé, et vous devez prélever les cotisations au Régime de pensions du Canada/Régime de rentes du Québec, les cotisations d’assurance-emploi et l’impôt sur le revenu comme s’il s’agissait d’un avantage en espèces.

Exception relative au service de téléphonie mobile

Il existe une exception à la règle ci-dessus en ce qui concerne le service de téléphonie mobile. Votre employé peut utiliser un téléphone cellulaire fourni par l’entreprise à des fins personnelles sans avoir à le déclarer comme un avantage imposable si les conditions suivantes sont remplies :

• Le forfait a un coût fixe.
• Le coût est raisonnable.
• L’utilisation personnelle qu’en fait votre employé n’augmente pas le coût du forfait.

Équipement et services achetés par les employés

Si vous demandez à vos employés d’utiliser leur propre équipement ou d’acheter leurs propres services, ils peuvent déduire une partie de ces coûts dans leur déclaration de revenus. Les lois peuvent varier selon que vos employés sont salariés, travaillent à la commission ou appartiennent à une autre catégorie. Toutefois, dans la plupart des cas, si vous demandez à vos employés d’utiliser leur téléphone cellulaire personnel pour le travail, ils peuvent déduire la partie du coût qui se rapporte au travail. Vos employés ne peuvent pas déduire les dépenses liées à la connexion ou à la licence du téléphone cellulaire.

Ils ne peuvent pas non plus demander une déduction pour l’achat de leurs propres ordinateurs, téléphones cellulaires ou service Internet. Si vous demandez à vos employés de travailler à domicile, ils peuvent demander une déduction pour l’utilisation de leur domicile à des fins professionnelles. Vous devez alors remplir le formulaire T2200 (Déclaration des conditions de travail) pour indiquer à l’ARC que votre employé doit engager ces dépenses dans le cadre de son emploi.

Paiement forfaitaire en cas de cessation d’emploi

Personne n’aime congédier un employé, mais vous pourriez envisager d’atténuer le coup avec un paiement forfaitaire au lieu de demander à l’employé de travailler pendant la période de préavis. Lorsque vous congédiez un employé, les lois du travail provinciales et fédérales, ainsi que certains contrats d’emploi individuels stipulent que vous devez donner une période de préavis ou un paiement forfaitaire tenant lieu de préavis. La période de préavis varie d’une province à l’autre et selon l’ancienneté de l’employé, mais elle est généralement de deux semaines à plusieurs mois.

Les entreprises choisissent souvent de verser un paiement forfaitaire au lieu de donner une période de préavis (habituellement équivalent au salaire qu’aurait gagné l’employé congédié pendant la période de préavis) pour éviter de garder des employés potentiellement mécontents au sein de l’entreprise. Après tout, qui veut qu’un employé mécontent bouleverse les autres? Si vous optez pour le paiement forfaitaire, vous devez connaître les répercussions sur l’impôt et sur les cotisations sociales.

Répercussions sur l’impôt sur le revenu

Lorsque vous versez à un employé un paiement forfaitaire tenant lieu de préavis de cessation d’emploi en vertu des conditions d’un contrat d’emploi ou des normes du travail fédérales, provinciales ou territoriales, le montant est considéré comme un revenu d’emploi. À ce titre, vous devez l’inclure sur un feuillet T4 et l’employé doit l’inclure dans sa déclaration de revenus annuelle. Comme pour tout salaire, vous devez effectuer les retenues applicables d’impôt sur le revenu. Au lieu d’utiliser la méthode de calcul habituelle, vous devez utiliser une méthode spéciale basée sur le paiement de primes.

Pour déterminer le montant d’impôt sur le revenu à retenir selon la méthode de la prime, prenez la rémunération totale de votre employé pour l’année, et soustrayez les cotisations syndicales, les cotisations au régime de retraite (y compris les régimes enregistrés d’épargne-retraite) et, s’il y a lieu, la déduction pour les habitants des zones visées par règlement.

Après avoir soustrait ces montants, si la rémunération totale pour l’année, y compris le paiement forfaitaire, est inférieure ou égale à 5 000 $, effectuez une retenue de 15 % d’impôt (10 % au Québec) sur le montant versé à l’employé. Si la rémunération totale est plutôt supérieure à 5 000 $, vous devrez faire d’autres calculs selon les tables de retenues sur la paie fournies par l’Agence du revenu du Canada. Le taux est différent au Québec, car en vertu des lois provinciales distinctes, vous devez également calculer les retenues à la source et verser les montants directement au gouvernement provincial.

Cotisations sociales

Au niveau fédéral, vous devez également retenir les cotisations au Régime de pensions du Canada/Régime de rentes du Québec et les cotisations d’assurance-emploi. Pour déterminer les montants à prélever, vous devez ajouter le salaire tenant lieu d’avis de cessation d’emploi au revenu régulier, le cas échéant, pour la période de paie en question, puis utiliser le calculateur en direct de retenues sur la paie gratuit de l’ARC. Lorsque vous calculez ces paiements, vous devez connaître les cotisations annuelles maximales applicables pour vous assurer de ne pas les dépasser. De plus, ne tenez pas compte des cotisations qu’un employeur précédent a retenues au cours de la même année.

Ici aussi, les règles diffèrent au Québec. En effet, les employés de cette province ne cotisent pas au Régime de pensions du Canada, mais plutôt à son équivalent provincial, le Régime de rentes du Québec, qui exige également des retenues à la source obligatoires. Le calcul des diverses retenues à la source peut parfois faire en sorte que l’employé reçoive un montant net inférieur à ce qui était prévu. Si tel est le cas, il est important de comprendre que ces retenues à la source ne constituent pas un impôt final et que votre employé pourrait avoir droit à un remboursement lorsqu’il produira sa déclaration de revenus annuelle.

Programme d’avantages sociaux

Vos programmes d’avantages sociaux vous aident à attirer des talents de qualité au sein de votre équipe. Les bonnes mesures incitatives favorisent également la satisfaction et la rétention des employés, ce qui vous permet d’économiser sur les coûts de recrutement, d’entrevue et de formation. La bonne nouvelle, c’est qu’en tant qu’employeur, vous pouvez déduire le coût de la plupart des avantages sociaux offerts aux employés à titre de dépense d’entreprise, ce qui contribue à réduire votre revenu imposable.

Régimes de soins de santé et de soins dentaires

Si vous offrez des régimes privés de soins de santé ou de soins dentaires à vos employés, vous pouvez déduire le coût des primes que vous payez, et vos employés n’ont pas à payer d’impôt sur cet avantage. Si vous décidez d’offrir des services de consultation en santé mentale ou physique à vos employés, l’ARC vous permet également de déduire les coûts à titre de dépense d’entreprise et n’exige pas que vos employés déclarent l’avantage comme un revenu.

Programmes de cotisations de contrepartie au REER

Lorsque vos employés cotisent à un régime enregistré d’épargne-retraite (REER), ils n’ont pas à payer d’impôt sur leurs cotisations. Si vous décidez de verser des cotisations équivalentes à leur régime, vous pouvez déduire le montant versé à titre de dépense d’entreprise. Vous devez effectuer des retenues sur la paie, comme les cotisations d’assurance-emploi et les cotisations au Régime de pensions du Canada/Régime de rentes du Québec, sur les cotisations que vous versez au REER de vos employés. De plus, vous bénéficiez d’avantages fiscaux similaires lorsque vous établissez des régimes collectifs d’épargne libre d’impôt (CELI) ou des régimes enregistrés d’épargne-études (REEE).

Régimes d’assurance-salaire

Que vous ayez un régime d’assurance-salaire collectif ou non collectif, vous pouvez déduire les cotisations que vous faites à titre de dépense d’entreprise. Si vous avez un régime collectif, vos employés n’ont pas à déclarer vos cotisations comme un revenu imposable. Si vos employés cessent de travailler et reçoivent des prestations d’assurance-salaire, ils doivent déclarer ces paiements à titre de revenu. En revanche, si vous avez un régime non collectif, vos employés doivent déclarer les primes que vous payez comme un revenu, mais ils n’ont pas à déclarer les avantages reçus dans le cadre du régime.

Cadeaux

Si vous donnez à l’un de vos employés une prime en espèces, il doit payer de l’impôt sur ce montant et vous devez prélever les retenues à la source. Vous pouvez économiser en offrant à vos employés des cadeaux autres qu’en espèces, comme des clubs de golf, de nouveaux téléphones, des appareils photo ou d’autres articles. L’ARC vous permet de donner un cadeau par année d’une valeur maximale de 500 $ à chaque employé. Vous pouvez déduire la valeur du cadeau sur votre déclaration de revenus, et vos employés n’ont pas à le déclarer comme un revenu.

Options d’achat d’actions des employés

Malheureusement, dans la plupart des cas, vous ne pouvez pas demander une déduction pour l’offre d’options d’achat d’actions aux employés, mais il y existe certaines exceptions. Il peut être difficile de déterminer la valeur de cet avantage pour vous en tant qu’employeur. Lorsque vous donnez à vos employés des options d’achat d’actions, vous leur offrez une part des profits, ce qui favorise instantanément leur engagement envers le succès de l’entreprise.

Si votre entreprise est une société privée sous contrôle canadien (SPCC), vos employés seront uniquement imposés sur cet avantage lorsqu’ils vendront les actions. Si votre entreprise n’est pas une SPCC, vos employés pourraient avoir à déclarer cet avantage et à payer de l’impôt lorsqu’ils exerceront leurs options d’achat d’actions. Ils pourraient ensuite avoir à déclarer un gain ou une perte en capital lorsqu’ils vendront les actions.

Prime d’occasions spéciales sous forme de paiement forfaitaire

Récompenser les employés pour leur bon travail est un excellent moyen d’améliorer le moral au sein de l’équipe, mais il est important de savoir comment déclarer les primes et les cadeaux similaires pendant la période des impôts afin d’éviter les pénalités et les amendes. À moins que les cadeaux ne soient offerts pour la période des fêtes ou pour une occasion spéciale, l’ARC considère toujours qu’il s’agit d’un revenu.

En vertu des règles pour les cadeaux et récompenses, si un employé reçoit plus de 500 $ en cadeaux autres qu’en espèces au cours d’une même année, il s’agit d’un revenu imposable. Gardez ces règles à l’esprit lorsque vous planifiez des réceptions de Noël extravagantes où le coût est de 150 $ par personne ou plus, ou lorsque vous invitez vos employés à dîner dans un nouveau restaurant gastronomique.

Certains cadeaux sont toujours imposables, quelle que soit leur valeur, y compris les cadeaux et récompenses en quasi-espèces comme une carte-cadeau pour le magasin de détail préféré de l’employé, des points de déplacement ou des points de récompense à appliquer à des vacances en famille. Même les cadeaux offerts par des actionnaires sont un avantage imposable. Les petits articles de faible valeur comme les chocolats, les t-shirts, les plaques et les tasses sont des exceptions à la règle et ne comptent pas comme des revenus; vous pouvez donc offrir à vos employés du chocolat Godiva et des articles représentant l’entreprise sans problème. Avec du chocolat comme cadeau, vous ne pouvez pas vraiment vous tromper.

L’utilisation d’un véhicule à des fins professionnelles et le remboursement des frais de déplacement font également exception à la règle. Vous pouvez rembourser un employé pour le kilométrage à condition de respecter les lignes directrices de l’ARC pour une allocation raisonnable par kilomètre.

Vous pouvez également rembourser un employé pour les repas et les déplacements ou offrir une avance pour les dépenses à condition qu’il fasse le suivi des montants dépensés et qu’il soumette un rapport de dépenses accompagné des reçus. Offrir une petite récompense est une excellente façon de remercier un employé pour un travail bien fait, mais il est important de faire le suivi de ces montants pour éviter des pénalités en cas de vérification.

Paiement du stationnement des employés

En tant qu’employeur, vous voulez probablement offrir beaucoup d’avantages à vos employés, mais dans votre élan de générosité, vous risquez aussi d’en accorder trop. Il est donc important de comprendre les règles de l’ARC sur ces types d’avantages. Portez particulièrement attention si vous offrez un stationnement gratuit à vos employés, car vous devrez peut-être déclarer la valeur du stationnement comme un avantage imposable.

Calcul de l’avantage

Pour calculer la valeur de cet avantage, utilisez la juste valeur marchande de la place de stationnement, et soustrayez le montant payé par votre employé. Vous devez utiliser cette formule même si vous êtes propriétaire du stationnement et que vous n’avez pas à payer de frais à cet égard. Imaginons que les places de stationnement coûtent 20 $ aux consommateurs. Il s’agit de la juste valeur marchande de la place de stationnement. Si vos employés vous remboursent 5 $, vous devez déclarer un avantage de 15 $ par employé.

Déclaration de l’avantage

Vous devez déclarer les avantages liés au stationnement chaque année sur les feuillets T4 de vos employés. Déclarez la valeur de l’avantage, expliquée ci-dessus, à la case 14. Inscrivez ensuite le code 40 dans la section « Autres renseignements » au bas du feuillet. Par exemple, si vous évaluez que le stationnement vaut 15 $ par jour et qu’un employé travaille 245 jours dans l’année, vous devez déclarer un avantage imposable de 3 675 $ sur le feuillet T4 de cet employé.

L’ARC exige que vous préleviez les cotisations au Régime de pensions du Canada/Régime de rentes du Québec, ainsi que l’impôt sur le revenu sur cet avantage. Vous devez uniquement prélever les cotisations d’assurance-emploi si vous versez l’avantage en espèces à votre employé.

Exceptions à la règle

Il existe d’importantes exceptions à la règle qui vous oblige à déclarer le stationnement comme un avantage imposable pour votre employé. Les employés handicapés, en particulier, n’ont pas besoin de déclarer le stationnement comme un avantage. De plus, si votre entreprise est située dans un centre ou un parc commercial doté d’un grand stationnement gratuit, vous n’avez pas à déclarer le stationnement à titre d’avantage. Dans ce cas, la juste valeur marchande du stationnement est nulle, donc il n’y a rien à déclarer.

Vous pourriez aussi offrir un « stationnement sans place garantie », ce qui signifie qu’il y a moins de places de stationnement disponibles que d’employés. Ces derniers doivent donc se stationner selon le principe du « premier arrivé, premier servi ». En raison de l’incertitude de cette situation, le stationnement sans place garantie n’est pas non plus considéré comme un avantage imposable. Il est important de ne pas confondre le stationnement sans place garantie et le stationnement non attribué.

Aux fins de clarification, imaginons que vous louez 80 places dans un garage de stationnement et que vous avez aussi 80 employés. Bien que les employés ne se voient pas attribuer une place, chacun d’entre eux en obtient une chaque jour; il s’agit donc d’un avantage imposable. En revanche, imaginons que vous réservez 40 places de stationnement pour 80 employés et que le reste de vos employés doit payer pour une place de stationnement ou trouver un endroit où se stationner dans la rue. Il s’agit alors d’un stationnement sans place garantie, qui n’est pas un avantage imposable.

Si vos employés doivent utiliser leur véhicule personnel à des fins professionnelles, le stationnement n’est pas non plus un avantage. L’utilisation d’un véhicule personnel pour se rendre au travail et retourner à la maison ne constitue pas une utilisation professionnelle.

Pour que l’utilisation de son véhicule soit considérée comme une utilisation professionnelle, votre employé doit conduire pour rencontrer des clients, assister à des réunions ou effectuer d’autres tâches liées au travail. Même si le stationnement est essentiel, et que votre bureau est situé dans une région où le stationnement coûte de l’argent, vous devez généralement considérer le stationnement gratuit que vous fournissez à vos employés comme un avantage imposable. Toutefois, il est tout à fait normal de vouloir offrir d’autres avantages à vos employés.

Comment calculer les avantages imposables relatifs à un véhicule à moteur pour vos employés

Si vous fournissez à un employé un véhicule qu’il doit conduire dans le cadre de son travail, et qu’il utilise également ce véhicule de travail à des fins personnelles, vous pourriez devoir le déclarer à titre d’avantage imposable sur sa paie. L’Agence du revenu du Canada (ARC) offre le calculateur en direct des avantages relatifs aux automobiles, qui peut vous aider à déterminer le montant de ce type d’avantage.

Vous devez répartir l’avantage au prorata des périodes de paie de l’employé, ce qui signifie que vous devez répartir l’avantage sur une année plutôt que de le déclarer d’un seul coup. Déclarez sur un feuillet T4 les avantages imposables d’un employé relatifs aux automobiles, ou le montant sur lequel il pourrait devoir payer de l’impôt plus tard.

Utiliser le calculateur en direct des avantages relatifs aux automobiles de l’ARC

Pour utiliser le calculateur en direct des avantages relatifs aux automobiles, vous devez entrer les renseignements suivants :

• Le propriétaire du véhicule (vous ou l’employé)
• La province où se trouve votre entreprise
• L’année d’imposition
• Le coût du véhicule, y compris les taxes
• Les détails sur le remboursement de l’employé, le cas échéant
• Le nombre total de kilomètres parcourus
• Le nombre de kilomètres parcourus à des fins professionnelles
• Le nombre de kilomètres parcourus à des fins personnelles

Vous devez également indiquer la méthode de calcul des dépenses d’exploitation que l’employé a accepté d’utiliser. Vous devez conserver une preuve écrite de ce choix. En fonction des renseignements entrés, le calculateur vous indique le montant de l’avantage que vous devez inclure sur la paie de votre employé pour chaque période de paie. Dans la plupart des cas, si vous êtes propriétaire du véhicule, vous devez uniquement le déclarer comme avantage imposable si votre employé l’utilise à des fins personnelles.

Si votre employé est propriétaire du véhicule, il se peut que vous deviez déclarer à titre d’avantage les allocations que vous lui versez pour couvrir l’utilisation du véhicule à des fins professionnelles. Dans ce cas, l’employé peut compenser ce revenu en déduisant les frais de véhicule dans sa déclaration de revenus.

Si le calculateur vous indique que vous devez déclarer un avantage imposable sur la paie de votre employé, vous devez effectuer une retenue d’impôt et verser les cotisations au Régime de pensions du Canada (ou au Régime de rentes du Québec) sur ce montant. Vous n’avez pas à payer de cotisations d’assurance-emploi, car il ne s’agit pas d’un avantage en espèces.

Frais pour droit d’usage

Si vous fournissez une automobile à un employé et que ce dernier la conduit à des fins personnelles, vous devez déclarer l’avantage de l’employé comme des frais pour droit d’usage, car il s’agit d’une forme de revenu pour le travailleur. En tant qu’employeur, vous recevez un crédit d’impôt pour permettre à votre employé d’utiliser le véhicule, mais vous devez déclarer les frais pour droit d’usage, ainsi que l’avantage relatif aux dépenses d’exploitation, comme un revenu pour l’employé.

Règles concernant les frais pour droit d’usage

Si un employé conduit la voiture uniquement pour les activités de l’entreprise et la remet au parc automobile de votre organisation tous les soirs, vous ne devez pas déclarer de frais pour droit d’usage ni d’avantage relatif aux dépenses d’exploitation aux fins de l’impôt. Les employés qui conduisent la voiture pour rentrer à la maison le soir et l’utilisent à des fins personnelles sont responsables de payer l’impôt sur le revenu des deux sources de revenus.

Calculer les frais pour droit d’usage

Le montant des frais pour droit d’usage est calculé selon plusieurs variables. L’Agence du revenu du Canada fournit donc un calculateur de frais pour droit d’usage d’un véhicule. Le montant des frais pour droit d’usage peut changer en fonction de l’année du véhicule, de la province ou du territoire où le véhicule est utilisé, du nombre de kilomètres parcourus par l’employé et du nombre de jours où l’employé utilise le véhicule.

Selon la valeur du véhicule et la distance parcourue par l’employé, votre voiture de fonction pourrait devenir une obligation plutôt qu’un avantage pour l’employé. Vous devriez encourager vos employés qui utilisent une voiture que vous fournissez à adopter de bonnes habitudes de tenue de livres.

Vous devez connaître le nombre de kilomètres parcourus par l’employé avec le véhicule de l’entreprise à des fins personnelles, afin de pouvoir calculer les frais pour droit d’usage. Si un employé rembourse à l’entreprise une partie des dépenses d’exploitation relatives au véhicule, son obligation fiscale est réduite. Les paiements versés par un employé pour l’utilisation de la voiture réduisent également le montant des frais pour droit d’usage que vous devez inclure dans son revenu.

Bien qu’il soit souvent avantageux de fournir une voiture de fonction à un employé, cela peut augmenter la quantité de documents à remplir et à soumettre dans le cadre de la déclaration du revenu de l’employé. Si vous donnez à un employé l’accès à un véhicule à des fins personnelles, vous devez tenir des registres exacts afin de répondre aux exigences gouvernementales quand vient la période des impôts.

QuickBooks facilite le suivi des dépenses, des revenus et du kilométrage. Il suffit d’entrer le kilométrage dans le dossier de l’employé ou d’ajouter des notes dans la section relative à la paie du logiciel. Ainsi, tous les renseignements sont au même endroit, ce qui simplifie l’agrégation des données.

Il peut être difficile de connaître et de maîtriser toutes les déductions fiscales disponibles pouvant vous permettre de récompenser vos employés tout en économisant sur votre facture fiscale. Avec cet aperçu des déductions fiscales les plus courantes, vous êtes déjà sur la bonne voie.

Assurez-vous de faire le suivi de toutes vos dépenses et de surveiller de près les types d’avantages que vous pouvez déduire avant de calculer votre facture fiscale annuelle. QuickBooks en ligne peut vous aider à maximiser vos déductions fiscales. Profitez davantage de vos revenus dès aujourd’hui!