À qui s’adresse le formulaire 1099 et comment le remplir?

Si votre entreprise canadienne fait affaire avec des pigistes ou des entrepreneurs établis aux États-Unis, vous devez normalement leur fournir le formulaire 1099 MISC Miscellaneous Income de l’Internal Revenu Service (IRS) afin de vous conformer aux lois américaines et aux contrats en vigueur à l’international. Les travailleurs vous fournissent tous les renseignements dont vous avez besoin lorsqu’ils remplissent le formulaire W-9 de l’IRS pour votre petite entreprise. Ces formulaires ne concernent pas les employés qui sont citoyens américains, qui doivent plutôt remplir le formulaire W-4 Withholding Allowance Certificate et obtenir un formulaire W-2 Tax and Wage Statement de l’IRS. Peu importe le formulaire qui s’applique à votre situation, sachez que vous devez le transmettre au plus tard le 31 janvier de l’année suivant le contrat.

En quoi consiste le formulaire 1099 MISC?

Le formulaire 1099 MISC est émis par l’IRS pour que vous puissiez déclarer la rémunération d’un non-salarié. En plus de vous permettre de déclarer la rémunération versée aux pigistes et aux entrepreneurs, ce formulaire couvre les revenus provenant d’une variété de sources, des revenus de loyer et des produits de l’assurance récolte en passant par les récompenses, les paiements des frais et des soins médicaux ainsi que les produits de bateau de pêche. La plupart du temps, les pigistes et les entrepreneurs qui sont citoyens américains et qui travaillent pour votre entreprise canadienne font partie de la catégorie de personnes auxquelles vous devez fournir un formulaire 1099 MISC. Prenez note que l’exigence relative à ce formulaire n’a aucun lien avec le type et la fréquence de paie que vous versez aux travailleurs ni avec le fait qu’ils travaillent à temps plein ou à temps partiel. Votre comptable peut bien sûr vous aider à déterminer lesquels de vos travailleurs ont besoin de ce formulaire, mais vous pouvez généralement établir leur admissibilité vous-même en fonction de certains critères, notamment :

• L’étendue de votre contrôle, par exemple si vous avez le droit de diriger le travail de vos travailleurs ou s’ils sont formés pour accomplir leurs tâches au sein de votre entreprise.
• Votre contrôle financier, par exemple si votre entreprise rembourse les dépenses d’entreprise engagées par les travailleurs.
• La relation qui unit les différentes parties, par exemple si des contrats vous lient à ces travailleurs et s’ils obtiennent certains avantages.

En fonction de ces critères, le travailleur en question pourrait être considéré comme l’un de vos employés et non un entrepreneur. Si c’est le cas, vous n’avez pas besoin de produire un formulaire 1099 MISC.

Comment remplir un formulaire 1099 MISC?

En plus des éléments susmentionnés, vous devez suivre cette règle toute simple : si vous versez au moins 600 $ de paie à un pigiste ou à un entrepreneur américain au cours de l’année, vous devez lui remettre un formulaire 1099 MISC au plus tard le 31 janvier de l’année suivante. Un logiciel comptable comme QuickBooks en ligne vous facilite la tâche en vous guidant à chaque étape. Si vous décidez de préparer manuellement les formulaires 1099 MISC des travailleurs, suivez les étapes simples suivantes :

• Demandez au pigiste ou à l’entrepreneur de remplir le formulaire W-9 de l’IRS le plus tôt possible, de préférence dès son premier jour de travail. Ce formulaire doit comporter le nom du pigiste ou de son entreprise, ses renseignements fiscaux, son adresse et sa signature.
• Servez-vous du formulaire W-9 pour remplir le formulaire 1099 MISC. Utilisez les renseignements du pigiste et ajoutez ceux concernant votre entreprise ainsi que les sommes versées au pigiste à titre de rémunération.

En quoi le formulaire 1099 MISC américain diffère-t-il du formulaire T4A canadien?

Les employeurs remplissent le formulaire T4A canadien, également connu sous « État du revenu de pension, de retraite, de rente ou d’autres sources », pour les entrepreneurs. En fait, le formulaire T4A a le même objectif que le formulaire 1099 MISC : documenter la rémunération que votre petite entreprise a versée à des pigistes et à des entrepreneurs au cours de l’année précédente.

Si vous travaillez avec des pigistes et des entrepreneurs basés aux États-Unis, vous devez remplir un formulaire 1099 MISC pour chacun d’entre eux. Bien que ce formulaire ressemble au formulaire T4A du Canada, l’IRS n’accepte pas les documents canadiens dans les déclarations de revenus des États-Unis, tout comme l’Agence du revenu du Canada (ARC) n’accepte pas les formulaires américains dans les déclarations de revenus canadiennes. Peu importe votre situation, QuickBooks peut vous aider à remplir les formulaires appropriés pour la période des déclarations de revenus et à maximiser vos déductions. Profitez davantage de vos revenus dès aujourd’hui!