Que sont les frais de déplacement?

Dans bon nombre de secteurs d’activité, des déplacements professionnels occasionnels sont nécessaires. Pour d’autres secteurs, les déplacements sont l’essence même du travail. Dans un cas comme dans l’autre, vos déplacements à des fins professionnelles pourraient être admissibles à des déductions pour les frais engagés en cours de déplacement.

Mais, plus précisément, en quoi consistent les frais de déplacement professionnels, et comment peuvent-ils s’appliquer à votre situation et à votre déclaration de revenus? Informez-vous avant votre prochaine mission en déplacement.

Qu’est-ce qui est admissible à titre de frais de déplacement?

Qu’est-ce qui caractérise un déplacement professionnel? Tout déplacement qui a une fin professionnelle peut être considéré comme déductible d’impôt. Par exemple, votre travail peut vous amener à devoir prendre l’avion pour conclure un accord avec une entreprise étrangère au nom de votre entreprise, à prendre un train pour traverser le pays afin de participer à une conférence en lien avec votre secteur, ou encore à vous rendre en voiture chez un fournisseur pour ramasser une commande dans une ville ou une province voisine. Les dépenses engagées en lien avec chacun de ces déplacements sont admissibles à titre de frais de déplacement et peuvent être déduites de votre impôt sur le revenu fédéral.

Le seul critère d’admissibilité est que la plus grande partie du déplacement soit liée à vos responsabilités professionnelles. Si vous vous rendez en Europe pour un congrès qui dure quatre jours, et que vous passez trois jours de plus à visiter la ville et à faire du tourisme, on considère tout de même qu’il s’agit d’un déplacement professionnel.

Toutefois, si vous participez au congrès durant trois jours et que vous faites des activités non liées au travail durant quatre autres jours, alors on considère qu’il s’agit de vacances et que vous voyagez pour le plaisir. Les dépenses qui sont directement liées à votre participation au congrès peuvent tout de même être considérées comme déductibles d’impôt, mais le coût des billets d’avion lui-même ne l’est pas.

L’Agence du revenu du Canada (ARC) dicte ce qui peut et ce qui ne peut pas être considéré comme des frais de déplacement déductibles d’impôt.

Dépenses liées aux déplacements quotidiens et frais de déplacement professionnel

Le caractère déductible des frais de transport liés à votre véhicule peut varier en fonction de la situation. Si vous utilisez votre voiture ou les transports publics pour vous rendre au bureau et en revenir, il s’agit de déplacements quotidiens. Les frais de déplacement liés aux déplacements quotidiens ne sont pas admissibles à des déductions dans votre déclaration de revenus.

Par contre, si vous utilisez votre véhicule pour vous rendre de votre bureau à celui d’un client, alors les frais engagés sont déductibles puisque le déplacement est effectué dans le cadre de votre travail. Les frais sont alors engagés à des fins professionnelles, et non pour vos déplacements quotidiens. Dans cet exemple, le kilométrage parcouru est déductible, mais pas les dépenses liées au véhicule. Si vous devez utiliser votre véhicule dans le cadre de votre travail, alors une application permettant de faire le suivi du kilométrage peut vous permettre de calculer facilement ce que vous pouvez déduire.

Frais de véhicule à moteur admissibles

Si vous conduisez un véhicule à la fois à des fins professionnelles et à des fins personnelles, vous devez faire le suivi de votre kilométrage dans les deux cas afin de calculer le pourcentage des coûts liés à l’utilisation de votre véhicule à des fins professionnelles que vous pouvez déduire de vos impôts. Disons que vous parcourez 20 000 km au cours d’une année d’imposition, dont 10 000 km associés à vos responsabilités professionnelles. Cela signifie que vous pouvez déduire 50 % du total des coûts liés à votre véhicule dans votre déclaration de revenus.

Si vous avez un véhicule seulement pour le travail, alors vous pouvez en déduire la totalité des coûts dans votre déclaration. Si vous possédez un parc de fourgonnettes pour offrir vos services professionnels, par exemple si vous offrez des services de câblage ou de rénovation domiciliaire, alors vous pouvez déduire autant le coût de l’essence que le kilométrage parcouru, de même que les frais d’entretien et d’assurances.

Dans ce cas, les fourgonnettes constituent un aspect fondamental de votre offre de services au public. Les frais qui y sont liés sont donc considérés comme des frais de véhicule à moteur admissibles. Ces frais sont toutefois considérés comme des coûts liés à l’exploitation de votre entreprise, et non comme des frais de déplacement. Continuez votre lecture pour en apprendre davantage sur la déduction de frais de véhicule à moteur dans de tels cas.

Exemples courants de frais de déplacement professionnels

Les dépenses d’entreprise liées aux déplacements comprennent les frais de transport, d’hébergement et de repas que vous engagez durant un déplacement professionnel. Les déductions fiscales liées aux frais de déplacement touchent notamment les coûts suivants :

• billets d’avion
• frais de bagages
• billets de train
• location de voitures
• transports publics
• services de covoiturage (p. ex., Uber)
• chambres d’hôtel et autres types d’hébergement
• repas d’affaires, y compris les boissons
• participation à des congrès et frais connexes
• péages
• stationnements

Avant de réserver votre prochain déplacement professionnel ou de vous déplacer à des fins professionnelles, prenez le temps de consulter cet article sur les économies à faire sur vos frais de déplacement et sur les déductions pertinentes à cet effet.

Comment déduire des frais de déplacement

Pour que vos frais de déplacement liés au travail soient admissibles à une déduction fiscale, ils doivent répondre à tous les critères établis par l’ARC :

• Vos responsabilités vous ont amené à vous rendre ailleurs qu’à votre lieu de travail habituel pour travailler.
• Vous avez eu à payer vos propres frais de déplacement, conformément aux conditions de votre contrat d’emploi.
• Votre employeur ne vous a pas offert d’indemnité non imposable pour couvrir vos frais de déplacement.
• À titre d’employé, vous devez faire signer une copie du formulaire T2200, Déclaration des conditions de travail, par votre employeur et la conserver dans vos dossiers.

Si vous êtes propriétaire d’entreprise ou pigiste et que vous devez vous déplacer dans le cadre de votre travail, vous pouvez aussi demander la déduction de vos frais de déplacement, mais vous devez les déclarer dans votre déclaration de revenus personnelle.

Vous devez alors remplir le formulaire T777, État des dépenses d’emploi, et le joindre à votre déclaration de revenus afin de demander la déduction de vos frais de déplacement à l’ARC.

Aliments et boissons

Selon l’ARC, pour être admissible à la déduction de vos dépenses relatives aux aliments et aux boissons engagées en cours de déplacement, vous devez être en déplacement durant au moins 12 heures consécutives. Au maximum, vous pouvez déduire 50 % du montant le moins élevé des deux suivants : le montant réel payé pour les aliments et les boissons, ou le montant raisonnable selon les circonstances.

Par exemple, vous ne devriez pas tenter de déduire un montant excessif payé pour un repas cinq services dans un restaurant chic si vous auriez pu opter pour un repas sur le pouce à la gare en attendant votre train. Par contre, si vous demandez la déduction de frais de repas dans un bon restaurant pour une rencontre avec des clients qui peut mener à l’obtention d’un contrat, l’ARC peut considérer que les frais sont raisonnables.

Location de véhicules

Bon nombre de personnes doivent louer un véhicule à titre de moyen de transport principal durant un déplacement professionnel. Dans ce cas, le coût total de la location peut être déduit à titre de dépense d’entreprise. Certaines personnes demandent une déduction pour le kilométrage parcouru avec le véhicule de location plutôt que le coût total de la location, mais la comparaison des deux options révèle que cette dernière n’est pas aussi avantageuse.

Encore ici, les frais de location doivent être raisonnables pour que vous puissiez en demander la déduction. Vous n’avez pas à louer un véhicule de luxe comme une Porsche si une Toyota Corolla peut vous permettre de voyager de l’aéroport à vos rencontres d’affaires et à l’hôtel. Si vous demandez la déduction de frais supérieurs à ce qui est considéré comme raisonnable, il se peut que l’ARC rejette votre demande, et vous n’aurez droit à aucune déduction pour la location en question.

Veillez à établir un budget de déplacement approprié en prévision de vos prochains déplacements.

Où déduire les frais de déplacement dans une déclaration de revenus?

Dans le formulaire T777, remplissez la ligne 9200 en indiquant vos frais de déplacement, puis joignez le formulaire à votre déclaration. À la ligne 22900, saisissez le montant déductible de vos dépenses d’emploi de la ligne de vos dépenses totales dans le même formulaire.

Utiliser QuickBooks pour faire le suivi des frais de déplacement

Si vous devez vous déplacer pour le travail, vous devriez penser à utiliser une application de suivi des dépenses. Pensez à utiliser QuickBooks en ligne pour mieux faire le suivi des dépenses pour que tout soit déjà prêt lorsque viendra le temps de faire vos impôts.

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