Comment produire les feuillets T4, T4A et T4A-RN

Chaque année, vous devez fournir à vos employés les formulaires appropriés pour remplir leur déclaration de revenus. Cela comprend les feuillets T4, T4A et T4A-RN. Si vous devez remplir ces formulaires, il est important de comprendre ce qui les distingue et de savoir comment les remplir correctement.

Connaître les différences entre les feuillets T4, T4A et T4A-RN

En général, utilisez un T4 (État de la rémunération payée) pour déclarer le revenu versé à vos employés durant l’année civile précédente à l’Agence du revenu du Canada (ARC). Ce revenu comprend le salaire normal, les salaires horaires, les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC)/Régime des rentes du Québec (RRQ). et les cotisations d’assurance-emploi (AE) .

En attendant, remplissez le formulaire T4A (État de pension, retraite, rente ou autre revenu) pour les cotisations que vous faites à la pension ou aux rentes de quelqu’un ou les paiements forfaitaires que vous faites en lieu et place du salaire horaire. Vous utilisez également ce formulaire pour l’enregistrement des frais payés pour le revenu d’un travail indépendant ou d’autres formes de revenu. Ces paiements servent à des avantages qui ne sont pas nécessairement liés au travail horaire de quelqu’un. Pour chaque sous-traitant que vous embauchez, vous devez remplir un feuillet T4A parce que vous ne lui payez pas de salaire horaire. En fait, vous lui versez une somme forfaitaire pour terminer le projet .

Enfin, utilisez un T4A-BR (Paiements à des non-résidents pour des services fournis au Canada) pour tous les revenus, frais ou salaires que vous payez à quelqu’un qui n’est pas résident du Canada. Par exemple, si vous payez un entrepreneur américain pour déplacer des meubles de Toronto à Toronto, vous devez remplir un feuillet T4A-TR pour enregistrer ces dépenses .

Comment remplir les feuillets T4

Pour ces trois feuillets, l’ARC a des instructions générales. Remplissez clairement chaque feuillet. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité automatisé qui vous aide à le faire, vous pouvez saisir des noms et des montants. Certains programmes vous permettent de téléverser automatiquement vos renseignements dans le feuillet. Saisissez les montants exacts, en dollars et en cents, de tout ce que vous avez payé à l’employé, sauf les montants du facteur d’équivalence. Saisissez ces montants en dollars seulement. Ne saisissez pas de tirets, de signes de dollar ou de montants en devise autre que le dollar canadien. Si vous n’avez pas de montant à saisir, laissez ce champ vide .

Avant le dernier jour de février chaque année, vous devez distribuer les feuillets T4 à vos employés et les transmettre à l’ARC si vous avez déduit des cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC), au Régime des rentes du Québec (RRQ), à l’assurance-emploi (AE), Les cotisations versées au Régime provincial d’assurance parentale (RPAP) ou l’impôt sur le revenu tiré du revenu d’un employé. Vous devez également remplir un feuillet T4 pour chaque employé qui gagne 500 $ ou plus durant l’année civile. N’oubliez pas que vous devez fournir un feuillet T4 à vos employés pour chaque province ou territoire où ils ont travaillé pendant qu’ils étaient à l’emploi de votre entreprise .

Dans QuickBooks, mettez à jour les coordonnées de votre employé avant de remplir un feuillet T4. Cela rend le feuillet plus précis et évite les erreurs.

Saisissez tous les renseignements appropriés, en commençant par le nom de l’employeur et l’adresse de votre entreprise. Indiquez l’année d’imposition, la province d’emploi et le numéro d’assurance sociale du travailleur.

Vous avez ensuite jusqu’à 16 cases vides pour les renseignements, le cas échéant. Certains de ces formulaires vierges incluent :

• Le revenu
• Cotisations au RPC ou au RRQ
• Cotisations à l’AE
• Impôt sur le revenu retenu de la paie d’un employé
• Cotisations syndicales
• Dons de bienfaisance
• Facteur d’équivalence

Assurez-vous que chaque espace vide est exact. Si vous avez besoin d’aide supplémentaire pour déclarer un avantage particulier ou un montant sur le feuillet T4, jetez un œil à l’une de ces ressources. Chacun contient des instructions détaillées sur la façon de créer et de soumettre des feuillets T4, selon votre version de QuickBooks Paie :

• T4 et QuickBooks en ligne Paie, un feuillet automatisé qui transmet vos renseignements à l’ARC.
• T4 et QuickBooks en ligne Paie optimisés par Wagepoint, un programme partenaire de QuickBooks pour les besoins de la paie.
• T4 et QuickBooks Desktop Payroll, fonctionne pour les versions de Quickbooks Desktop plutôt que la version en ligne.

L’ARC pourrait vous demander votre code d’accès Web durant le processus T4. Si vous n’avez pas encore de compte, vous pouvez en demander un sur le site Web de l’ARC.

Comment remplir les feuillets T4A

Vous devez distribuer les feuillets T4A au plus tard le dernier jour de février suivant l’année au cours de laquelle vos employés ont gagné leur salaire. Vous devez également soumettre à l’ARC un sommaire T4A détaillant les montants figurant sur tous les feuillets T4A que vous avez fournis. Utilisez ce feuillet pour tous les secteurs d’activité sauf ceux de la construction.

D’abord, mettez à jour tous les renseignements sur les sous-traitants dans votre base de données avant de remplir les feuillets T4A. Remplissez la première section du feuillet T4A pour obtenir des renseignements généraux sur le sous-traitant et sur vous ou votre entreprise. Imprimez clairement les noms, les adresses et l’année civile. Ou, utilisez un logiciel pour entrer ces renseignements automatiquement.

La plupart du feuillet présente une liste de catégories avec des cases prénumérotées. Commencez cette partie en inscrivant le bon numéro d’assurance sociale et le numéro de compte du destinataire où vous le trouvez. N’oubliez pas d’omettre les montants que vous avez payés pour la TPS/TVH lorsque vous enregistrez les frais pour les services rendus. La dernière section contient des espaces vides pour d’autres renseignements non couverts dans les sections précédentes. Ici, vous pouvez ajouter des numéros de code pour d’autres types de paiement. Veillez à ne pas répéter les renseignements précédents. Vous pourriez devoir utiliser un deuxième feuillet T4A dans les cas de paiements comportant plus de 12 codes.

Remplir les feuillets T4A-RN

Utilisez les feuillets T4-IN pour tous les montants que vous avez payés à des particuliers, à des sociétés de personnes et à des sociétés non résidentes pour des services fournis au Canada et qui ne se rapportent pas à un emploi ordinaire. Autrement dit, si vous avez payé des frais à une entreprise pour un projet, mais que cette entreprise ou entité n’a pas son siège social au Canada, vous devez remplir un feuillet T4A-RI. Si vous avez versé un revenu régulier à des non-résidents, comme un salaire horaire, utilisez un feuillet T4 — qu’il s’agisse d’employés temporaires ou permanents .

Remplissez ces sections des feuillets T4A-RI aussi précisément que possible :

• Année
• Code du destinataire pour un individu, une société, une autre entité ou un organisme gouvernemental
• Numéro d’assurance sociale ou d’entreprise (NIF) de votre entreprise
• Numéro d’entreprise étranger, tel que le numéro d’assurance sociale ou le NIF de l’IRS
• Ville et province où l’entité a rendu ses services
• Nombre de jours que l’entité a passé au Canada
• Code du pays du résident utilisé à des fins d’identification
• Code d’activité économique du non-résident, également utilisé à des fins d’identification
• Revenu brut et frais payés à l’entité
• Frais de déplacement
• Tout impôt sur le revenu que vous avez retenu

Si vous prévoyez remplir plus de 50 formulaires par année, y compris les trois formulaires, vous devez les soumettre par voie électronique à l’ARC. Vous pouvez utiliser des formulaires Web qui remplissent les renseignements au fur et à mesure. Vous pouvez également connecter logiciel de paie, tel que QuickBooks en ligne, pour faciliter la production de ces feuillets pour assurer l’exactitude et la précision au moment de la déclaration. QuickBooks en ligne peut vous aider à maximiser vos déductions fiscales. Profitez davantage de vos revenus dès aujourd’hui!