Guide pratique pour la préparation de vos déclarations de revenus au Canada

La première année de votre entreprise filera à toute vitesse. Un jour, alors que vous conclurez une transaction avec un client ou effectuerez le réapprovisionnement, vous réaliserez que vous exploitez votre propre petite entreprise depuis déjà un an. Il s’agit d’une occasion de célébrer, certes, mais vous devez également vous y préparer, car la fin de cette première année en affaires doit se traduire par une comptabilité financière et fiscale fin prête pour la prochaine année d’exploitation de votre entreprise. Assurez-vous que votre nouvelle entreprise peut produire tous les documents fiscaux nécessaires avec exactitude et en temps opportun grâce à ce guide de préparation pour la période des impôts.

Ne repoussez pas à plus tard l’organisation de vos documents comptables

Si vous attendez à la dernière minute pour mettre de l’ordre dans vos documents comptables, vous vivrez beaucoup de stress au moment de remplir votre déclaration de revenus. Si vous tentez d’organiser en une seule séance des piles de reçus, de factures et d’autres documents, vous risquez de commettre des erreurs qui peuvent entraîner des pénalités financières et vous coûter cher en déductions fiscales manquées.

Il vaut donc la peine de mettre de l’ordre dans vos documents comptables bien avant la période des impôts afin de préparer une déclaration précise contenant le plus de déductions fiscales possible. Vous devriez consacrer du temps à cette tâche au moins une fois par mois, mais idéalement, une fois par semaine. Vous profiterez d’une meilleure cohésion si vous le faites toujours à la même fréquence. À mesure que votre entreprise croît, il se peut que vous décidiez de faire appel à un aide-comptable pour quelques heures par semaine. En fin de compte, ce temps d’organisation vous aide à simplifier la préparation de vos déclarations de revenus trimestrielles et annuelles, ainsi que la gestion de vos finances en général.

Mettez en place un système comptable

Peu importe la taille de votre entreprise au moment où vous la démarrez, il est essentiel d’avoir un bon système comptable en place, qu’il repose sur un logiciel de comptabilité comme QuickBooks en ligne ou sur les services d’un aide-comptable expérimenté qui exécutera les tâches de comptabilité pour vous.

QuickBooks peut vous aider à simplifier vos processus comptables. Vous pouvez intégrer des factures électroniques à votre logiciel de comptabilité, dont tout le contenu est sauvegardé dans le nuage. QuickBooks vous permet de créer automatiquement des relevés de compte chaque mois, et les classe soigneusement pour que vous puissiez les consulter facilement. Le système stocke tous vos documents et renseignements financiers en un seul endroit pour faciliter le suivi des finances. Si vous travaillez avec un aide-comptable ou un comptable, vous pouvez facilement lui transmettre vos données comptables par l’intermédiaire de QuickBooks.

Que vous exploitiez une entreprise de vente au détail, de services ou de fabrication, une bonne gestion des finances de votre entreprise est la clé de son succès. Bien entendu, quelle que soit la solution comptable choisie, vous ne pouvez pas obtenir les données dont vous avez besoin à la fin de l’exercice si vous ne les avez pas saisies ou transmises tout au long de l’année. Voilà pourquoi une saisie des données et une tenue des livres régulières vous permettent de rester sur la bonne voie en vue de la période des impôts.

Utilisez des applications

Une autre façon de simplifier vos finances pour vous préparer à la période des impôts est d’utiliser diverses applications pour des activités comme le suivi des reçus, la gestion des stocks et la consignation du kilométrage. Bon nombre de ces applications s’intègrent à QuickBooks, de sorte que les données sont transférées automatiquement pour faciliter la comptabilité. Vous pouvez simplifier la saisie des dépenses d’entreprise en utilisant des applications comme Expensify. Cette dernière vous permet de prendre une photo du reçu dès que vous payez la facture pour qu’une copie soit envoyée directement à votre logiciel de comptabilité. Si vous utilisez une voiture dans le cadre de votre travail, des applications comme TripLog effectuent le suivi automatique du kilométrage et enregistrent les dépenses liées aux déplacements professionnels. Si vous œuvrez dans le secteur de la vente au détail, vous pouvez vous tourner vers des applications comme SOS Inventory pour déterminer vos produits en stock, ce qui vous aide à calculer votre bénéfice net à la fin de l’exercice.

Séparez vos finances personnelles des finances de votre entreprise

Établir une distinction permanente entre les finances de votre entreprise de vos finances personnelles vous permet de mieux organiser la période des impôts, de diminuer votre niveau de stress pendant cette période et, par le fait même, d’éviter de vous retrouver sous la loupe du fisc. Voici quelques conseils pour garder vos finances séparées :

• Ouvrez des comptes chèques distincts. Vous créez ainsi une trace écrite qui vous permet de gérer les comptes de votre entreprise plus facilement.
• Demandez une carte de crédit d’entreprise. Il vous sera ainsi plus facile de séparer les achats personnels des achats d’entreprise au moment d’enregistrer les opérations.
• Gardez également vos finances séparées dans votre logiciel. Lorsque vous utilisez QuickBooks, il est facile de gérer plusieurs comptes, un pour vos finances personnelles et un pour votre entreprise.
• Rangez les reçus d’entreprise dans un endroit distinct. Évitez d’avoir à trier vos reçus en séparant vos reçus d’entreprise de vos reçus personnels dès le départ. Vous pouvez les classer par catégorie de dépenses si vous voulez accélérer le calcul des déductions fiscales.
• Tenez des registres. Un véhicule à moteur, votre téléphone, votre maison… vous utilisez beaucoup de choses dans le cadre de vos activités professionnelles. Dans certains cas, vous ne pouvez déduire qu’une partie de vos coûts à titre de dépenses d’entreprise. Il est essentiel de tenir des registres de l’utilisation réelle que fait votre entreprise de chaque chose. Que vous le fassiez à l’ancienne en inscrivant des écritures dans un grand livre ou à l’aide d’une application sur votre appareil mobile, la tenue de registres vous permet de déterminer facilement les bons pourcentages au moment de remplir votre déclaration de revenus et vous fournit les preuves dont vous avez besoin pour déduire vos dépenses.
• Pesez le pour et le contre de la constitution en société. Nous vous conseillons de consulter un comptable si vous pensez modifier la structure de votre entreprise. La constitution en société vous donne un nouveau degré de séparation entre vos finances personnelles et celles de votre entreprise, puisqu’une société est une entité juridique à part entière. De plus, elle vous offre une protection en matière de responsabilité, ce qui représente un avantage si vous exploitez une entreprise à plus haut risque d’engager votre responsabilité légale. Les sociétés par actions bénéficient également d’avantages fiscaux qui ne sont pas offerts aux entreprises individuelles et aux sociétés en nom collectif.

Gardez toujours un œil sur les comptes clients

Les clients qui paient lentement, ou qui ne paient pas du tout, ne font pas que créer plus de travail pour vous et vos employés. En trop grand nombre, ils peuvent nuire à votre bilan de fin d’exercice. Il est donc judicieux de bien gérer les factures échues tout au long de l’année pour garder votre flux de trésorerie élevé et vous préparer pour la période des impôts. Vous pouvez établir un horaire régulier, par exemple en mettant du temps de côté une fois par mois pour passer en revue les comptes clients et prendre les mesures nécessaires, notamment réduire le montant au crédit accordé à un client ou faire appel à des agences de recouvrement pour régler vos comptes.

Payez vos impôts et vos taxes à l’avance

Vous devez payer votre taxe sur les produits et services (TPS) et votre taxe de vente harmonisée (TVH) chaque année au plus tard le 31 janvier et produire une déclaration de revenus des sociétés ainsi qu’une déclaration personnelle à temps, alors ne vous laissez pas surprendre en janvier. Si vous produisez vos déclarations en retard, attendez-vous à payer des pénalités en plus des impôts et des taxes que vous devez. Lorsque vous démarrez votre entreprise, prenez le temps de vous renseigner sur les impôts et les taxes dont vous êtes responsable et sur les dates limites des différentes déclarations que votre entreprise doit produire.

Créez les comptes appropriés auprès de l’ARC

Si vous ne l’avez pas déjà fait, créez un compte Mon dossier d’entreprise en ligne auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour profiter de ses avantages. En plus de vous permettre d’accéder à vos renseignements fiscaux, ce compte vous permet de configurer des prélèvements automatiques pour les acomptes provisionnels de la TPS/TVH et de la TVQ. Payez à temps pour éviter les intérêts et le tracas de fin d’année. Vous pouvez également télécharger l’application Rappels d’impôts d’entreprises de l’ARC et créer des rappels personnalisés pour les dates d’échéance, y compris celles des versements.

En vous inscrivant le plus tôt possible aux comptes d’impôts et de taxes nécessaires, vous faciliterez la production des formulaires d’impôt le moment venu. De plus, certaines inscriptions doivent être faites selon des délais donnés, alors ouvrez ces comptes dès que possible pour vous aider à respecter les échéances. Par exemple, si vous exploitez votre entreprise en tant que petit fournisseur et que vous dépassez la limite de 30 000 $ de ventes, vous devez vous inscrire à la TPS/TVH et à la TVQ dans les 29 jours suivant le jour où votre entreprise dépasse cette limite.

Mettez en place un système de classement des reçus

Si vous avez tendance à conserver les reçus de votre entreprise dans une boîte à gants, une boîte à chaussures ou un tiroir, prenez le temps de séparer tous vos reçus de dépenses en catégories et de faire le décompte pour chaque catégorie. En organisant vos reçus en plusieurs piles, vous gagnerez du temps et réduirez le risque de frustration au moment de préparer vos impôts. Alors, mettez en œuvre un système de classement des reçus dès maintenant avant d’oublier les détails de vos dépenses d’entreprise. Prenez l’habitude de conserver tous les reçus liés à l’entreprise et de les classer afin qu’ils soient facilement accessibles au moment de préparer vos déclarations. Assurez-vous de conserver les reçus de la période où vous vous prépariez à démarrer votre entreprise. Il se peut que vous puissiez déduire certaines des dépenses que vous avez engagées pour ouvrir votre entreprise dans votre déclaration de revenus.

Avec un nombre croissant d’entreprises passant du papier à l’électronique (même l’ARC offre maintenant des relevés de compte en ligne), il n’a jamais été aussi facile de faire le suivi de vos finances, y compris de vos dépenses. Un logiciel comptable infonuagique comme QuickBooks vous permet de faire le suivi des activités dans vos comptes bancaires, des dépenses et des factures tout au long de l’année et de façon précise.

Faites une estimation de votre facture fiscale et mettez ce montant de côté

Si vous êtes un nouveau propriétaire d’entreprise, il peut être difficile d’estimer le montant d’impôt que devra payer votre entreprise. Toutefois, il est important de vous faire une petite idée de ce à quoi vous attendre pour vous aider à planifier les paiements potentiels, et vous donner le temps de mettre de l’argent de côté pour pouvoir payer cette facture fiscale. Comme pour vos impôts personnels, le paiement de vos impôts d’entreprise par acomptes provisionnels vous permet d’éviter d’avoir à faire un énorme paiement à la date limite. Bien qu’il puisse être difficile d’estimer les revenus que votre entreprise pourrait générer la première année, vous devriez être en mesure de faire une bonne estimation en surveillant de près votre grand livre.

Analysez votre déclaration de revenus de l’année dernière

Tirez le meilleur parti des déductions qui s’offrent à vous pour économiser le plus possible sur votre déclaration de revenus. Vous pouvez apprendre de vos déclarations passées pour vous aider à déterminer ce sur quoi vous devriez garder un œil à l’avenir. En analysant votre déclaration de l’année dernière et en vous tenant au courant des nouvelles lois fiscales et des nouvelles prestations, vous pouvez vous renseigner sur les dépenses que vous pouvez déduire et planifier en conséquence pour les années à venir. Étant donné que les lois fiscales changent d’une année à l’autre, il peut être extrêmement avantageux de comprendre les crédits d’impôt qui sont offerts aux entrepreneurs et aux petites entreprises, comme les crédits pour la recherche et le développement.

Habituellement, la fin d’exercice est le moment idéal pour réfléchir sur la façon dont l’année s’est déroulée et planifier pour l’avenir. C’est le moment de ressortir votre plan d’affaires, vos objectifs et vos plans d’action et de les ajuster pour l’avenir. Au lieu d’attendre au 31 décembre pour commencer votre planification, regardez derrière dès maintenant et commencez à élaborer vos nouveaux plans immédiatement pendant l’année pour rendre votre prochain exercice encore plus rentable.

Évaluez vos pratiques comptables

Vous devez absolument vous demander si le système comptable que vous avez utilisé au cours de l’année a fait ses preuves. Avez-vous été en mesure de saisir toutes les données financières dont vous deviez faire le suivi? Avez-vous obtenu l’information financière dont vous aviez besoin pour prendre des décisions éclairées et vous conformer à toutes les exigences fiscales et gouvernementales? Le système était-il efficace et facile à utiliser? Si vous répondez « non » à l’une ou l’autre de ces questions, il est peut-être temps d’apporter des modifications. Peut-être avez-vous besoin d’embaucher plus de personnel pour gérer la saisie des données ou d’utiliser une solution comptable plus efficace que celle que vous utilisez actuellement. Il est conseillé de commencer par un système de tenue des livres, mais il n’est pas nécessaire de garder le même année après année. Comme beaucoup de vos processus d’affaires, votre comptabilité évoluera au fur et à mesure que votre entreprise grandit afin de devenir plus efficace et plus précise.

Faites appel à un expert en comptabilité

Si vous êtes nouvellement propriétaire d’entreprise et que vous ne connaissez pas bien les lois fiscales, il peut être utile de consulter un comptable professionnel. Un comptable qui a de l’expérience dans le travail avec les petites entreprises peut vous offrir de précieux conseils sur la gestion financière de votre nouvelle entreprise et sur le respect des lois fiscales. Votre comptable devrait également être en mesure de vous informer sur les stratégies fiscales qui peuvent faire économiser temps et argent à votre entreprise. Toutefois, il ne faut pas attendre la période des impôts pour demander conseil à votre comptable. Restez plutôt en contact avec lui tout au long de l’année. Vous voyez peut-être vos rencontres avec votre comptable comme une corvée annuelle, mais sachez que si elles ont lieu régulièrement, elles peuvent vous permettre de réduire la paperasse et le stress pendant la période des impôts. Un professionnel chevronné peut également vous aider à cerner les lacunes dans votre gestion financière et votre flux de trésorerie, et à tirer le maximum de votre revenu imposable. Votre comptable peut également vous avertir de l’entrée en vigueur de nouvelles lois fiscales ou de changements aux lois, et vous aider à évaluer leur incidence sur votre entreprise.

Préparez vos déclarations de revenus avec QuickBooks

Qui souhaite que le fisc gruge ses profits? Faites de la préparation des impôts une priorité et gardez une plus grande part des profits de votre nouvelle entreprise pour vous.

En vous organisant maintenant et en tirant parti des applications et de la technologie, vous pouvez gagner du temps et économiser de l’argent tout en réduisant les maux de tête lors de la préparation de votre prochaine déclaration de revenus. Bien qu’il puisse être tentant d’oublier les impôts jusqu’à la date limite de production de votre déclaration de revenus de l’année prochaine, il serait plus judicieux d’éliminer le stress en mettant en œuvre des mesures dès maintenant. QuickBooks en ligne peut vous aider à maximiser vos déductions fiscales. Profitez davantage de vos revenus dès aujourd’hui!