Comment produire le formulaire T2200

Vos employés travaillent-ils occasionnellement à domicile, utilisent-ils leur voiture personnelle ou paient-ils d’autres frais non remboursés dans le cadre de leurs fonctions? Vos employés peuvent être en mesure de déduire ces dépenses d’emploi. Pour cela, vous devez, en tant qu’employeur, remplir le formulaire T2200, Déclaration des conditions de travail. Ce formulaire permet à vos employés de déduire leurs dépenses d’emploi non remboursées afin de réduire leur impôt à payer.

Si vous ou vos employés êtes au Québec et versez des impôts à Revenu Québec, vous, en tant qu’employeur, devrez également remplir Formulaire TP-64.3 – Conditions générales d’emploi pour qu’ils puissent déduire leurs dépenses.

Obligations de l’employé et de l’employeur

Certains employés, souvent ceux qui sont rémunérés à la commission, peuvent demander des déductions pour les dépenses qu’ils engagent dans le cadre de leur emploi. Il incombe à l’employé de déduire ces dépenses dans sa déclaration de revenus à l’aide du formulaire T777, État des dépenses d’emploi. Selon la Loi de l’impôt sur le revenu, les employés qui ont droit à la déduction doivent demander à leur employeur de fournir une déclaration de leurs conditions d’emploi. Le formulaire ne doit pas nécessairement être joint à la déclaration de revenus de l’employé, mais il doit être conservé dans les dossiers de l’Agence du revenu du Canada (ARC).

En tant qu’employeur, vous êtes tenu de remettre le formulaire dûment rempli à votre employé. Nous vous recommandons d’en conserver une copie pour vos dossiers. Vous devez remplir le formulaire chaque année où votre employé veut demander les déductions.

Si vous ou vos employés êtes établis au Québec, vous devez également, en tant qu’employeur, remplir le formulaire TP-59, Dépenses d’emploi pour un employé salarié ou un employé à la commission pour qu’ils puissent déduire leurs dépenses.

Contenu du formulaire T2200

La première partie du formulaire contient des renseignements de base sur l’employé, soit son adresse, son numéro d’assurance sociale et le titre de son poste. Ensuite, le formulaire pose plusieurs questions sur les conditions d’emploi générales de l’employé. Ces questions permettent de déterminer les déductions auxquelles l’employé a droit en fonction de son type d’emploi.

Les questions apparaissent dans différentes sections relatives à des situations courantes. Tout d’abord, le formulaire contient une question générique visant à déterminer si le contrat de l’employé l’oblige à payer ses propres dépenses dans l’exercice de ses fonctions. Si vous répondez Non à cette question, l’employé n’a droit à aucune déduction. Si vous répondez Oui, les sections suivantes vous demandent des renseignements supplémentaires.

La prochaine série de questions concerne les employés que vous dépêchez dans des lieux éloignés de votre lieu de travail principal et la fréquence de leurs déplacements. Le formulaire vous demande également d’indiquer le montant de l’allocation pour véhicule de l’employé (s’il y a lieu) ou s’il utilise un véhicule de l’entreprise. D’autres questions supplémentaires portent sur le type d’emploi, par exemple :

• L’employé travaille-t-il à la commission?
• L’employé travaille-t-il à domicile?
• L’employé est-il une personne de métier?
• L’employé fournit-il des outils pour le travail?

Finalisation du document

Une fois que vous avez rempli le formulaire, vous devez le signer et le dater. En tant qu’employeur, vous devez également certifier que les renseignements fournis dans le formulaire sont, à votre connaissance, exacts et complets. Vous et votre employé êtes passibles de sanctions en cas de fausses déclarations. Veillez donc à ce que les réponses que vous donnez soient aussi précises que possible et étayées par des documents, tels qu’un contrat de travail écrit.

Tout comme vous voulez économiser le plus d’argent possible sur vos impôts d’entreprise, c’est aussi le cas de vos employés qui veulent déduire le plus possible pour minimiser leurs obligations fiscales. Remplir le formulaire T2200 permet à vos employés de maximiser leurs déductions fiscales pour les dépenses d’emploi non remboursées. QuickBooks en ligne peut vous aider à maximiser vos déductions fiscales. Gardez plus d’argent dans vos poches.