5 considérations importantes en matière de tenue de comptes pour les entreprises de gestion immobilière

Les entreprises de gestion immobilière font face à de nombreux scénarios uniques en matière de comptabilité et de tenue des comptes. Si vous débutez, suivez ces conseils.

Anticiper les flux de trésorerie fluctuants

Chaque entreprise doit composer avec des flux et des flux de trésorerie, mais cela peut être encore plus prononcé pour les sociétés de gestion immobilière. Par exemple, si vous ne gérez que cinq propriétés et que deux d’entre elles sont vides, vous pourriez avoir 40 % moins d’argent que vous rentrez chaque mois. De plus, vous devez faire face à des paiements de loyer tardifs, à des factures de réparations surprises et à d’autres effets potentiels sur votre flux de trésorerie. Pour vous assurer d’avoir toujours de l’argent en main pour couvrir les dépenses de base, vous devriez avoir un compte d’épargne ou une marge de crédit en attente. Pour évaluer le montant dont vous pourriez avoir besoin, imaginez quelques scénarios pessimistes et calculez les chiffres. Songez à ce qui se passerait si un locataire rompait son bail et déménageait à l’improviste au moment où le réfrigérateur se brisait dans une autre propriété. Ensuite, assurez-vous que vous êtes prêt à répondre financièrement.

Envisagez un portail en ligne

Pour réduire les flux de trésorerie, cela peut aider à faciliter les paiements pour vos locataires et vos propriétaires. Pour faciliter le paiement des loyers et des frais de gestion par les propriétaires, songez à investir dans un logiciel de gestion immobilière. Ce type de logiciel offre une gamme de fonctions, mais idéalement, vous voulez un portail en ligne où les clients et les locataires peuvent soumettre des paiements par voie électronique. Vous pouvez également envoyer des factures mensuelles avec paiements en ligne options.

Planifier les décisions d’achat

En tant que gestionnaire immobilier, vous avez tendance à faire face à plusieurs des mêmes problèmes à plusieurs reprises, comme des toilettes bouchées, des tapis sales et des broyeurs d’ordures brisés. Établissez une liste de fournisseurs privilégiés afin de toujours savoir qui appeler pour trouver une solution à vos problèmes. Essayez de trouver un rabais de volume avec des plombiers, des nettoyeurs, des paysagistes et d’autres professionnels locaux. Vous voudrez peut-être également dresser une liste des appareils ménagers les plus efficaces et les plus rentables pour vous aider à gagner du temps lorsque vous devez remplacer quelque chose dans une propriété.

Documents distincts par bien

Bien que vous deviez faire le suivi des revenus et des dépenses pour votre entreprise dans son ensemble, il est également essentiel de tenir des registres distincts pour chaque bien. Un logiciel de comptabilité comme QuickBooks en ligne vous permet de configurer plusieurs comptes. Si vous voulez également faire le suivi des frais généraux par bien, vous pouvez utiliser un logiciel de suivi des heures travaillées tel que QuickBooks Time qui permet aux employés de noter le projet ou le bien sur lequel ils travaillent.

Générer des rapports pour les propriétaires

Vous voudrez peut-être générer des rapports pour tenir les propriétaires informés. Par exemple, vous voudrez peut-être remettre aux propriétaires des rapports mensuels sur les revenus et les dépenses de leurs biens. Les revenus comprennent généralement le loyer, tandis que les dépenses comprennent les frais d’entretien, de gestion et d’autres coûts. Vous pouvez également fournir des renseignements sur les activités de marketing, les paiements tardifs, les profils des locataires et les dépenses d’entretien à venir. Il peut être difficile de jongler entre plusieurs propriétés et de satisfaire les locataires et les propriétaires. Cependant, avec les bons outils et un peu de préparation pour toutes sortes de scénarios, vous pouvez voir votre entreprise de gestion immobilière prospérer.