Comprendre et comptabiliser le cycle d’achat et d’approvisionnement

Le cycle d’approvisionnement est une partie essentielle des opérations d’une entreprise qui peut couvrir un large éventail de services et de processus, notamment la commande, la réception, la gestion des stocks et la tenue des dossiers. Une bonne compréhension des nombreuses étapes de ce processus et la mise en œuvre d’une comptabilité et de contrôles appropriés peuvent avoir un impact considérable sur les résultats d’une entreprise.

Identifier les besoins de l’entreprise

Le processus d’achat commence par l’identification d’un besoin au sein de l’organisation. Ce besoin peut concerner des biens matériels, tels que des pièces et des fournitures, ou des services, tels que la programmation ou les réparations. L’identification de ces besoins comprend la spécification des caractéristiques et des quantités dont l’entreprise a besoin, et ces spécificités permettent de remplir la demande interne, qui lance le processus administratif du cycle d’approvisionnement.

Bons de commande

Avec une image claire des biens ou services dont elle a besoin, l’entreprise peut alors commencer à rechercher des fournisseurs, à les contacter et à négocier les prix. Ces négociations aboutissent aux conditions énoncées dans le bon de commande, qui décrit les biens ou les services que l’acheteur commande, y compris les quantités et les prix. Un bon de commande est utile à l’acheteur et au fournisseur, qui le conservent dans leurs dossiers. Il sert de contrat pour votre accord d’achat. Vous pouvez généralement transmettre un bon de commande par télécopie, courrier, courriel ou autre moyen électronique, ou créer un processus automatisé pour vous aider à éliminer les erreurs et à réduire les délais de traitement afin d’accroître la rapidité globale du cycle d’approvisionnement.

Réception des marchandises

Lorsque votre entreprise reçoit les marchandises expédiées, elle peut les inspecter et déterminer si elle accepte la commande. Une fois que votre service de réception a accepté la commande, votre entreprise s’engage à payer selon les termes du bon de commande, mais vous pouvez demander un crédit sur votre facture pour toute marchandise endommagée ou manquante.

Facturation et paiement

Lorsque vous recevez la facture, vous pouvez utiliser le bon de commande pour vérifier les montants facturés et traiter les différences éventuelles avec le fournisseur. Si vous achetez des biens physiques, vous pouvez également comparer la liste d’emballage ou de réception pour vous assurer que la facture et la commande sont exactes. Les bons de commande, les bordereaux de marchandise, les accords et les factures sont tous des documents utiles pour le rapprochement de vos registres, et la tenue de bons registres vous aide au moment de la déclaration de revenus. Ils peuvent également aider votre entreprise à faire le suivi des garanties, à gérer les stocks et à planifier les achats futurs. Il existe un large éventail de moyens possibles pour effectuer un paiement, notamment en espèces, par chèque ou dépôt bancaire, par virement électronique ou en obtenant une prolongation du crédit. Payer les factures à temps et avec les modes de paiement convenus permet à votre entreprise de maintenir une relation positive avec ses fournisseurs.

Contrôles internes

La séparation des tâches tout au long de ce processus vous aide à respecter la réglementation et à préserver les résultats de votre entreprise. S’assurer que différentes personnes passent et reçoivent les commandes, par exemple, permet d’éviter les pertes dues à la négligence ou à la fraude. En vérifiant les factures par rapport aux bons de commande et en mettant en place des processus d’approbation à plusieurs niveaux, vous pouvez empêcher les achats non autorisés, minimiser les frais erronés et limiter les coûts. En comprenant les différentes étapes du cycle d’approvisionnement et en conservant des dossiers à jour tout au long du processus de demande, de commande, de réception et de règlement des factures, vous mettrez votre entreprise en position de réaliser des économies. En combinant ces documents avec des processus automatisés et électroniques, vous éliminerez les tracas de la préparation des impôts et améliorerez le respect des délais à chaque étape du cycle d’approvisionnement.