Les méthodes comptables
La comptabilité manuelle
La comptabilité manuelle est la façon « traditionnelle » de préparer et de produire les dossiers financiers de votre entreprise. Avec cette méthode, vous pourriez utiliser un grand livre sur papier ou avec un logiciel comme Microsoft Excel ou Word pour enregistrer vos revenus, dépenses et intérêts, ou tout autre élément de flux de trésorerie qui figure dans un rapport financier. La méthode manuelle peut fonctionner si vous préférez une approche concrète, mais elle exige plus de temps et augmente les risques d’erreur humaine.
La comptabilité en ligne
La comptabilité en ligne utilise un logiciel qui effectue la majorité des calculs et la saisie de données pour vous. Par exemple, le logiciel comptable infonuagique QuickBooks peut vous aider à faire le suivi des revenus et des dépenses beaucoup plus rapidement qu’avec un grand livre traditionnel.
Il est également possible de relier votre logiciel comptable infonuagique à d’autres programmes financiers utilisés par votre entreprise, comme les services bancaires en ligne ou les applications de paiement mobile. Une fois tous vos logiciels reliés au moyen du nuage, les paiements que vous effectuez et recevez peuvent être automatiquement enregistrés dans un grand livre numérique. Le logiciel peut alors faire des calculs pour vous, vous procurant ainsi une image juste du total de vos revenus et de vos dépenses, qui est mis à jour chaque fois que vous effectuez une opération.
QuickBooks offre aussi des options pour la paie, le suivi des dépenses et les stocks. Un tel logiciel facilite énormément la vérification de vos dossiers sur votre ordinateur portable ou votre téléphone intelligent, même lorsque vous n’êtes pas au bureau.
Quelle est la différence entre la comptabilité en partie simple et la comptabilité en partie double?
Dans le cas de la comptabilité en partie simple, chaque opération est enregistrée une seule fois dans un grand livre, alors que pour la comptabilité en partie double, une opération est enregistrée deux fois. Par exemple, si vous effectuez une vente de 30 $, dans le système en partie double, cette opération serait enregistrée comme un gain dans votre registre des revenus et comme une déduction de la valeur totale de vos stocks.
La comptabilité en partie simple est plus facile, car chaque opération est enregistrée une seule fois. Cette méthode peut convenir aux très petites entreprises qui ne sont pas constituées en société. Par exemple, si vous travaillez à temps plein, mais que vous avez une entreprise parallèle de vente de bijoux faits à la main, la comptabilité en partie simple est probablement suffisante pour enregistrer vos profits et vos dépenses découlant de cette entreprise en vue de déclarer ces montants dans votre déclaration de revenus.
Cependant, si votre entreprise est constituée en société ou s’il s’agit de votre seule source de revenus, la méthode en partie simple ne suffit pas. La méthode en partie double laisse moins de place à l’erreur, ce qui en fait un meilleur choix pour équilibrer des livres de comptes complexes. De plus, ce n’est pas vraiment beaucoup plus compliqué. Grâce à un logiciel comptable infonuagique conçu pour la tenue des comptes de petites entreprises, vous pourrez dans une large mesure automatiser le processus.
N’oubliez pas que la simplicité de la comptabilité en partie simple ne permet pas de se conformer aux principes comptables généralement reconnus (PCGR). Ce défaut de conformité avec les exigences des PCGR ne concerne sans doute pas les très petites entreprises, lesquelles doivent seulement être en mesure de démontrer une méthode pour répondre aux exigences relatives aux impôts et aux employés. Toute entreprise qui doit mettre en évidence les bénéfices non répartis de flux de trésorerie ou tout autre changement de position financière doit utiliser un système comptable en partie double.
La comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice
Les méthodes de comptabilité en partie simple et double peuvent fonctionner avec la comptabilité de caisse ou d’exercice.
Pour comprendre la différence entre ces deux méthodes, prenons l’exemple suivant. Vous avez commandé de nouvelles pièces de machine auprès d’un fabricant en janvier, et le fabricant vous envoie une facture le même mois. Cependant, vous ne payez pas le montant tant que vous ne recevez pas les pièces en février.
Avec la méthode de comptabilité de caisse, vous enregistrez l’opération uniquement lorsque l’argent a changé de mains. Donc, bien que vous ayez reçu une facture en janvier, vous n’enregistrez la dépense comme opération de caisse qu’en février, à la date à laquelle elle a été payée.
Par contre, avec la méthode de comptabilité d’exercice, vous auriez enregistré la dépense en janvier, à la date à laquelle la facture a été reçue, peu importe à quel moment vous avez payé les pièces.
Laquelle de ces méthodes devriez-vous utiliser pour votre tenue des comptes afin d’obtenir l’image la plus fidèle et précise de vos habitudes en matière de dépenses? Cela dépend de la taille et de la complexité de votre entreprise.
La méthode de comptabilité de caisse est sans conteste plus facile. En enregistrant les opérations de caisse lorsque l’argent change véritablement de mains, vous pouvez facilement comparer vos relevés bancaires avec vos registres comptables pour en assurer l’exactitude. Cela dit, la méthode de caisse peut aussi être un peu trompeuse. Par exemple, si vous avez payé une facture mensuelle en retard pour des services publics, vos dossiers pourraient montrer le paiement d’une somme importante au cours d’un mois et rien du tout le mois suivant, ce qui prêterait à confusion.
De plus, cette méthode ne tient pas compte des pertes liées aux stocks. Vous avez peut-être commandé des fournitures que, finalement, vous n’avez pas utilisées. En enregistrant le coût de ces fournitures simplement avec la méthode de caisse, vous pourriez obtenir une image inexacte du montant que vous dépensez pour vos fournitures (ou du montant que vous devriez dépenser).
La méthode d’exercice est un peu plus complexe, car vos relevés bancaires pourraient ne pas correspondre aux montants qui figurent sur votre feuille de revenus. Toutefois, la méthode d’exercice est la méthode requise pour les grandes sociétés canadiennes, et de plus, elle offre généralement une image plus précise de vos finances globales.
Le logiciel comptable QuickBooks peut vous aider à utiliser la méthode de comptabilité d’exercice en s’assurant que vos registres sont exacts et fondés sur les renseignements provenant de votre carte de crédit ou de vos applications de paiement. Si vous prévoyez de développer votre entreprise dans le futur, vous voudrez probablement vous habituer à utiliser cette méthode.
La méthode comptable du dernier entré, premier sorti (DEPS)
Qu’est-ce que la méthode comptable DEPS? L’acronyme DEPS signifie « dernier entré, premier sorti ». C’est l’une des méthodes que vous pouvez utiliser pour déterminer la valeur actuelle de vos stocks si vous exploitez une entreprise de vente au détail. Cette méthode comptable suppose que vos produits les plus récents (les derniers entrés) se vendront plus rapidement (les premiers sortis). Si les coûts de vos stocks fluctuent entre les premiers et les derniers articles, cette méthode de tenue des comptes vous aide à toujours disposer de registres les plus précis possibles.
Si vous fabriquez des produits, vos écritures comptables liées aux stocks correspondront à plusieurs étapes d’achèvement. Si vous produisez des meubles en bois, une partie de vos stocks sera constituée de bois non fini, de meubles actuellement sur la chaîne de montage et de pièces terminées. Dans votre grand livre, les stocks de produits finis correspondront au nombre de chaque type de pièces dont vous disposez à un moment donné.
Après avoir vendu certains de vos articles finis, vous pouvez suivre le coût des biens vendus en incluant tous les coûts directs. Cela peut se faire en utilisant la méthode traditionnelle ou à l’aide de la méthode de comptabilité par activités. Vous pouvez calculer vos coûts directs et indirects en effectuant un rattachement des coûts à chaque type de bien que vous produisez ou de service que vous fournissez.
La méthode comptable du premier entré, premier sorti (PEPS)
La méthode comptable PEPS, ou premier entré, premier sorti, est une méthode d’estimation de la valeur des stocks. Il s’agit d’une hypothèse fondée sur le flux des coûts qui stipule que les premiers articles que vous avez achetés seront les premiers articles vendus. Cette hypothèse se rapproche le plus du flux réel des produits, ce qui lui a valu la distinction de méthode d’évaluation de la valeur la plus correcte en théorie. Pensez à votre supermarché local, où les premiers litres de lait achetés pour la vente aux clients sont généralement les premiers à être vendus. Sinon, le lait (le produit) se gâterait, ce qui constituerait une perte pour le magasin.
Lorsque vous produisez le bilan de l’entreprise, la méthode d’estimation de la valeur PEPS présente des coûts ressemblant le plus aux coûts récemment engagés. D’autre part, elle met aussi en correspondance les anciens coûts des achats de stocks et les revenus actuels, ce qui signifie que les revenus par rapport aux coûts ne sont pas nécessairement bien représentés, avec pour résultat une marge brute potentiellement plus élevée qu’elle ne devrait l’être en réalité.
Quelle que soit la méthode comptable que vous choisissez, la meilleure façon de vous assurer de mettre les points sur les i est de rester ordonné dans votre façon de gérer votre comptabilité. Cela est possible en mettant en œuvre les PCGR.
