Découvrez les différentes options liées aux rôles et aux droits d’accès des utilisateurs.
Lorsque vous ajouter un utilisateur dans QuickBooks en ligne, vous pouvez gérer leurs rôles, ce qui vous aidera à limiter leur accès à des tâches et à des données spécifiques dans QuickBooks en ligne.
Note : L’appli mobile QuickBooks en ligne prend en charge les utilisateurs ayant un rôle d’accès administrateur et standard. Les utilisateurs ayant d’autres rôles devront utiliser la version Web à la place.
En savoir plus sur les rôles d’utilisateur
Les rôles d’utilisateur de QuickBooks sont des autorisations personnalisées que vous pouvez accorder aux membres de votre équipe. Ils peuvent être configurés comme « à facturer » ou non. Les utilisateurs facturables sont pris en compte dans votre limite d’utilisateurs, contrairement aux utilisateurs non facturables. En savoir plus sur limites d’utilisateurs pour votre abonnement.
Vous pouvez également inviter votre comptable en tant qu’utilisateur du cabinet afin qu’il puisse passer en revue votre fichier d’entreprise QuickBooks.
En savoir plus sur les différents rôles d’utilisateur disponibles dans QuickBooks en ligne
| Nom du rôle | Facturable ou non facturable | Détails de l’accès |
| Administrateur principal | Facturable | L’administrateur principal est en fait l’utilisateur principal, qui a accès à toutes les sections du compte QuickBooks. Il peut gérer chacun des utilisateurs et effectuer d’autres tâches administratives. Par défaut, le rôle d’administrateur principal est attribué à la personne qui a initialement configuré le compte. Si vous devez désigner un nouvel administrateur principal, vous pouvez transférer le rôle à un autre utilisateur. |
| Administrateur de l’entreprise | Facturable | L’administrateur de l’entreprise a accès à toutes les sections du compte QuickBooks. Il peut effectuer les mêmes tâches que l’administrateur principal, sauf qu’il ne peut pas modifier ni supprimer les droits d’accès de l’administrateur principal. |
| Accès complet standard | Facturable | Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué peuvent accéder à tout ce qui se trouve sous Clients et Ventes, ainsi que Fournisseurs et Achats. Il peut également : ajouter, modifier et supprimer des employés • Modifier les préférences • Afficher le journal des activités créer, modifier et supprimer des budgets ajouter, modifier et supprimer des comptes Afficher et catégoriser les connexions bancaires en ligne effectuer des dépôts et transférer des fonds rapprocher des comptes et créer des écritures de journal • Afficher tous les rapports • Gérer les données et les paramètres de taxe de vente Accéder à la devise et à la fonction multidevise et les gérer • Gérer la paie si QuickBooks en ligne Paie est activé |
| Comptable interne | Facturable | Note : Ce rôle était auparavant appelé « Accès complet standard sans paie ». Il a été renommé depuis mai 2024. Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué peuvent accéder à tous les outils de tenue des livres et de comptabilité, ainsi qu’aux rapports financiers. Ils ne peuvent pas accéder à la paie et ne peuvent pas effectuer des tâches administratives comme la gestion des utilisateurs. Ils peuvent accéder à tout ce qui se trouve sous Clients et Ventes, ainsi que Fournisseurs et Achats. Il peut également : • Afficher le journal des activités créer, modifier et supprimer des budgets ajouter, modifier et supprimer des comptes Afficher et catégoriser les connexions bancaires en ligne effectuer des dépôts et transférer des fonds rapprocher des comptes et créer des écritures de journal • Afficher tous les rapports, sauf les rapports sur la paie • Gérer les données et les paramètres de taxe de vente Accéder à la devise et à la fonction multidevise et les gérer |
| Gestionnaire des comptes clients | Facturable | Note : Ce rôle s’appelait auparavant le rôle « Clients limités » standard. Il a été renommé depuis mai 2024 et mis à jour pour avoir accès à l’enregistrement des dépôts bancaires. Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué ont toutes les autorisations pour les rapports sur les ventes, les clients et les comptes clients (CC). Cet utilisateur peut : saisir des devis, des factures, des reçus de vente, des notes de crédit et des remboursements • Saisir des imputations et des crédits • Créer et supprimer des relevés de compte • Recevoir des paiements de clients remplir des feuilles de temps pour tous les employés ajouter, modifier et supprimer des clients, des produits et des services • Saisir des dépôts bancaires afficher les rapports sur les clients et les comptes clients afficher les taux de taxe et les paramètres des administrations fiscales Utiliser et rajuster la taxe de vente dans les opérations de vente et les écritures de journal général (c.-à-d. remplacer manuellement les montants de taxe calculés) ajouter, modifier et supprimer des devises • Modifier les taux de change • Ajouter, modifier et supprimer des projets Ajouter des factures, des heures travaillées, des devis et recevoir des paiements pour des projets Il ne peut pas faire ce qui suit : • Imprimer des chèques (y compris des chèques de remboursement) créer des factures à payer et des achats facturables aux clients ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock • Afficher les registres bancaires Afficher le total des revenus et des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur et Client Préparer et soumettre une déclaration de taxe de vente et enregistrer les paiements de vente • Configurer la fonction multidevise • Effectuer des rajustements de la devise locale Ajouter des dépenses, des factures à payer et des bons de commande à des projets |
| Gestionnaire des comptes fournisseurs | Facturable | Note : Ce rôle s’appelait auparavant le rôle « Fournisseurs limités » standard. Il a été renommé depuis mai 2024. Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué ont toutes les autorisations pour les rapports sur les dépenses, les fournisseurs et les comptes fournisseurs (CF). Cet utilisateur peut : • Saisir les factures à payer des fournisseurs saisir les achats payés au comptant et par carte de crédit payer des factures, rédiger des chèques et afficher des rapports détaillés sur les chèques • Imprimer des chèques (sauf les chèques de remboursement) ajouter, modifier et supprimer des fournisseurs, des produits et des services afficher des rapports sur les fournisseurs et les comptes fournisseurs • Afficher les taux d’imposition et les administrations fiscales Utiliser/rajuster la taxe de vente sur les achats, les opérations sur carte et les opérations bancaires, y compris remplacer les montants de taxe de vente calculés) exécuter des rapports de taxe ou consulter l’historique de la taxe de vente Préparer et soumettre les déclarations de taxe de vente et enregistrer les paiements de taxe de vente ajouter, modifier et supprimer des devises • Modifier les taux de change Il ne peut pas faire ce qui suit : ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock • Afficher les registres bancaires • Configurer de nouvelles administrations fiscales ou modifier les paramètres d’imposition ou modifier les taux d’imposition, la méthode d’imposition ou les paramètres d’administration fiscale • Configurer la fonction multidevise • Effectuer des rajustements de la devise locale |
| Standard – Pas d’accès | Facturable | Cet utilisateur ne peut pas accéder aux fonctions de comptabilité dans QuickBooks en ligne. Ils peuvent seulement soumettre des feuilles de temps. |
| Clients et fournisseurs avec accès limité standard | Facturable | Note : Ce rôle a été abandonné et ne pourra plus être attribué aux nouveaux utilisateurs à partir de mai 2024. Toutefois, pour les utilisateurs existants auxquels ce rôle a été assigné, le rôle continuera de fonctionner comme avant. Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué ont toutes les autorisations pour Clients, Ventes, Fournisseurs et Achats. Cet utilisateur peut : saisir des devis, des factures, des reçus de vente, des notes de crédit, des remboursements, des frais et des crédits • Créer et supprimer des relevés de compte • Recevoir des paiements de clients remplir des feuilles de temps pour tous les employés ajouter, modifier et supprimer des clients, des fournisseurs, des produits et des services • Afficher les registres des clients afficher les rapports sur les clients et les comptes clients afficher des rapports sur les fournisseurs et les comptes fournisseurs • Saisir les factures à payer des fournisseurs Payer les factures, faire et imprimer des chèques et afficher les rapports sur les chèques créer des factures à payer et des achats facturables aux clients saisir les achats payés au comptant et par carte de crédit • Ajouter, modifier et supprimer des projets Ajouter des factures, des dépenses, des factures à payer, des heures travaillées, des bons de commande, des devis de projet et recevoir des paiements pour des projets Il ne peut pas faire ce qui suit : ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock • Afficher les registres bancaires consulter le total des revenus et des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur et Client |
| Utilisateur personnalisé | Facturable | Les rôles personnalisés vous permettent de créer vos propres rôles et de définir l’accès à des sections spécifiques de QuickBooks en ligne. Cela vous donne encore plus de contrôle sur ce que votre équipe peut voir ou faire. En savoir plus sur ajouter des utilisateurs clients dans QuickBooks en ligne Avancé. |
| Gestionnaire des ventes | Facturable | Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué ont accès uniquement aux opérations de vente et aux clients. Ce rôle est disponible uniquement dans QuickBooks en ligne Avancé. |
| Gestionnaire des dépenses | Facturable | Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué ont accès uniquement aux opérations de dépenses et aux fournisseurs. Ce rôle est disponible uniquement dans QuickBooks en ligne Avancé. |
| Gestionnaire des stocks | Facturable | Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué ont accès uniquement aux stocks et aux fournisseurs. Ce rôle est disponible uniquement dans QuickBooks en ligne Avancé. |
| Gestionnaire de la paie | Facturable | Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué ont accès uniquement à la paie, aux dépenses et aux rapports de paie. Ce rôle est disponible uniquement dans QuickBooks en ligne Avancé. |
| Afficher les rapports de l’entreprise | Non facturable | Un utilisateur de rapports seulement peut voir tous les rapports, à l’exception des rapports qui contiennent des données de paie ou des coordonnées. Ce type d’utilisateur ne peut pas accéder au journal de bord. Les utilisateurs de Rapports seulement peuvent créer des rapports personnalisés et ajouter des groupes de rapports, mais ne peuvent pas afficher les opérations réelles. |
| Suivi des heures seulement | Non facturable | Adapté aux employés ou aux fournisseurs qui doivent faire le suivi de leurs heures travaillées. Ils peuvent seulement saisir des feuilles de temps pour eux-mêmes et ont seulement accès aux feuilles de temps et aux rapports d’heures travaillées. Ce rôle d’utilisateur n’est pas disponible pour les comptes QuickBooks en ligne connectés à QuickBooks Time. Le rôle d’utilisateur Suivi des heures travaillées seulement est supprimé lorsque QuickBooks Time est intégré. Apprenez comment saisir les fournisseurs dont vous avez besoin pour faire le suivi des heures travaillées. |
| Faire le suivi des heures travaillées et soumettre des demandes de remboursement de dépenses | Non facturable | Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué peuvent ajouter leurs propres feuilles de temps et envoyer des demandes de remboursement de dépenses. |
| Auteur de la dépense | Non facturable | Ce rôle peut être utilisé pour les employés qui ont seulement besoin de soumettre des demandes de remboursement de dépenses. Ce rôle est disponible uniquement dans QuickBooks en ligne Avancé. |