Ajouter et gérer des rôles personnalisés dans QuickBooks en ligne Avancé

Accès complet

Vous pouvez :

• Saisir des devis, des factures, des reçus de vente, des notes de crédit et des remboursements.
• Saisir des frais et des crédits.
• Créer et supprimer des relevés de compte.
• Recevoir des paiements de clients.
• Remplir des feuilles de temps pour tous les employés.
• Ajouter, modifier et supprimer des clients, des produits et des services.
• Afficher les taux de taxe de vente et paramètres de l’organisme.
• Utiliser et rajuster les taxe de vente dans les opérations de vente et les écritures de journal générales, y compris corriger manuellement les montants de taxe de vente calculés.
• Ajouter, modifier et supprimer des devises.
• Modifier des taux de change.

Vous ne pouvez pas :

• Imprimer des chèques (y compris des remboursements).
• Créer des factures à payer et des achats facturables aux clients.
• Ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock.
• Afficher l’historique du compte.
• Consulter le revenu total ou les montants des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur ou Client.
• Exécuter des rapports de taxe de vente ou afficher l’historique de taxe de vente.
• Préparer ou soumettre une déclaration de taxe de vente ou enregistrer les paiements de ventes.
• Ajouter ou modifier des administrations fiscales ou des paramètres de taxe.
• Configurer la fonction multidevise.
• Effectuer des rajustements de la devise locale.
• Afficher tous les rapports.

Factures

Vous pouvez :

• Créer, modifier et envoyer des factures.
• Accéder à tous les produits, services et clients.

Vous ne pouvez pas :

• Appliquer les heures travaillées facturables, les dépenses ou les crédits et débits différés avec un accès aux factures seulement.
• Accéder à d’autres opérations ou rapports, sauf si vous avez une autorisation distincte.

Devis

Vous pouvez :

• Créer, modifier et envoyer des devis.
• Accéder à tous les produits, services et clients.

Vous ne pouvez pas :

• Accéder à d’autres opérations ou rapports, sauf si vous avez une autorisation distincte.

Restriction : Lieu

Si vous faites des affaires dans différents lieux, vous pouvez créer un rôle avec différents droits d’accès aux ventes pour chaque lieu. Ainsi, vos utilisateurs pourront gérer les opérations de vente en fonction de leur lieu de travail.

• Vous devrez activer les lieux et, une fois la configuration terminée, ajouter vos lieux. 
• Vous pourrez ensuite restreindre l’accès aux ventes d’un utilisateur à des lieux précis dans la section Gérer les utilisateurs. 
• Une fois que vous limitez l’accès aux ventes par lieu, l’utilisateur ne peut afficher et traiter que les opérations de vente appartenant au lieu assigné. S’il peut créer des opérations, il doit attribuer le lieu auquel il a accès.

Accès complet

Vous pouvez :

• Saisir les factures à payer des fournisseurs.
• Saisir les achats payés en espèces et par carte de crédit.
• Payer des factures, émettre des chèques et afficher des rapports détaillés sur les chèques.
• Imprimer des chèques (sauf les chèques de remboursement).
• Ajouter, modifier et supprimer des fournisseurs, des produits et des services.
• Afficher les taux de taxe de vente et paramètres de l’organisme.
• Utiliser et rajuster la taxe de vente associée aux achats, aux opérations sur carte de crédit et aux opérations bancaires, notamment en remplaçant manuellement les montants de taxe de vente calculés.
• Préparer ou soumettre une déclaration de taxe de vente ou enregistrer les paiements de taxe de vente.
• Ajouter, modifier et supprimer des devises.
• Modifier des taux de change.

Vous ne pouvez pas :

• Ajouter, modifier ou supprimer des comptes et des quantités en stock.
• Afficher l’historique du compte.
• Configurer de nouvelles administrations fiscales ou modifier les paramètres de la taxe de vente.
• Configurer la fonction multidevise.
• Effectuer des rajustements de la devise locale.
• Consulter le revenu total ou les montants des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur ou Client.
• Afficher tous les rapports.

Factures à payer

Vous pouvez :

• Afficher, créer, modifier et annuler des factures à payer.
• Commander des chèques.
• Afficher les documents de type Factures à payer sous Dépenses.
• Afficher la page Fournisseurs.

Vous ne pouvez pas :

• Payer des factures.
• Afficher les autres types d’opérations sous Dépenses.
• Mettre à jour les détails du fournisseur.
• Rendre un fournisseur inactif.
• Préparer les formulaires TA4/T5018 pour un fournisseur.

Chèques

Vous pouvez :

• Afficher, écrire, copier, modifier et annuler des chèques.
• Créer des opérations au moyen de chèques.
• Afficher les documents de type Factures à payer sous Dépenses.
• Afficher les enregistrements de paiement de facture (chèque).
• Afficher la page Fournisseurs.

Vous ne pouvez pas :

• Afficher ou mettre à jour les détails des enregistrements de paiement de facture (chèque).
• Afficher la barre latérale sur la page Créer un chèque pour l’associer à une facture à payer existante.
• Afficher les autres types d’opérations sous Dépenses.
• Mettre à jour les détails du fournisseur.
• Rendre un fournisseur inactif.
• Préparer les formulaires T4A/T5018 pour un fournisseur.

Accès complet

Vous pouvez :

• Afficher et modifier la liste de produits et services.
• Gérer les catégories.
• Rajuster les stocks.
• Afficher le compte de stock, le compte de revenus et le compte de dépenses.
• Afficher et mettre à jour les détails du fournisseur.

Vous ne pouvez pas :

• Ajouter un nouveau compte de stock, compte de rajustement de stock, compte de revenus ou compte de dépenses.
• Exécuter les rapports.
• Effectuer des actions groupées pour le courriel et le paiement des factures.
• Créer de nouvelles opérations pour un fournisseur.
• Préparer les formulaires T4A/T5018 pour un fournisseur.

Vous pouvez contrôler l’accès à certaines listes dans QuickBooks dans le cadre des rôles personnalisés. Lorsque vous attribuez l’accès aux opérations, les utilisateurs peuvent automatiquement accéder aux listes, comme les clients et les fournisseurs. Prêtez-y attention lorsque vous créez ou modifiez les rôles.

Clients

Vous pouvez :

• Afficher, créer, modifier et rendre inactif en fonction des autorisations de niveau action.
• Afficher la page Clients.

Vous ne pouvez pas :

• Créer des factures ou d’autres opérations de vente (nécessite des autorisations distinctes).
• Consulter les autres types d’opérations sous Ventes ou Dépenses.
• Créer des relevés de compte.
• Afficher ou modifier les fournisseurs.

Fournisseurs

Vous pouvez :

• Afficher, créer, modifier et rendre inactif en fonction des autorisations de niveau action.
• Afficher la page Fournisseurs.

Vous ne pouvez pas :

• Créer des factures à payer ou d’autres opérations de dépense (nécessite des autorisations distinctes).
• Consulter les autres types d’opérations sous Ventes ou Dépenses.
• Afficher et gérer les entrepreneurs. 
• Afficher ou modifier les clients.

Vous pouvez également attribuer des autorisations de niveau d’action aux listes

Accès complet

Vous pouvez :

• Accéder à toutes les opérations bancaires. Ce rôle aura également accès aux ventes, aux dépenses et aux listes.
• Connecter une banque ou une carte de crédit afin de pouvoir importer des opérations (uniquement si l’administrateur a créé un compte dans le plan comptable).
• Créer une nouvelle règle et modifier les règles existantes.
• Téléverser et exporter des reçus.
• Configurer le transfert des reçus.
• Afficher l’historique des comptes (comptes chèques et d’épargne et cartes de crédit seulement).
• Ajouter, apparier et enregistrer des opérations.
• Créer, modifier et supprimer des dépôts bancaires.

Vous ne pouvez pas :

• Afficher le plan comptable.
• Modifier l’historique du compte.
• Créer une écriture de journal.
• Afficher le rapprochement, la budgétisation ou le journal de bord.
• Rajuster les stocks.
• Afficher tous les rapports.

Dépôt bancaire

Vous pouvez :

• Afficher, créer, copier, modifier ou supprimer des dépôts bancaires.
• Commander des chèques.

Vous ne pouvez pas :

• Connecter un compte bancaire ou une carte de crédit.
• Afficher les opérations bancaires.
• Afficher et modifier l’historique du compte.
• Afficher les règles et les reçus.
• Accéder à d’autres opérations de vente ou de dépense.

Opérations bancaires

Vous pouvez :

• Accéder à toutes les opérations bancaires. Ce rôle aura également accès aux ventes, aux dépenses et aux listes.
• Créer une nouvelle règle et modifier les règles existantes.
• Afficher l’historique des comptes (comptes chèques et d’épargne et cartes de crédit seulement).
• Ajouter, apparier et enregistrer des opérations.
• Créer, modifier et supprimer des dépôts bancaires.

Vous ne pouvez pas :

• Afficher le plan comptable.
• Connecter votre compte bancaire ou de carte de crédit afin d’importer les opérations.
• Modifier l’historique du compte.
• Créer une écriture de journal.
• Afficher le rapprochement, la budgétisation ou le journal de bord.
• Rajuster les stocks.
• Afficher tous les rapports.

Plan comptable

Vous pouvez :

• Accéder à la page de la liste du plan comptable.
• Afficher, créer ou modifier des comptes selon les autorisations de niveau action.

Vous ne pouvez pas :

• Connecter un compte bancaire ou une carte de crédit.
• Rapprocher des comptes.
• Consulter l’historique du compte.
• Accéder à d’autres opérations de vente ou de dépense.

Rapprochement

Vous pouvez :

• Rapprocher des comptes.
• Afficher l’historique du compte et le plan comptable.
• Accéder aux opérations de vente et de dépense.
• Accéder aux dépôts bancaires et aux virements ou afficher les écritures de journal.

Vous ne pouvez pas :

• Connecter un compte bancaire ou une carte de crédit.

Accéder à l’historique du compte

Vous pouvez :

• Afficher l’historique du compte et le plan comptable.
• Accéder aux opérations de vente et de dépense.
• Accéder aux dépôts bancaires et aux virements ou afficher les écritures de journal.

Vous ne pouvez pas :

• Connecter un compte bancaire ou une carte de crédit.
• Rapprocher des comptes.

Vous pouvez également autoriser l’accès à certaines actions dans le cadre des fonctions du plan comptable. 

Si vous avez un abonnement à la paie, vous devrez suivre quelques étapes préalables pour permettre à votre employé d’exécuter la paie.

Accès complet

Vous pouvez :

• Ajouter des employés et exécuter la paie.
• Modifier l’échéancier de paie.
• Accéder à toutes les opérations de dépenses et à toutes les listes de fournisseurs.
• Afficher les rapports de paie.
• Afficher la liste de chèques de paie.
• Remplir des feuilles de temps pour tous les employés.
• Afficher et modifier les paramètres de la paie.

Vous ne pouvez pas :

• Afficher l’historique du compte bancaire ou l’information bancaire.
• Créer des écritures de journal.
• Entrer des devis, dépôts bancaires, factures, reçus de vente, notes de crédit ou remboursements.
• Afficher tous les rapports (sauf les rapports de paie).
• Configurer la fonction multidevise.
• Effectuer des rajustements de la devise locale.

Les rôles personnalisés vous permettent d’attribuer des autorisations détaillées à différents rapports standard dans QuickBooks en ligne, notamment :

• Les groupes de rapports auxquels un utilisateur peut accéder dans QuickBooks.
• Les rapports auxquels un utilisateur peut accéder dans QuickBooks. 
• Les actions que les utilisateurs peuvent effectuer avec les rapports, comme Afficher seulement ou Personnaliser.

Comprenez les autorisations de niveau action plus en détail : 

Afficher

Vous pouvez :

• Afficher le rapport.
• Filtrer les dates, exporter et planifier des rapports.

Vous ne pouvez pas : 

• Modifier l’apparence du rapport à l’aide des options de regroupement et de filtrage.
• Modifier le contenu du rapport à l’aide de l’outil de création de rapports personnalisés.
• Créer de nouveaux rapports personnalisés à partir de zéro.

Personnaliser

Vous pouvez :

• Afficher le rapport. 
• Modifier le rapport en réorganisant les colonnes du rapport.
• Formater les nombres dans les rapports.
• Filtrer les données dans les rapports.
• Trier les données dans des rapports.
• Organiser les données dans des rapports sommaires.
• Enregistrer un rapport personnalisé créé en personnalisant le rapport standard.

Vous ne pouvez pas : 

• Ajouter de nouvelles entités au rapport.
• Ajouter de nouveaux attributs au rapport.
• Créer de nouveaux rapports personnalisés à partir de zéro avec le créateur de rapports.

Complet

Combine l’accès aux fonctions Afficher et Personnaliser.

Remarque : 

• Les rôles personnalisés permettent aux utilisateurs de gérer l’accès uniquement aux rapports standard et non aux rapports personnalisés créés par d’autres utilisateurs.
• Il se peut que certains groupes de rapports et rapports ne soient pas encore disponibles pour l’accès personnalisé. Par conséquent, vous ne verrez peut-être pas les cases à cocher permettant de gérer les rôles personnalisés. 
• Si QuickBooks ajoute de nouvelles options de rapport, les utilisateurs de vos rôles personnalisés n’auront accès à ces renseignements que si vous leur donnez l’autorisation. Nous vous aviserons lorsque de nouveaux rapports seront disponibles.

Les rôles personnalisés vous permettent d’activer et configurer le suivi des heures travaillées pour faire le suivi des heures travaillées sur un projet ou une activité et les facturer à vos clients. 

Cela vous permet également de faire le suivi des rapports pour vos employés, vos clients et vos heures travaillées non facturées.

Les rôles personnalisés ne peuvent pas être enregistrés avec un accès réservé à la gestion de compte. Vous devez sélectionner au moins un autre type d’accès pour ce rôle.

Modifier l’info sur l’entreprise

Modifiez le nom, le type, les coordonnées et l’adresse de votre entreprise.

Vous pouvez :

• Afficher, créer, modifier et supprimer des budgets.

Vous ne pouvez pas :

• Exécuter n’importe quel rapport.
• Afficher le plan comptable.

Remarque : Actuellement, Accès complet et En lecture seule sont les seules options disponibles. Vous ne pouvez pas accorder des droits d’accès partiels pour le moment.