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Ajouter et gérer des rôles personnalisés dans QuickBooks en ligne Avancé

RÉSOLUde QuickBooks5Mis à jour il y a 2 semaines

Apprenez comment créer et gérer des rôles personnalisés pour vos utilisateurs de QuickBooks en ligne Avancé.

Note :

  • Seuls les administrateurs peuvent gérer les utilisateurs. Apprendre tout sur devenir l’administrateur principal,
  • Certains champs sont en lecture seule et sont automatiquement inclus dans un rôle pour votre information.

Avec les rôles personnalisés, vous pouvez gérer l’accès des utilisateurs dans QuickBooks et leur accorder uniquement les droits d’accès nécessaires pour leur rôle. Choisissez ce que les utilisateurs peuvent voir et faire dans différentes sections de QuickBooks, comme les ventes, les dépenses, les stocks, les listes, la tenue de comptes, la comptabilité, la paie, les rapports, le suivi des heures travaillées, la gestion des comptes et les budgets.

Lorsque vous configurez un nouveau rôle, vous avez la possibilité de :

  • créer un nouveau rôle et choisir les droits d’accès du rôle
  • choisir un rôle personnalisé prédéfini, comme Chef des ventes ou Chef des dépenses
  • choisir un rôle dans la liste de QuickBooks, comme Administrateur de l’entreprise ou Suivi des heures travaillées seulement.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :



Ajouter un nouveau rôle

Si vous voulez créer un nouveau rôle personnalisé, il vous suffit d’ajouter le rôle et de choisir les différents droits d’accès du rôle en question.

  1. Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
  2. Sélectionnez le .Rôles puis sélectionnez Ajouter rôle,
  3. Saisir un Nom du rôle et Description du rôle,
  4. Sélectionnez les droits d’accès du rôle de l’utilisateur dans QuickBooks, puis cliquez sur Enregistrer le rôle,


Créer un rôle de vente par lieu

Si vous faites des affaires dans différents lieux, vous pouvez créer un rôle avec différents droits d’accès aux ventes pour chaque lieu. Ainsi, vos utilisateurs pourront gérer les opérations de vente en fonction de leur lieu de travail.

Note :Si vous ne l’avez pas encore fait, assurez-vous de configurer et ajouter un lieu pour votre entreprise.

  1. Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
  2. Sélectionnez le .Rôles puis sélectionnez Ajouter rôle,
  3. Saisir un Nom du rôle et Description du rôle,
  4. Sélectionnez Ventes.
  5. À partir du Tous les lieux Dans le menu déroulant, sélectionnez un ou plusieurs lieux.
  6. Sélectionnez les droits d’accès de votre utilisateur.
  7. Sélectionner Enregistrer le rôle,


Assigner un rôle à un nouvel utilisateur

Si vous avez un nouvel utilisateur, vous devrez l’ajouter dans QuickBooks et lui attribuer un rôle.

  1. Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
  2. Sélectionnez l’onglet Utilisateurs, puis sélectionnez Ajouter un utilisateur.
  3. Saisissez le nom de l’utilisateur Prénom, nom et Courriel,
  4. À partir du Rôles Dans le menu déroulant, sélectionnez le rôle que vous voulez attribuer à l’utilisateur.
  5. Passez les autorisations de ce rôle et sélectionnez Envoyer une invitation,

L’utilisateur recevra une invitation par courriel et devra sélectionner Allons-y! pour ouvrir une session.

Remarque : Si votre utilisateur a oublié son mot de passe, il peut réinitialiser leur mot de passe,



Assigner un rôle personnalisé à un nouvel utilisateur

Si vous avez un nouvel utilisateur, vous devrez l’ajouter dans QuickBooks et lui attribuer un rôle personnalisé.

  1. Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs,
  2. Sélectionner Utilisateurs puis sélectionnez Ajouter utilisateur,
  3. Saisissez le nom de l’utilisateur Prénom, nom et Courriel,
  4. À partir du Rôles, sélectionnez Afficher toutes les autorisations, puis attribuez les autorisations personnalisées que vous voulez attribuer à l’utilisateur.
  5. Obtenez les autorisations, puis sélectionnez Envoyer une invitation,
  6. On vous demandera de Créer un rôle personnalisé, car vous avez utilisé des autorisations personnalisées.
  7. Saisissez le Nom du rôle personnalisé et Description du rôle,
  8. Sélectionner Enregistrer le rôle,

L’utilisateur recevra une invitation par courriel et devra sélectionner Allons-y! pour ouvrir une session.

Remarque : Si votre utilisateur a oublié son mot de passe, il peut réinitialiser leur mot de passe,



Modifier les droits d’accès d’un rôle

Une fois que l’utilisateur aura accepté votre invitation par courriel, vous pourrez modifier l’accès aux rôles que vous avez créés en tout temps. Voici comment procéder.

  1. Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
  2. Sélectionnez l’onglet Rôles.Dans la colonne Action ,sélectionnez Modifier.
  3. Sélectionnez les droits d’accès pour un rôle.
  4. Saisir un Nom du rôle et Description du rôle, puis sélectionnez Enregistrer le rôle,


Modifier le rôle d’un utilisateur

Il peut arriver que les rôles de votre utilisateur changent ou que vous ayez à lui octroyer d’autres droits d’accès. Voici comment modifier le rôle d’un utilisateur.

  1. Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
  2. Sélectionnez le .Utilisateurs sous l’onglet, puis repérez l’utilisateur que vous voulez modifier.
  3. Sélectionner Modifier de la Activité colonne.
  4. Choisissez parmi les rôles personnalisés ou QuickBooks existants.
  5. Sélectionnez Enregistrer. Si vous avez modifié les autorisations après avoir sélectionné le rôle, on vous demandera d’enregistrer un nouveau rôle personnalisé. Saisir un Nom du rôle personnalisé et Description du rôle, puis sélectionnez Enregistrer le rôle,


Réactiver ou désactiver le rôle d’un utilisateur

Vous pouvez activer ou désactiver un rôle d’utilisateur au besoin. Mais avant de rendre un rôle inactif, vous devez attribuer un rôle différent à tous les utilisateurs qui y sont associés.

  1. Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
  2. Sélectionnez l’onglet Rôles, puis repérez le rôle que vous souhaitez modifier.
  3. Dans le Activité colonne, sélectionnezà côté de Modifier, puis sélectionnez Désactiver,
  4. Sélectionnez Désactiver.

Si le rôle de l’utilisateur est déjà désactivé, sélectionnezde la Activité colonne, puis sélectionnez Réactiver, Sélectionnez ensuite Réactiver.

Si vous devez réduire le nombre d’utilisateurs, vous pouvez en supprimer afin de ne pas dépasser votre limite d’utilisation. En savoir plus sur les limites d’utilisation.



Rôles et accès personnalisés

Les rôles personnalisés vous permettent d’attribuer des autorisations détaillées à différentes sections de QuickBooks qui définissent :

  • Quelles fonctions peuvent accéder à un utilisateur dans QuickBooks?
  • Quelles actions il peut effectuer dans ces fonctions, comme afficher seulement, créer, modifier, supprimer, approuver et accorder un accès
  • Quelles restrictions s’appliquent à leur accès, comme la restriction des données de vente par lieu

Voici plus d’information sur le contrôle d’accès pour différentes sections et autorisations :

Toutes les ventes

Vous pouvez :

  • saisir des devis, des factures, des reçus de vente, des notes de crédit et des remboursements
  • saisir des frais et des crédits
  • créer et supprimer des relevés de compte
  • recevoir des paiements de clients
  • remplir des feuilles de temps pour tous les employés
  • ajouter, modifier et supprimer des clients, des produits et des services
  • afficher les taux de taxe et les paramètres des administrations fiscales
  • utiliser et rajuster la taxe dans les opérations de vente et les écritures de journal général, notamment en remplaçant manuellement les montants de taxe calculés
  • ajouter, modifier et supprimer des devises
  • modifier des taux de change

Vous ne pouvez pas :

  • Imprimer des chèques (y compris des chèques de remboursement)
  • créer des factures à payer et des achats facturables aux clients
  • ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock
  • afficher des registres bancaires
  • Consulter le revenu total ou les montants des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur ou Client.
  • exécuter des rapports de taxe ou consulter l’historique de taxe de vente
  • préparer ou produire une déclaration de taxe de vente ou enregistrer des paiements de vente
  • ajouter ou modifier des administrations fiscales ou des paramètres de taxes
  • configurer la fonction multidevise
  • effectuer des rajustements de la devise locale
  • afficher tous les rapports

Factures

Vous pouvez :

  • Créer, modifier et envoyer des factures
  • Accéder à tous les produits, services et clients

Vous ne pouvez pas :

  • Appliquer les heures travaillées facturables, les dépenses, ou les crédits et débits différés avec un accès aux factures seulement

Devis

Vous pouvez :

  • Créez, modifiez et envoyez des devis
  • Accéder à tous les produits, services et clients

Vous ne pouvez pas :

  • Accéder à d’autres opérations ou rapports, sauf si vous avez une autorisation distincte

Restriction : Lieu

Si vous faites des affaires dans différents lieux, vous pouvez créer un rôle avec différents droits d’accès aux ventes pour chaque lieu. Ainsi, vos utilisateurs pourront gérer les opérations de vente en fonction de leur lieu de travail.

  • Vous aurez besoin de activez les lieux et, une fois la configuration terminée, ajoutez vos lieux,
  • Vous pouvez ensuite restreindre l’accès aux ventes d’un utilisateur à des lieux précis dans les Gérer les utilisateurs afficher.
  • Une fois que vous limitez l’accès aux ventes par lieu, il ne peut afficher et traiter que les opérations de vente appartenant au lieu assigné. S’ils peuvent créer des opérations, ils doivent attribuer le lieu auquel ils ont accès.

Toutes les dépenses

Vous pouvez :

  • saisir les factures à payer des fournisseurs
  • saisir les achats payés au comptant et par carte de crédit
  • payer des factures, rédiger des chèques et afficher des rapports détaillés sur les chèques
  • Imprimer des chèques (excepté des chèques de remboursement)
  • ajouter, modifier et supprimer des fournisseurs, des produits et des services
  • afficher les taux de taxe et les paramètres des administrations fiscales
  • utiliser et rajuster la taxe de vente associée aux achats, aux opérations sur carte de crédit et aux opérations bancaires, notamment en remplaçant manuellement les montants de taxe de vente calculés
  • préparer ou produire une déclaration de taxe de vente ou enregistrer des paiements de taxe de vente
  • ajouter, modifier et supprimer des devises
  • modifier des taux de change

Vous ne pouvez pas :

  • Ajouter, modifier ou supprimer des comptes et des quantités en stock
  • afficher des registres bancaires
  • configurer de nouvelles administrations fiscales ou modifier les paramètres de taxes
  • configurer la fonction multidevise
  • effectuer des rajustements de la devise locale
  • Consulter le revenu total ou les montants des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur ou Client.
  • afficher tous les rapports

Factures à payer

Vous pouvez :

  • créer des factures à payer
  • commander des chèques
  • créer des opérations au moyen des factures à payer
  • afficher, copier, modifier et annuler des factures à payer
  • afficher les documents de type Facture à payer sous Dépenses
  • afficher la page Fournisseurs

Vous ne pouvez pas :

  • payer des factures
  • afficher les autres types d’opérations sous Dépenses
  • Mettre à jour les détails du fournisseur
  • Rendre un fournisseur inactif
  • préparer les formulaires TA4/T5018 pour un fournisseur

Chèques

Vous pouvez :

  • rédiger, imprimer et commander des chèques
  • créer des opérations au moyen de chèques
  • afficher, copier, modifier ou annuler des chèques
  • afficher les documents comptables de type chèques sous Dépenses
  • Afficher les enregistrements de paiement de facture (chèque)
  • afficher la page Fournisseurs

Vous ne pouvez pas :

  • afficher ou mettre à jour les détails des enregistrements de paiement de facture (chèque)
  • afficher la barre latérale sur la page Créer un chèque pour l’associer à une facture à payer existante
  • afficher les autres types d’opérations sous Dépenses
  • Mettre à jour les détails du fournisseur
  • Rendre un fournisseur inactif
  • préparer les formulaires T4A/T5018 pour un fournisseur

Demandes de remboursement de dépenses

Vous pouvez :

  • Téléverser ou soumettre les demandes de remboursement de dépenses pour vérification

Vous ne pouvez pas :

  • Ajouter ou mettre à jour des dépenses ou des factures à payer
  • Afficher les autres types d’opérations de dépense
  • Accéder à la liste des fournisseurs ou préparer des formulaires T4A/T5018 pour les fournisseurs

Accès à tous les stocks

Vous pouvez :

  • Afficher et modifier la liste Produits et services
  • gérer les catégories
  • rajuster l’inventaire
  • Afficher le compte de stock, le compte de revenus et le compte de dépenses
  • afficher et mettre à jour les détails du fournisseur

Vous ne pouvez pas :

  • Ajouter un nouveau compte de stock, un compte de rajustement du stock, un compte de revenus ou un compte de dépenses
  • Exécuter les rapports
  • effectuer des actions groupées pour le courriel et le paiement des factures
  • créer de nouvelles opérations pour un fournisseur
  • préparer les formulaires T4A/T5018 pour un fournisseur

Vous pouvez contrôler l’accès à certaines listes dans QuickBooks dans le cadre de rôles personnalisés. Lorsque vous attribuez l’accès aux opérations, les utilisateurs peuvent automatiquement accéder aux listes, comme les clients et les fournisseurs. Vérifiez lorsque vous créez ou modifiez les rôles.

Clients

Vous pouvez :

  • Afficher, créer, modifier et rendre inactif en fonction des autorisations du niveau d’action.
  • Afficher la page Clients.

Vous ne pouvez pas :

  • créer des factures ou d’autres opérations de vente (nécessite des autorisations distinctes).
  • Consultez les autres types d’opérations sous Ventes ou Dépenses.
  • Créez des relevés de compte.
  • Afficher ou modifier les fournisseurs.

Fournisseurs

Vous pouvez :

  • Afficher, créer, modifier et rendre inactif en fonction des autorisations du niveau d’action.
  • afficher la page Fournisseurs

Vous ne pouvez pas :

  • créer des factures à payer ou d’autres opérations de dépense (nécessite des autorisations distinctes).
  • Consultez les autres types d’opérations sous Ventes ou Dépenses.
  • Afficher et gérer les entrepreneurs. 
  • Afficher ou modifier les clients.

Vous pouvez aussi attribuer des autorisations de niveau d’action aux listes.

Autorisations sur l’actionLa description
AfficherAfficher les listes, y compris les clients ou les fournisseurs, sans pouvoir les créer, les modifier ou les supprimer.
CréerAfficher et créer de nouveaux clients ou fournisseurs et modifier ces clients ou fournisseurs, mais pas ceux créés par d’autres utilisateurs.
Modifier.Visualiser, créer et modifier les listes auxquelles les utilisateurs ont accès, comme les clients ou les fournisseurs, sans pouvoir les supprimer.
SupprimerAfficher et supprimer (rendre inactif) des clients ou des fournisseurs.
Accès completPermet à l’utilisateur d’effectuer toutes les actions sur les listes auxquelles il a accès, comme les clients ou les fournisseurs.

Accès complet à la tenue de livres

Vous pouvez :

  • Accédez à toutes les opérations bancaires. Ce rôle permet également d’accéder aux ventes, aux dépenses et aux listes.
  • connecter une banque ou une carte de crédit afin de pouvoir importer des opérations (uniquement si l’administrateur a créé un compte dans le plan comptable)
  • créer une nouvelle règle et modifier les règles existantes
  • téléverser et exporter des reçus
  • configurer le transfert des reçus
  • afficher les registres bancaires (comptes chèques et d’épargne et cartes de crédit seulement)
  • ajouter, apparier et enregistrer des opérations
  • créer, modifier et supprimer des dépôts bancaires

Vous ne pouvez pas :

  • Afficher le plan comptable
  • modifier les registres bancaires
  • créer une écriture de journal
  • Afficher le journal de rapprochement, de budgétisation ou d’audit
  • rajuster l’inventaire
  • afficher tous les rapports

Dépôt bancaire

Vous pouvez :

  • créer des dépôts bancaires
  • commander des chèques

Vous ne pouvez pas :

  • connecter un compte bancaire ou une carte de crédit
  • afficher les opérations bancaires
  • afficher et modifier les registres bancaires
  • afficher les règles et les reçus
  • Accéder à d’autres opérations de vente ou de dépense

Vous ne pouvez pas :

Plan comptable

Vous pouvez :

  • Accéder à la page de la liste du plan comptable
  • Afficher, créer et modifier des comptes selon les autorisations du niveau d’action

Vous ne pouvez pas :

  • connecter un compte bancaire ou une carte de crédit
  • Rapprocher des comptes
  • Afficher les registres
  • Accéder à d’autres opérations de vente ou de dépense

Rapprochement

Vous pouvez :

  • Rapprocher des comptes
  • Afficher les registres et le plan comptable
  • Accéder aux opérations de vente et de dépense
  • Accédez aux dépôts bancaires, aux virements et aux écritures de journal

Vous ne pouvez pas :

Registres

Vous pouvez :

  • Afficher les registres et le plan comptable
  • Accéder aux opérations de vente et de dépense
  • Accédez aux dépôts bancaires, aux virements et aux écritures de journal

Vous ne pouvez pas :

  • connecter un compte bancaire ou une carte de crédit
  • Rapprocher des comptes
  • Afficher, créer, copier, modifier et supprimer des écritures de journal selon les autorisations du niveau d’action
  • Accéder à d’autres opérations de vente ou de dépense
  • Accéder aux dépôts bancaires et aux virements
  • connecter un compte bancaire ou une carte de crédit
  • afficher les opérations bancaires
  • afficher et modifier les registres bancaires
  • afficher les règles et les reçus

Si vous avez un abonnement à la paie, vous devrez suivre quelques étapes préalables pour permettre à votre employé d’exécuter la paie.

Accès à toutes les paies

Vous pouvez :

  • ajouter des employés et exécuter la paie
  • modifier l’échéancier de paie
  • Accès à toutes les opérations de dépenses et à toutes les listes de fournisseurs
  • afficher les rapports de paie
  • Afficher la liste de chèques de paie
  • remplir des feuilles de temps pour tous les employés
  • afficher et modifier les paramètres de la paie
  • payer les entrepreneurs

Vous ne pouvez pas :

  • Afficher les registres bancaires ou l’information bancaire
  • Créer des écritures de journal
  • Saisir des devis, des dépôts bancaires, des factures, des reçus de vente, des notes de crédit ou des remboursements
  • afficher tous les rapports (sauf les rapports de paie)
  • configurer la fonction multidevise
  • effectuer des rajustements de la devise locale

Les rôles personnalisés vous permettent d’attribuer des autorisations détaillées à différents rapports standard dans QuickBooks en ligne, par exemple :

  • Les groupes de rapports auxquels un utilisateur peut accéder dans QuickBooks.
  • Les rapports auxquels un utilisateur peut accéder dans QuickBooks. 
  • Quelles actions les utilisateurs peuvent effectuer avec des rapports, comme afficher seulement ou personnaliser.

Pour en savoir plus sur les autorisations au niveau de l’action :

Afficher

Vous pouvez :

  • Afficher le rapport.
  • Filtrez les dates, exportez et planifiez les rapports.

Vous ne pouvez pas :

  • Modifiez l’apparence du rapport en utilisant les options de regroupement et de filtre.
  • Modifiez le contenu du rapport à l’aide du créateur de rapport personnalisé.
  • Créez de nouveaux rapports personnalisés à partir de zéro.

Personnaliser

Vous pouvez :

  • Afficher le rapport. 
  • Ajoutez, supprimez ou réorganisez les colonnes du rapport.
  • Format des numéros dans les rapports.
  • Filtrer les données dans les rapports.
  • Triez les données dans les rapports.
  • Organisez les données dans les rapports sommaires.
  • Personnalisez et enregistrez un rapport standard.

Vous ne pouvez pas :

  • Ajoutez de nouvelles entités au rapport.
  • Ajoutez de nouveaux attributs au rapport.
  • Créez de nouveaux rapports personnalisés à partir de zéro avec le créateur de rapport.

Complet

combine les droits d’accès à Afficher et à Personnaliser.

Voici comment accorder l’accès aux rapports pendant que vous créez un nouveau rôle personnalisé :

  1. Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
  2. Sélectionner Rôles, puis Ajouter rôle,
  3. Saisir un Nom du rôle et Description du rôle,
  4. Pour choisir les droits d’accès du rôle de l’utilisateur dans QuickBooks, développez les différentes sections comme les ventes, les dépenses, la comptabilité, etc. et cochez les cases. 
  5. Pour accorder l’accès aux rapports, développez la section Rapports. Vous verrez une liste de groupes de rapports, comme les comptes clients, les ventes, les comptes fournisseurs, etc. 
  6. Sélectionnez un groupe de rapports pour le développer et voir les rapports disponibles. 
    1. Cochez les cases au niveau du groupe  ,complet, afficher seulement ou personnaliser, afin d’assigner l’accès aux rapports d’un groupe.
    2. Pour accorder l’accès à des rapports individuels au sein d’un groupe de rapports, développez le groupe de rapports et cochez les cases à côté du rapport.
  7. Une fois que toutes les sélections sont effectuées, enregistrez le rôle. 

Remarque :

  • Les rôles personnalisés permettent aux utilisateurs de gérer l’accès aux rapports standard seulement. Les rapports personnalisés ne sont pas disponibles pour les utilisateurs ayant des rôles personnalisés.
  • Certains groupes de rapports et rapports peuvent ne pas encore être disponibles pour l’accès personnalisé, de sorte que vous ne voyez peut-être pas les cases à cocher pour gérer les rôles personnalisés. 
  • Si QuickBooks ajoute de nouvelles options de rapport, les utilisateurs de vos rôles personnalisés n’auront accès à ces renseignements que si vous les leur autorisez. Nous vous aviserons lorsque de nouveaux rapports seront disponibles.

Les rôles personnalisés vous permettent activer et configurer le suivi des heures travaillées pour faire le suivi des heures travaillées sur un projet ou une activité et les facturer à vos clients.

Cela vous permet également de faire le suivi des rapports pour vos employés, vos clients et vos heures travaillées non facturées.

Les rôles personnalisés ne peuvent pas être enregistrés avec un accès réservé à la gestion de compte. Vous devez sélectionner au moins un autre type d’accès pour ce rôle.

Modifier l’info sur l’entreprise

Modifiez le nom, le type, les coordonnées et l’adresse de votre entreprise.

Accéder à l’abonnement

Affichez ou gérez l’abonnement de votre entreprise dans QuickBooks.

Vous pouvez :

  • Afficher, créer, modifier et supprimer des budgets selon les autorisations au niveau de l’action

Vous ne pouvez pas :

  • Exécuter n’importe quel rapport
  • Afficher le plan comptable

Vous pouvez également attribuer des autorisations au niveau d’action aux budgets. 
Remarque : Actuellement seulement Accès complet et En lecture seule Les autorisations sont disponibles comme options d’affectation. Vous ne pouvez pas ajouter des droits d’accès partiels pour le moment.

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