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Ajouter et gérer des rôles personnalisés dans QuickBooks en ligne Avancé

RÉSOLUde QuickBooks5Mis à jour il y a 1 semaine

Découvrez comment ajouter et gérer des rôles personnalisés dans QuickBooks en ligne Avancé.

Avec les rôles personnalisés, vous pouvez gérer l’accès des utilisateurs dans QuickBooks et leur accorder uniquement les droits d’accès nécessaires pour leur rôle. Choisissez ce que les utilisateurs peuvent voir et faire dans différentes sections de QuickBooks, comme les opérations bancaires, les ventes, la paie, les dépenses, les rapports et les stocks.

Lorsque vous configurez un nouveau rôle, vous pouvoir choisir une des options proposées :

  • créer un nouveau rôle et choisir les droits d’accès du rôle
  • choisir un rôle personnalisé prédéfini, comme Chef des ventes ou Chef des dépenses
  • choisir un rôle dans la liste de QuickBooks, comme Administrateur de l’entreprise ou Suivi des heures travaillées seulement.

Remarque : Seuls les administrateurs peuvent gérer les utilisateurs.

Ajouter un nouveau rôle

Si vous voulez créer un nouveau rôle personnalisé, il vous suffit d’ajouter le rôle et de choisir les différentes zones auxquelles le rôle peut accéder.

  1. Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
  2. Sélectionnez l’onglet Rôles, puis sélectionnez Ajouter un rôle.
  3. Choisissez les droits d’accès du rôle de l’utilisateur dans QuickBooks, puis sélectionnez Suivant.
  4. Saisissez un nom de rôle et une description, puis sélectionnez Enregistrer.

Si vous faites des affaires dans différents lieux, vous pouvez créer un rôle avec différents droits d’accès aux ventes pour chaque lieu. Ainsi, vos utilisateurs pourront gérer les opérations de vente en fonction de leur lieu de travail.

Remarque : Si vous ne l’avez pas encore fait, assurez-vous de configurer et ajouter un lieu pour votre entreprise.

  1. Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
  2. Sélectionnez l’onglet Rôles, puis sélectionnez Ajouter un rôle.
  3. De la Tous les lieux menu déroulant, sélectionnez un ou plusieurs lieux.
  4. Dans le Ventes ,choisissez ce à quoi votre utilisateur peut accéder.
  5. Sélectionnez Suivant.
  6. Saisissez un nom de rôle et une description, puis sélectionnez Enregistrer.

Attribuer un rôle à un nouvel utilisateur

Si vous avez un nouvel utilisateur, vous devrez l’ajouter dans QuickBooks et lui attribuer un rôle.

  1. Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
  2. Sélectionnez l’onglet Utilisateurs, puis sélectionnez Ajouter un utilisateur.
  3. Sélectionner Rôle personnalisé, puis choisissez parmi les rôles existants que vous avez créés. Ou sélectionnez + Ajouter pour créer un nouveau rôle personnalisé.
  4. Vérifiez les autorisations de ce rôle et sélectionnez Suivant.
  5. Saisissez le nom et l’adresse courriel de l’utilisateur, puis sélectionnez Enregistrer.

L’utilisateur recevra une invitation par courriel de quickbooks-email@intuit.com et devra sélectionner Allons-y! pour ouvrir une session.

Note : Si vos utilisateurs ont oublié leur mot de passe, ils pourront le réinitialiser.

Modifier l’accès pour un rôle

Une fois que l’utilisateur aura accepté votre invitation par courriel, vous pourrez modifier l’accès aux rôles que vous avez créés en tout temps. Voici comment procéder.

  1. Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
  2. Sélectionnez l’onglet Rôles.Dans la colonne Action, sélectionnez Modifier.
  3. Sélectionnez les droits d’accès d’un rôle, puis sélectionnez Suivant.
  4. Saisissez un nom de rôle et une description, puis sélectionnez Enregistrer.

Modifier le rôle d’un utilisateur

Il peut arriver que les rôles de votre utilisateur changent ou que vous ayez à lui octroyer d’autres droits d’accès. Voici comment modifier le rôle d’un utilisateur.

  1. Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
  2. Sélectionnez le Utilisateurs, puis trouvez l’utilisateur que vous voulez modifier.
  3. Sélectionnez Modifier dans la colonne Action.
  4. Choisissez parmi les rôles personnalisés ou QuickBooks existants. Ou sélectionnez + Ajouter pour créer un nouveau rôle personnalisé.
  5. Vérifiez les autorisations de ce rôle et sélectionnez Suivant.
  6. Saisissez un nom de rôle et une description, puis sélectionnez Enregistrer.

Réactiver ou désactiver le rôle d’un utilisateur

Vous pouvez activer ou désactiver un rôle d’utilisateur au besoin. Mais avant de rendre un rôle inactif, vous devez attribuer un rôle différent à tous les utilisateurs qui y sont associés.

  1. Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
  2. Sélectionnez l’onglet Rôles, puis repérez le rôle que vous souhaitez modifier.
  3. Dans la colonne Action, sélectionnez le petite flèche▼ à côté de Modifier.
  4. Sélectionnez Rendre actif ou Rendre inactif.

Si vous devez réduire le nombre d’utilisateurs, vous pouvez en supprimer afin de ne pas dépasser votre limite d’utilisation. En savoir plus sur les limites d’utilisation.

En savoir plus sur les rôles d’utilisateur

Voici les rôles que vous pouvez attribuer à vos utilisateurs et la façon dont ils fonctionnent.

Pour les utilisateurs assujettis à des restrictions de lieu

  • Les droits de cet utilisateur sont limités au rôle Ventes.
  • Cet utilisateur ne peut pas recevoir de paiements ni créer de feuilles de temps hebdomadaires.
  • Cet utilisateur ne peut pas importer de fichier CSV.

Pour les utilisateurs sans restrictions de lieu

Toutes les opérations de vente et les clients
Si cet utilisateur est également responsable de la réception des paiements de clients, nous vous suggérons de lui donner également l’autorisation d’enregistrer les dépôts bancaires.

Cet utilisateur peut :

  • saisir des devis, des factures, des reçus de vente, des notes de crédit et des remboursements
  • saisir des frais et des crédits
  • créer et supprimer des relevés de compte
  • recevoir des paiements de clients
  • remplir des feuilles de temps pour tous les employés
  • ajouter, modifier et supprimer des clients, des produits et des services
  • afficher les taux de taxe et les paramètres des administrations fiscales
  • utiliser et rajuster la taxe dans les opérations de vente et les écritures de journal général, notamment en remplaçant manuellement les montants de taxe calculés
  • ajouter, modifier et supprimer des devises
  • modifier des taux de change

Cet utilisateur ne peut pas faire ce qui suit :

  • Imprimer des chèques (y compris les remboursements)
  • créer des factures à payer et des achats facturables aux clients
  • ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock
  • afficher des registres bancaires
  • consulter le total des revenus et des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur et Client
  • exécuter des rapports de taxe ou consulter l’historique de taxe de vente
  • préparer ou produire une déclaration de taxe de vente ou enregistrer des paiements de vente
  • ajouter ou modifier des administrations fiscales ou des paramètres de taxes
  • configurer la fonction multidevise
  • effectuer des rajustements de la devise locale
  • afficher tous les rapports

Factures

  • Cet utilisateur peut uniquement créer, modifier et envoyer des factures.
  • Cet utilisateur a accès à l’ensemble des produits, des services et des clients.
  • Cet utilisateur ne peut pas appliquer d’heures travaillées facturables, de dépenses, ni de crédits et débits différés, car ses droits d’accès sont limités aux factures.

Devis

  • Cet utilisateur peut uniquement créer, modifier et envoyer des devis.
  • Cet utilisateur peut accéder à l’ensemble des produits, des services et des clients.

Toutes les opérations de dépenses et de fournisseurs

Cet utilisateur peut :

  • saisir les factures à payer des fournisseurs
  • saisir les achats payés au comptant et par carte de crédit
  • payer des factures, rédiger des chèques et afficher des rapports détaillés sur les chèques
  • Imprimer des chèques (sauf les remboursements)
  • ajouter, modifier et supprimer des fournisseurs, des produits et des services
  • afficher les taux de taxe et les paramètres des administrations fiscales
  • utiliser et rajuster la taxe de vente associée aux achats, aux opérations sur carte de crédit et aux opérations bancaires, notamment en remplaçant manuellement les montants de taxe de vente calculés
  • préparer ou produire une déclaration de taxe de vente ou enregistrer des paiements de taxe de vente
  • ajouter, modifier et supprimer des devises
  • modifier des taux de change

Cet utilisateur ne peut pas faire ce qui suit :

  • ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock
  • afficher des registres bancaires
  • configurer de nouvelles administrations fiscales ou modifier les paramètres de taxes
  • configurer la fonction multidevise
  • effectuer des rajustements de la devise locale
  • consulter le total des revenus et des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur et Client
  • afficher tous les rapports

Chèques

Cet utilisateur peut :

  • rédiger, imprimer et commander des chèques
  • créer des opérations au moyen de chèques
  • afficher, copier, modifier et annuler des chèques
  • afficher des documents de type Chèques sous Dépenses. Peut également voir Paiement de facture (chèque)
  • afficher la page des fournisseurs

Cet utilisateur ne peut pas faire ce qui suit :

  • afficher ou mettre à jour les détails des enregistrements de paiement de facture (chèque)
  • afficher la barre latérale sur la page Créer un chèque pour l’associer à une facture à payer existante
  • afficher les autres types d’opérations sous Dépenses
  • mettre à jour les détails du fournisseur
  • Rendre un fournisseur inactif
  • Préparer le formulaire T4A pour un fournisseur

Factures à payer

Cet utilisateur peut :

  • créer des factures à payer
  • commander des chèques
  • Créer des opérations au moyen de factures à payer
  • afficher, copier, modifier et annuler des factures à payer
  • afficher les documents de type Factures à payer sous Dépenses
  • afficher la page des fournisseurs

Cet utilisateur ne peut pas faire ce qui suit :

  • payer des factures
  • afficher les autres types d’opérations sous Dépenses
  • mettre à jour les détails du fournisseur
  • Rendre un fournisseur inactif
  • Préparer le formulaire TA4 pour un fournisseur

Toutes les opérations bancaires

Vous pouvez autoriser votre utilisateur à accéder à toutes les opérations bancaires. Ce rôle aura également accès aux ventes, aux dépenses et aux listes.

Note : Pour vous aider à garder vos documents comptables en ordre, nous vous recommandons d’autoriser également cet utilisateur à accéder aux opérations de vente.

Cet utilisateur peut :

  • connecter une banque ou une carte de crédit afin de pouvoir importer des opérations (uniquement si l’administrateur a créé un compte dans le plan comptable)
  • créer une nouvelle règle et modifier les règles existantes
  • téléverser et exporter des reçus
  • configurer le transfert des reçus
  • Afficher les registres bancaires (chèques, épargne et cartes de crédit seulement)
  • ajouter, apparier et enregistrer des opérations
  • créer, modifier et supprimer des dépôts bancaires

Cet utilisateur ne peut pas faire ce qui suit :

  • afficher le plan comptable
  • modifier les registres bancaires
  • créer une écriture de journal
  • afficher le journal de rapprochement, de budgétisation et d’audit
  • rajuster l’inventaire
  • afficher tous les rapports

Dépôts bancaires

Vous pouvez autoriser votre utilisateur à afficher l’écran Dépôt bancaire seulement. Il ne pourra voir aucun autre écran bancaire ni afficher les opérations bancaires.

Cet utilisateur peut :

  • créer des dépôts bancaires
  • commander des chèques

Cet utilisateur ne peut pas faire ce qui suit :

  • connecter un compte bancaire ou une carte de crédit
  • afficher les opérations bancaires
  • afficher et modifier les registres bancaires
  • afficher les règles et les reçus

Gestion des stocks

Cet utilisateur peut :

  • afficher et modifier la liste de produits et services existante
  • gérer les catégories
  • rajuster l’inventaire
  • afficher le compte de stock, le compte de revenus et le compte de dépenses existants
  • afficher et mettre à jour les détails du fournisseur

Cet utilisateur ne peut pas faire ce qui suit :

  • ajouter un nouveau compte de stock, compte de rajustement de stock, compte de revenus ou compte de dépenses
  • exécuter un rapport
  • effectuer des actions groupées pour le courriel et le paiement des factures
  • Préparer le formulaire T4A pour un fournisseur
  • créer de nouvelles opérations pour un fournisseur

Paie, employés et entrepreneurs, indemnités pour accident du travail et avantages sociaux

Si vous avez un abonnement à la paie, vous devez suivre les étapes préalables pour permettre à votre utilisateur d’exécuter la paie. Ce rôle aura également accès aux dépenses et aux listes.

Cet utilisateur peut :

  • ajouter des employés et exécuter la paie
  • modifier l’échéancier de paie
  • afficher les rapports de paie
  • afficher la liste des chèques de paie
  • remplir des feuilles de temps pour tous les employés
  • afficher et modifier les paramètres de la paie
  • payer les entrepreneurs

Cet utilisateur ne peut pas faire ce qui suit :

  • afficher les registres bancaires et les renseignements bancaires
  • créer des écritures de journal
  • saisir des devis, des dépôts bancaires, des factures, des reçus de vente, des notes de crédit et des remboursements
  • afficher tous les rapports (sauf les rapports de paie)
  • configurer la fonction multidevise
  • effectuer des rajustements de la devise locale

Rapports sur les ventes et les clients

Cet utilisateur peut afficher les rapports courants sur les ventes et les clients, tels que :

  • Performance des ventes
  • Liste de produits/services
  • Liste de modalités

Note : Cela n’inclut pas l’accès aux rapports avancés ni aux rapports financiers de l’entreprise, comme le bilan et l’état des résultats.

Rapports sur les dépenses et les fournisseurs

Cet utilisateur peut afficher les rapports courants sur les ventes et les clients, tels que :

  • Comptes fournisseurs
  • Liste de paiements de factures
  • Solde du fournisseur
  • Détails du chèque
  • Sommaire des dépenses par fournisseur
  • Détails des achats par produit/service
  • Détails des achats par fournisseur
  • Liste d’opérations par fournisseur
  • Liste des coordonnées des fournisseurs

Note : Cela n’inclut pas l’accès aux rapports avancés ni aux rapports financiers de l’entreprise, comme le bilan et l’état des résultats.

Les rôles personnalisés ne peuvent pas être enregistrés avec un accès réservé à la gestion de compte. Vous devez sélectionner un autre accès pour ce rôle.

Modifier l’info sur l’entreprise

Cet utilisateur peut modifier le nom, le type, les coordonnées et l’adresse de votre entreprise.

Accéder à l’abonnement

Cet utilisateur peut soit afficher, soit gérer l’abonnement de votre entreprise dans QuickBooks.

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