Certains champs sont en lecture seule et sont ajoutés automatiquement au rôle à titre d’information.
Avec les rôles personnalisés, vous pouvez gérer l’accès des utilisateurs dans QuickBooks et leur accorder uniquement les droits d’accès nécessaires pour leur rôle. Choisissez ce que les utilisateurs peuvent voir et faire dans différentes sections de QuickBooks, comme les ventes, les dépenses, les stocks, les listes, la tenue des livres, la comptabilité, la paie, les rapports, le suivi des heures travaillées, la gestion des comptes et les budgets.
Lorsque vous configurez un nouveau rôle, vous pouvez :
créer un nouveau rôle et choisir les droits d’accès du rôle
choisir un rôle personnalisé prédéfini, comme Chef des ventes ou Chef des dépenses
choisir un rôle dans la liste de QuickBooks, comme Administrateur de l’entreprise ou Suivi des heures travaillées seulement.
Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :
Si vous voulez créer un nouveau rôle personnalisé, il vous suffit d’ajouter le rôle et de choisir les différents droits d’accès du rôle en question.
Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Gérer les utilisateurs.
Sélectionnez l’onglet Rôles, puis Ajouterun rôle.
Saisissez le Nom du rôle et la Description du rôle.
Sélectionnez les droits d’accès du rôle de l’utilisateur dans QuickBooks, puis cliquez sur Enregistrer le rôle.
Remarque : Il n’est pas encore possible de restreindre l’accès de manière plus stricte (voir, créer, modifier ou supprimer uniquement) pour tous les rôles.
Créer un rôle de vente par lieu
Si vous faites des affaires dans différents lieux, vous pouvez créer un rôle avec différents droits d’accès aux ventes pour chaque lieu. Ainsi, vos utilisateurs pourront gérer les opérations de vente en fonction de leur lieu de travail.
Attribuer un rôle personnalisé à un nouvel utilisateur
Si vous avez un nouvel utilisateur, vous devrez l’ajouter dans QuickBooks et lui attribuer un rôle personnalisé.
Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
Sélectionnez Utilisateurs puis sélectionnez Ajouterutilisateur.
Remplissez les champs Prénom, Nom de famille et Courriel pour cet utilisateur.
À l’onglet Rôles, sélectionnez Voir toutes les autorisations, puis attribuez les autorisations personnalisées que vous voulez attribuer à l’utilisateur.
Obtenez les autorisations, puis sélectionnez Envoyer une invitation.
On vous demandera de Créer un rôle personnalisé, car vous avez utilisé des autorisations personnalisées.
Saisissez le Nom du rôle personnalisé et la Description du rôle.
Sélectionnez Enregistrer le rôle,
L’utilisateur recevra une invitation par courriel et devra sélectionner Allons-y! pour ouvrir une session.
Une fois que l’utilisateur aura accepté votre invitation par courriel, vous pourrez modifier l’accès aux rôles que vous avez créés en tout temps. Voici comment procéder.
Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Gérer les utilisateurs.
Sélectionnez l’onglet Rôles. Dans la colonne Action , sélectionnez Modifier.
Dans la fenêtre contextuelle, indiquant le nombre d’utilisateurs qui seront touchés par le changement d’autorisation, sélectionnez Modifier le rôle,
Apportez les modifications nécessaires, puis sélectionnez Enregistrer le rôle.
Modifier le rôle d’un utilisateur
Il peut arriver que les rôles de votre utilisateur changent ou que vous ayez à lui octroyer d’autres droits d’accès. Voici comment modifier le rôle d’un utilisateur.
Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Gérer les utilisateurs.
Sélectionnez l’onglet Utilisateurs, puis repérez l’utilisateur que vous voulez modifier.
Sélectionnez Modifier dans la colonne Action .
Sélectionnez un rôle parmi les rôles personnalisés ou QuickBooks existants.
Cliquez sur Enregistrer les modifications. Si vous modifiez les autorisations après avoir sélectionné le rôle, on vous demandera d’enregistrer un nouveau rôle personnalisé. Saisissez le Nom du rôle personnalisé et la Description du rôle, puis sélectionnez Enregistrer le rôle.
Réactiver ou désactiver le rôle d’un utilisateur
Vous pouvez activer ou désactiver un rôle d’utilisateur au besoin. Note : Avant de rendre un rôle inactif, vous devez attribuer un rôle différent à tous les utilisateurs qui y sont associés.
Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Gérer les utilisateurs.
Sélectionnez l’onglet Rôles, puis repérez le rôle que vous souhaitez modifier.
Dans la colonne Action , sélectionnez ⋮ à côté de Modifier, puis sélectionnez Désactiver.
Sélectionnez Désactiver.
Si le rôle de l’utilisateur est déjà désactivé, sélectionnez ⋮ dans la colonne Activité, puis sélectionnez Réactiver. Sélectionnez Réactiver pour confirmer.
Les rôles personnalisés vous permettent d’attribuer des accès spécifiques à différentes sections de QuickBooks qui définissent :
Les fonctions auxquelles les utilisateurs peuvent accéder dans QuickBooks.
Quelles actions peuvent-ils effectuer avec ces fonctions, par exemple afficher seulement, créer, modifier, supprimer, approuver et accorder un accès? Remarque : Les autorisations d’action ne sont pas toutes activées pour l’instant.
Les restrictions qui s’appliquent à leur accès, par exemple l’accès restreint aux données de vente par lieu
Voici plus d’information sur le contrôle des accès pour différentes sections et autorisations :
saisir des devis, des factures, des reçus de vente, des notes de crédit et des remboursements
saisir des frais et des crédits
créer et supprimer des relevés de compte
recevoir des paiements de clients
remplir des feuilles de temps pour tous les employés
ajouter, modifier et supprimer des clients, des produits et des services
afficher les taxe de vente taux et paramètres de l’administration fiscale
utiliser et rajuster les taxe de vente opérations de vente et les écritures de journal générales, y compris corriger manuellement les montants calculés taxe de vente.
ajouter, modifier et supprimer des devises
modifier des taux de change
Vous ne pouvez pas :
imprimer des chèques (y compris des chèques de remboursement)
créer des factures à payer et des achats facturables aux clients
ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock
afficher l’historique du compte
consulter le revenu total ou les montants des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur ou Client.
exécuter des taxe de vente rapports ou afficher taxe de vente l’historique
préparer ou soumettre une taxe de vente déclaration ou enregistrer les paiements de ventes
ajouter ou modifier des administrations fiscales ou des paramètres de taxe
configurer la fonction multidevise
effectuer des rajustements de la devise locale
afficher tous les rapports
Factures
Vous pouvez :
créer, modifier et envoyer des factures
Accéder à tous les produits, services et clients
Vous ne pouvez pas :
appliquer les heures travaillées facturables, les dépenses ou les crédits et débits différés avec un accès aux factures seulement
Devis
Vous pouvez :
créez, modifiez et envoyez des devis
Accéder à tous les produits, services et clients
Vous ne pouvez pas :
accéder à d’autres opérations ou rapports, sauf si vous avez une autorisation distincte
Restriction : Lieu
Si vous faites des affaires dans différents lieux, vous pouvez créer un rôle avec différents droits d’accès aux ventes pour chaque lieu. Ainsi, vos utilisateurs pourront gérer les opérations de vente en fonction de leur lieu de travail.
Vous pourrez ensuite restreindre l’accès aux ventes d’un utilisateur à des lieux précis dans la section Gérer les utilisateurs.
Une fois que vous limitez l’accès aux ventes par lieu, l’utilisateur ne peut afficher et traiter que les opérations de vente appartenant au lieu assigné. S’il peut créer des opérations, il doit attribuer le lieu auquel il a accès.
saisir les achats payés au comptant et par carte de crédit
payer des factures, rédiger des chèques et afficher des rapports détaillés sur les chèques
imprimer des chèques (excepté les chèques de remboursement)
ajouter, modifier et supprimer des fournisseurs, des produits et des services
afficher les taxe de vente taux et paramètres de l’administration fiscale
utiliser et rajuster taxe de vente associée aux achats, aux opérations sur carte de crédit et aux opérations bancaires, notamment en remplaçant manuellement les montants de taxe de vente calculéstaxe de vente.
préparer ou soumettre une taxe de vente déclaration ou enregistrer taxe de vente les paiements.
ajouter, modifier et supprimer des devises
modifier des taux de change
Vous ne pouvez pas :
ajouter, modifier ou supprimer des comptes et des quantités en stock
afficher l’historique du compte
configurer de nouvelles administrations fiscales ou modifier taxe de vente les paramètres.
configurer la fonction multidevise
effectuer des rajustements de la devise locale
consulter le revenu total ou les montants des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur ou Client.
afficher tous les rapports
Factures à payer
Vous pouvez :
Créez des factures à payer.
commander des chèques
créer des opérations au moyen d’une facture à payer
afficher, copier, modifier et annuler des factures à payer
afficher les documents de type Factures à payer sous Dépenses
afficher la page Fournisseurs.
Vous ne pouvez pas :
Payez des factures.
afficher les autres types d’opérations sous Dépenses
mettre à jour les détails du fournisseur
rendre un fournisseur inactif
préparer les formulaires TA4/T5018 pour un fournisseur
Chèques
Vous pouvez :
rédiger, imprimer et commander des chèques
créer des opérations au moyen de chèques
afficher, copier, modifier ou annuler des chèques
afficher les documents de type Factures à payer sous Dépenses
afficher les enregistrements de paiement de facture (chèque)
afficher la page Fournisseurs.
Vous ne pouvez pas :
afficher ou mettre à jour les détails des enregistrements de paiement de facture (chèque)
afficher la barre latérale sur la page Créer un chèque pour l’associer à une facture à payer existante
afficher les autres types d’opérations sous Dépenses
mettre à jour les détails du fournisseur
rendre un fournisseur inactif
préparer les formulaires T4A/T5018 pour un fournisseur.
Dépenses
Vous pouvez :
commander des chèques
afficher la page Fournisseurs.
Vous ne pouvez pas :
payer des factures à payer ou imprimez des chèques
afficher les autres types d’opérations sous Dépenses
mettre à jour les détails du fournisseur
rendre le fournisseur inactif
préparer les formulaires T4A/T5018 pour un fournisseur.
Paiements de factures
Vous pouvez :
marquer les factures comme payées avec autorisation de création
Afficher les factures.
commander des chèques
afficher la page Fournisseurs.
Vous ne pouvez pas :
imprimer des chèques
afficher les autres types d’opérations sous Dépenses (à l’exception des factures et paiements de factures)
rendre le fournisseur inactif
préparer les formulaires T4A/T5018 pour un fournisseur.
Demandes de remboursement de dépenses
Vous pouvez :
téléverser ou soumettre les demandes de remboursement de dépenses pour vérification.
Vous ne pouvez pas :
ajouter ou mettre à jour des dépenses ou des factures à payer
afficher les autres types d’opérations de dépense
accéder à la liste des fournisseurs ou préparer des formulaires T4A/T5018 pour les fournisseurs
Crédits de fournisseur
Vous pouvez :
commander des chèques
afficher la page Fournisseurs.
Vous ne pouvez pas :
payer des factures à payer ou imprimez des chèques
afficher les autres types d’opérations sous Dépenses
mettre à jour les détails du fournisseur
rendre le fournisseur inactif
préparer les formulaires T4A/T5018 pour un fournisseur.
Crédits sur carte de crédit
Vous pouvez :
commander des chèques
afficher la page Fournisseurs.
Vous ne pouvez pas :
payer des factures à payer ou imprimez des chèques
afficher les autres types d’opérations sous Dépenses
mettre à jour les détails du fournisseur
rendre le fournisseur inactif
préparer les formulaires T4A/T5018 pour un fournisseur.
Bons de commande
Vous pouvez :
commander des chèques
afficher la page Fournisseurs.
Vous ne pouvez pas :
payer des factures à payer ou imprimez des chèques
afficher les autres types d’opérations sous Dépenses
mettre à jour les détails du fournisseur
rendre le fournisseur inactif
préparer les formulaires T4A/T5018 pour un fournisseur.
Vous pouvez contrôler l’accès à certaines listes dans QuickBooks dans le cadre des rôles personnalisés. Lorsque vous attribuez l’accès aux opérations, les utilisateurs peuvent automatiquement accéder aux listes, comme les clients et les fournisseurs. Prêtez-y attention lorsque vous créez ou modifiez les rôles.
Clients
Vous pouvez :
afficher, créer, modifier ou rendre inactif
afficher la page Clients.
Vous ne pouvez pas :
créer des factures ou d’autres opérations de vente (nécessite des autorisations distinctes)
consulter les autres types d’opérations sous Ventes ou Dépenses
créer des relevés de compte
afficher ou modifier les fournisseurs
Fournisseurs
Vous pouvez :
afficher, créer, modifier ou rendre inactif
afficher la page Fournisseurs
Vous ne pouvez pas :
créer des factures à payer ou d’autres opérations de dépense (nécessite des autorisations distinctes)
consulter les autres types d’opérations sous Ventes ou Dépenses
accéder à toutes les opérations bancaires Ce rôle aura également accès aux ventes, aux dépenses et aux listes
connecter une banque ou une carte de crédit afin de pouvoir importer des opérations (uniquement si l’administrateur a créé un compte dans le plan comptable)
créer une nouvelle règle et modifier les règles existantes
téléverser et exporter des reçus
configurer le transfert des reçus
afficher les registres bancaires (comptes chèques et d’épargne et cartes de crédit seulement)
ajouter, apparier et enregistrer des opérations
créer, modifier et supprimer des dépôts bancaires
Vous ne pouvez pas :
afficher le plan comptable
modifier l’historique du compte
Créer une écriture de journal
afficher le journal de rapprochement, de budgétisation ou d’audit
Rajuster les stocks.
afficher tous les rapports
Dépôt bancaire
Vous pouvez :
afficher, créer, copier, modifier ou supprimer des dépôts bancaires
commander des chèques
Vous ne pouvez pas :
connecter un compte bancaire ou une carte de crédit
afficher les opérations bancaires
afficher et modifier l’historique du compte
afficher les règles et les reçus
accéder à d’autres opérations de vente ou de dépense
Virements
Vous pouvez :
afficher, créer, copier, modifier ou supprimer des virements
commander des chèques
Vous ne pouvez pas :
connecter un compte bancaire ou une carte de crédit
afficher les opérations bancaires
afficher et modifier l’historique du compte
afficher les règles et les reçus
accéder à d’autres opérations de vente ou de dépense
Opérations bancaires
Vous pouvez :
accéder à toutes les opérations bancaires. Ce rôle aura également accès aux ventes, aux dépenses et aux listes.
créer une nouvelle règle et modifier les règles existantes
afficher l’historique des comptes (comptes chèques et d’épargne et cartes de crédit seulement)
ajouter, apparier et enregistrer des opérations
créer, modifier et supprimer des dépôts bancaires
Vous ne pouvez pas :
afficher le plan comptable
connecter votre compte bancaire ou de carte de crédit afin d’importer les opérations
modifier l’historique du compte
Créer une écriture de journal
afficher le journal de rapprochement, de budgétisation ou d’audit
afficher, créer ou modifier des comptes selon les autorisations au niveau de l’action.
Vous ne pouvez pas :
connecter un compte bancaire ou une carte de crédit
Rapprocher des comptes.
Historique du compte.
accéder à d’autres opérations de vente ou de dépense
Rapprochement
Vous pouvez :
Rapprocher des comptes.
afficher les registres et le plan comptable
accéder aux opérations de vente et de dépense
accéder aux dépôts bancaires et aux virements ou afficher les écritures de journal.
Vous ne pouvez pas :
connecter un compte bancaire ou une carte de crédit
accéder à l’historique du compte
Vous pouvez :
afficher l’historique du compte et le plan comptable
accéder aux opérations de vente et de dépense
accéder aux dépôts bancaires et aux virements ou afficher les écritures de journal.
Vous ne pouvez pas :
connecter un compte bancaire ou une carte de crédit
Rapprocher des comptes.
Écritures de journal
Vous pouvez :
afficher, créer, copier, modifier ou supprimer des écritures de journal
accéder à d’autres opérations de vente ou de dépense
accéder aux dépôts bancaires et aux virements bancaires.
Vous ne pouvez pas :
connecter un compte bancaire ou une carte de crédit
afficher les opérations bancaires
afficher et modifier l’historique du compte bancaire
afficher les règles et les reçus.
Vous pouvez également autoriser l’accès à certaines actions dans le cadre des fonctions du plan comptable.
Autorisations d’action
Description
Afficher
Afficher les comptes ou les opérations sans pouvoir les modifier ou les supprimer.
Créer
Afficher et créer de nouveaux comptes ou de nouvelles opérations. Ces dernières peuvent être modifiées, mais pas celles qui ont été créées par d’autres utilisateurs.
Modifier.
Afficher, créer et modifier des comptes ou des opérations sans pouvoir les supprimer.
Supprimer
Afficher et supprimer des comptes ou des opérations.
Accès complet
Permet à un utilisateur d’effectuer toutes les actions sur les comptes et les opérations auxquels il a accès.
Les rôles personnalisés vous permettent d’attribuer des autorisations à différents rapports standard dans QuickBooks en ligne et permettent aux utilisateurs d’accéder à des rapports spécifiques dans QuickBooks.
Cochez la case correspondant au rapport auquel vous voulez accorder l’accès : Rapports de ventes ou Rapports de dépenses.
Remarque :
Seule l’autorisation d’accès complet est disponible pour les rapports de ventes et de dépenses.
Les rôles personnalisés permettent aux utilisateurs de gérer l’accès aux rapports standard uniquement. Les rapports personnalisés ne sont pas disponibles pour les utilisateurs ayant des rôles personnalisés.
Il se peut que certains groupes de rapports et rapports ne soient pas encore disponibles pour l’accès personnalisé. Par conséquent, vous ne verrez peut-être pas les cases à cocher permettant de gérer les rôles personnalisés.
Si QuickBooks ajoute de nouvelles options de rapport, les utilisateurs de vos rôles personnalisés n’auront accès à ces renseignements que si vous leur donnez l’autorisation. Nous vous aviserons lorsque de nouveaux rapports seront disponibles.
Les rôles personnalisés ne peuvent pas être enregistrés avec un accès réservé à la gestion de compte. Vous devez sélectionner au moins un autre type d’accès pour ce rôle.
Modifier l’info sur l’entreprise
Modifiez le nom, le type, les coordonnées et l’adresse de votre entreprise.
Accéder à l’abonnement
Affichez ou gérez l’abonnement de votre entreprise dans QuickBooks.
afficher, créer, modifier et supprimer des budgets, selon les actions autorisées.
Vous ne pouvez pas :
exécuter n’importe quel rapport
afficher le plan comptable
Vous pouvez également autoriser des actions se rapportant aux budgets.
Note : Actuellement, Accès complet et En lecture seule sont les seules options disponibles. Vous ne pouvez pas accorder des droits d’accès partiels pour le moment.
