Ajouter et gérer des rôles personnalisés dans QuickBooks en ligne Avancé
Apprenez comment créer et gérer des rôles personnalisés pour vos utilisateurs de QuickBooks en ligne Avancé.
Note :
- Certains champs sont en lecture seule et sont ajoutés automatiquement au rôle à titre d’information.
Avec les rôles personnalisés, vous pouvez gérer l’accès des utilisateurs dans QuickBooks et leur accorder uniquement les droits d’accès nécessaires pour leur rôle. Choisissez ce que les utilisateurs peuvent voir et faire dans différentes sections de QuickBooks, comme les ventes, les dépenses, les stocks, les listes, la tenue des livres, la comptabilité, la paie, les rapports, le suivi des heures travaillées, la gestion des comptes et les budgets.
Lorsque vous configurez un nouveau rôle, vous pouvez :
- créer un nouveau rôle et choisir les droits d’accès du rôle
- Choisissez un rôle dans la liste de QuickBooks, par exemple Administrateur de l’entreprise ou Suivi des heures travaillées seulement.
Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :
Note : Une option permettant d’accorder des autorisations de niveau granulaire (Afficher, Créer, Modifier ou Supprimer) n’est disponible que pour certaines zones de QuickBooks pour le moment.
Ajouter un nouveau rôle
Si vous voulez créer un nouveau rôle personnalisé, il vous suffit d’ajouter le rôle et de choisir les différents droits d’accès du rôle en question.
- Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Gérer les utilisateurs.
- Sélectionnez l’onglet Rôles, puis Ajouter un rôle.
- Saisissez le Nom du rôle et la Description du rôle.
- Sélectionnez les droits d’accès du rôle de l’utilisateur dans QuickBooks, puis cliquez sur Enregistrer le rôle.
Créer un rôle de vente par lieu
Si vous faites des affaires dans différents lieux, vous pouvez créer un rôle avec différents droits d’accès aux ventes pour chaque lieu. Ainsi, vos utilisateurs pourront gérer les opérations de vente en fonction de leur lieu de travail.
Remarque : Si vous ne l’avez pas encore fait, assurez-vous de configurer et ajouter un lieu pour votre entreprise.
- Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Gérer les utilisateurs.
- Sélectionnez l’onglet Rôles, puis Ajouter un rôle.
- Saisissez le Nom du rôle et la Description du rôle.
- Sélectionnez Ventes.
- Dans le menu déroulant ▼ Tous les lieux, sélectionnez un ou plusieurs endroits.
- Sélectionnez les droits d’accès de votre utilisateur.
- Sélectionner Enregistrer le rôle.
Assigner un rôle à un nouvel utilisateur
Si vous avez un nouvel utilisateur, vous devrez l’ajouter dans QuickBooks et lui attribuer un rôle.
- Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Gérer les utilisateurs.
- Sélectionnez l’onglet Utilisateurs, puis sélectionnez Ajouter un utilisateur.
- Remplissez les champs Prénom, Nom de famille et Courriel pour cet utilisateur.
- Dans la liste déroulante ▼ du menu Rôles , sélectionnez le rôle que vous voulez attribuer à l’utilisateur.
- Passez en revue les autorisations de ce rôle et sélectionnez Envoyer une invitation.
L’utilisateur recevra une invitation par courriel et devra sélectionner Allons-y! pour ouvrir une session.
Remarque : Si votre utilisateur a oublié son mot de passe, il peut réinitialiser son mot de passe.
Attribuer un rôle personnalisé à un nouvel utilisateur
Si vous avez un nouvel utilisateur, vous devrez l’ajouter dans QuickBooks et lui attribuer un rôle personnalisé.
- Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
- Sélectionnez Utilisateurs puis sélectionnez Ajouter utilisateur.
- Remplissez les champs Prénom, Nom de famille et Courriel pour cet utilisateur.
- Dans la sectionRôles , sélectionnez Afficher toutes les autorisations, puis attribuez les autorisations personnalisées que vous voulez attribuer à l’utilisateur.
- Obtenez les autorisations, puis sélectionnez Envoyer une invitation.
- On vous demandera de Créer un rôle personnalisé, car vous avez utilisé des autorisations personnalisées.
- Saisissez le Nom du rôle personnalisé et la Description du rôle.
- Sélectionnez Enregistrer le rôle,
L’utilisateur recevra une invitation par courriel et devra sélectionner Allons-y! pour ouvrir une session.
Remarque : Si votre utilisateur a oublié son mot de passe, il peut réinitialiser son mot de passe.
Modifier les droits d’accès d’un rôle
Une fois que l’utilisateur aura accepté votre invitation par courriel, vous pourrez modifier l’accès aux rôles que vous avez créés en tout temps. Voici comment procéder.
- Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Gérer les utilisateurs.
- Sélectionnez l’onglet Rôles. Dans la colonne Action, sélectionnez Modifier.
- Apportez les modifications nécessaires, puis sélectionnez Enregistrer le rôle.
Modifier le rôle d’un utilisateur
Il peut arriver que les rôles de votre utilisateur changent ou que vous ayez à lui octroyer d’autres droits d’accès. Voici comment modifier le rôle d’un utilisateur.
- Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Gérer les utilisateurs.
- Sélectionnez l’onglet Utilisateurs, puis repérez l’utilisateur que vous voulez modifier.
- Sélectionnez Modifier dans la colonne Action .
- Sélectionnez un rôle parmi les rôles personnalisés ou QuickBooks existants.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications. Si vous modifiez les autorisations après avoir sélectionné le rôle, on vous demandera d’enregistrer un nouveau rôle personnalisé. Saisissez un nom de rôle et une descriptionde rôle, puis sélectionnez Enregistrer le rôle.
Réactiver ou désactiver le rôle d’un utilisateur
Vous pouvez activer ou désactiver un rôle d’utilisateur au besoin.
Note : Avant de rendre un rôle inactif, vous devez attribuer un rôle différent à tous les utilisateurs qui y sont associés.
- Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Gérer les utilisateurs.
- Sélectionnez l’onglet Rôles, puis repérez le rôle que vous souhaitez modifier.
- Dans la colonne Action , sélectionnez ⋮ à côté de Modifier, puis sélectionnez Désactiver.
- Sélectionnez Désactiver.
Si le rôle de l’utilisateur est déjà désactivé, sélectionnez ⋮ dans la colonne Activité, puis sélectionnez Réactiver. Sélectionnez Réactiver pour confirmer.
Si vous devez réduire le nombre d’utilisateurs, vous pouvez en supprimer afin de ne pas dépasser votre limite d’utilisation. En savoir plus sur les limites d’utilisation.
Rôles et accès personnalisés
Les rôles personnalisés vous permettent d’attribuer des accès spécifiques à différentes sections de QuickBooks qui définissent :
- Les fonctions auxquelles un utilisateur peut accéder dans QuickBooks
- Quelles actions peuvent-ils effectuer dans le cadre de ces fonctions, par exemple en lecture seule, créer, modifier, supprimer, approuver et tous les droits d’accès?
Note : Les autorisations de niveau action ne sont pas toutes activées pour le moment. - Quelles restrictions de données s’appliquent à leur accès, comme la restriction des données de vente par lieu
Sélectionnez l’expansion pour voir ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire avec les autorisations :
Accès complet
Vous pouvez :
- Entrer devis, factures, reçus de vente, notes de crédit et remboursements.
- Saisissez les imputations et les crédits.
- Créer et supprimer des relevés de compte.
- Recevoir les paiements des clients.
- Remplir des feuilles de temps pour n’importe qui.
- Ajoutez, modifiez et supprimez des clients, des produits et des services.
- Afficher taxe de vente taux et paramètres de l’administration fiscale.
- Utiliser et rajuster taxe de vente dans les opérations de vente et les écritures de journal général, y compris la substitution manuelle calculée taxe de vente montants.
- Ajoutez, modifiez et supprimez des devises.
- Modifier les taux de change.
Vous ne pouvez pas :
- Imprimer des chèques (y compris des chèques de remboursement).
- Rendre les factures à payer et les achats facturables aux clients.
- Ajoutez, modifiez et supprimez des comptes et des quantités en stock.
- Afficher l’historique du compte.
- Consultez les montants totaux des revenus et des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseurs ou Clients.
- Exécuter taxe de vente rapports ou afficher taxe de vente historique.
- Préparer ou soumettre une taxe de vente retourner ou enregistrer des paiements de vente.
- Configurez de nouveaux organismes fiscaux ou modifiez leurs paramètres.
- Configurez la fonction multidevise.
- Effectuez les rajustements de la devise locale.
- Afficher tous les rapports.
Factures
Vous pouvez :
- Créez, modifiez et envoyez des factures.
- Accédez à tous les produits, services et clients.
Vous ne pouvez pas :
- Appliquez des heures facturables, des dépenses ou des crédits et débits différés avec un accès aux factures seulement.
- Accéder à d’autres opérations ou rapports à moins d’en avoir obtenu une autorisation distincte.
Devis
Vous pouvez :
- Créer, modifier et envoyer devis.
- Accédez à tous les produits, services et clients.
Vous ne pouvez pas :
- Accéder à d’autres opérations ou rapports à moins d’en avoir obtenu une autorisation distincte.
Restriction : Lieu
Si vous faites des affaires dans différents lieux, vous pouvez créer un rôle avec différents droits d’accès aux ventes pour chaque lieu. Ainsi, vos utilisateurs pourront gérer les opérations de vente en fonction de leur lieu de travail.
- Vous devrez activer les lieux et une fois la configuration effectuée, ajoutez vos lieux.
- Vous pouvez ensuite restreindre l’accès aux ventes d’un utilisateur à des lieux spécifiques dans l’écran Gérer les utilisateurs .
- Une fois que vous limitez l’accès aux ventes par lieu, l’utilisateur ne peut afficher et traiter que les opérations de vente appartenant au lieu assigné. S’il peut créer des opérations, il doit attribuer le lieu auquel il a accès.
Accès complet
Vous pouvez :
- saisir les factures à payer des fournisseurs
- Saisissez les achats en espèces et par carte de crédit.
- Payez des factures, faites des chèques et consultez des rapports détaillés sur les chèques.
- Imprimer des chèques (sauf les chèques de remboursement).
- Ajoutez, modifiez et supprimez des fournisseurs, des produits et des services.
- Afficher taxe de vente taux et paramètres de l’administration fiscale.
- utiliser et rajuster taxe de vente associée aux achats, aux opérations sur carte de crédit et aux opérations bancaires, notamment en remplaçant manuellement les montants de taxe de vente calculéstaxe de vente.
- Préparer ou soumettre une taxe de vente déclaration ou enregistrement taxe de vente paiements.
- Ajoutez, modifiez et supprimez des devises.
- Modifier les taux de change.
Vous ne pouvez pas :
- Ajoutez, modifiez ou supprimez des comptes et des quantités en stock.
- Afficher l’historique du compte.
- Configurer de nouvelles administrations fiscales ou modifier taxe de vente paramètres.
- Configurez la fonction multidevise.
- Effectuez les rajustements de la devise locale.
- Consultez les montants totaux des revenus et des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseurs ou Clients.
- Afficher tous les rapports.
Factures à payer
Vous pouvez :
- Afficher, créer, modifier et annuler des factures à payer.
- commander des chèques
- Affichez les documents ayant le type facture à payer sous Dépenses.
- afficher la page Fournisseurs.
Vous ne pouvez pas :
- Payer les factures.
- afficher les autres types d’opérations sous Dépenses
- Mettez à jour les détails du fournisseur.
- Rendre un fournisseur inactif.
- Préparer les formulaires TA4/T5018 pour un fournisseur.
Chèques
Vous pouvez :
- Afficher, écrire, copier, modifier et annuler des chèques.
- Créez des opérations par chèques.
- Affichez les enregistrements de type chèques sous Dépenses.
- Afficher les enregistrements de paiement de facture (chèque).
- afficher la page Fournisseurs.
Vous ne pouvez pas :
- Afficher ou mettre à jour les détails des enregistrements de paiement de facture (chèque).
- Affichez la barre latérale sur la page Créer un chèque pour le lier à une facture à payer existante.
- afficher les autres types d’opérations sous Dépenses
- Mettez à jour les détails du fournisseur.
- Rendre un fournisseur inactif.
- préparer les formulaires T4A/T5018 pour un fournisseur.
Accès complet
Vous pouvez :
- Affichez et modifiez la liste Produits et services.
- Gérez les catégories.
- Rajuster les stocks.
- Affichez le compte de stock, le compte de revenus et le compte de dépenses.
- Afficher et mettre à jour les détails du fournisseur.
Vous ne pouvez pas :
- Ajoutez un nouveau compte de stock, un compte de rajustement du stock, un compte de revenus ou un compte de dépenses.
- Exécutez des rapports.
- Effectuez des actions groupées pour Envoyer par courriel et Payer les factures.
- Créez de nouvelles opérations pour un fournisseur.
- Préparer les formulaires T4A/T5018 pour un fournisseur.
Vous pouvez contrôler l’accès à certaines listes dans QuickBooks dans le cadre des rôles personnalisés. Lorsque vous attribuez l’accès aux opérations, les utilisateurs peuvent automatiquement accéder aux listes, comme les clients et les fournisseurs. Prêtez-y attention lorsque vous créez ou modifiez les rôles.
Clients
Vous pouvez :
- Afficher, créer, modifier et rendre inactif en fonction des autorisations de niveau action.
- afficher la page Clients.
Vous ne pouvez pas :
- créer des factures ou d’autres opérations de vente (nécessite des autorisations distinctes)
- consulter les autres types d’opérations sous Ventes ou Dépenses
- créer des relevés de compte
- afficher ou modifier les fournisseurs
Fournisseurs
Vous pouvez :
- Afficher, créer, modifier et rendre inactif en fonction des autorisations de niveau action.
- afficher la page Fournisseurs.
Vous ne pouvez pas :
- créer des factures à payer ou d’autres opérations de dépense (nécessite des autorisations distinctes)
- consulter les autres types d’opérations sous Ventes ou Dépenses
- afficher et gérer les entrepreneurs
- afficher ou modifier les clients
Vous pouvez également attribuer des autorisations de niveau d’action aux listes
Accès complet
Vous pouvez :
- accéder à toutes les opérations bancaires Ce rôle donne également accès aux ventes, aux dépenses et aux listes.
- Connectez une banque ou une carte de crédit pour importer les opérations (uniquement si l’administrateur a créé un compte dans le plan comptable).
- Créer une nouvelle règle et modifier les règles existantes.
- Téléversez et exportez des reçus.
- Configurez le transfert des reçus.
- Afficher l’historique du compte (chèques, épargne et cartes de crédit seulement).
- Ajoutez, appariez et enregistrez des opérations.
- Créez, modifiez et supprimez des dépôts bancaires.
Vous ne pouvez pas :
- Afficher le plan comptable.
- Modifier l’historique du compte.
- Créez une écriture de journal.
- Afficher le journal de rapprochement, de budgétisation ou de vérification.
- Rajuster les stocks.
- Afficher tous les rapports.
Dépôt bancaire
Vous pouvez :
- Afficher, créer, copier, modifier ou supprimer des dépôts bancaires.
- commander des chèques
Vous ne pouvez pas :
- connecter un compte bancaire ou une carte de crédit
- afficher les opérations bancaires
- afficher et modifier l’historique du compte
- afficher les règles et les reçus
- accéder à d’autres opérations de vente ou de dépense
Opérations bancaires
Vous pouvez :
- accéder à toutes les opérations bancaires. Ce rôle aura également accès aux ventes, aux dépenses et aux listes.
- Créer une nouvelle règle et modifier les règles existantes.
- Afficher l’historique du compte (chèques, épargne et cartes de crédit seulement).
- Ajoutez, appariez et enregistrez des opérations.
- Créez, modifiez et supprimez des dépôts bancaires.
Vous ne pouvez pas :
- Afficher le plan comptable.
- Connectez une banque ou une carte de crédit pour importer vos opérations.
- Modifier l’historique du compte.
- Créez une écriture de journal.
- Afficher le journal de rapprochement, de budgétisation ou de vérification.
- Rajuster les stocks.
- Afficher tous les rapports.
Plan comptable
Vous pouvez :
- Accédez à la page de liste du plan comptable.
- Afficher, créer ou modifier des comptes selon les autorisations de niveau d’action.
Vous ne pouvez pas :
- connecter un compte bancaire ou une carte de crédit
- Rapprocher les comptes.
- Historique du compte.
- accéder à d’autres opérations de vente ou de dépense
Rapprochement
Vous pouvez :
- Rapprocher les comptes.
- Afficher l’historique du compte et le plan comptable.
- Accédez aux ventes et aux dépenses.
- Accédez aux dépôts bancaires, aux virements ou consultez les écritures de journal.
Vous ne pouvez pas :
- connecter un compte bancaire ou une carte de crédit
accéder à l’historique du compte
Vous pouvez :
- Afficher l’historique du compte et le plan comptable.
- Accédez aux ventes et aux dépenses.
- Accédez aux dépôts bancaires, aux virements ou consultez les écritures de journal.
Vous ne pouvez pas :
- connecter un compte bancaire ou une carte de crédit
- Rapprocher les comptes.
Vous pouvez également autoriser l’accès à certaines actions dans le cadre des fonctions du plan comptable.
Si vous avez un abonnement à la paie, vous devrez suivre quelques étapes préalables pour permettre à votre employé d’exécuter la paie.
Accès complet
Vous pouvez :
- Ajoutez des employés et exécutez la paie.
- Modifier l’échéancier de paie.
- Accès à toutes les dépenses et aux listes de fournisseurs.
- Afficher les rapports de paie.
- Afficher la liste des chèques de paie.
- Remplir des feuilles de temps pour n’importe qui.
- Afficher et modifier les paramètres de la paie.
Vous ne pouvez pas :
- Afficher l’historique du compte bancaire ou l’info bancaire.
- Créez des écritures de journal.
- Entrer devis, dépôts bancaires, factures, reçus de vente, notes de crédit ou remboursements.
- Afficher tous les rapports (sauf Paie).
- Configurez la fonction multidevise.
- Effectuez les rajustements de la devise locale.
Les rôles personnalisés vous permettent d’attribuer des autorisations à différents rapports standard dans QuickBooks en ligne et permettent aux utilisateurs d’accéder à des rapports spécifiques dans QuickBooks.
Cochez la case correspondant au rapport auquel vous voulez accorder l’accès : Rapports de ventes ou Rapports de dépenses.
Note :
- Seule l’autorisation d’accès complet est disponible pour les rapports de ventes et de dépenses.
- Les rôles personnalisés permettent aux utilisateurs de gérer l’accès aux rapports standard uniquement. Les rapports personnalisés ne sont pas disponibles pour les utilisateurs ayant des rôles personnalisés.
- Il se peut que certains groupes de rapports et rapports ne soient pas encore disponibles pour l’accès personnalisé. Par conséquent, vous ne verrez peut-être pas les cases à cocher permettant de gérer les rôles personnalisés.
- Si QuickBooks ajoute de nouvelles options de rapport, les utilisateurs de vos rôles personnalisés n’auront accès à ces renseignements que si vous leur donnez l’autorisation. Nous vous aviserons lorsque de nouveaux rapports seront disponibles.
Les rôles personnalisés vous permettent d’ activer et de configurer le suivi des heures travaillées pour faire le suivi et facturer aux clients le nombre d’heures consacrées à un projet ou à une activité.
Cela vous permet également de faire le suivi des rapports pour vos employés, vos clients et vos heures travaillées non facturées.
Les rôles personnalisés ne peuvent pas être enregistrés avec un accès réservé à la gestion de compte. Vous devez sélectionner au moins un autre type d’accès pour ce rôle.
Modifier l’info sur l’entreprise
Modifiez le nom, le type, les coordonnées et l’adresse de votre entreprise.
Accéder à l’abonnement
Affichez ou gérez l’abonnement de votre entreprise dans QuickBooks.
Vous pouvez :
- Afficher les budgets.
- Afficher, créer, modifier et supprimer des budgets.
Vous ne pouvez pas :
- Exécutez n’importe quel rapport.
- Afficher le plan comptable.
Note : Actuellement, Accès complet et En lecture seule sont les seules options disponibles. Vous ne pouvez pas accorder des droits d’accès partiels pour le moment.