Ajouter et gérer des rôles personnalisés dans QuickBooks en ligne Avancé
RÉSOLU•de QuickBooks•5•Mis à jour il y a 1 semaine
Découvrez comment ajouter et gérer des rôles personnalisés dans QuickBooks en ligne Avancé.
Avec les rôles personnalisés, vous pouvez gérer l’accès des utilisateurs dans QuickBooks et leur accorder uniquement les droits d’accès nécessaires pour leur rôle. Choisissez ce que les utilisateurs peuvent voir et faire dans différentes sections de QuickBooks, comme les opérations bancaires, les ventes, la paie, les dépenses, les rapports et les stocks.
Lorsque vous configurez un nouveau rôle, vous pouvoir choisir une des options proposées :
créer un nouveau rôle et choisir les droits d’accès du rôle
choisir un rôle personnalisé prédéfini, comme Chef des ventes ou Chef des dépenses
choisir un rôle dans la liste de QuickBooks, comme Administrateur de l’entreprise ou Suivi des heures travaillées seulement.
Remarque : Seuls les administrateurs peuvent gérer les utilisateurs.
Ajouter un nouveau rôle
Si vous voulez créer un nouveau rôle personnalisé, il vous suffit d’ajouter le rôle et de choisir les différentes zones auxquelles le rôle peut accéder.
Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
Sélectionnez l’onglet Rôles, puis sélectionnez Ajouter un rôle.
Choisissez les droits d’accès du rôle de l’utilisateur dans QuickBooks, puis sélectionnez Suivant.
Saisissez un nom de rôle et une description, puis sélectionnez Enregistrer.
Si vous faites des affaires dans différents lieux, vous pouvez créer un rôle avec différents droits d’accès aux ventes pour chaque lieu. Ainsi, vos utilisateurs pourront gérer les opérations de vente en fonction de leur lieu de travail.
Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
Sélectionnez l’onglet Rôles, puis sélectionnez Ajouter un rôle.
De la Tous les lieux menu déroulant, sélectionnez un ou plusieurs lieux.
Dans le Ventes ,choisissez ce à quoi votre utilisateur peut accéder.
Sélectionnez Suivant.
Saisissez un nom de rôle et une description, puis sélectionnez Enregistrer.
Attribuer un rôle à un nouvel utilisateur
Si vous avez un nouvel utilisateur, vous devrez l’ajouter dans QuickBooks et lui attribuer un rôle.
Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
Sélectionnez l’onglet Utilisateurs, puis sélectionnez Ajouter un utilisateur.
Sélectionner Rôle personnalisé, puis choisissez parmi les rôles existants que vous avez créés. Ou sélectionnez + Ajouter pour créer un nouveau rôle personnalisé.
Vérifiez les autorisations de ce rôle et sélectionnez Suivant.
Saisissez le nom et l’adresse courriel de l’utilisateur, puis sélectionnez Enregistrer.
L’utilisateur recevra une invitation par courriel de quickbooks-email@intuit.com et devra sélectionner Allons-y! pour ouvrir une session.
Note : Si vos utilisateurs ont oublié leur mot de passe, ils pourront le réinitialiser.
Modifier l’accès pour un rôle
Une fois que l’utilisateur aura accepté votre invitation par courriel, vous pourrez modifier l’accès aux rôles que vous avez créés en tout temps. Voici comment procéder.
Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
Sélectionnez l’onglet Rôles.Dans la colonne Action, sélectionnez Modifier.
Sélectionnez les droits d’accès d’un rôle, puis sélectionnez Suivant.
Saisissez un nom de rôle et une description, puis sélectionnez Enregistrer.
Modifier le rôle d’un utilisateur
Il peut arriver que les rôles de votre utilisateur changent ou que vous ayez à lui octroyer d’autres droits d’accès. Voici comment modifier le rôle d’un utilisateur.
Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
Sélectionnez le Utilisateurs, puis trouvez l’utilisateur que vous voulez modifier.
Sélectionnez Modifier dans la colonne Action.
Choisissez parmi les rôles personnalisés ou QuickBooks existants. Ou sélectionnez + Ajouter pour créer un nouveau rôle personnalisé.
Vérifiez les autorisations de ce rôle et sélectionnez Suivant.
Saisissez un nom de rôle et une description, puis sélectionnez Enregistrer.
Réactiver ou désactiver le rôle d’un utilisateur
Vous pouvez activer ou désactiver un rôle d’utilisateur au besoin. Mais avant de rendre un rôle inactif, vous devez attribuer un rôle différent à tous les utilisateurs qui y sont associés.
Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
Sélectionnez l’onglet Rôles, puis repérez le rôle que vous souhaitez modifier.
Dans la colonne Action, sélectionnez le petite flèche▼ à côté de Modifier.
Pour les utilisateurs assujettis à des restrictions de lieu
Les droits de cet utilisateur sont limités au rôle Ventes.
Cet utilisateur ne peut pas recevoir de paiements ni créer de feuilles de temps hebdomadaires.
Cet utilisateur ne peut pas importer de fichier CSV.
Pour les utilisateurs sans restrictions de lieu
Toutes les opérations de vente et les clients Si cet utilisateur est également responsable de la réception des paiements de clients, nous vous suggérons de lui donner également l’autorisation d’enregistrer les dépôts bancaires.
Cet utilisateur peut :
saisir des devis, des factures, des reçus de vente, des notes de crédit et des remboursements
saisir des frais et des crédits
créer et supprimer des relevés de compte
recevoir des paiements de clients
remplir des feuilles de temps pour tous les employés
ajouter, modifier et supprimer des clients, des produits et des services
afficher les taux de taxe et les paramètres des administrations fiscales
utiliser et rajuster la taxe dans les opérations de vente et les écritures de journal général, notamment en remplaçant manuellement les montants de taxe calculés
ajouter, modifier et supprimer des devises
modifier des taux de change
Cet utilisateur ne peut pas faire ce qui suit :
Imprimer des chèques (y compris les remboursements)
créer des factures à payer et des achats facturables aux clients
ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock
afficher des registres bancaires
consulter le total des revenus et des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur et Client
exécuter des rapports de taxe ou consulter l’historique de taxe de vente
préparer ou produire une déclaration de taxe de vente ou enregistrer des paiements de vente
ajouter ou modifier des administrations fiscales ou des paramètres de taxes
configurer la fonction multidevise
effectuer des rajustements de la devise locale
afficher tous les rapports
Factures
Cet utilisateur peut uniquement créer, modifier et envoyer des factures.
Cet utilisateur a accès à l’ensemble des produits, des services et des clients.
Cet utilisateur ne peut pas appliquer d’heures travaillées facturables, de dépenses, ni de crédits et débits différés, car ses droits d’accès sont limités aux factures.
Devis
Cet utilisateur peut uniquement créer, modifier et envoyer des devis.
Cet utilisateur peut accéder à l’ensemble des produits, des services et des clients.
Toutes les opérations de dépenses et de fournisseurs
Cet utilisateur peut :
saisir les factures à payer des fournisseurs
saisir les achats payés au comptant et par carte de crédit
payer des factures, rédiger des chèques et afficher des rapports détaillés sur les chèques
Imprimer des chèques (sauf les remboursements)
ajouter, modifier et supprimer des fournisseurs, des produits et des services
afficher les taux de taxe et les paramètres des administrations fiscales
utiliser et rajuster la taxe de vente associée aux achats, aux opérations sur carte de crédit et aux opérations bancaires, notamment en remplaçant manuellement les montants de taxe de vente calculés
préparer ou produire une déclaration de taxe de vente ou enregistrer des paiements de taxe de vente
ajouter, modifier et supprimer des devises
modifier des taux de change
Cet utilisateur ne peut pas faire ce qui suit :
ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock
afficher des registres bancaires
configurer de nouvelles administrations fiscales ou modifier les paramètres de taxes
configurer la fonction multidevise
effectuer des rajustements de la devise locale
consulter le total des revenus et des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur et Client
afficher tous les rapports
Chèques
Cet utilisateur peut :
rédiger, imprimer et commander des chèques
créer des opérations au moyen de chèques
afficher, copier, modifier et annuler des chèques
afficher des documents de type Chèques sous Dépenses. Peut également voir Paiement de facture (chèque)
afficher la page des fournisseurs
Cet utilisateur ne peut pas faire ce qui suit :
afficher ou mettre à jour les détails des enregistrements de paiement de facture (chèque)
afficher la barre latérale sur la page Créer un chèque pour l’associer à une facture à payer existante
afficher les autres types d’opérations sous Dépenses
mettre à jour les détails du fournisseur
Rendre un fournisseur inactif
Préparer le formulaire T4A pour un fournisseur
Factures à payer
Cet utilisateur peut :
créer des factures à payer
commander des chèques
Créer des opérations au moyen de factures à payer
afficher, copier, modifier et annuler des factures à payer
afficher les documents de type Factures à payer sous Dépenses
afficher la page des fournisseurs
Cet utilisateur ne peut pas faire ce qui suit :
payer des factures
afficher les autres types d’opérations sous Dépenses
Vous pouvez autoriser votre utilisateur à accéder à toutes les opérations bancaires. Ce rôle aura également accès aux ventes, aux dépenses et aux listes.
Note : Pour vous aider à garder vos documents comptables en ordre, nous vous recommandons d’autoriser également cet utilisateur à accéder aux opérations de vente.
Cet utilisateur peut :
connecter une banque ou une carte de crédit afin de pouvoir importer des opérations (uniquement si l’administrateur a créé un compte dans le plan comptable)
créer une nouvelle règle et modifier les règles existantes
téléverser et exporter des reçus
configurer le transfert des reçus
Afficher les registres bancaires (chèques, épargne et cartes de crédit seulement)
ajouter, apparier et enregistrer des opérations
créer, modifier et supprimer des dépôts bancaires
Cet utilisateur ne peut pas faire ce qui suit :
afficher le plan comptable
modifier les registres bancaires
créer une écriture de journal
afficher le journal de rapprochement, de budgétisation et d’audit
rajuster l’inventaire
afficher tous les rapports
Dépôts bancaires
Vous pouvez autoriser votre utilisateur à afficher l’écran Dépôt bancaire seulement. Il ne pourra voir aucun autre écran bancaire ni afficher les opérations bancaires.
Cet utilisateur peut :
créer des dépôts bancaires
commander des chèques
Cet utilisateur ne peut pas faire ce qui suit :
connecter un compte bancaire ou une carte de crédit
Paie, employés et entrepreneurs, indemnités pour accident du travail et avantages sociaux
Si vous avez un abonnement à la paie, vous devez suivre les étapes préalables pour permettre à votre utilisateur d’exécuter la paie. Ce rôle aura également accès aux dépenses et aux listes.
Cet utilisateur peut :
ajouter des employés et exécuter la paie
modifier l’échéancier de paie
afficher les rapports de paie
afficher la liste des chèques de paie
remplir des feuilles de temps pour tous les employés
afficher et modifier les paramètres de la paie
payer les entrepreneurs
Cet utilisateur ne peut pas faire ce qui suit :
afficher les registres bancaires et les renseignements bancaires
créer des écritures de journal
saisir des devis, des dépôts bancaires, des factures, des reçus de vente, des notes de crédit et des remboursements
afficher tous les rapports (sauf les rapports de paie)
Les rôles personnalisés ne peuvent pas être enregistrés avec un accès réservé à la gestion de compte. Vous devez sélectionner un autre accès pour ce rôle.
Modifier l’info sur l’entreprise
Cet utilisateur peut modifier le nom, le type, les coordonnées et l’adresse de votre entreprise.
Accéder à l’abonnement
Cet utilisateur peut soit afficher, soit gérer l’abonnement de votre entreprise dans QuickBooks.
