Ajouter et gérer des rôles personnalisés dans QuickBooks en ligne Avancé
Apprenez comment créer et gérer des rôles personnalisés pour vos utilisateurs de QuickBooks en ligne Avancé.
Note :
- Certains champs sont en lecture seule et sont ajoutés automatiquement au rôle à titre d’information.
Avec les rôles personnalisés, vous pouvez gérer l’accès des utilisateurs dans QuickBooks et leur accorder uniquement les droits d’accès nécessaires pour leur rôle. Choisissez ce que les utilisateurs peuvent voir et faire dans différentes sections de QuickBooks, comme les ventes, les dépenses, les stocks, les listes, la tenue des livres, la comptabilité, la paie, les rapports, le suivi des heures travaillées, la gestion des comptes et les budgets.
Lorsque vous configurez un nouveau rôle, vous pouvez :
- créer un nouveau rôle et choisir les droits d’accès du rôle
- Choisissez un rôle dans la liste de QuickBooks, par exemple Administrateur de l’entreprise ou Suivi des heures travaillées seulement.
Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :
Note Une option permettant d’accorder des autorisations de niveau granulaire (Afficher, Créer, Modifier ou Supprimer) n’est disponible que pour certaines zones de QuickBooks pour le moment.
Ajouter un nouveau rôle
Si vous voulez créer un nouveau rôle personnalisé, il vous suffit d’ajouter le rôle et de choisir les différents droits d’accès du rôle en question.
- Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Gérer les utilisateurs.
- Sélectionnez l’onglet Rôles, puis Ajouter un rôle.
- Saisissez le Nom du rôle et la Description du rôle.
- Sélectionnez les droits d’accès du rôle de l’utilisateur dans QuickBooks, puis cliquez sur Enregistrer le rôle.
Créer un rôle de vente par lieu
Si vous faites des affaires dans différents lieux, vous pouvez créer un rôle avec différents droits d’accès aux ventes pour chaque lieu. Ainsi, vos utilisateurs pourront gérer les opérations de vente en fonction de leur lieu de travail.
Remarque : Si vous ne l’avez pas encore fait, assurez-vous de configurer et ajouter un lieu pour votre entreprise.
- Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
- Sélectionnez l’onglet Rôles, puis Ajouter un rôle.
- Saisissez le Nom du rôle et la Description du rôle.
- Sélectionnez Ventes.
- Dans le menu déroulant ▼ Tous les lieux, sélectionnez un ou plusieurs endroits.
- Sélectionnez les droits d’accès de votre utilisateur.
- Sélectionner Enregistrer le rôle.
Assigner un rôle à un nouvel utilisateur
Si vous avez un nouvel utilisateur, vous devrez l’ajouter dans QuickBooks et lui attribuer un rôle.
- Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Gérer les utilisateurs.
- Sélectionnez l’onglet Utilisateurs, puis sélectionnez Ajouter un utilisateur.
- Remplissez les champs Prénom, Nom de famille et Courriel pour cet utilisateur.
- Dans le menu déroulant ▼ sous Rôles, sélectionnez le rôle que vous voulez attribuer à l’utilisateur.
- Passez en revue les autorisations de ce rôle et sélectionnez Envoyer une invitation.
L’utilisateur recevra une invitation par courriel et devra sélectionner Allons-y! pour ouvrir une session.
Remarque : Si votre utilisateur a oublié son mot de passe, il peut réinitialiser son mot de passe.
Attribuer un rôle personnalisé à un nouvel utilisateur
Si vous avez un nouvel utilisateur, vous devrez l’ajouter dans QuickBooks et lui attribuer un rôle personnalisé.
- Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
- Sélectionnez Utilisateurs puis sélectionnez Ajouter utilisateur.
- Remplissez les champs Prénom, Nom de famille et Courriel pour cet utilisateur.
- À l’onglet Rôles, sélectionnez Voir toutes les autorisations, puis attribuez les autorisations personnalisées que vous voulez attribuer à l’utilisateur.
- Obtenez les autorisations, puis sélectionnez Envoyer une invitation.
- On vous demandera de Créer un rôle personnalisé, car vous avez utilisé des autorisations personnalisées.
- Saisissez le Nom du rôle personnalisé et la Description du rôle.
- Sélectionnez Enregistrer le rôle,
L’utilisateur recevra une invitation par courriel et devra sélectionner Allons-y! pour ouvrir une session.
Remarque : Si votre utilisateur a oublié son mot de passe, il peut réinitialiser son mot de passe.
Modifier les droits d’accès d’un rôle
Une fois que l’utilisateur aura accepté votre invitation par courriel, vous pourrez modifier l’accès aux rôles que vous avez créés en tout temps. Voici comment procéder.
- Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Gérer les utilisateurs.
- Sélectionnez l’onglet Rôles. Dans la colonne Action , sélectionnez Modifier.
- Apportez les modifications nécessaires, puis sélectionnez Enregistrer le rôle.
Modifier le rôle d’un utilisateur
Il peut arriver que les rôles de votre utilisateur changent ou que vous ayez à lui octroyer d’autres droits d’accès. Voici comment modifier le rôle d’un utilisateur.
- Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Gérer les utilisateurs.
- Sélectionnez l’onglet Utilisateurs, puis repérez l’utilisateur que vous voulez modifier.
- Sélectionnez Modifier dans la colonne Action .
- Sélectionnez un rôle parmi les rôles personnalisés ou QuickBooks existants.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications. Si vous modifiez les autorisations après avoir sélectionné le rôle, on vous demandera d’enregistrer un nouveau rôle personnalisé. Saisissez le Nom du rôle personnalisé et la Description du rôle, puis sélectionnez Enregistrer le rôle.
Réactiver ou désactiver le rôle d’un utilisateur
Vous pouvez activer ou désactiver un rôle d’utilisateur au besoin.
Note : Avant de rendre un rôle inactif, vous devez attribuer un rôle différent à tous les utilisateurs qui y sont associés.
- Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Gérer les utilisateurs.
- Sélectionnez l’onglet Rôles, puis repérez le rôle que vous souhaitez modifier.
- Dans la colonne Action , sélectionnez ⋮ à côté de Modifier, puis sélectionnez Désactiver.
- Sélectionnez Désactiver.
Si le rôle de l’utilisateur est déjà désactivé, sélectionnez ⋮ dans la colonne Activité, puis sélectionnez Réactiver. Sélectionnez Réactiver pour confirmer.
Si vous devez réduire le nombre d’utilisateurs, vous pouvez en supprimer afin de ne pas dépasser votre limite d’utilisation. En savoir plus sur les limites d’utilisation.
Rôles et accès personnalisés
Les rôles personnalisés vous permettent d’attribuer des accès spécifiques à différentes sections de QuickBooks qui définissent :
- Les fonctions auxquelles les utilisateurs peuvent accéder dans QuickBooks.
- Quelles actions peuvent-ils effectuer dans le cadre de ces fonctions, par exemple en lecture seule, créer, modifier, supprimer, approuver et tous les droits d’accès?
Remarque : Les autorisations d’action ne sont pas toutes activées pour l’instant. - Les restrictions qui s’appliquent à leur accès, par exemple l’accès restreint aux données de vente par lieu
Sélectionnez les flèches de déroulement à côté de chaque zone pour voir ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire avec les autorisations :
Accès complet
Vous pouvez :
- Entrer devis, factures, reçus de vente, notes de crédit et remboursements.
- saisir des frais et des crédits
- créer et supprimer des relevés de compte
- recevoir des paiements de clients
- remplir des feuilles de temps pour tous les employés
- ajouter, modifier et supprimer des clients, des produits et des services
- afficher les taxe de vente taux et paramètres de l’administration fiscale
- utiliser et rajuster les taxe de vente opérations de vente et les écritures de journal générales, y compris corriger manuellement les montants calculés taxe de vente.
- ajouter, modifier et supprimer des devises
- modifier des taux de change
Vous ne pouvez pas :
- imprimer des chèques (y compris des chèques de remboursement)
- créer des factures à payer et des achats facturables aux clients
- ajouter, modifier et supprimer des comptes et des quantités en stock
- afficher l’historique du compte
- consulter le revenu total ou les montants des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur ou Client.
- exécuter des taxe de vente rapports ou afficher taxe de vente l’historique
- préparer ou soumettre une taxe de vente déclaration ou enregistrer les paiements de ventes
- ajouter ou modifier des administrations fiscales ou des paramètres de taxe
- configurer la fonction multidevise
- effectuer des rajustements de la devise locale
- afficher tous les rapports
Factures
Vous pouvez :
- créer, modifier et envoyer des factures
- Accéder à tous les produits, services et clients
Vous ne pouvez pas :
- appliquer les heures travaillées facturables, les dépenses ou les crédits et débits différés avec un accès aux factures seulement
- accéder à d’autres opérations ou rapports, sauf si vous avez une autorisation distincte
Devis
Vous pouvez :
- Créer, modifier et envoyer devis.
- Accéder à tous les produits, services et clients
Vous ne pouvez pas :
- accéder à d’autres opérations ou rapports, sauf si vous avez une autorisation distincte
Restriction : Lieu
Si vous faites des affaires dans différents lieux, vous pouvez créer un rôle avec différents droits d’accès aux ventes pour chaque lieu. Ainsi, vos utilisateurs pourront gérer les opérations de vente en fonction de leur lieu de travail.
- Vous devrez activer les lieux et, une fois la configuration terminée, ajouter vos lieux.
- Vous pourrez ensuite restreindre l’accès aux ventes d’un utilisateur à des lieux précis dans la section Gérer les utilisateurs.
- Une fois que vous limitez l’accès aux ventes par lieu, l’utilisateur ne peut afficher et traiter que les opérations de vente appartenant au lieu assigné. S’il peut créer des opérations, il doit attribuer le lieu auquel il a accès.
Accès complet
Vous pouvez :
- saisir les factures à payer des fournisseurs
- saisir les achats payés au comptant et par carte de crédit
- payer des factures, rédiger des chèques et afficher des rapports détaillés sur les chèques
- imprimer des chèques (excepté les chèques de remboursement)
- ajouter, modifier et supprimer des fournisseurs, des produits et des services
- afficher les taxe de vente taux et paramètres de l’administration fiscale
- utiliser et rajuster taxe de vente associée aux achats, aux opérations sur carte de crédit et aux opérations bancaires, notamment en remplaçant manuellement les montants de taxe de vente calculéstaxe de vente.
- préparer ou soumettre une taxe de vente déclaration ou enregistrer taxe de vente les paiements.
- ajouter, modifier et supprimer des devises
- modifier des taux de change
Vous ne pouvez pas :
- ajouter, modifier ou supprimer des comptes et des quantités en stock
- afficher l’historique du compte
- configurer de nouvelles administrations fiscales ou modifier taxe de vente les paramètres.
- configurer la fonction multidevise
- effectuer des rajustements de la devise locale
- consulter le revenu total ou les montants des dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur ou Client.
- afficher tous les rapports
Factures à payer
Vous pouvez :
- afficher, copier, modifier et annuler des factures à payer
- commander des chèques
- afficher les documents de type Factures à payer sous Dépenses
- afficher la page Fournisseurs.
Vous ne pouvez pas :
- Payer les factures.
- afficher les autres types d’opérations sous Dépenses
- mettre à jour les détails du fournisseur
- rendre un fournisseur inactif
- préparer les formulaires TA4/T5018 pour un fournisseur
Chèques
Vous pouvez :
- Afficher, écrire, copier, modifier et annuler des chèques.
- créer des opérations au moyen de chèques
- afficher les documents de type Factures à payer sous Dépenses
- afficher les enregistrements de paiement de facture (chèque)
- afficher la page Fournisseurs.
Vous ne pouvez pas :
- afficher ou mettre à jour les détails des enregistrements de paiement de facture (chèque)
- afficher la barre latérale sur la page Créer un chèque pour l’associer à une facture à payer existante
- afficher les autres types d’opérations sous Dépenses
- mettre à jour les détails du fournisseur
- rendre un fournisseur inactif
- préparer les formulaires T4A/T5018 pour un fournisseur.
Accès complet
Vous pouvez :
- afficher et modifier la liste de produits et services
- Gérez les catégories.
- Rajuster les stocks.
- afficher le compte de stock, le compte de revenus et le compte de dépenses
- afficher et mettre à jour les détails du fournisseur
Vous ne pouvez pas :
- ajouter un nouveau compte de stock, compte de rajustement de stock, compte de revenus ou compte de dépenses
- Exécutez des rapports.
- effectuer des actions groupées pour le courriel et le paiement des factures
- créer de nouvelles opérations pour un fournisseur
- préparer les formulaires T4A/T5018 pour un fournisseur
Vous pouvez contrôler l’accès à certaines listes dans QuickBooks dans le cadre des rôles personnalisés. Lorsque vous attribuez l’accès aux opérations, les utilisateurs peuvent automatiquement accéder aux listes, comme les clients et les fournisseurs. Prêtez-y attention lorsque vous créez ou modifiez les rôles.
Clients
Vous pouvez :
- Afficher, créer, modifier et rendre inactif en fonction des autorisations de niveau action.
- afficher la page Clients.
Vous ne pouvez pas :
- créer des factures ou d’autres opérations de vente (nécessite des autorisations distinctes)
- consulter les autres types d’opérations sous Ventes ou Dépenses
- créer des relevés de compte
- afficher ou modifier les fournisseurs
Fournisseurs
Vous pouvez :
- Afficher, créer, modifier et rendre inactif en fonction des autorisations de niveau action.
- afficher la page Fournisseurs.
Vous ne pouvez pas :
- créer des factures à payer ou d’autres opérations de dépense (nécessite des autorisations distinctes)
- consulter les autres types d’opérations sous Ventes ou Dépenses
- afficher et gérer les entrepreneurs
- afficher ou modifier les clients
Vous pouvez également attribuer des autorisations de niveau d’action aux listes
Accès complet
Vous pouvez :
- accéder à toutes les opérations bancaires Ce rôle aura également accès aux ventes, aux dépenses et aux listes
- connecter une banque ou une carte de crédit afin de pouvoir importer des opérations (uniquement si l’administrateur a créé un compte dans le plan comptable)
- créer une nouvelle règle et modifier les règles existantes
- téléverser et exporter des reçus
- configurer le transfert des reçus
- afficher l’historique des comptes (comptes chèques et d’épargne et cartes de crédit seulement)
- ajouter, apparier et enregistrer des opérations
- créer, modifier et supprimer des dépôts bancaires
Vous ne pouvez pas :
- afficher le plan comptable
- modifier l’historique du compte
- Créer une écriture de journal
- afficher le journal de rapprochement, de budgétisation ou d’audit
- Rajuster les stocks.
- afficher tous les rapports
Dépôt bancaire
Vous pouvez :
- afficher, créer, copier, modifier ou supprimer des dépôts bancaires
- commander des chèques
Vous ne pouvez pas :
- connecter un compte bancaire ou une carte de crédit
- afficher les opérations bancaires
- afficher et modifier l’historique du compte
- afficher les règles et les reçus
- accéder à d’autres opérations de vente ou de dépense
Opérations bancaires
Vous pouvez :
- accéder à toutes les opérations bancaires. Ce rôle aura également accès aux ventes, aux dépenses et aux listes.
- créer une nouvelle règle et modifier les règles existantes
- afficher l’historique des comptes (comptes chèques et d’épargne et cartes de crédit seulement)
- ajouter, apparier et enregistrer des opérations
- créer, modifier et supprimer des dépôts bancaires
Vous ne pouvez pas :
- afficher le plan comptable
- connecter votre compte bancaire ou de carte de crédit afin d’importer les opérations
- modifier l’historique du compte
- Créer une écriture de journal
- afficher le journal de rapprochement, de budgétisation ou d’audit
- Rajuster les stocks.
- afficher tous les rapports
Plan comptable
Vous pouvez :
- accéder à la page de la liste du plan comptable
- afficher, créer ou modifier des comptes selon les autorisations au niveau de l’action.
Vous ne pouvez pas :
- connecter un compte bancaire ou une carte de crédit
- Rapprocher les comptes.
- Historique du compte.
- accéder à d’autres opérations de vente ou de dépense
Rapprochement
Vous pouvez :
- Rapprocher les comptes.
- afficher l’historique du compte et le plan comptable
- accéder aux opérations de vente et de dépense
- accéder aux dépôts bancaires et aux virements ou afficher les écritures de journal.
Vous ne pouvez pas :
- connecter un compte bancaire ou une carte de crédit
accéder à l’historique du compte
Vous pouvez :
- afficher l’historique du compte et le plan comptable
- accéder aux opérations de vente et de dépense
- accéder aux dépôts bancaires et aux virements ou afficher les écritures de journal.
Vous ne pouvez pas :
- connecter un compte bancaire ou une carte de crédit
- Rapprocher les comptes.
Vous pouvez également autoriser l’accès à certaines actions dans le cadre des fonctions du plan comptable.
Si vous avez un abonnement à la paie, vous devrez suivre quelques étapes préalables pour permettre à votre employé d’exécuter la paie.
Accès complet
Vous pouvez :
- ajouter des employés et exécuter la paie
- modifier l’échéancier de paie
- accéder à toutes les opérations de dépenses et à toutes les listes de fournisseurs
- afficher les rapports de paie
- afficher la liste de chèques de paie
- remplir des feuilles de temps pour tous les employés
- afficher et modifier les paramètres de la paie
Vous ne pouvez pas :
- afficher l’historique du compte bancaire ou l’information bancaire
- Créer des écritures de journal
- Entrer devis, dépôts bancaires, factures, reçus de vente, notes de crédit ou remboursements.
- afficher tous les rapports (sauf les rapports de paie)
- configurer la fonction multidevise
- effectuer des rajustements de la devise locale
Les rôles personnalisés vous permettent d’attribuer des autorisations à différents rapports standard dans QuickBooks en ligne et permettent aux utilisateurs d’accéder à des rapports spécifiques dans QuickBooks.
Cochez la case correspondant au rapport auquel vous voulez accorder l’accès : Rapports de ventes ou Rapports de dépenses.
Remarque :
- Seule l’autorisation d’accès complet est disponible pour les rapports de ventes et de dépenses.
- Les rôles personnalisés permettent aux utilisateurs de gérer l’accès aux rapports standard uniquement. Les rapports personnalisés ne sont pas disponibles pour les utilisateurs ayant des rôles personnalisés.
- Il se peut que certains groupes de rapports et rapports ne soient pas encore disponibles pour l’accès personnalisé. Par conséquent, vous ne verrez peut-être pas les cases à cocher permettant de gérer les rôles personnalisés.
- Si QuickBooks ajoute de nouvelles options de rapport, les utilisateurs de vos rôles personnalisés n’auront accès à ces renseignements que si vous leur donnez l’autorisation. Nous vous aviserons lorsque de nouveaux rapports seront disponibles.
Les rôles personnalisés vous permettent d’activer et configurer le suivi des heures travaillées pour faire le suivi des heures travaillées sur un projet ou une activité et les facturer à vos clients.
Cela vous permet également de faire le suivi des rapports pour vos employés, vos clients et vos heures travaillées non facturées.
Les rôles personnalisés ne peuvent pas être enregistrés avec un accès réservé à la gestion de compte. Vous devez sélectionner au moins un autre type d’accès pour ce rôle.
Modifier l’info sur l’entreprise
Modifiez le nom, le type, les coordonnées et l’adresse de votre entreprise.
Accéder à l’abonnement
Affichez ou gérez l’abonnement de votre entreprise dans QuickBooks.
Vous pouvez :
- Afficher les budgets.
- Afficher, créer, modifier et supprimer des budgets.
Vous ne pouvez pas :
- exécuter n’importe quel rapport
- afficher le plan comptable
Note : Actuellement, Accès complet et En lecture seule sont les seules options disponibles. Vous ne pouvez pas accorder des droits d’accès partiels pour le moment.
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